De los conceptos a las habilidades La conduccin de una reunin de grupo

Las reuniones de grupo tienen la reputacin de ser ineficaces. Por ejemplo, el talentoso economista John Kenneth Galbraith ha dicho: Las reuniones son indispensables cuando no deseamos hacer nada. Cuando usted es responsable de dirigir una reunin, qu puede hacer para volverla ms eficiente y eficaz? Siga estos 12 pasos: 1. Prepare una agenda para la reunin. Una agenda define lo que se espera lograr en la reunin. Debe sealar el propsito de la reunin; quines asistirn; qu preparacin se necesita de parte de cada participante; una lista detallada de los asuntos que se tratarn; la hora especfica y el lugar de la reunin; y una hora especfica de su terminacin. 2. Distribuya la agenda por adelantado. Los participantes deben tener la agenda con suficiente anticipacin para que se puedan preparar adecuadamente para la reunin. 3. Consulte con los participantes antes de la reunin, Un participante que no est debidamente preparado no puede contribuir con todo su potencial. Es su responsabilidad cerciorarse de que los miembros estn preparados, de manera que debe asegurarse de ello con anticipacin. 4. Consiga que los participantes revisen la agenda. La primera cosa que se debe hacer en la reunin es conseguir que los participantes revisen la agenda, le hagan los cambios que crean necesarios y luego aprueben la versin final. 5. Establezca parmetros especficos de tiempo. Las reuniones deben comenzar puntualmente y tener un tiempo especfico para su terminacin. Es su responsabilidad especificar estos parmetros de tiempo y sujetarse a ellos. 6. Mantenga centrada la discusin. Es su responsabilidad darle direccin a la discusin; mantenerla centrada en los asuntos; y reducir al mnimo las interrupciones, distracciones y comentarios irrelevantes. 7. Estimule y apoye la participacin de todos los miembros. Para maximizar la eficacia de las reuniones orientadas a problemas, se debe alentar la contribucin de cada participante. Es necesario hacer participar a las personas quietas o reservadas, para que se puedan escuchar sus ideas. 8. Mantenga un estilo balanceado. El lder de grupo eficaz empuja cuando es necesario, y es pasivo cuando la situacin lo amerita. 9. Aliente el choque de ideas. Usted necesita estimular diferentes puntos de vista, el pensamiento crtico y el desacuerdo constructivo. 10. Desaliente el cho que de personalidades. Una reunin eficaz se caracteriza por la evaluacin crtica de ideas, no por ataques a las personas. Al dirigir una reunin, usted debe intervenir rpidamente para detener los ataques personales u otras formas de agresin verbal. 11. Sea un oyente efectivo. Usted necesita escuchar intensamente, con empata y objetividad, y hacer todo lo que sea necesario para captar todo el significado que encierran los comentarios de cada participante. 12. Haga un cierre apropiado. Usted debe terminar la reunin resumiendo los logros del grupo; aclarando aquellas acciones, en caso de que las haya, que son necesarias despus de la reunin, y asignando tareas de seguimiento. Si se ha tomado alguna decisin, usted necesita determinar quin ser el responsable de comunicarla e implantarla.