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GESTION DOCUMENTAL EN LA NUBE

La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión


documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.

La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos


alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un
servidor local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube, las
organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la necesidad
de invertir en hardware.

Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental


alojada en la nube.

Ventajas de la gestión documental en la nube

Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se


accede a él online. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil
conectado a Internet para acceder al sistema.

El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía
dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta. La cantidad exacta
depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e
incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento. Los principales beneficios
que esto implica son:

 No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.

 No hay grandes costes iniciales.

 El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.

 Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.

 Otra ventaja es que la arquitectura basada en web proporciona una


escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y puede
expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen.

Inconvenientes de la gestión documental en la nube

La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el


sistema en funcionamiento. Si el proveedor tiene un problema con su centro de
datos, podría resultar imposible el acceso a los documentos. Si la conexión a
Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar esos documentos.

También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una parte de
la infraestructura de TI de cualquier empresa. Por lo tanto, es importante que se
pueda integrar en otro software funcional, como un sistema de planificación de
recursos empresariales (ERP) o un sistema de gestión de relaciones con los
clientes (CRM).

La gestión documental en la nube adquiere cada vez más importancia

La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de


inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e
instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de
mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece
en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad lo cual es importante si por alguna
razón lo demanda el negocio.

Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias
instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de
servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI
internos. Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en
infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión
documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles
infracciones.

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