Entendimiento del proceso de Nómina

1. Solicitud de Personal

La solicitud de personal se realiza por medio de la Requisición de Personal (FO-105). En esta se

especifican y justifican las necesidades del área, describiendo detalladamente el número de
vacantes solicitadas. La Requisición deberá llegar al proceso de gestión humana, firmada por la
Dirección del área que requiere la contratación y la Dirección Administrativa. Cuando la
contratación es para un cargo nuevo, adicionalmente deberá contar con la firma del
Representante Legal.

4. Entrevista y aplicación de pruebas (candidatos preseleccionados)

La entrevista se realizará de manera presencial, si el candidato se encuentra fuera de la ciudad o

fuera del país, se realizará la entrevista por video conferencia. Las pruebas psicotécnicas que se
puedan enviar de manera electrónica se enviarán. De la entrevista se deja evidencia, en el
Formato de Entrevista de Gestión Humana (FO-104), pero únicamente se archivarán los registros
de aquellos candidatos que finalmente sean contratados.

Se realiza una evaluación de la competencia, en la cual se verifica que el candidato cumpla con la
educación, formación y experiencia establecidas en la Matriz de Competencias, se deja evidencia
en el Formato de Entrevista de Gestión Humana. Así mismo, se realizan pruebas psicotécnicas
donde se miden las habilidades cuantitativas y cualitativas establecidas en la Matriz de
Competencias, se deja evidencia por medio del informe de cada una de las pruebas.

5. Estudio de Seguridad

Se analiza la información que suministra el candidato, con el fin conocer la realidad sobre el
talento humano que hará parte de la organización, pudiendo reducir en gran porcentaje el riesgo
de contratar personal que tenga historial delictivo o que haya tenido problemas de lealtad hacia
sus anteriores empleadores; se valida la autenticidad de los estudios, referencias y demás
información suministrada por el candidato en todos su proceso de selección. La información
detallada en la hoja de vida del candidato, en cuanto a experiencias laborales, será verificada por
el analista de gestión humana. Por lo tanto se tiene en cuenta:

- Verificar referencias actuales de al menos una empresa en las que el candidato haya trabajado en
periodos de tiempo significativo.

- Solicitar al candidato la verificación de la referencia de su actual empleo, con el objetivo de no

ocasionarle inconvenientes con su empleador y le provoque despido por estar en búsqueda de un
nuevo lugar de trabajo.

De esta verificación se deja evidencia en el formato de Verificación de Datos y Referencias

Laborales (FO-099).

En caso de requerirse, se podrán aplicar pruebas de alcohol al personal crítico, según lo

establecido en la Matriz de Cargos Críticos (MT-008). Para el personal de seguridad,
adicionalmente se realizará examen de actitud psicofísica.

Se realizará una visita domiciliaria, de lo cual se dejará evidencia en el Registro de Visita

Domiciliaria (FO-188) o en el documento establecido por el proveedor del servicio, previa revisión.

Se realizará una verificación de antecedentes del personal, dejando evidencia en el Formato de

Antecedentes de Empleados (FO-189) o en el documento establecido por el proveedor del
servicio, previa revisión.

Aquellos candidatos que queden vetados por sus resultados durante las pruebas de seguridad,
incluyendo el polígrafo, se incluirán en una lista, para evitar que se vuelvan a tener en cuenta en
futuros procesos de selección.

6. Entrevista Jefe Inmediato o responsable de la solicitud

Los candidatos que pasen el estudio de seguridad tendrán una entrevista con el jefe inmediato del
cargo. El candidato seleccionado es aquel que llene las expectativas de los entrevistadores. En
caso de que ninguno de los aspirantes al cargo cumpla con las expectativas, dará inicio a un nuevo
reclutamiento.

7. Examen médico
Como último paso del proceso de selección de personal, se realiza el examen médico. Este proceso
implica una interrogación y una exploración física, además de los exámenes de laboratorio
pertinentes cuyos resultados son confidenciales. Se enviará la solicitud de examen médico de
ingreso a la empresa que realizará los exámenes, solicitando el examen médico ocupacional. Para
los cargos operativos o asistenciales que exijan trabajo en alturas, deberá ser exigido un
certificado para trabajo en alturas, documento expedido por una autoridad o entidad competente.

Aquellos candidatos que no sean seleccionados en su fase final recibirán por correo electrónico,
un agradecimiento por parte de Gestión Humana de Ejemplo SA.

9. Liquidación y Pago de Nómina

La nómina tiene una periodicidad quincenal y es un gasto de la empresa Ejemplo sa, ya que los
contratos de trabajo están a nombre de Ejemplo SA. Los gastos de nómina se solicitan en
reembolso al PA. La liquidación es realizada por el Departamento de RRHH y revisada por la
Contadora, la dispersión de los pagos es realizada por el Gerente General previo visto bueno del
Director Financiero. Actualmente están trabajando en las capacitaciones del Sistema Siesa.

Realizar

1. Lectura del entendimiento del ciclo de Nómina de la compañía Ejemplo S A.

2. Identificar los riesgos asociados con el ciclo
3. Identificar los controles diseñados e implementados por la Administración para mitigar los
riesgos del proceso
 4. Describir controles adicionales (a los identificados en el punto anterior) que podrían
mitigar riesgos en el proceso

RIESGOS CONTROLES

Cuando la contratación es para un cargo nuevo, el formato Requisición

Creación de cargos nuevos sin autorización de Personal (FO-105) deberá contar con la firma del Representante
Legal.

Unicamente se preseleccionan hojas de vida que cumplan con al

Recibir hojas de vida que no cumplen con los requisitos para exigencias del cargo y la Matriz de Compentencias. Todas los
el cargo documentos para demostrar que si cumplen con los requsiitos se piden
con antelación al candidato en el proceso de preselección.

Se deja evidencia de la entrevista en el Formato de Entrevista de

No realizar entrevistas a los candidatos
Gestión Humana (FO-104),

Omitir verificación de titulos y experiencia laboral de los Se deja evidencia de esta verificación en el formato de Verificación de
candidatos Datos y Referencias Laborales (FO-099)

Omitir verificación de antecedentes personales de los Se deja evidencia de esta verificación en el formato de Antecedentes
candidatos de Empleados (FO-189)

Se realizará una visita domiciliaria, de lo cual se dejará evidencia en el

Registro de Visita Domiciliaria (FO-188) o en el documento establecido
Omitir estudio de seguridad de los candidatos
por el proveedor del servicio, previa revisión. Y También se realiza
prueba de poligrafo

Se evidencia realización de la inducción con PR-072 Procedimiento de

Inadecuada inducción a los nuevos empleados de la entidad
Inducción y Reinducción

Se actualiza, anualmente, la hoja de vida de los empleados a través del

Hojas de vida de los empleados desactualizadas
formato Base de Datos de Hojas de Vida (FO-167)

LA liquidación de nomina es realizda por el Departamento de RRHH y

Errores en la liquidación de nomina revisada por la Contadora, la dispersión de los pagos es realizada por el
Gerente General previo visto bueno del Director Financiero.