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2165 - Instructivo para Aplicación de Formatos de Registro y Control de Documentos Contraloria
2165 - Instructivo para Aplicación de Formatos de Registro y Control de Documentos Contraloria
Para el correcto diligenciamiento puede tenerse en cuenta el siguiente orden y lógica, según los
campos o columnas dispuestas para el registro
[Fecha] Registra la fecha en que llegó el documento a sus manos. Ejemplo: 11/06/2013
[DATOS DE LA PERSONA O ENTIDAD REMITENTE] Registra los datos quien envía la comunicación
[Nombre] Nombre de quien suscribe la comunicación
[Asunto] Asunto o referencia de la comunicación, tal como viene en el oficio
[Radicado] Registra el radicado que trae la comunicación, si lo trae. No todas las comunicaciones
vienen de entidades del Estado o de privadas con función social que son las obligadas a
llevar este procedimiento.
[Fecha] Registra la fecha en que fue suscrita la comunicación, o la fecha del radicado de origen, que
se espera sea la misma.
[Anexos] Se refiere al número de anexos que trae la comunicación: Folios, Cds o DVDs, otros
[Radicado de la Respuesta] Toda comunicación oficial debe ser resuelta, pues en la función pública
son pocas las comunicaciones oficiales que no ameritan respuesta, en esta columna se registra o
vincula la respuesta instrumentada al oficio en cuestión.
[No. Radicado] Registra el radicado de la respuesta o comunicación enviada que resuelve el asunto
[Fecha] Corresponde a la fecha del radicado de la respuesta, el cual ojalá coincida con la fecha de
suscripción de esa respuesta o comunicación enviada para resolver el asunto de la recibida.
[DATOS DEL REMITENTE] Son los datos de quien suscribe la comunicación oficial a enviar
[Dependencia] Registra el Código de la dependencia productora de la comunicación a enviar
[Nombre del Funcionario] Registra del nombre del funcionario que produjo la comunicación. Para
las oficinas o dependencias distintas al Despacho del Señor Contralor, y las comunicaciones a
enviar son suscritas por el Señor Contralor, entonces registre también el nombre de quien la
proyectó y resolvió el asunto, el funcionario competente en el tema.
[Asunto] Registra exacto el asunto como fue redactado o puesto en la comunicación a enviar
[Anexos] Registra el número de anexos que acompañen el oficio: Folios, CDs, DVD, otros
[Antecedente] Corresponde al número del radicado de la comunicación oficial recibida que generó
u obligó la producción del oficio que está registrando. Ejemplo: el radicado del derecho de petición
que está respondiendo, el radicado de la solicitud de información que está enviando, entre otros.
[Observaciones] Casilla usada para registrar situaciones externas o del procedimiento como la
empresa transportadora o de mensajería empleada para el envío, el número de la guía o remisión,
o el nombre de quien la entregó y/o recibió.
[DATOS DEL REMITENTE] Son los datos de quien suscribe la comunicación oficial a enviar
[Dependencia] Registra el Código de la dependencia productora de la comunicación a enviar
[Nombre del Funcionario] Registra del nombre del funcionario que produjo la comunicación.
[Asunto] Registra exacto el asunto como fue redactado en la comunicación interna a enviar
[Anexos] Registra el número de anexos que acompañen el oficio: Folios, CDs, DVD, otros
[Antecedente] Corresponde al número del radicado de la comunicación oficial recibida que generó
u obligó la producción del oficio que está registrando.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.
En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo
posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento).
Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de
una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes
(M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas
anteriores.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el
número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos
técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y
faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
Aplica el Instructivo del formato anterior. De hecho este formato se diligencia con las filas del
inventario anterior, sacando las unidades documentales que la Tabla de Retención Documental
indique deben ser transferidos.
[Fecha del Radicado] Registre la fecha del radicado, tal como se fijó en la copia de la comunicación
a archivar
[Nombre de quien Recibe] Registre el nombre claro de la persona u oficina que recibió