SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

REGIONAL ARAUCA
CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO AGROINDUSTRIAL DE ARAUCA

DEFINICIONES

 ARCHIVISTA: Persona con titulación de educación superior especializada

en la organización y mantenimiento de archivo.

 ARCHVISTICA: Técnica de conservación y catalogación de archivos.

 ARCHIVO CENTRAL: Es el órgano responsable de planificar, organizar,

dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel
institucional, así como la de la administración, custodia y conservación de la
documentación proveniente de los archivos de gestión.

 ARCHIVO DE GESTION: Es el software que proporciona a los usuarios y

aplicaciones de servicios para el uso, acceso y control de accesos, tanto
archivos como directorios.

 ARCHIVO HISTORICO: Es el archivo cuya función es la custodia y

conservación de los documentos calificados como de conservación
permanente.

 CARPETA: Utensilio que sirve para guardar o clasificar documentos.

 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Se puede definir como las etapas o

ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta
su conservación permanente.

 CLASIFICACION DOCUMENTAL: Es el conjunto de operaciones técnicas

y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido.

 CODIGO: Conjunto ordenado de las leyes de un país.

 COMITÉ DE ARCHIVO: Órgano interno de la entidad de carácter asesor en

todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de
los documentos.

 DOCUMENTO DE APOYO: Hace referencia a aquellas fuentes de

información secundaria que sirven de ayuda para la gestión administrativa
de una organización, pero que no forma parte de los trámites
administrativos como tal.

 DOCUMENTO DE ARCHIVO: Instrumento de carácter contemporáneo que

es creado por las organizaciones en el desarrollo de sus actividades.

 EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto o

negocio “Curriculum vitae”, relación de trabajos realizados por un
funcionario o empleado.

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 FECHAS EXTREMAS: Indican el momento de inicio y conclusión de un

expediente, independientemente de las fechas de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba.

 FOLIAR: Numerar las paginas o folios de un documento.

 FOLIO: Hoja de libro o impreso, en especial cuando esta esta numerada.

 FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, es la que se enumera.

 FOLIO VUELTO: Segunda plana de la hoja de un libro que solo tiene

numerada la primera plana.

 INVENTARIO DOCUMENTAL: Herramienta archivística que describe la

relación sistemática y detallada de las unidades documentales existentes
en los archivos.

 LEGAJO: Conjunto de papeles archivados generalmente atados y que

tratan de un mismo asunto.

 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Trata sobre disponer u organizar los

documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se
fueron generando

 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Trata de dos términos utilizados en la

archivística que se refieren a que los documentos de un fondo documental
correspondiente o de una institución no deben mezclarse con los de otro
fondo.

 RETENCION DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

 SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura

y contenido homogéneos emanadas de un mismo órgano

 SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie y se jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie
por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada
asunto.

 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Son un instrumento archivístico

definido por la norma ISAD-G (Norma internacional de descripción
archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en
una organización.

 TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL: Son el listado de asuntos o

series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así
como su disposición final.

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 TESTIGO: Persona que está presente en un acto o en una acción con o sin
intención de dar testimonio de lo que ha ocurrido.

 TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental producida por un organismo en

el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento.

 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Es la etapa de análisis y preparación

del conjunto de expedientes y series documentales para su traslado
sistemático.

 UNIDAD DE CONSERVACION: Cuerpo que contiene un conjunto de

documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

 VALOR PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se
encuentran en la dependencia originadora.

 VALOR SECUNDARIO: Aquellos documentos que por su importancia

histórica, científica y cultural deben de conservarse en un archivo.

 VALORACION DOCUMENTAL: Se define como la fase del tratamiento

archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y
secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso y conservación o eliminación total o parcial.

I TALLER
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PROGRAMA DE FORMACIÓN: TÉCNICO ASISTENCIA EN LA FUNCIÓN PÚBLICA

INSTRUCTOR: JAIR ORLANDO DOMÍNGUEZ CARRANZA

IV COMPETENCIA: “Tramitar los Documentos de acuerdo con Normativa Vigente”

1) Identifique los siguientes Conceptos Archivísticos en el Cuadro.

1. Archivista 2. Archivística 3. Archivo Central 4. Archivo de Gestión 5. Archivo Histórico 6.Carpeta 7.Ciclo
Vital del Documento 8. Clasificación Documental 9.Código 10. Comité de Archivo 11.Documento de Apoyo 12.
Documento de Archivo 13. Expediente 14. Fechas Extremas 15. Foliar 16. Folio 17. Folio Recto 18. Folio
Vuelto 19. Inventario Documental 20 Legajo 21. Principio de Orden Original 22. Principio de Procedencia
23. Retención Documental 24. Serie Documental 25. Subserie 26. Tabla de Retención Documental 27. Tabla
de Valoración Documental 28.Testigo 29. Tipo Documental 30. Transferencia Documental 31. Unidad de

Conservación 32. Valor Primario 33. Valor Secundario 34. Valoración Documental.

2) Consultar la Definición de cada uno de ellos

T D U N I D A D D E C O N S E R V A C I O N N N
A O A C L A S I F I C A C I O N V T A B L A D E
B C R S C O M I T E D E E D O T N E M U C O D R
L U C F O L I O S I S A A P R I M A R I O S P E
A M H A J A I V R R E R R R S S S F O L I A R T
D E I J R S S U R E N C C O E V V E M A R X I E
E N V S A P S E R S A H H L N A R C H I V O N N
V T I I U S E L R B S I I A A S S H E L N H C C
A O S R O S S T J U E V V V G E E A N R N I I I
L D T O F C C O A S N O O D F S S S R E R S P O
O E A L R I A J A N S F O L I O R E C T O T I N
R A C L A S I F I C A C I O N L C X J E A O O D
A P N I I N V E N T A R I O D N O T A N D R D O
C O O R G A N I G R A M A T O O N R O C M I E C
I Y D D C O N T R O L D D A C I T E R I I C O U
O O S O T N E M U C O D L Y U T R M D O N O R M
N S I I N T E R N O D R E L M S O A O N I J D E
D O C U M E N T A L I R D O E E L S C D S A E N
O M S M F O R T U L G R L R N G I J A O T G N T
P I E E P E T E R R O R A R T E N A T C R E O A
I N R N E X P E D I E N T E A D T I G U A L R L
T O I T E C N I C O R R I L L O E R D M T A I T
S P E O D E A P O Y O O V T P V R S E E I R G E
D E D O C U M E N T A L O O W I N E L N V T I S
K E Y N E S F A Y O L W L N W H O N N T A N N T
P R I M A R O S E N A S C W W C W A D A M E A I
R I A J O R L A N D X C I C A R L O E L N C L G
E R A R C H I V I S T I C A M A R C H I V O N O
L T D V A L O R S E C U N D A R I O M N N N H H
N T P R I N C I P I O D E P R O C E D E N C I A
T R A N S F E R E N C I A D O C U M E N T A L K
N A S H V A L O R A C I O N D O C U M E N T A L

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