Análisis de datos y emisión de informes

Luz Zárate Carrasco

Auditoría y Control Interno de Recursos Humanos

Instituto IACC

Marzo 2021
 Desarrollo

Una connotada empresa de retail presenta las siguientes características en sus respectivas áreas

de RR. HH.:

1. Reclutamiento: se integran los perfiles de cargo en la oferta laboral y los postulantes se

acercan a cumplir los requisitos del puesto de trabajo. La mayor dificultad se encuentra

en que las solicitudes para cubrir cargos llegan con desfase de semanas al área de

reclutamiento, por lo tanto, los equipos tienen que reorganizarse, y muchos, sobrecargar

sus funciones.

2. Selección: la dotación del capital humano para esta área la compone solo una persona,

que a pesar de ser evaluada como proactiva, no da abasto para cubrir con las demandas

del área y, por ende, los procesos se retrasan.

3. Capacitación: la organización cuenta con recursos financieros, pero no levantan detección

de necesidades de capacitación a sus trabajadores, solo se rigen por la intuición de la

jefatura.

4. Remuneraciones y Compensaciones: las remuneraciones son acorde al mercado, pero

internamente los trabajadores sienten que no hay equidad de sueldos ni beneficios en

cargos que cumplen funciones similares.

5. Evaluación de desempeño: se aplica de manera periódica, pero muchos trabajadores han

señalado que la retroalimentación se orienta a falencias y que la jefatura no entrega

pautas concretas para mejorar el desempeño.

 INFORME

Empresa de Retail, Área Recursos Humanos

La administración de recursos humanos consiste en planear, organizar, desarrollar,

coordinar y controlar técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal,

permitiendo que cada activo de recursos humanos, sea parte de la colaboración para

alcanzar los objetivos individuales y organizacionales relacionados directos o

indirectamente con el trabajo.

Es así que este Informe Coso, nos permite poseer una visión global del riesgo y accionar

los planes para su correcta gestión, posibilita la priorización de los objetivos, riesgos y de

los controles implantados, la toma de decisiones más segura, facilitando la asignación del

capital, alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de

negocio, en consecuencia, no permitirá dar soporte a las actividades de planificación

estratégica y control interno para una adecuada gestión organizacional.

Entorno de Control:

Es el ambiente donde se planifica la gestión de la administración. Comprende las

normativas de la organización, la estructura corporativa y el estilo de gerencia que

constituyen la base para desarrollar el control interno de la organización

Este entorno se encuentra conformado por:

 Normas, Procesos y Estructura: es fundamental que la estructura organizacional

aborde la división del trabajo, las tareas y responsabilidades se distribuyan en

distintos niveles, más aun si los empleados cuentan con una especialización, ya

que además contarán con mayores conocimientos y serán más productivos,

dirigidos y/o guiados a través de las delegaciones según corresponda.

  Valores Éticos de conducta e integridad: cada trabajador debe tener claro que al

formar parte de una organización es fundamental la integridad, valores éticos, ya

que ellos conducen a efectuar un trabajo honesto, sincero, justo, cumpliendo con

los códigos de conducta.

 Estructura organizacional, facultades y asignación de responsabilidades: la

definición de descripción de los puestos, con las capacidades y competencias de

cada uno de ellos, con la finalidad de garantizar el cumplimiento del plan

estratégico de gestión, estableciendo los mecanismos adecuados y del

cumplimiento de las políticas y procedimientos.

Evaluación de Riesgos:

Es fundamental evaluar los eventos que afectan negativamente el cumplimiento de los

objetivos organizacionales, ya que a partir de estos objetivos con su respectiva

responsable del cumplimiento, permite a la entidad entender el grado en el cual los

eventos pudieran estar afectando e cumplimiento de los objetivos y si estos dicen relación

con que si el origen es interno (riesgos en los procesos de información), externo

(eficiencia y eficacia en las operaciones), o inherentes (cumplimiento de leyes y

reglamentaciones).

Actividades de Control:

Son las acciones que se llevan a cabo para reducir los riesgos que pudiesen afectar el

cumplimiento de los objetivos organizacionales, estas actividades pueden efectuarse tanto

en los distintos áreas o niveles de la empresa como también en los procesos, todo ello con

la finalidad de detectar o prevenir alguna ocurrencia de riesgo, estableciendo políticas y

procedimientos, técnicas y mecanismos para cumplir con los objetivos y actividades de

control.

Información y Comunicación:

La eficacia del control interno depende de la información y comunicación recíproca y

oportuna, es por ello que se debe tener un sistema actualizado y conforme a las

necesidades de una organización en virtud al entorno cambiante y actual, ya que ello

permite nutrir y favorecer los procesos del control interno.

Supervisión y Monitoreo:

La supervisión y monitoreo es esencial para asegurar el cumplimiento de los objetivos y

para el entorno operativo, entendiendo que el sistema de control debe ser flexible y a su

vez debe permitir reaccionar con agilidad a las circunstancias de un entorno cambiante,

permitiendo que se detecten oportunamente deficiencias en el sistema de control y así

tomar decisiones pertinentes.

En un contexto global, las empresas de Retail, tienden a supervisar y reclutar a su

personal con una visión hacia el cliente, por ende, podemos entender que sus perfiles de

cargo con responsabilidades debiesen estar debidamente designados. Sin embargo, ante el

caso presentado, se denota lo siguiente:

- Falta de una estructura organizacional delimitando perfiles de cargo,

responsabilidades, alineados con los objetivos organizacionales.

- Distribución del personal para las distintas as área y/o tareas según sea el caso, lo que

a su vez dice relación con la estructura.

- Dificultad o nula comunicación, tanto para evaluar las falencias y/o problemas que no

permite dar cumplimientos a estos objetivos, denotando además la falta de empatía

ante las necesidades de los distintos integrantes de la organización, en el sentido de

 establecer proceso de charlas, capacitaciones, para fomentar y/o establecer procesos,

procedimientos y técnicas de trabajo.

- Falta de evaluación de los perfiles de cargo con sus responsabilidades para generar

equidad en las remuneraciones y compensaciones.

- Falta de proceso y de control en los procesos.


ACTIVIDAD ENTORNO DE CONTROL
-Se debe establecer una estructura
organizacional definida, son su
responsabilidad a través de una
autoridad.
-Se debe señalar, informar y
reforzar las responsabilidades según
RECLUTAMIENTO Y los cargos definidos.
-Se requiere una Supervisión de
SELECCIÓN
control por parte de la
administración, tanto de las cargos,
como de las tareas u operaciones.
-Se debe reforzar misión, visión y
valores para generar mayor
compromiso por parte de los
trabajadores.
-Se debe establecer una formalidad
CAPACITACION a través de procedimientos para el
levantamiento de las reales
necesidades de capacitación.
-Se debe establecer la estructura
REMUNERACIONES Y organizativa con sus respectivos
cargos con perfiles y sus niveles
COMPENSACIONES
salariales, estableciendo
además canales de comunicación.
-Se hace necesario que en estas
evaluaciones, se evalúe la eficacia y
eficiencia del personal.
-Se debe establecer una protocolo
de retroalimentación donde exista
una entrevista y se genere una
conversación y se entreguen lo que
se espera, las tareas que
EVALUACION DE
contemplan el cargo.
DESEMPEÑO
-Se debe implementar dentro del
proceso evaluativo, lo que el
trabajador necesita, requiere para el
logro de sus objetivos, de tal
manera que quede registrado en
una planilla de seguimiento a la
evaluación.
EVALUACION DE RIESGOS
Los riesgos detectados dicen
relación de origen externo, es
decir con la eficiencia y eficacia en
las operaciones, sin embargo
también tienen relación con
riesgos internos, ya que se
presentan problemas en los
procedimientos y en los procesos
de información. Asimismo poder
detectar riesgos inherentes, ya
que no existen o no hay
cumplimiento de procedimientos.
Los riesgos detectados dicen
relación de origen externo, es
decir con la eficiencia y eficacia en
las operaciones y además de los
recursos que tienen y no son
ocupados en virtud a la
necesidades.
-Los riesgos detectados dicen
relación de origen externo, es
decir con la eficiencia y eficacia en
las operaciones, como también de
origen externo, ya que se
presentan problemas en los
procedimientos y en los procesos
de información. Sin embargo,
también existe riesgos inherentes,
ya que no existen o no hay
cumplimiento de leyes y/o
procedimientos relacionados en
Los riesgos detectados dicen
relación de origen externo, es
decir con la eficiencia y eficacia en
las operaciones, sin embargo
también tienen relación con
riesgos internos, ya que se
presentan problemas en los
procedimientos y en los procesos
de información., ya que no existe
un protocolo de procedimientos y
de retroalimentación.
ACTIVIDADES DE CONTROL
-Se debe establecer o reordenar la
estructura organizacional, con sus
respectivos cargos, perfiles de
cargo con sus respectivas
competencias, habilidades y
obviamente con sus
responsabilidades, tareas.
-Establecer metas organizacionales
que permitan tanto un seguimiento,
control y cumplimiento tanto de
objetivos organizacionales como
para cada área.
-Establecer un protocolo de
capacitación anual, coordinando
detecciones de necesidades del
personal a través de encuestas.
-Establecer en cada perfil de
cargos, las responsabilidades,
tareas, etc., junto con ello
establecer políticas y niveles
salariales.
-Se debe implementar una planilla
de seguimiento a las actividades,
tareas, responsabilidades, metas,
establecidas para cada persona,
además del seguimiento ante
compromisos adquiridos entre
jefatura y personal.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
-Habiendo establecido la estructura
organizacional como también los perfiles de
cargos, responsabilidades, tareas, etc., es
muy importante establecer los medios de
comunicación, tales como los correos
masivos, murales de publicación, para su
correcta recepción del ordenamiento y de lo
que cada uno le compete, con respecto a la
estructura y de la función de cada
empleado.
-Establecer detección de estas necesidades
a través de encuestas que podrán ser
informadas y comunicadas a través de
correos masivos, y también a cargo de
jefaturas.
-Establecer una comunicación constante con
la gerencia de departamento financiero,
necesaria para que la actividad sea
desarrollada de la mejor manera posible,
estableciendo además proyecciones de los
niveles económicos requeridos.
-Establecer una comunicación tanto del
seguimiento, como de los resultados de la
evaluación, el cual debe ser hecho de
manera personal, para así obtener los
parámetros en los cuales deben enfocar sus
esfuerzos.
ACTIVIDADES DE SUPERVISION Y
MONITERIO
Cada una de las actividades
desarrolladas deben ser
monitoreadas para el cumplimiento
de los objetivos a través de la
observación de dichas
actividades para dar respuesta en
virtud a las tareas y a las metas
establecidas.
-Estas actividades deben ser
monitoreadas por el área encargada
de capacitación.
-Se debe generar reuniones con la
gerencia, de tal manera de generar,
conocer e informarse, tanto para un
control adecuado de la actividad,
como sobre lo requerido para el
cumplimiento de la actividad.
-Se debe efectuar un control
adecuado de las
actividades desarrolladas, ya que es
parte
fundamental en el proceso de
evaluación por lo que debe existir un
monitoreo constante del
desempeño.
De acuerdo al cuadro e informe presentado, queda de manifiesto que el principal riesgo

que presenta la organización dice relación con la Estructura organizacional, ya que esta

estructura, es el sistema jerárquico para organizar el personal ya que se abordan las

formas de organización interna y administrativa, el reparto del trabajo en áreas o

departamentos. Por otra parte, sirve para enfocar esfuerzos hacia los objetivos y que

todos los departamentos crezcan en la misma dirección.

Con esto, quiero señalar que al existir una correcta estructura, se puede establecer

gestión, lineamientos, control, en las distintas áreas afectadas, partiendo por establecer

los estándares de los perfiles de cargos necesarios para cubrir las distintas áreas de la

organización, ya que ello abarca, no solo temas de tareas, objetivos, responsabilidades,

sino también dice relación por las políticas y niveles de salarios y compensación para

cada cargo, así como también la eficiencia y eficacia que requiere el cargo. Por lo tanto,

esto también define el estándar para la evaluación de desempeño y esta nos proporciona

información para potenciar a cada trabajador para evaluar capacitaciones según

corresponda.

En conclusión, se necesita establecer una adecuada estructura organizacional, dar a

conocer a todos los colaboradores, de tal manera de dar sentido de ubicación y

pertenencia, ya que esto facilitará el desempeño y el cumplimiento de los objetivos

organizacionales.
 Bibliografía

IACC (2020). Análisis de datos y emisión de informes. Auditoría y Control Interno de RR.
HH. Semana 8.

(2021) Información recuperada. https://fraudeinterno.wordpress.com/2016/02/19/coso-

gestion-de-riesgos/

(2021) Información recuperada. https://www.rankmi.com/los-desafios-de-rrhh-en-la-

industria-del-retail