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INTRODUCCIÓN
Como consecuencia de que el hombre vive en sociedad se ha visto la necesidad de dividir el trabajo entre
sus diferentes miembros, lo que ha hecho posible la especialización con el consiguiente aumento de la
productividad, la consecución de una mayor calidad de los productos obtenidos y a un menor coste.
En una empresa las operaciones precisas para la obtención del producto o la prestación del servicio son
numerosas y se necesitan personas especializadas para diferentes tareas, que deberán ser coordinadas para
que cada uno de ellos cumpla con una actividad diferente y que el conjunto alcance los objetivos marcados
por la empresa. Si cada empleado tuviese que realizar él solo todas las operaciones, la producción se vería
reducida. Por todo ello, podemos afirmar que la división del trabajo y la especialización es la razón misma de
la organización, ya que en toda actividad productiva que no sea individual se necesita un determinado grado
de organización que distribuya las distintas tareas entre los trabajadores.
En esta unidad vamos a abordar los distintos elementos que estructuran la organización de la empresa,
identificando las concepciones diversas que existen sobre diseño de organizaciones.
Los principios de organización son pautas con fines orientativos a la hora de organizar la empresa.
Es necesario tener en cuenta estos principios antes de hacer la elección de una estructura.
1) Unidad de objetivo: debe existir una dirección al frente del conjunto de actividades de forma que todos los
componentes de la organización contribuyan en la medida que les corresponda a la consecución del
objetivo de la empresa.
2) Unidad de mando: que cada subordinado tenga un solo superior y que conozca que depende de él, y que
el superior conozca sus subordinados. Esto contribuye a una clara asignación de órdenes, evitando
interferencias.
3) Autoridad y responsabilidad: la autoridad se define como el poder legítimo que da derecho a mandar sobre
un conjunto de personas. Quienes ejercen la autoridad responden de las consecuencias últimas de sus
órdenes por lo que a mayor autoridad, mayor responsabilidad.
4) Extensión del control: es necesario determinar el número de personas más conveniente que un jefe puede
dirigir con efectividad.
5) Delegación: la delegación consiste en asignar una tarea a un subordinado, conferirle libertad y autoridad
para desempeñarla y controlarle para comprobar que la realiza adecuadamente ya que la responsabilidad
última sigue siendo del mando que ha delegado. Si la autoridad y la responsabilidad se ceden plenamente
entonces se denomina descentralización.
6) Graduación o jerarquía de la autoridad: debe estar claramente establecido quiénes tienen la facultad de
ordenar la realización de las distintas tareas.
7) División del trabajo y especialización: las diferentes actividades que se realizan en la empresa se dividen
en tareas más simples en las que se especializa cada trabajador según sus aptitudes.
8) Comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superiores
hacia subordinados), horizontal (entre trabajadores del mismo nivel jerárquico) y ascendente (de los
subordinados hacia sus superiores).
3.2 EL ORGANIGRAMA
Todo organigrama debe de ser flexible y adaptable, de forma que si hay cambios en la empresa, este
organigrama se pueda adaptar, por ejemplo, para que se pueda incluir un nuevo puesto o servicio; debe
ajustarse a la realidad; deben ser claros, precisos y comprensibles para las personas a las que se debe
informar.
CLASES DE ORGANIGRAMAS
1) Por su finalidad:
• Organigramas informativos: se confeccionan con el objeto de informar al público en general
sobre la empresa o institución de que se trate, con el objeto de contar con un esquema
simplificado, sin detalle.
• Organigramas analíticos: debe contener con detalle toda la estructura de una empresa.
2) Por su amplitud:
• General: cuando abarca el conjunto completo de la organización de que se trate.
• Parcial: cuando se limita a reflejar una parte de la estructura.
3) Por el contenido:
• Estructurales: se limitan a poner de manifiesto los nombres de los elementos, su colocación en
la línea jerárquica y las relaciones de autoridad.
• Funcionales: se reflejan las funciones o contenidos que tienen asignados los distintos órganos.
• De personal: se refieren a cargos o puestos de trabajo
• Circular: La autoridad más alta está ubicada en el centro y a partir de éste se desarrollan círculos
cada vez mayores que van representando los diferentes niveles de autoridad en forma de círculo.
3.3 DEPARTAMENTALIZACIÓN
Concepto
A) Por funciones. Se organizan agrupados según las funciones realizadas por cada trabajador:
departamento comercial, departamento técnico, departamento administrativo, departamento financiero.
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
DIRECTOR GENERAL
E) Por procesos. La actividad se organiza según las fases que componen el proceso de producción.
DIRECTOR GENERAL
También pueden darse formas de ordenar los órganos de la empresa en los que aparezcan varios
criterios de aplicación conjuntamente, en distintos niveles de la empresa (como veremos más adelante).
Normalmente en los niveles superiores se emplea la distribución funcional, pudiéndose combinar, en otros
niveles inferiores, con una división por zonas o por productos.
El intento de establecer reglas para determinar las relaciones entre dirigentes y dirigidos, ha dado
lugar al crecimiento de distintos tipos de organización.
Cada empresa tiene su propia estructura organizativa en función de sus objetivos, de su tamaño, de
sus productos y de la coyuntura que atraviesa. A continuación se muestran los tipos de estructura
organizativa más utilizados.
2. Estructura funcional
Surge con el fin de superar los límites de la estructura jerárquica pura y su incapacidad a las
crecientes exigencias de especialización. Su característica fundamental es que los subordinados, de los
niveles inferiores, en vez de estar conectados a la dirección a través de un único punto (el superior inmediato)
recibe las órdenes, instrucciones y la asistencia que necesita directamente de varios jefes diferentes, cada
uno de los cuales desarrolla una función particular, en la que es especialista. De ahí precisamente la
denominación de estructura funcional.
Esta estructura es bastante utilizada en las pequeñas y medianas empresas cuando existen
especialistas bien coordinados.
Ventajas Inconvenientes
- Al ser los jefes especialistas, existe una mayor - Pérdida de unidad de mando. Se reciben órdenes de
eficacia empresarial. varios jefes que pueden ser contradictorias, lo cual
- El asesoramiento del experto está a disposición conlleva a una posible confusión en la ejecución de
de cada trabajador. tareas.
- Comunicaciones rápidas. - Menor disciplina.
- La especialización puede hacer olvidar los objetivos
globales de la empresa.
3. Estructura jerárquica-funcional o en línea y staff
Se basa en la distinción entre jefes con autoridad (tipo jerárquico) y técnicos especialistas que deben
ser oídos antes de tomar una decisión (tipo funcional). En este caso, el jefe con autoridad recibe los informes
de los técnicos (llamados staff) y bajo su responsabilidad toman la decisión pasando al encargado la orden de
ejecutarla.
La función del staff consiste en informar, aconsejar, asesorar y apoyar técnicamente a las unidades
de mando. No está autorizado ni para dar órdenes ni para tomar decisiones.
a) Staff personal: si el director crea un órgano staff para uso exclusivo sin que nadie más de la
empresa pueda hacer uso de él.
b) Staff especializado: existen staff a disposición de todos los cargos de la empresa para que hagan
de él el uso que precisen.
Sirve a un gran número de departamentos y funciones diferentes, por lo que cada departamento de
este staff está especializado en una clase de ayuda (personal, contabilidad, técnico-informático, marketing,
jurídico, fiscal, calidad, etc.).
Ventajas Inconvenientes
- Permite el uso de especialistas que asesoran - A veces, los staffs dan opiniones sin sopesarlas
diversos departamentos. debidamente ya que no tienen ninguna
- Se mantiene la unidad de mando. responsabilidad.
- Puede haber conflictos entre el staff y la autoridad
formal.
Ventajas Inconvenientes
Las decisiones se negocian y se toman por Puede resultar dificultosa la propia dinámica del
consenso. funcionamiento de la reunión (alianzas entre personas,
presiones, etc.)
Ventajas Inconvenientes
- Se adapta bien al entorno al poder adaptar cada división - Puede existir problemas de comunicación entre
su estrategia a su mercado. divisiones.
- Se multiplican los recursos (por ejemplo, en
departamento de RRHH por cada división)
6. Estructura matricial
Combina la estructura funcional y la divisional. Este tipo de organización adopta una estructura
compleja, en forma de matriz de doble entrada, en la que se utilizan dos variables organizativas, por ejemplo
funciones y proyectos, estableciéndose enlaces entre ellas.
Cada empleado tiene al menos dos jefes: el gerente funcional, de tipo jerárquico y el gerente del
proyecto. Cuando en un enlace se produce una colisión de competencias, se establece un sistema de
jerarquías, como por ejemplo, se puede dar prioridad a la consecución de los proyectos sobre las funciones.
Ventajas Inconvenientes
- Se reducen los costes al compartir recursos. - Sistema de comunicación complejo.
- Se adapta bien al entorno. - Se rompe la unidad de mando.
8. Estructura reticular
Actualmente las empresas han de competir en un entorno cada vez más turbulento, que les obliga
adoptar estructuras menos jerarquizadas y más flexibles. Durante los últimos años se ha podido constatar una
gran transformación en la estrategia de muchas empresas, en las que se observa una tendencia hacia la
desintegración, la cual va acompañada de una necesidad de incrementar la calidad de los productos o
servicios ofrecidos, exigiendo una mayor interdependencia entre las distintas unidades empresariales.
Como consecuencia de ello se están produciendo transformaciones en las empresas y en las
relaciones entre ellas, estableciendo nuevas estructuras en las que las relaciones entre competidores,
clientes y proveedores están cambiando considerablemente. Uno de estos cambios viene constituido por la
subcontratación que se establece entre distintas empresas y que les permite desarrollar su capacidad
competitiva.
Así, las empresas pueden formar un conglomerado de empresas (red o "network") donde existen
relaciones de dependencia económica entre entidades jurídicamente independientes, encaminadas a una
actuación conjunta y a la que cada una aporta sus competencias específicas. Diversos autores consideran
particularmente interesante el modelo de red para las pequeñas y medianas empresas, a las cuales permite
contrarrestar la debilidad que les confiere su tamaño con el apoyo mutuo entre los diversos componentes y la
flexibilidad que proporciona la estructura de red. A través de la estructura de red se consigue potenciar la
posición competitiva de sus empresas en la medida en que éstas se concentran en lo que mejor saben hacer
y que sustenta su éxito en el mercado, dejando que sean otras empresas las que realicen el resto de
actividades en las que éstas últimas también poseen competencias distintivas.
Las empresas externalizan aquellas actividades que suponen un lastre y una burocratización de las
mismas, por lo que siempre que una empresa produce internamente un servicio que otros compran o
producen externamente de forma más eficiente o efectiva, está sacrificando ventajas competitivas. Las
empresas que pertenecen a una red no mantienen bajo su estricto control todos los elementos que se
requieren para fabricar un producto o prestar un servicio. En la redes se utilizan elementos pertenecientes a
empresas independientes situadas a lo largo del sistema de valor de un producto o servicio. Todo esto
conduce a una organización en la que las empresas crean más valor en aquellas áreas donde poseen
competencias especiales. La estructura de red permite a una empresa especializarse y reducir costes en
aquellas actividades de la cadena de valor que son básicas para su ventaja competitiva, dejando realizar a
sus asociados las actividades propias de sus respectivas áreas de especialidad. De esta manera, en una red
cada empresa controla directamente aquellas actividades que contribuyen a desarrollar sus competencias
distintivas, esto es, el conjunto de recursos y capacidades que no son generalizables a otras empresas y que
permiten obtener productos y servicios que satisfacen las necesidades de sus clientes de forma superior al
resto de empresas competidoras (Prahalad y Hamel, 1990).
Todo el estudio realizado hasta este momento sobre organización corresponde a una estructura
planeada y constituida por la dirección de la empresa, es decir, a una estructura de organización formal
representada por los organigramas. Este esquema externo está globalmente constituido con vistas a la
consecución de un objetivo común.
La organización informal surge de las relaciones de tipo social que se crean entre las distintas
personas que componen la empresa que se encuentran en contacto mutuo, constituyendo un grupo social
cuyo origen es por lo tanto espontáneo, no organizado con vistas a un objetivo.
Se crea así, una verdadera estructura de grupo, con jefes (los llamados líderes informales) y
subordinados, los integrados y los aislados, los aceptados y los rechazados. Cada individuo tiene así una
posición precisa, que deriva justamente de sus interacciones con los restantes miembros del grupo.
En las relaciones entre los empleados se desarrollan ideas y valores comunes, por ejemplo, las
aspiraciones que se persiguen y la actitud hacia los superiores; costumbres y rutinas habituales que no han
sido formalmente establecidas, cubriendo incluso lagunas de la organización formal.
Se establece una comunicación informal en la empresa que es incluso más fluida que la de la
organización formal. Esta información puede ser exacta, pero también pueden circular comentarios que
pueden afectar seriamente a la empresa.
Lo ideal es que coincidan la estructura formal e informal y que los jefes formales sean también líderes
informales, ya que de no ser así pueden surgir conflictos que repercutan negativamente en la marcha de la
empresa.
Hay numerosos estudios sobre la organización de la empresa a lo largo del siglo XX, entre los que
destacan las siguientes escuelas:
ESCUELA DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA DEL TRABAJO. Se inició en EEUU a finales del siglo XIX, con
los estudios de F.W. Taylor sobre la aplicación de métodos científicos a la organización del trabajo. Estos
métodos se basaban en una descomposición y racionalización de las tareas de cualquier tipo de trabajo, para
buscar la manera de aumentar el rendimiento de los trabajadores, disminuyendo su esfuerzo y tiempo
dedicado. Su objetivo declarado era “asegurar la máxima prosperidad de empresarios y trabajadores”.
Los principios enunciados por Taylor y que constituyen los fundamentos de la dirección científica, también
conocida con los nombres de administración científica y taylorismo, son fundamentalmente:
1. Determinar los procedimientos y métodos de producción (herramientas, movimientos y tiempos) que en
cada caso resulten más eficaces. No dejar nada al azar.
2. El hombre no debe hacer lo que la máquina pueda realizar. Ningún movimiento inútil o innecesario.
3. Seleccionar al personal más apto para cada tarea y adiestrarlo adecuadamente para el trabajo que realiza.
4. Remunerar adecuadamente al personal y en función de los resultados obtenidos.
5. Conseguir espíritu de equipo y reparto de responsabilidades.
Sus estudios fueron ampliados y mejorados por sus discípulos y directivos de empresas: Gilbreth, que
estudia los movimientos y tiempos elementales; H. Ford, que al aplicar el taylorismo a la industria del
automóvil, consigue el resultado práctico más importante, la cadena de montaje.
Por las mismas fechas, a principios del siglo XX, el francés Fayol formula unos principios de organización
del trabajo administrativo semejantes a los que Taylor había aplicado a los trabajos industriales. Fayol dividía
a la empresa en varias funciones (productiva, comercial, financiera, seguridad, contable, administrativa) cada
una de las cuáles debía tener sus propios trabajadores y tareas asignadas. Por esto se les considera a los
dos, creadores de la Dirección científica del Trabajo.
LA ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS. El taylorismo tuvo un éxito considerable, pero parcial, al
no considerar a las personas como el factor más importante de la producción; y, en 1929, el americano Elton
Mayo, superó el taylorismo al realizar unos experimentos que consistían en introducir cambios en la
organización del trabajo, previa consulta a los trabajadores implicados, disminuyéndoles la jornada laboral,
concediendo descansos, cambiando la disposición de los talleres, etc. Cada cambio, aunque fuese repetido,
originaba un aumento de la producción. Mayo llegó a la conclusión de que el espíritu de colaboración era el
responsable del incremento de la producción y que las empresas no habían dado a las relaciones humanas
toda la importancia que tienen. Mayo, sus colaboradores y discípulos aplicaron la Psicología y la Sociología
Industrial a la organización empresarial, creando la Escuela de las Relaciones Humanas, cuyos principios se
resumen en:
1. Las personas no son programables como las máquinas.
2. Las motivaciones humanas son muy complejas.
3. Además del beneficio se deben buscar otros objetivos.
4. Organizar sobre la base de los grupos informales y fomentar el liderazgo y la delegación.
5. La especialización al máximo no aumenta la productividad.
Mayo decía: “Podemos comprar el tiempo de una persona y su trabajo pero no podemos comprar su lealtad,
su entusiasmo y su iniciativa. Estas cosas hemos de ganárnoslas.”
ACTIVIDADES
1. La empresa "Alborada, SAL", radicada en Teruel, se dedica a la producción y distribución editorial. Está
especializada en libros infantiles y juveniles, pero también edita una revista sobre medio ambiente.
Dispone de divisiones para distribución en Sevilla, Madrid, Barcelona y Santiago de Compostela. Cuenta
con una plantilla de 40 trabajadores.
• Confeccionar el organigrama que consideréis más idóneo de acuerdo con la información facilitada.
• Explicar razonadamente los motivos de elección del mismo.
Los empleados, clientes y proveedores se quejan de que no saben dónde acudir muchas veces o a qué
servicio corresponde un asunto determinado. Dibujar el organigrama más adecuado para esta empresa
efectuando las modificaciones que creas oportunas.