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Puerto la Cruz, 27/09/2014

Gua de Control de Gestin

Unidad III
ORGANIZACIN

DEFINICION
Es un grupo social compuesto por personas, tareas y administracin que
forman una estructura sistemtica de relaciones de interaccin, tendientes a
producir bienes o servicios o normativas para satisfacer las necesidades de
una comunidad dentro de un entorno, y as poder lograr el propsito distintivo
que es su misin.
Es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que
actan e interactan entre s bajo una estructura pensada y diseada para que
los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y otros, de forma
coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren
determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no.

3.1 DISEO ORGANIZACIONAL


Es un mtodo planificado que permite adaptar la estructura fsica, humana y
de procesos de una organizacin para reducir su complejidad y mejorar su
performance.
El diseo organizacional organizacional es un proceso, donde los directivos
toman decisiones y trazan estrategias, donde los miembros de la organizacin
ponen en prctica dicha estrategia. Es un conjunto de medios que maneja la
organizacin con el objeto de dividir el trabajo en diferentes tareas y lograr la
coordinacin efectiva de las mismas. De esta manera, puede realizarse un
esfuerzo coordinado que lleve a la obtencin de objetivos, definiendo las
relaciones y aspectos estables de la organizacin. Adems permite que los
directivos dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organizacin y
hacia el exterior de esta.

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3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Son las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una
organizacin para alcanzar luego la coordinacin del mismo orientndolo al
logro de los objetivos.
Es la organizacin de cargos y responsabilidades que deben cumplir los
miembros de una organizacin; es un sistema de roles que han de desarrollar
los miembros de una entidad para trabajar en equipo, de forma ptima y
alcanzar las metas propuestas en el plan estratgico y plan de empresa.
La representacin ms simple de una estructura organizacional es el
organigrama, una forma clsica de graficacin que muestra las unidades
organizativas con sus dependencias jerrquicas
La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la
empresa se va a gestionar. Pueden diferenciarse dos partes la estructura
organizativa formal y la informal.
1) La estructura organizativa formal:
Es aquella que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la
direccin, son relaciones deliberadas.
2) La estructura organizativa informal:
3) Son el conjunto de relaciones que no han sido definidas explcitamente y
responden bsicamente a las necesidades que entran en contacto con el
trabajo.
4) La estructura real de la organizacin se basa en el conjunto de
relaciones formales e informales.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN:
Geografa:
La estructura de una organizacin puede depender de la cantidad de
empresas cercanas que necesitas tener en cuenta en tu planificacin. A
mayor propagacin de una organizacin, ms la autonoma necesitar
para que la empresa funcione de manera eficiente. La jerarqua de
comunicacin tambin es un reto al crear una estructura organizativa en
un rea geogrfica grande. Los gerentes que reportan a los ejecutivos
de otro lugar deben establecer una lnea clara de comunicacin con el
fin de recibir orientacin e instruccin.

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Nmero de empleados
Una gran poblacin de empleados puede requerir que haya varias capas
de gestin para funcionar de manera eficiente. A medida que la empresa
crece, la estructura de la organizacin debe ser lo suficientemente
elstica como para dar cabida a ms empleados y la posible necesidad
de una estructura de gestin ms amplia.
Evolucin de producto
Una empresa puede empezar con una pequea lnea de productos que
cubre una parte general de la industria. A medida que la empresa crece,
la necesidad de crear departamentos especficos para el desarrollo y
fabricacin de los productos puede tener un efecto sobre la estructura
organizativa de la empresa.
Distribucin de la autoridad
La estructura organizativa de una empresa se ve afectada por si la
empresa quiere una gestin centralizada o descentralizada. La gestin
centralizada mantiene todas las decisiones importantes dentro de un
grupo de ejecutivos especfico, mientras que la gestin descentralizada
permite a los administradores de la empresa tener una mayor
participacin en el proceso de toma de decisiones.
Control
Una empresa que requiere un producto de mayor calidad tendr reglas
ms estrictas y un medio ambiente ms reglamentado. Esto se aplicara
a las empresas que fabrican productos de alta tecnologa, hechos a
mano o productos crticos, tales como equipo mdico. Las empresas que
se dedican a la produccin en masa de productos no pueden ejercer
tanto control sobre la calidad de sus productos y, por lo tanto, pueden
crear una estructura organizativa diferente.
Mercado
El mercado tambin influye en la estructuracin de una empresa. Por
ejemplo, un fabricante puede decidir vender productos a travs de
mayoristas, as como directamente a los usuarios finales. Para que este
modelo tenga xito, la estructura organizativa de la empresa tendra que
crearse con el fin de mantener estos elementos por separado,

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incluyendo un equipo de marketing independiente y una fuerza de ventas
independiente.

3.3. DEPARTAMENTALIZACIN ORGANIZACIONAL


Consiste en la agrupacin de tareas y funciones en reas funcionales,
departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la
empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y
ventas, departamento de recursos humanos y departamento de produccin.
La departamentalizacin busca organizar las actividades de una empresa,
de forma tal que facilite el logro de sus objetivos.
La departamentalizacin consiste en la sectorizacin de los objetivos,
actividades, procesos, personal y recursos de una organizacin, a travs de la
aplicacin de la divisin del trabajo y la especializacin.

Tipos de Departamentalizacin
Departamentalizacin por funciones:
Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones bsicas
de una empresa. Depende del sector en el que est situada
la empresa para ver cuantos departamentos hay que crear.
La departamentalizacin por funciones se utiliza en empresas que trabajan en
condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus
tareas sean rutinarias.
Departamentalizacin por productos
Es caracterstica de las empresas que se dedican a la fabricacin de
diversas lneas de productos. La departamentalizacin se hace con base
en un producto o grupo de productos relacionados entre s.
Geogrfica o por territorios:
Proporciona un instrumento lgico y eficiente cuando las unidades de la
empresa realizan actividades en sectores alejados fsicamente, y/o
cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy
extenso y est disperso en reas muy grandes.

Clientes:
Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los
distintos compradores o clientes, por lo general se aplica en empresas
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comerciales, principalmente en los almacenes, aunque puede tambin
utilizarse con base en determinados mercados.
Por procesos o equipo:
Al fabricar un producto, el proceso o el quipo que se haya empleado
puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo
si reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya
sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o por que el
proceso lo requiera.
Secuencia:
Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores, muchas
empresas, por razones tcnicas o econmicas, es necesario
departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo;
as, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin,
puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos.

3.4 DESARROLLO DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES


Es la capacidad de un individuo para aplicar el conjunto de conocimientos,
habilidades y actitudes que posee una persona y que son requeridos para
ejecutar con calidad las funciones productivas.
Una competencia tiene tres componentes: el saber hacer (conocimientos), el
querer hacer (factores emocionales y motivacionales) y el poder hacer (factores
situacionales y de estructura de la organizacin).
El Desarrollo organizacional (DO) es un esfuerzo a largo plazo, apoyado par
la administracin gerencial, en la mejora de los procesos de solucin de
problemas y de renovacin de una organizacin a travs de la administracin
eficaz de la cultura organizacional
Es una respuesta al cambio, una compleja estrategia educativa cuya
finalidad es cambiar las creencias, actitudes, valores y estructura de las
organizaciones, en tal forma que stas puedan adaptarse mejor a nuevas
tecnologas, mercados y retos, as como al ritmo vertiginoso del cambio mismo.
El D.O. es nuevo y todava incipiente, tiene slo una dcada de existencia,
por lo que su forma y potencialidad distan mucho de estar determinadas y sus
problemas estn lejos de encontrar una solucin.
Para las organizaciones es fundamental contar con un adecuado clima
organizacional que influya no solo en beneficio de la productividad de la

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institucin sino, en el bienestar de su capital humano. como se mencion
anteriormente el clima en una organizacin lo conforman elementos el
ambiente donde labora el empleado, el trato con su jefe y compaeros de
trabajo, adems de la relacin con los proveedores y clientes; dichos
elementos pueden llegar a ser un vinculo o un obstculo para el buen
desempeo de la organizacin en su conjunto o de determinadas personas que
se encuentran dentro o fuera de ella, puede ser un factor de distincin e
influencia en el comportamiento de quienes la integran.
TRABAJO EN EQUIPO:
Capacidad para construir relaciones de cooperacin y confianza con las
personas con que interacta en el trabajo, para favorecer el logro de los
objetivos de la organizacin.
ORIENTACIN AL LOGRO:
Capacidad para ejecutar acciones, emplear eficientemente los recursos
y tomar decisiones oportunas para obtener los resultados esperados.
DISPOSICIN AL CAMBIO:
Capacidad para proponer cambios y adecuar las actuaciones laborales
ante las nuevas realidades que presenta la organizacin y su entorno.
ORIENTACION AL SERVICIO:
Capacidad para identificar y comprender las necesidades y expectativas
de las personas en relacin con la empresa y atenderlas con la calidad
requerida.
COMUNICACIN EFECTIVA:
Capacidad para escuchar y expresarse en forma clara, concreta y
oportuna a travs de la escritura y el lenguaje verbal y no verbal.

3.5 DESARROLLO DE LOS PERFILES ORGANIZACIONALES EN TODOS


SUS ASPECTOS
Un perfil organizacional es un diagnstico o informe acerca de las diversas
caractersticas de la empresa con el fin de poder analizarla adecuadamente.
No existe un formato para realizar un anlisis de este tipo, pero
generalmente incluye los siguientes elementos:
Datos Bsicos de la Empresa: Nombre, actividad que desarrolla,
tamao (grande pequea.), nmero de empleados etc. en fin lo esencial.

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Datos de La Organizacin: Organigrama de la empresa, nmero de
departamentos, nfasis de los departamentos, aliados estratgicos, (es
un anlisis del funcionamiento de la empresa y de los encargados de la
misma.
Datos Financieros: Activos, pasivos, nivel de endeudamiento,
mercados que ataca, estado de resultados etc.
Cultura Organizacional: Filosofa de la empresa, estrategias de
negocios, formas de comunicacin etc.
Anlisis Humanos: Perfil de sus trabajadores, motivacin, ndices de
rotacin de empleados, nivel de los empleados etc.

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