Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

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TALLER 4

LAURA VALENTINA GARZON CAMARGO

Aprendiz

SARA LILIANA SANDOVAL

Instructora

GESTION ADMINISTRATIVA
FICHA 214210

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TALLER

Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental

TERMINO TEMÁTICA

Edad Antigua: Durante esta época, los templos y los palacios de

las antiguas civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos
Mundo Greco-romano: La Antigua Grecia y el pueblo romano
son clave en la historia de la evolución de la archivística
Edad Media: La caída del Imperio Romano supuso la desaparición
de la administración que se había desarrollado durante los siglos
Mencione algunas de pasados, con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo
las culturas que público se perdió. 
aportaron más al Edad Moderna: En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la
surgimiento evolución de la archivística. A mediados del siglo XVI se establece un
documental. nuevo sistema administrativo, el Estado Moderno
Edad contemporánea: La Revolución Francesa repercutió
decisivamente sobre la consideración del archivo

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La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la

consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con
lleva los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia
de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo
Relacione, La pasa a ser considerado garantía de los derechos de los
Revolución Francesa y ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a
la importancia de la buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello, se desarrolló la
documentación. historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos
los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un
único archivo, el Archivo Nacional.

Archivo y su Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información

importancia. de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. 
Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la
consolidación de la identidad nacional.

Clases de Archivo  ARCHIVO CENTRALIZADO: Existe una sola dependencia

según la organización destinada a controlar y manejar todo la documentación de la
empresa.
 ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Es el que lleva cada
dependencia o departamento en una empresa. Puede ser:
o Descentralizado con control descentralizado
o Descentralizado con control de centralizado

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Clases de Archivo o ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que

según su uso
conserva es consultada permanentemente. Para el caso de
los archivos de gestión se puede estar hablando de la
información del año en vigencia, o de la vigencia anterior,
cuando aún se encuentran en trámite.
o ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio.
Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite
pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún
siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia.
o ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para
la compañía y la que va conformando su historia. A este
archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque
el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país. 

Clases de Archivo  ARCHIVO PUBLIVO: Pertenecientes a las entidades oficiales.

según su naturaleza
 ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por
su valor para la historia, la ciencia o la investigación es de
interés público.

 ARCHIVO PRIVADO: Pertenecientes a personas naturales o

jurídicas.

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Clases de Archivo PRIMERA FASE:
según su ciclo vital  ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
Esta fase la gestión de documentos tiene como objetivos:
o Evitar la producción de documentos no esenciales
o Disminuir el volumen de los documentos
o Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesa
rios
o Asegurar el empleo adecuado de las técnicas reprográficas y 
de automatización.

SEGUNDA FASE:
 UTILIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Esta segunda fase comprende la selección, utilización, control y
almacenamiento, se caracteriza por:
o Disponibilidad de la información y de los documentos 
necesarios
o Utilización a bajo costo de la información y de los doc
umentos
o Selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenami
ento de los documentos, adecuados a la naturaleza y a la
frecuencia de uso.

 
TERCERA FASE:
LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Solo después del proceso de evaluación, se puede determinar qué
documentos deben ser conservados y cuáles pueden eliminarse. Todo
procedimiento eficaz para suprimir documentos debe cumplir con las
siguientes actividades:
o Identificación y descripción de los documentos por series
o Clasificación de estas series con miras a su conservación o el
iminación
o Determinación de los documentos que se justifica conservar
 en los archivo

Mencione las  ECONOMICOS: Se obtienen información sobre perfiles de la

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cualidades de los empresa, asuntos económicos de esta.

Archivos  SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera
sencilla.
 FUNCIONALES: Perite archivar y consultar los documentos
de manera eficiente.
 EXACTOS: La clasificación deber ser precisa en el momento
de archivar para evitar equivocaciones.
 TECNICOS: Se debe registrar las situaciones en la toma de
decisiones del responsable para no delegar equivocaciones al
personal técnico de archivo.

El local: El espacio destinado al archivo deberá ser funcional,

Relacione los amplio con una iluminación y ventilación adecuada para evitar el
elementos de archivos deterioro de los documentos.

El archivista: Para el manejo correcto y la acertada clasificación

de los papeles es conveniente que el archivo sea manejado por un
archivista, persona debidamente capacitada para ello.

El archivero: Son muebles diseñados especialmente para guardar

los documentos. Los hay en diferentes presentaciones (gavetas
anaqueles) y materiales (madera o metal). Los de gavetas varían
en tamaño, las hay desde una hasta cinco o seis gavetas. Estas se
recorren sobre rieles que facilitan su deslizamiento.

1. Programa de Gestión Documental: Es una herramienta

Mencione los estratégica de planificación de los procesos, la función y los
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instrumentos de archivo servicios archivísticos, pues en él se establecen acciones que

permiten a corto mediano y largo plazo la implementación de
políticas, programas, procesos, procedimientos, planes, y
proyectos en materia de gestión documental.

2. Tabla de Retención Documental: Nos indica que y durante

cuánto tiempo debemos guardar un documento específico.
Políticas específicas internas en temas de gestión
documental.

3. Tabla de valoración Documental (aplica para los que

posean fondos acumulados) Producto del análisis y
organización de un fondo acumulado que presenta el listado
de agrupaciones documentales o series documentales con
anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los
procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

4. Reglamento Interno de Archivo. El adoptado por la

empresa en temas de gestión documental.

Suba la evidencia en el lugar indicado por el instructor.

CIUDAD: FECHA:
FIRMA DEL INSTRUCTOR FIRMA DEL APRENDIZ

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