REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL GUÁRICO.
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN.
CALABOZO ESTADO GUÁRICO.

Manejo de Documentación para el Desarrollo en la Administración de la

Dirección en el Grupo Escolar “ Francisco Conde”, Ubicado en la
Parroquia Guardatinajas, Municipio Miranda del Estado Guárico

Facilitador Triunfadores:

Yanette Lara Farías Franyelis

González Zaima

Guzmán Dayana

Hurtado Adriana

Pereira Zabdiel

Ramos Mariandri

Salazar Dayana

Sección 1.3 Administración.

GUARDATINAJAS, FEBRERO 2018

ÍNDICE GENERAL
 pág.

ÍNDICE GENERAL

LISTA DE CUADROS

RESUMEN

INTRODUCCIÓN
SECCIÓN I. DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO

Diagnóstico Rural Participativo

Localización Geográfica
Dimensión Histórica
Infraestructura Comunitaria
Dimensión Económica
Dimensión Social
Dimensión Cultural
Dimensión Ambiental
Dimensión institucional
Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto:
Descripción del diagnóstico participativo
Jerarquización e identificación de las necesidades
Selección de las necesidades
Alternativas de Solución
Descripción de la problemática seleccionada
Propósitos del Proyecto
General
Específicos
Justificación del Proyecto
SECCIÓN II. . PLANIFICACION DEL PROYECTO
Plan de Acción:
Cronograma de Actividades
SECCIÓN III. REFERENTES TEÓRICO
Antecedentes
Bases Teóricas
Bases Legales
SECCIÓN IV. REFERENTES METODOLÓGICOS
Paradigma de Investigación
Tipo de Investigación
Método de Investigación
Técnicas e Instrumentos de recolección de Información
Cobertura poblacional y geográfica del proyecto
Sistematización de la Investigación
SECCIÓN V. DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL
PROYECTO
REFLEXIONES FINALES
REFERENCIAS
ANEXOS

LISTA DE CUADROS

CUADRO Nº 1. Distribución de la Población del Grupo Escolar

Francisco Conde Guardatinajas------------------------------------------------

CUADRO Nº 2. Plan Acción.--------------------------------------------------

CUADRO N° 3 Cronograma de Actividades

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN
UNIVERSITARIA.
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL GUÁRICO.
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN.
CALABOZO ESTADO GUÁRICO.

Manejo y Actualización de la Documentación para el Desarrollo en la

Administración de la Dirección en el Grupo Escolar “ Francisco Conde”,
Ubicado en la Parroquia Guardatinajas, Municipio Miranda del Estado
Guárico
AUTORES:
Farías Franyelis, González Zaima, Guzmán Dayana
Hurtado Adriana, Pereira Zabdiel, Ramos Mariandri
Salazar Dayana
TUTOR: Yanette Lara
FECHA:
RESUMEN
El proyecto de investigación tuvo como propósito actualizar los archivos del
Grupo Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico para un
mejor desarrollo en la administración del mismo. En lo referido al Enfoque
Epistemológico, la investigación estuvo enfocada en el paradigma socio
crítico bajo la modalidad de cualitativo, se ubicó dentro del tipo de
investigación acción participativa. Así pues, se concluyó que, los archivos
escolares, poseen cada uno, un valioso fondo documental, por este mismo
motivo su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de
depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y
controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es
primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlos y
clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos
documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya
establecidos al archivo intermedio. Debido a que es el encargado de reunir y
conservar todos los documentos traspasado de los archivos administrativos y
gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a
que no todo los documentos se pueden conservan, por eso seleccionan y
valoran la documentación que se preservara.
Descriptores: Archivos, administración, organización, actualización
 INTRODUCCIÓN
El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y
rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social
debido a que la administración es el órgano social encargado de hacer que
los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el
desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna. Una
organización es una unidad social o agrupación de personas constituidas
esencialmente para alcanzar objetivos específicos lo que significa que las
organizaciones se proponen y construyen con planeación y se elabora para
conseguir determinados objetivos.
Asimismo, toda organización bien sea pública como privada tiene como
objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con
un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el
establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de
determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una
efectiva toma de decisiones. .Debido al dinamismo que rodea el ambiente
administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones
deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer
uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de
hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases. El
proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de:
planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que
implican relaciones humanas y tiempo.
En relación a esto, la administración posee características como
universalidad, especificidad unidad temporal, valor instrumental, amplitud del
ejercicio, flexibilidad, entre otras que serán ampliadas en este contenido;
Además poseen elementos como: la eficiencia, eficacia, productividad,
coordinación de recursos, objetivos y grupos sociales que la hacen diferente
a otras disciplinas. La administración está enfocada en lograr todos los
objetivos establecidos y para conseguir esto lo hace por medio de una
estructura a través del esfuerzo humano coordinado y otros recursos. La
importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado
hoy en día por la mayoría de las empresas en el mundo, debido a la
universalidad de sus términos y funciones las cuales cuentan con su propia
importancia.
Finalmente, el proyecto de investigación se estructura de la siguiente
manera: Sección I es el diagnostico participativo, problemas, necesidades o
intereses del contexto, propósitos y justificación. Asimismo, Sección II es la
planificación del proyecto donde se plantea el plan de acción; Sección III es
el Referente Teórico estructurándose con antecedentes, bases teóricas y
bases legales. Por consiguiente, la Sección IV Referentes Metodológicos y
se divide en paradigma, tipo y método de investigación, técnicas e
instrumentos de recolección de la información, cobertura poblacional y
sistematización de la investigación, y la Sección V es la descripción del
producto o servicio del proyecto. Finalmente reflexiones finales y referencias
bibliográficas.
 SECCION I

DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO

Descripción del contexto:

Razón Social:

La razón social es definida por Da Silva (2002), como “el atributo legal
que figura en la escritura o documento de constitución, que permite identificar
a una persona jurídica y demostrar su constitución legal”. (p. 25) En otras
palabras, la razón social, es el nombre de registro o por la cual es conocida
una compañía, la cual le aporta independencia legal y personalidad jurídica,
indistintamente de la actividad a la que se dedique. El Grupo Escolar
Francisco Conde está orientada hacia el crecimiento de las potencialidades
de los niños, niñas, jóvenes, representantes, docentes y colectivos con el
compromiso de garantizar una educación participativa y protagónica que
permita formar integralmente a los estudiantes, representantes el ideario
bolivariano, respondiendo a los mandatos constitucionales en la
transformación social y el fortalecimiento de la Identidad Nacional.
Favorece la Formación Integral para la Vida de los niños y niñas, a
través de un criterio de desarrollo pleno de sus dimensiones psicológicas,
biológicas y sociales, con aptitudes y actitudes de autonomía y crítica
responsable, valores de solidaridad para asumir un compromiso de
transformación social, comprometidos en la construcción de una sociedad
justa, afianzando los valores humanos, de acuerdo a sus intereses y
necesidades. A su vez, brinda una educación de calidad promoviendo un
desarrollo integral y armónico, para formar niños y niñas con calidad humana
capaces de enfrentar los retos del mundo que les rodea, bajo el paradigma
liberador y emancipador, utilizando estrategias pedagógicas innovadoras,
que se complementan con actividades culturales, recreativas y productivas,
para su desarrollo integral. Es preciso aclarar, que esta institución imparte
clases de Primer grado hasta el Sexto grado de Educación Primaria.
Localización Geográfica
El Grupo Escolar “Francisco Conde”, se encuentra ubicada en el
Municipio Sebastián Francisco de Miranda del Estado Guárico, parroquia
Guardatinajas específicamente en la Calle Bolívar, Sector Barrio Arriba de la
mencionada localidad, al lado del Ambulatorio Rural.

Dimensión Histórica
El Grupo Escolar “Francisco Conde”, posee entre sus límites al norte
la calle Bolívar y la familia Monagas , al sur la calle Gracilena , al este el
ambulatorio rural tipo II y al oeste la cancha de usos múltiples y la familia
Beirut. Fue fundada en el año 1944 según documentos presentes en la
institución, como Escuela Federal Unitaria Nº 328, con turnos en la mañana y
tarde. La construcción de la escuela data a finales de los años 60, se inicia
con el nombre de Escuela Nacional “Francisco Conde” en 1960 con una
matrícula de 158 niños y niñas de 1ero a 6to grado. En el año 1963-1964
toma el nombre de Grupo Escolar “Francisco Conde” con una matrícula de
257 niños y niñas bajo la responsabilidad de la docente Matilde Díaz. A su
vez, funciono la educación inicial y educación Básica integrada, esta última
por 20 secciones de la primera y segunda etapa; con relación a la
organización de la institución.

Por medio de las entrevistas a los directivos, se observó que el

funcionamiento de la parte administrativa en la institución se encuentran
partes en buenas condiciones, contando con el apoyo de organizaciones
tales como; consejos comunales, Movimiento Bolivariano de Familia y
actividades de autogestión incluyendo a los (padres, docentes y
estudiantes), juntos luchando por el mejoramiento de dicha institución.
 Con la jubilación de la docente Deisys Molina ejerce el cargo de director
encargado La Docente Dorys Moreno contando con un personal de 47
docentes, 5 obreros, 2 secretarias, 2 bibliotecarias una Directora y una Sub-
directora. A su vez las madres colaboradoras del programa P.A.E son 16 en
total, para contar con un personal 100 personas 90 personas ente personal
directivo, personal obrero y personal administrativo.

El personal obrero y personal administrativo, alberga una población

estudiantil de 408 estudiantes de los cuales 227 son varones y hembras 181
para el mes de febrero 2017. Por cuanto mensualmente se evalúa los
ingresos y egresos de alumnos en la institución.

Por otro lado alberga una población estudiantil de 522 estudiantes de

los cuales 291 son varones y 231 son hembras. Actualmente cuenta con una
matrícula de 408 alumnos y la Dirección de la Institución Francisco Conde
está a cargo del Lcdo. Ali Rico

• 1 Director.
• 1 subdirectora.
• 2 .Asesores Pedagógicos
• 2 Docentes de Protección y Desarrollo Estudiantil
• 3 Docentes de Educación Física.
• 2 Docentes de Desarrollo Endógeno.
• 3 Docente de Biblioteca.
• Docentes de cultura.
• 2 Docente del Programa P.A.E.
• 1 Docentes de Informática.
• 2 Promotores de Informática (CBIT).
• 23 Docentes de Aula.
• 2 Personal Administrativo
• 3 Personal Obrero
Infraestructura Comunitaria:

Las actividades acontecen dentro de una infraestructura de escasos

recursos, ya que no cuenta con los servicios públicos tales como: servicios
de agua servidas las condiciones sanitarias son deficientes, falta de medio
de transporte y comunicación, calles de ripio, aceras incompletas, se observa
la degradación ambiental, palpándose la quema de basura y desechos
sólidos en los patios y calles, cabe mencionar que los servicios de agua, luz
y teléfono, son insuficientes.

Dimensión Económica:
El Grupo Escolar “Francisco Conde” se sustenta a través de recursos
de la alcaldía, gobernación, del estado y de pequeños aportes de
cooperativas y organizaciones de la comunidad y de afuera también; cabe
destacar que alumnos de la Universidad Rómulo Gallegos también han dado
aportes valiosos a esta Institución educativa. Es de gran importancia
mencionar, que el personal que labora en la institución educativa es pagado
por el Ministerio del Poder Popular para Educación.

Dimensión Social:
Los tipos de Viviendas en la comunidad de Guardatinajas son
unifamiliares, ranchos, algunas de bahareques, zinc. Existe desintegración
familiar, ausencia de la figura paterna, las familias están integradas por
grupos numerosos, en su mayoría son infantes, la formación académica de
los miembros de la comunidad, padres y representantes en su mayoría
tienen la primaria incompleta, algunos manifiestan no haber asistido nunca a
la escuela. Se puede decir, que en esta comunidad se desarrollan
propuestas integrales dirigidas a elevar la calidad de vida, como
cooperativistas que aportan fortaleza a la comunidad, ya que buscan el
progreso económico y social mediante la generación incluyendo labores,
trabajo, jornadas integradas a nuestra comunidad que nos permita
fortalecerlas en principios morales, éticos y religiosos, ya que se han ido
perdiendo de generación en generación esto le garantiza bienestar a la
parroquia y a sus integrantes.

El Grupo Escolar Francisco Conde, presta sus servicios de 7:00am a

12:00 pm y de 12:00pm a 5:00 pm, este depende del Ministerio del Poder
Popular para la Educación actualmente cuenta con:

• 1 Director.
• 1 Subdirectora Administrativo.
• 2 Docente Acompañante Pedagógico.
• 2 Docentes Orientadores.
• 3 Docentes de Educación Física.
• 2 Docentes de Desarrollo Endógeno.
• 2 Docentes de Aula Integral.
• 1 Docente de Biblioteca.
• 3 Docentes de Cultura.
• 1 Docente del Programa P.A.E.
• 4 Docentes de Informática.
• 3 Promotores de Informática (CBBIT).
• 23 Docentes de Aula.
• 2 Personal Administrativo.
• 3 Personal Obrero.
Dimensión Cultural:
Es importante resaltar que algunos miembros de la comunidad se
incorporan a las actividades y eventos culturales, deportivos tradicionales
que se realizan en la institución educativa. Sus costumbres: juegos
deportivos: chapitas, trompos, metras, carritos, cartas. Tradiciones: se
celebra las fiestas decembrinas, día de Reyes, las fiestas carnestolendas,
celebraciones de cumpleaños, reuniones familiares, en cuanto a las
tradiciones religiosas para la Semana Santa se comparten los dulces de
costumbre: Lechosa, jalea de mango, arroz con leche, entre otros. Los
habitantes de Guardatinajas en su quehacer diario muestran la relación entre
sus raíces y costumbres, la gran mayoría de nuestra población le agrada la
música llanera, el “joropo” con sus variados matices, como “la Quirpa” “El
zumba que zumba”. “El Festejo”, “El contrapunteo”, entre otros.

También los tambores “de raíces afro-latino-caribeño-americana. Aun

se escuchan los antiquísimos cuentos del “El Silbón”, “la sayona” y las
canciones de “Florentino y el Diablo”. En particular, cabe destacar que
nuestra parroquia tiene una agrupación de niños “Los joroperitos”, que desde
hace algún tiempo, vienen representando con muchos éxitos y aceptación
del público que los han presenciado, digno de elogio porque son la típica
representación de nuestro acervo cultural. Respecto a las costumbres y
tradiciones, se tiene ciertas fechas en el año, celebraciones especiales,
como “Los carnavales”, “La semana santa” con la quema de “judas”, las
competencias en la manga de “coleo”, las celebraciones de las fiestas
patronales de Guardatinajas en honor a “Santa Bárbara” la 1era semana de
Diciembre.
Dimensión Ambiental:
La población cuenta con grandes espacios verdes con una gran
variedad de fauna y flora autóctona de la región, dichos espacios son
destinados a la producción agrícola y ganadera, contando con un grado de
contaminación; producto de estas prácticas convencionales, ya que hasta el
momento son pocas las practicas agroecológicas que se han incorporado en
dicho sistema, la zona no cuenta con servicio de aseo urbano y por ende se
practica la quema de desechos y basura lo cual representa otro aspecto de
contaminación. Anteriormente ese sitio se utilizaba como botadero de basura
y se consideraba como un lugar contaminante, después de varios años las
autoridades deciden construir La Escuela para 1960, en la actualidad para
mantenerla limpia tiene 4 bedeles y se implementan el uso de papeleras y
botes para la basura y cada cierto tiempo se hace una operación limpieza
conjuntamente con la comunidad.

Dimensión Institucional:
La población de guardatinajas cuenta con las instituciones públicas
como son la escuela “Francisco Conde” que se encarga de presentar los
servicios de educación básica, a su vez en la noche sus instalaciones sirven
de aldeas para los estudiantes de Misión Robinson I y II-; y el liceo Dr. Luis
José Acosta Rodríguez que presta los servicios de bachillerato. También
existen organizaciones sociales como los consejos comunales juntas
parroquiales, partidos políticos, y entre las misiones se encuentra la misión
Ribas. A su vez cuenta con un Ambulatorio Rural II, que atiende las
necesidades de la población.
 Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto:

Descripción del Diagnóstico Participativo.

El diagnostico Participativo es una etapa de un proceso por el cual se
establece la naturaleza y magnitud de las necesidades o los problemas que
afectan a un sector o aspecto de la realidad que es motivo de un estudio –
investigación, con la finalidad de desarrollar programas y realizar una acción
(AnderEgg, 1991). Como diagnostico social participativo se entiende el
proceso que permite identificar y explicar los problemas que afectan a la
población de una realidad social que se quiere intervenir en un momento
determinado, con la participación de los ciudadanos y las comunidades
organizadas (Kurl Lewis, 1944).
En resumidas cuentas, el diagnóstico participativo, es el proceso social
a través del cual se promueve la participación directa, en este caso se visito
al Grupo Escolar Francisco Conde, donde se pudo visualizar que hay
deficiencia de material de oficina como lo es hojas de oficio, extra-oficio, tipo
carta, carpetas para archivos, entre otros materiales; a su vez es notorio la
falta de espacio para la ejecución de las actividades administrativas del
plantel educativo siendo el mismo muy reducido; considerando este último es
posible mencionar el problema más relevante que es la desactualización de
los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde, afectando el mismo a la
población estudiantil y personal que labora en dicha institución a la hora de
necesitar un documento ya sea una constancia, recibos, suplencias, notas,
reposos, entre otros,
En la actualidad la administración es considerada como una actividad
compuesta de ciertas sub-actividades formadas por 4 funciones
fundamentales, planeación, organización, ejecución y control; las cuales
constituyen el proceso de la administración de la escuela o institución
educacional. Por otra parte, la integración de Escuela y comunidad facilita el
contacto personal entre los padres y los docentes, canalizando las
sugerencias e iniciativas de la institución. La interacción entre la familia y la
escuela constituye el modo central para la educación de los hijos que son los
mismos alumnos. En la administración son importantes los procesos de
planificación, gestión, seguimiento y evaluación (control), entendidos como
medidores o indicadores para la dirección escolar, constituyendo uno de los
grandes aportes administrativos, que permiten tener una visión de la
situación que se desea controlar.

El Personal administrativo de la Institución Educativa manifiestan las

necesidades de consolidar y trabajar los temas administrativos, no basados
en la moda de los conceptos, sino desarrollando una opciones para apoyar y
mejorar el alcance del trabajo en la comunidad. Todo proceso administrativo
del personal depende de la situación organizacional: del ambiente, de la
tecnología, de las políticas, de la visión y misión, de la filosofía administrativa
y, sobre todo, de la calidad y cantidad de personas dispuestas al trabajo
educativo.
Jerarquización e Identificación de las Necesidades.
Para determinar las necesidades se utilizo como técnica una entrevista no
estructurada y la observación, las cuales fueron usadas para conocer la
realidad de la institución educativa. Es importante mencionar que tal como se
ha planteado anteriormente, las necesidades son varias, a continuación se
nombraran de acuerdo a lo que consideran de mayor prioridad.
• Desactualización de los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde.
• Rehabilitación de ambientes de clases.
• Fallas de internet para el envió de documentos y matriculas.
• Falta de material de oficina(Carpetas de archivos. pestañas, bolígrafos,
hojas de oficio, extra-oficio y tipo carta)
 MATRIZ FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
• Personal capacitado. • Ampliación y
• Ambiente ventilado y en buenas reestructuración de la planta
condiciones. física.
• Buena disposición del personal • Gestiones sociales que
administrativo. realiza el personal directivo
a diversas organizaciones
gubernamentales.
• colaboración de agricultores
y comerciantes de la
comunidad.
• Estudiantes del PNFA.
DEBILIDADES AMENAZAS
• Falta de Rehabilitación de • Servicios básicos: agua, luz
ambientes de clases. y aseo, a veces
• Falta de asistencia de padres y insuficientes.
representantes a las reuniones • La inseguridad como
en la institución educativa. elemento que atenta el
• Representantes De escasos bienestar de la institución.
recursos y analfabetas. • Fallas de internet para el
• Falta de actualización de los envió de documentos y
archivos del Grupo Escolar matriculas.
Francisco Conde.
• Falta de material de
oficina(Carpetas de archivos,
pestañas, bolígrafos, hojas de
oficio, extra-oficio y tipo carta)
• Falta de orientación valores y
comunicación en la comunidad
escolar.
 Selección del Problema o Necesidad:
Con la selección del problema hay que tomar en cuenta subsanar dicha
problemática que en este caso es la actualización de los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde. Considerando que este problema tiene mucho
tiempo ocurriendo dentro de la institución educativa, afectando a la Población
estudiantil y al personal que labora en dicha institución.. En otras palabras
este problema tiene solución en un lapso de seis meses, para que el archivo
del mismo tenga el funcionamiento y la organización adecuada y así de esta
manera pueda brindar un mejor servicio administrativo.

Alternativas de Solución:
De acuerdo a la problemática seleccionada las alternativas serian:
Hacer una revisión de los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde, Dotar
suficiente material de oficina. (Carpetas de archivos. Pestañas, bolígrafos,
hojas de oficio, extra-oficio y tipo carta) y por último se hará la verificación de
los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde De Calabozo De
Guardatinajas Estado Guárico.

Descripción de la Problemática Seleccionada

Para Méndez (2006) un problema social “Es una situación negativa e

indeseada, que es inaceptable para el actor que lo identifica y puede ser
modificada favorablemente con otra realidad. Una situación problemática no
es la ausencia de una solución, sino un estado negativo existente”. (P. 24).
Asimismo, Ander (2005) define el problema social como “situación social de
desequilibrio, desajuste, desorganización o falta de armonía, o situación
normal que, en su proceso de crecimiento, enfrenta a una crisis que obliga a
una reformulación radical.”. (P.47).De acuerdo, a lo antes mencionado los
problemas sociales son los que constituyen las cuestiones inquietantes que
se dan en el seno de una sociedad y en relación a los cuales se tiene
conciencia de la necesidad de encontrarles soluciones
Actualmente, en la educación a medida que transcurre el tiempo se ha
hecho notoria el interés de los docentes en lograr una formación integral del
alumno, que conlleve a esta a un desarrollo intelectual como crítico que le
permita superarse y desenvolverse en la sociedad, por esa razón el proceso
educativo debe tener un fin preestablecido; con el fin de formar individuos
aptos en valores y principios morales que les favorezca su desempeño
profesional en cualquier campo. La comunidad educativa, la asociación de
padres y representantes, conjuntamente con los docentes y alumnos,
constituyen la verdadera base del proceso educativo consciente, basado en
la realidad y centrado en valores; es decir, son la fuente inagotable de
riqueza integrativa y constituyen un poderoso eslabón cogestor en la escuela
y la familia.

En el Grupo Escolar Francisco Conde, se hace notar el deterioro y mala

organización de los archivos de los documentos de la misma, debido a la
falta de archiveros nuevos y actualizados, para que la institución tenga una
mejor organización. Las actividades que se promueven dentro y fuera de las
aulas con espacios de aprendizajes amplios y acordes, para desarrollar
experiencias de naturaleza cognoscitivas y actividades complementarias
(aprender a crear, convivir y participar, valorar y a reflexionar), culturales y
actividades deportivas. De acuerdo a esto, surgen las siguientes
interrogantes:

¿El Grupo Escolar Francisco Conde ha realizado algún diagnostico de la

condición actual de los archivos?
¿Ha identificado los documentos que debe contener de los archivos del
Grupo Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.?
¿Actualmente se ha hecho un ordenamiento de los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.?
¿Recientemente se ha verificado la actualización de los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.?

Propósitos del Proyecto

Propósito General

Actualizar los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde para un mejor
desarrollo del funcionamiento en la parte administrativa de la institución.

Propósitos Específicos

• Diagnosticar la condición actual de los archivos del Grupo Escolar

Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.
• Identificar los documentos que debe contener los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.
• Ordenar los archivos por orden alfabético del Grupo Escolar Francisco
Conde de Guardatinajas Estado Guárico.
• Verificar la actualización de los archivos del Grupo Escolar Francisco
Conde de Guardatinajas Estado Guárico.
 Justificación del Proyecto

Desde el Punto de Vista Teórico y sus Aportes al Conocimiento:

Desde el punto de vista teórico el proyecto es relevante en el área de
educación, por cuanto permite a los trabajadores administrativos conocer los
mecanismos de organización de los archivos del Grupo Escolar Francisco
Conde.

Desde el Punto de Vista Técnico y Ámbito de Acción:

Desde la perspectiva técnica, el proyecto aporta a la comunidad
información que permite identificar y conocer con propiedad los procesos
administrativos que se llevan a cabo en la organización del Grupo Escolar
Francisco Conde optimizando y utilizando los recursos con eficiencia y
eficacia dentro de la misma, y de esta forma brindar un buen servicio.

Desde el Punto de Vista Social:

Este proyecto constituye un aporte significativo, porque logra que el
Grupo Escolar Francisco Conde incorpore dentro de su sistema de
administración estudiantes de las diferentes áreas del saber, incentivando su
participación mancomunada con el personal administrativo que allí labora.

Desde el Punto de Vista Institucional:

Desde el punto de vista institucional los estudiantes de la PNF en

Administración del IUTLL contribuyen con la elaboración de proyectos para
la solución de problemas de índole social, educativa, entre otras.
Vinculación del Proyecto con las Líneas Estratégicas del Plan de
Desarrollo Económico y Social de la Nación, Líneas de Investigación del
PNFA:
La construcción de una estructura económica y la inclusión de todos los
venezolanos a una sociedad que brinde satisfacción de las necesidades, es
la visión a largo plazo del objetivo II: para ser más específico el 2.2.1.35.
Profundizar la acción educativa y comunicacional en función de la
consolidación de los valores y principios del estado democrático y social de
derecho y de justicia, contemplado en la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, así como el enriquecimiento de la conciencia de
protección ambiental como requisito para preservar la vida planetaria. Y el
2.2.2.5. Mantener a Venezuela como el aula más grande del mundo a través
de la profundización y ampliación de las condiciones de ingreso, prosecución
y egreso que garanticen el derecho a la educación básica, para todas y
todos, en función de formar las y los ciudadanos que la república necesita.
El proyecto realizado por los estudiantes del PNFA, se enfoca en la
Línea 1: Participación Social en la gestión de las organizaciones, esta
estimula la participación organizada para identificar y aplicar mecanismos de
control que permitan identificar nuevas formas de producción y organización
social, comunitaria, cooperativa de manera de alcanzar el mejoramiento
individual y colectivo corresponsable. Y la Línea 3.-“Construcción de un
nuevo modelo que facilite la eficiencia de los procesos administrativos en el
ámbito de la Gestión Pública”; tiene como norte fundamental administrar
entes públicos (locales, municipales, estadales y nacionales) con conciencia
socio-política y ética, por ello se implementó la actualización de los archivos
del Grupo Escolar Francisco Conde.
 SECCIÓN II.
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Plan de Acción
Propósito General:

Manejo de Documentación para el Desarrollo en la Administración de la

Dirección en el Grupo Escolar “ Francisco Conde”, Ubicado en la
Parroquia Guardatinajas, Municipio Miranda del Estado Guárico

Cuadro Nº 1

PROPÓSITOS ESTRATEGIAS TECNICAS E TIEMPO RECURSOS RESPONSABLES EVALUACION

ESPECIFICOS DE ACCION INSTRUMENTOS DEL
APRENDIZAJE
Ordenar los Colocar los Observación 31/10/14  Carpeta Personal
archivos del documentos Conversatorio  Bolígrafos Administrativo
Grupo Escolar identificados  Documentos Estudiantes Del
Francisco en su  Hojas, PNFA Misión
Conde De respectivo  Grapadoras Sucre
Guardatinajas espacio de  Marcadores
Estado manera  Material
Guárico. alfabética. Impreso
Verificar la Revisar la Observación 16/10/14 Archivos Personal
actualización actualización Revisión Administrativo
de los del archivo. Estudiantes Del
archivo los Presentar el PNFA Misión
del Grupo archivo a los Sucre
Escolar miembros de
Francisco la comunidad
Conde De a fin de,
Guardatinajas
recibir su
Estado
Guárico. aprobación.
 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Cuadro Nº 2

FECHA 28/02/2017 07/03/2017 16/03/201 20/04/2017

ACTIVIDAD 7

Realizar una entrevista al personal

administrativo.

Observar el estado actual de los archivos

del Grupo Escolar Francisco Conde De
Guardatinajas Estado Guárico

Revisar los documentos existentes.

Clasificar los documentos por información.

Colocar etiquetas en las respectivas

carpetas.

Colocar los documentos identificados en su

respectivo espacio de manera alfabética.

Revisar la actualización del archivo.

Presentar el archivo a los miembros de la

comunidad a fin de, recibir su aprobación
 SECCIÓN III

REFERENTE TEÓRICO

Según Rodríguez, citado por Salazar (2007), expresa que: “el marco
teórico constituye las bases sobre las cuales se sustenta la investigación
exponiéndose en la misma, conceptos producto de otras investigaciones
empíricas y teóricas” (p.45). Además, Hernández, Fernández y Baptista
(2005) exponen que el marco teórico “sustenta teóricamente el estudio, él
implica analizar y explorar aquellas teorías, enfoques teóricos,
investigaciones y antecedentes en general que se considere válido para el
correcto encuadre del estudio” (p. 22). Por consiguiente, los dos argumentos
anteriores sustentan y apoyan teóricamente la investigación o estudio, ya
que la fase exploratoria se refiere a los elementos conceptuales que se
utilizan como base de la investigación.

Antecedentes.
Para Ramírez (2008) los antecedentes son “todos aquellos trabajos de
investigación que proceden al estudio a realizar, conteniendo conocimientos
nuevos o inexplorado permitiendo obtener de estos conclusiones valiosas
para no repetir errores ni sufrir decepciones” (p. 14). Según Pérez (2007),
los antecedentes se definen como “la indagación bibliográfica en
investigaciones anteriores, tanto en el ámbito nacional como internacional.
Así mismo expresa, que los antecedentes consisten en el análisis de
investigaciones iguales o similares realizadas con anterioridad”. (p.124). A
continuación se presentan una serie de investigaciones relacionadas
con la temática en estudio, las cuales se establecen como precedentes
al presente proyecto socio-integrador.
Dentro de los estudios previos que sustentan esta investigación, Parra y
Flores (2008), realizaron un estudio sobre Actualización de datos de los
archivos de Alumnos de Quinto Grado Sección "C" de la U.E. "Antonia
Esteller" de Maracay Estado Aragua, señalando como objetivo de la
investigación, el implementar un plan de acción utilizando la actualización de
los datos personales de los alumnos, para mejorar la calidad en cuanto a la
gerencia administrativa de la institución. El estudio fue evidenciado a través
de una investigación de campo, con un método de enfoque cualitativo, donde
está inmersa la investigación acción, presentando una población de treinta y
cinco (35) alumnos, llegando a la conclusión que efectivamente la
actualización de los datos personales de los estudiantes se hace necesaria
para el disfrute de un mejor servicio de gerencia dentro de la institución
educativa.
Es conveniente reseñar la investigación realizada por Brizuela y
Cadena (2009), titulada "Los Archivos como fuentes documentales de la
cultura escolar en la U.E. Camaguan, Calabozo, Estado Guárico". Los
sujetos participantes en el estudio conformaron ciento sesenta (160);
estratificados en ciento cincuenta y seis (156) alumnos y cuatro (04)
docentes, tal investigación arrojó los siguientes resultados: la organización
de la documentación en los archivos escolares permite ingresar en la
intimidad de la vida escolar. Sus documentos son huellas de legados
pedagógicos, testigos del largo recorrido de biografía escolar donde se
construyeron, debatieron e implementaron diferentes paradigmas escolares
en las distintas realidades socio culturales y políticas de la historia. En estos
bienes culturales conviven la vida pública y privada de quienes nos
precedieron en el quehacer educativo.
 Por su parte, Campos (2009) realizo un trabajo titulado Registro y
actualización de archivos de la Unidad Educativa “Ramón Francisco Feo”,
ubicada en Calabozo, Estado Guárico”. La investigación se realizo como un
estudio de campo, de tipo descriptivo, con una población de Cuarenta y tres
(43) docentes y una muestra conformada por Veinte y dos (22) docentes,
utilizando el método de la encuesta, en donde se usaron dos cuestionarios
de tipo policotómico para la recolección de los datos .Las conclusiones
obtenidas indican que se debe promover en las comunidades educativas la
puesta en valor de los fondos documentales de las escuelas como fuentes de
información, investigación e interpretación de la memoria pedagógica de
nuestro país.
Asimismo, hay que estar conciencia del patrimonio cultural y
pedagógico existente en las escuelas promoviendo la creación de Archivos
Escolares a partir de un conjunto de lineamientos comunes en las diferentes
instituciones educativas. La investigación histórica y los archivos pueden
constituirse en espacios de innovación pedagógica. El diseño de acciones de
investigación en este marco hace que estas ideas cobren vida en búsqueda
de nuevos caminos de trabajo escolar.
En este orden de ideas, es importante destacar que los proyectos o
antecedentes encontrados se relacionan con este proyecto ya fueron
realizados mediante un paradigma socio-critico y utilizando un método de
enfoque cualitativo.

Bases Teóricas.
Sobre los Bases Teóricas (Sierra, 2008), plantea que “son el conjunto
de conceptos, definiciones, principios, entre otros, que explican la teoría
principal del total a investigar. Surgen de la revisión bibliográfica sobre el
tema seleccionado” (p, 59). En este sentido, se presentan las teorías que
se toman como referencia para esta investigación, de las cuales se describen
las definiciones y características establecidas por reconocidos autores y los
principales aciertos.

Procesos Administrativos de una Institución

Según Chiviato (2005), El proceso administrativo en la escuela
considera la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-
actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso
formado por funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y
control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria
de estas funciones fundamentales de la administración, es:
Planeación.
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o
estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso
es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita hacerse?
¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del
trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o
un patrón integrando predeterminando de las futuras actividades, esto
requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia
delante.

Organización.
Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya
hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será
distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros
del grupo e indicar la participación de cada uno de ellos. Esta distribución del
trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza
de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones
físicas disponibles. Estas actividades componentes están agrupadas y
asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo de satisfacción
de los empleados se logren o que se alcance algún objetivo similar, si el
grupo es deficiente ya sea en el número o en la calidad de los miembros
administrativos se procuraran tales miembros.
Ejecución.
Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos
de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo
ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para
poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir,
ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Control.
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar
lo que se está haciendo para asegurar que el trabajo de otros está
progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.
Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas
para ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa será un éxito pueden presentarse discrepancias, malas
interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con
rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

Importancia de la Administración Educativa.

Chiviato (2005),en la administración son importantes los procesos de
planificación, gestión, seguimiento y evaluación (control), entendidos como
medidores o indicadores para la dirección escolar, constituyendo uno de los
grandes aportes administrativos, que permiten tener una visión de la
situación que se desea controlar. Los directores de las Instituciones
Educativas (IE) manifiestan las necesidades de consolidar y asegurar la
supervivencia de las mismas y trabajar los temas administrativos, no
basados en la moda de los conceptos, sino desarrollando una opciones para
apoyar y mejorar el alcance del trabajo cultural en la comunidad.
Los elementos se entienden como las acciones que buscan asegurar el
reconocimiento y permanencia de la IE. Se puede entender también como la
configuración de criterios para orientar las decisiones fundamentales; como
un conjunto de políticas para llevar adelante las actividades requeridas por la
empresa, respondiendo a la pregunta qué hacer para cumplir con la misión
de la organización.
Si bien a nivel de las naciones se puede comprender que “no existen
países desarrollados o subdesarrollados, sino países administrados o sub-
administrados”, lo que debemos comprender es que el hecho de que la
administración tenga como objeto de estudio las escuelas, dada la
complejidad del mundo y sus relaciones, lo que ocasiona distintos ramas de
esta disciplina.
Dentro de las tareas que se necesitan establecer se tienen; Crear una
noción dentro de la IE de que tiene vida propia, propiciar que el sistema sea
productivo – educativo en forma eficaz y eficiente, planificar, decidir,
controlar, no solo los recursos materiales sino también los humanos,
armonizar los conflictos humanos y garantizar el funcionamiento de la
escuela En muchas de las IE el activo más importante y casi siempre el único
lo representan las personas vinculadas a las IE en la mayoría de los casos
son arte y parte. Debiendo ser personas con alto compromiso y con muchas
necesidades de programas de formación en las comunidades.
Todo el proceso administrativo tiene un soporte en la organización
escolar: los equipos de trabajo, como el conjunto de personas organizadas
formalmente para lograr una comunicación efectiva alrededor de la tarea,
transmitiendo información, canalizando problemas, proponiendo mejoras y
soluciones que conducen a consolidar la calidad en el servicio. Los alumnos
y maestros en una IE son quienes le dan vida y estilo propio: son quienes
deben garantizar el logro de las variables escolares y la satisfacción de las
necesidades y aspiraciones culturales de la comunidad o de un grupo social
determinado.
Todo proceso administrativo del personal depende de la situación
organizacional: del ambiente, de la tecnología, de las políticas, de la visión y
misión, de la filosofía administrativa y, sobre todo, de la calidad y cantidad de
personas dispuestas al trabajo educativo. Esta área de la administración
implica la planeación de las acciones que permiten desarrollar y consolidar el
equipo de personas como: La investigación en el medio de profesionales,
líderes, creadores y gestores culturales, establecer en el plan las acciones
para la consecución, descripción de los cargos y perfiles ocupacionales para
la preselección y selección de las personas que harán parte del equipo de
trabajo.
En el proceso de administración del personal se contemplan actividades
como: Vinculación y socialización, pre-inducción, inducción, entrenamiento y
capacitación.

Archivos.
Para Heredia (2009) un Archivo “es el conjunto de documentos
producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus
actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados
para difundir la información contenida en ellos” (p.123). En relación a esto los
Archivos son uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona
o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuentes de historia .También se denomina archivo al espacio físico o a la
institución.

Clasificación de los Archivos.

Según Reyes (2007), los archivos se pueden clasificar según diversos
criterios:
1- Finalidad
• Archivos Administrativos, aquellos que tienen como finalidad la gestión
administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen
vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de
información que poseen, puesto que es una documentación que se
genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite
destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que
establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía
de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso
exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina
archivo abierto o vivo.
• Archivos Históricos, aquellos que reúnen de forma organizada
documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren
con el paso del tiempo un valor nuevo, que es ese valor de prueba para la
investigación histórica. La documentación está seleccionada de forma
voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos
importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta
documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la
cultura.
2- Por la EDAD de los documentos que contiene, se pueden dividir en:
• Archivos De Oficina O De Gestión, Correspondería a la etapa pre-
archivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios
durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de
 producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos
están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha producido, y
están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han
generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de
consulta casi permanente por lo que tienen que tener fácil acceso.
• Archivo De Depósito Central, pasados los cinco años entran aquí.
Están formados por las series documentales transferidas desde los
distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y
aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación
que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener
vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta
documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser
tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación.
Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.
• Archivo De Depósito Intermedio, formado por las series documentales
que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes
organismos que integran la estructura de la administración que se trate.
La ubicación de estos archivos suele ser en un edificio diferente al del
organismo que los produce. Se conserva la documentación desde los 20
a los 50 años que es el tiempo medio aproximado en que un documento
ha perdido toda su vigencia administrativa. Ha ido perdiendo valor
primario y adquiriendo un valor secundario. Cuando los documentos
llegan a este archivo se empieza a pensar en la selección o expurgo.
• Archivos Históricos O De Depósito Permanente, la documentación
solo tiene valor secundario. Ha sido seleccionada anteriormente y
permanecerá en este depósito de forma indefinida, permanente.

3- Según la NATURALEZA JURÍDICA, sujeto u organismo que genera

los documentos. Los archivos se dividen en:
• Archivos Públicos, aquellos que dependen o conservan documentos de
instituciones públicas. Ej. Archivo municipal, Archivo de Conselleria. Estos
archivos se pueden dividir:
- Según la organización político-administrativa, pueden ser:
Titularidad Estatal,
• Archivos Generales, Archivo Histórico-Nacional, Archivo General de
Simancas, etc.
• Archivos de ámbito provincial, archivos históricos provinciales creados en
cada cabeza de provincia para conservar los documentos del Estado.
• Archivos de los Ministerios.
• Titularidad Autonómica, son los archivos de las instituciones
autonómicas. Son de los Archivos de las Cancillerías.
• Archivos Provinciales Y Locales, como son los archivos cuya
titularidad la tiene la diputación y los ayuntamientos.
- Según el ámbito civil, militar o judicial, archivos civiles, archivos militares o
judiciales.
Por el fondo que posea:
• Archivos Singulares, aquellos que solo conservan los documentos de
una sola institución
• Archivos Múltiples, aquellos archivos que conservan los documentos de
varias instituciones

Importancia de los Archivos.

Asimismo Reyes (2007) acota que :Los archivos son muy importantes
en la administración ya que contribuyen a la gestión administrativa y a la
gestión documental, permitiendo una mejor organización, trámite, consulta,
conservación y disposición final de los documentos, procesos que reflejan la
mejor imagen de una institución .La función de los archivos como memoria
institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo.  Con
archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o
invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información,
elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión
y, en general, una deficiente administración.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información
de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el
desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su importancia se
podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la
investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad
nacional.
Dirección del Grupo Escolar Francisco Conde.
Según Encarta (2008) Acción y efecto de dirigir. Tendencia de algo
inmaterial hacia determinados fines. Es un espacio muy organizado en donde
cada miembro cumple sus funciones y la misma está dividida en cuatro
cubículos en donde hay un escritorio en cada uno, archivos para
almacenamientos de documentos y también hay un computador para llevar
los registros y documentación general también tiene un aire acondicionado,
línea telefónica cada cubícalo está bien resguardado con puertas y rejas;
también están construyendo dos nuevos anexos que serán utilizados para
llevar el registro de los archivos muertos. Está a cargo del Licenciado
Magister Ali Rico
Entre las funciones del director están:
• Procesa todo lo concerniente a lineamientos de las políticas educativas
emanadas de los organismos superiores.
• Coordina el desarrollo de las programaciones de las diferentes unidades
para el logro de los objetivos propuestos.
• Establece mecanismos necesarios para el control y supervisión de su
misión educativa en la institución.
• Dicta las diversas pautas sobre la planificación y participación del
personal en la ejecución del trabajo.
• Compara los resultados obtenidos con los objetivos y metas propuestos
en el plan anual.
• Determina objetivos, metas y estrategias que permiten orientar la
elaboración del plan anual de la institución.
• Establece los lineamientos y criterios para la distribución de la planta
física.
• Vela por el ejercicio pedagógico del personal de la institución y el
mantenimiento de la misma.
• Prevé el presupuesto requerido por la institución en base a las
necesidades prioritarias.
• Coordina los distintos actos para la integración escuela comunidad
fomentando entre su personal actividades extra-cátedra.

La Subdirección
Tiene como función la labor de planificar, organizar, administrar
personal, dirigir, controlar, ejecutar, evaluar y velar el buen funcionamiento
de la institución. Está a cargo de la Magister Dorys Moreno.

Entre las funciones de la Subdirección:

• Procesa los lineamientos sobre materia política-educativa, el de la
Dirección y el del Consejo Directivo.
• Coordina el desarrollo de la programación de las diferentes unidades,
dependencias bajo su cargo, para el logro de los objetivos trazados.
• Elabora y actualiza el manual de procedimiento administrativo del plantel.
• Ajusta la planificación de acuerdo a las circunstancias.
• Formula un diagnóstico de la institución relacionado con el proceso
enseñanza- aprendizaje.
• Gestiona ante los organismos públicos o privados la participación de los
docentes en cursos, talleres, etc., relacionados con la capacitación
docente que este impartirá.
• Formula un diagnóstico de la institución relacionados con el proceso
administrativo del plantel.
• Integra y participa en la comisión designada por el director u organismos
asesores en la elaboración de lineamientos para el reglamento interno del
plantel.
• Coordina el desarrollo de la programación de las diferentes unidades,
dependencias bajo su cargo.
• Revisa y aplica la normativa legal vigente en los procesos de la
administración escolar.
• Precisa las estadísticas de ingreso, matriculas, deserción, aplazados,
aprobados, conjuntamente con el coordinador de control de evaluación y
el Subdirector Docente.
• Supervisa y controla el personal administrativo y obrero y las erogaciones
presupuestarias del plantel.
• Orienta al personal docente, administrativo y obrero adscrito al plantel e
relación a los trámites generales para la solicitud de permisos ante el
Ministerio de Educación.

Personal Administrativo.
El personal administrativo adscrito a el Grupo Escolar Francisco Conde
está conformado por dos secretarios, los cuales deben: llevar la estadística
mensual de los docentes y alumnos, organizar archivos, enviar y recibir
correspondencia, realizar oficios, elaborar carteles informativos, realizar
planillas de inscripción, recoger diariamente el libro de asistencia general y
velar por el buen funcionamiento que le corresponde a su cargo.
 Entre las funciones del Departamento de Administración están:

• Ejecutar todas las funciones relacionadas con la transcripción de

documentos que necesite la organización y distribución del trabajo en la
oficina.
Bases Legales.

Dentro de este trabajo son considerado una serie de artículos, que

apoyan la investigación, iniciando por: La Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela (1999)
Art 102. La Educación es un servicio público y está
fundamentada en el respeto a todas las corrientes del
pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo
de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en
una sociedad democrática basada en la valoración ética del
trabajo y en la participación activa, consciente y solidaria en los
procesos de transformación social consustanciados con los
valores de la identidad nacional, y con una visión latinoamericana
y universal.

Este artículo tiene como principal propósito resaltar que todo individuo
está en su plano derecho de recibir una educación, ya que la misma es
gratuita y obligatoria. Donde el Estado Venezolano está en la obligación de
formar hombres y mujeres con conocimientos científicos, humanísticos y
tecnológicos que forman parte de nuestra sociedad. Igualmente, en su
artículo 103, expresa:
Toda persona tiene derecho a una educación integral, de calidad,
permanente, en igualdad de condiciones y oportunidades, sin más
limitaciones que derivadas de sus aptitudes, vocación y aspiraciones. La
educación es obligatoria en todos sus niveles, desde el maternal hasta el nivel
medio diversificado. La impartida en las instituciones del Estado es gratuita
hasta el pregrado universitario. A tal fin, el Estado realizará una inversión
prioritaria, de conformidad con las recomendaciones de la Organizaciones de
las Naciones Unidas. El Estado creará y sostendrá instituciones y servicios
suficientemente dotados para asegurar el acceso, permanencia y culminación
en el sistema educativo.

Asimismo en la Ley Orgánica de la Administración Pública del 2009

Artículo 3. La Administración Pública tendrá como principal
objetivo de su organización y funcionamiento dar eficacia a los
principios, valores y normas consagrados en la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela y, en especial, garantizar a
todas las personas, conforme al principio de progresividad y sin
discriminación alguna, el goce y ejercicio irrenunciable, indivisible
e interdependiente de los derechos humanos.
Este artículo promueve la organización y funcionamiento de las
instituciones públicas basadas en el progresividad contempladas en la Carta
Magna. A su vez en él:
Artículo 9. Los funcionarios y funcionarias de la
Administración Pública tienen la obligación de recibir y atender,
sin excepción, las representaciones, peticiones o solicitudes que
les formulen los particulares en las materias de su competencia ya
sea vía fax, telefónica, electrónica, escrita u oral; así como de
responder oportuna y adecuadamente tales solicitudes,
independientemente del derecho que tienen los particulares de
ejercer los recursos administrativos o judiciales correspondientes,
de conformidad con la ley.
 Este artículo estipula las garantías del derecho a petición, donde la
misma está en la obligación de aceptar cualquier petición que sea en pro de
la institución. Así lo declara la Ley Nacional de Archivos en él:

Artículo 2.- Los archivos y documentos a que se refiere el

artículo anterior, pertenecen a las entidades políticas,
eclesiásticas, culturales o personas privadas a quienes
correspondan según la naturaleza de ellos o porque los hayan
adquirido legítimamente. 
El mismo declara la importancia de conservación de los archivos en una
institución pública o privada.
 SECCIÓN IV
REFERENTES METODOLÓGICOS

Es evidente, que en los trabajos de investigación es fundamental

describir con detalle el desarrollo del estudio. Para, Hurtado, citado por Siena
(2004), refiere que “la metodología incluye el estudio de los métodos o
técnicas, las tácticas estratégicas y los procedimientos que el investigador
utiliza para alcanzar los objetivos del trabajo” (p.46). Así mismo, Balestrini
(2006) expresa que “el Marco Metodológico, es la instancia referida a los
métodos, las diversas reglas, registros y protocolos con los cuales una
Teoría y su Método calculan las magnitudes de lo real” (p.126).De acuerdo, a
las autoras de esta investigación, la metodología a utilizar es esencial por
cuanto es el soporte de todo trabajo científico. Esta sección está
estructurada en: paradigma de la investigación, Tipo de Investigación,
método de la Investigación, Técnicas e Instrumentos para la Recolección de
datos, entre otros.

Paradigma de la Investigación

Según Kuhn (1971) “Los paradigmas son realizaciones científicas

universalmente reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan
modelos de problemas y soluciones a una comunidad científica” (p.67).
Asimismo Hurtado y Toro (1997), por “paradigma se entiende un conjunto de
pareceres, intuiciones, modos de comprender la realidad. Su característica
fundamental es su coherencia y su supuesta evidencia“ (p.45). Otra no
menos importantes es que es compartida por la sociedad, o por un segmento
de ésta lo que permite poder interactuar dentro de la misma en el universo de
un conjunto simbólico compartido. Viene a constituir un idioma a través del
cual se ve, se comprende y se actúa en la sociedad. En resumidas cuentas,
Martínez (2007) enfatiza que los paradigmas son "diferentes sistemas de
reglas del juego científico", son "estructuras de razonamiento o de la
racionalidad"; por ello, constituyen la lógica subyacente que guía el corazón
de la actividad científica y, en último término, proporcionan la explicación de
los sistemas de explicación" (p. 18).
Es decir, el paradigma trasforma la investigación de una comunidad
científica, esta comunidad realiza grandes esfuerzos para defender sus
ideas, es por ello lo trascendental de su estudio, ya que en los últimos años
dentro de los paradigmas de la metodología de investigación se han
presentado algunas teorías nuevas que han surgido por la falta persistente
de la ciencia normal para resolver adecuadamente ciertas interrogantes. Bajo
esta perspectiva la palabra paradigma se usa comúnmente hoy en día para
designar una postura, una opción o un modo sistemático de investigar, y que
responde a un fondo filosófico o manera de ver el mundo, el conocimiento
humano y sus procesos de producción.   
Esto es lo que permite el surgimiento de los paradigmas. Desde esta
perspectiva, el paradigma vendría a ser una estructura coherente constituida
por una red de conceptos de creencia metodológica y teórica que permite la
selección y evaluación critica de temas. De acuerdo con Arnal (1992), “el
paradigma socio-crítico adopta la idea de que la teoría crítica es una ciencia
social que no es puramente empírica ni sólo interpretativa, sus
contribuciones se originan de los estudios comunitarios y de la investigación
participante” (p.87). Es decir, tiene como objetivo promover las
transformaciones sociales y dar respuestas a problemas específicos
presentes en el seno de las comunidades, pero con la participación de sus
miembros.
Por consiguiente, el marco metodológico estuvo referido al momento
que alude al conjunto de procedimientos lógicos, tecno-operacionales
implícitos en todo proceso de investigación, con el objeto de ponerlos de
manifiesto y sistematizarlos; a propósito de permitir descubrir y analizar los
supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los conceptos
teóricos convencionales a estudiar.

Tipo de Investigación
El tipo de investigación se refiere a la clase de estudio que se va a
realizar. Orienta sobre la finalidad general del estudio y sobre la manera de
recoger las informaciones o datos necesarios. Al respecto, la Universidad
Pedagógica Libertador (2.003) expresa:

“Se entiende por investigación de campo, el análisis

sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea
de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su
ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de
cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación
conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en
forma directa de la realidad; en este sentido se trata de
investigaciones a partir de datos originales”. (p.21)

La investigación se ubicó dentro del tipo de investigación de Campo,

ya que el estudio fue realizado desde el propio lugar donde se llevo a cabo la
actualización de archivos, específicamente en el Grupo Escolar Francisco
Conde, Estado Guárico.
Al respecto, Martínez (2002) expresa que el “enfoque cualitativo trata
de identificar la naturaleza profunda de la realidad, su estructura dinámica,
aquella que da razón plena de su comportamiento su manifestación” (p.
172). De allí pues que el enfoque cualitativo, se basa en los hechos tal cual y
como suceden permitiendo, comprender, reflejar experiencias del diario vivir,
es decir del mundo real sin alteraciones, identificando la propia naturaleza de
la realidad. De manera similar, Taylor y Bogdan (1990), señalan que:
Los estudios cualitativos contienen datos descriptivos, ricos
de las propias palabras pronunciadas o escritos de la gente y las
actividades observadas. Es necesario resaltar, que estas
descripciones íntimas presentan detalladamente el contexto y los
significados de los acontecimientos y escenas importantes para los
involucrados (p. 153).

En la metodología cualitativa es fundamental observar el fenómeno tal

como es, en su entorno, sin agregarle o alterarle sus características
originales; al respecto Martínez (Ob. Cit) establece que “la información hay
que buscarla donde esta” (p.34), guardando su fidelidad para hacer más fácil
la interpretación coherente que dará estructura al estudio. Desde este
contexto, la presente investigación recogió los datos en el escenario en el
cual se desenvuelven los actores sociales involucrados del “Grupo Escolar
Francisco Conde” Ubicado en la Parroquia Guardatinajas- Estado Guárico.

Método de Investigación
El enfoque se circunscribirá en la perspectiva de la investigación acción
participante. Esta es entendida en su aplicación, como el estudio de una
situación social en la que participa el docente con sus estudiantes a objeto o
con la finalidad de mejorar o transformar una problemática así como también,
dar respuesta a esa debilidad o también puede ser determinada como una
necesidad existente. Por su parte Hurtado y Toro (1997), “considera que el
objeto del proceso investigativo así como el objeto del proceso educativo
deberá ser la liberación de las potencialidades creadoras de los individuos y
la movilización de los recursos humanos para la solución de problemas
sociales” (p.78). Esta investigación no busca generalizar sino aplicar
alternativas para solucionar el problema planteado por medio de un proceso
permanente de realimentación y cambio dentro de los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde. Este estudio se llevó a cabo a través de cuatro
fases: Diagnostico, planificación, ejecución y evaluación.

Técnicas e instrumentos de Recolección de Información

Técnica
En opinión, Arias (2006), expresa que la técnica, es el procedimiento o
forma particular de obtener datos o información” (p.65). De igual manera
Brito (2004), plantea que
Dentro de la metodología de la investigación la selección de
técnicas e instrumentos adecuados a la investigación a realizar va
a depender de los factores tales como: el tipo o diseño de
investigación, las características de la población y la factibilidad de
la realización de la investigación (p.51).
Para, Arias, (Obcit) la técnica, “constituyen el procedimiento o forma
particular de obtener datos e información” (p.67). Es por ello que se utilizó en
este estudio de investigación la técnica a través de la entrevista no
estructurada, según Arias (2006); “más que un simple interrogatorio es una
técnica basada en un dialogo o conversación “cara a cara”, entre el
entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente determinado,
de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida”
(p.73).y (Arias, 2004) recalca que “La observación es una técnica que
consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática,
cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o en
la sociedad, en función de sus objetivos de investigación
preestablecido”(p.78).
 En consecuencia, estas técnicas se utilizaron con el fin de obtener una
información puntual, completa y detallada sobre los archivos del Grupo
Escolar Francisco Conde.

Instrumento
Cabe mencionar, que el instrumento de recolección de datos según,
Arias (2006), “son cualquier recurso dispositivo o formato (papel o digital) que
se utilizan para obtener registros o almacenar información”. (p.69). Al
respecto, Balestrini (1998), señala que:
Los instrumentos de recolección de información se
desarrollan atendiendo a las interrogantes planteadas en la
investigación y a las características del hecho estudiado, que en
conjunto permitirán obtener y recopilar los datos que se están
buscando. En toda investigación, la especificidad del conjunto de
informaciones que se impone recolectar a fin de alcanzar los
objetivos, inciden de manera determinante, en los diversos medios
utilizados para desplegar la misma (p. 132).

En la presente investigación, se utilizó dos instrumentos para la

recolección de la información denominada guía de entrevista, según Méndez
(2005) entiende por guía de entrevista, “la comunicación establecida por
medio de un cuestionario o guía entre el investigador y el sujeto de estudio a
fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el
tema propuesto”(p.89). Y cuaderno de campo según Arias (2006) “Es la
libreta que el observador lleva siempre encima con el objeto de anotar sobre
el terreno todas las informaciones, datos, expresiones, opiniones, etc. que
pueden ser de interés para la investigación” (p.65).
Para la selección del instrumento que se utilizó en éste estudio, se
consideró necesario tomar en cuenta el tipo de datos que se pretendía
recolectar y el grupo al cual se le iba a aplicar. Visto de ésta forma, se usó un
guión de entrevista con todo lo que necesitaba observar dentro del Grupo
Escolar Francisco Conde de Guardatinajas Estado Guárico.

Cobertura Poblacional y Geografía del Proyecto

Según Polit y Cols. (2002), señalan que, la población, es un “Conjunto
total de individuos (u objetos) que tienen varias características en común;
también se denomina universo” (p.654). Así mismo, para Ander (2000), “el
universo o población constituye la totalidad de un conjunto de elementos,
será el objeto que se desea investigar y de las cuales se estudiara una
fracción (muestra) que se pretende reúnan las misma características y en
igual proporción” (p.98) Desde la perspectiva, los autores de la investigación,
enfatizan que la población objeto de estudio estuvo conformada por el
personal administrativo del Grupo Francisco Conde Guardatinajas, Estado
Guárico
Cuadro N° 1
Distribución de la Población del Grupo Escolar Francisco Conde
Guardatinajas
Población Cantidad

Personal Administrativo 2

Director 1

TOTAL 3

Fuente: Grupo Escolar Francisco Conde Guardatinajas

En este cuadro se explica que la población beneficiada es la población
estudiantil, personal administrativo, obreros y docentes del Grupo Escolar
Francisco Conde.
 Sistematización de la Investigación

Según Sánchez (1989) “La sistematización es un esfuerzo analítico

que implica mirar la práctica con una cierta distancia, reflexionar y plantearse
preguntas en tomo a ella, no considerando obvias las actividades cotidianas”
(p.90). La sistematización en investigación aplicada se considera una
novedosa forma de producir conocimiento desde elementales procedimientos
de registro inmediato de la experiencia, análisis y reflexión sobre ella,
logrando la construcción de nuevas formas de acción. Se considera una
vertiente que apunta hacia la investigación cualitativa. Asimismo, Bruner
(1981) recalca que “La sistematización en la investigación cualitativa es
posible, más aún, es necesaria, ya que, cuando los datos son formalizados y
sistematizados, la teorización se convierte en investigación empírica o
especulativa”(p.45).
Desde la perspectiva cualitativa – foco de interés del presente artículo –
y particularmente, desde la hermenéutica, Aguayo (1992:33 citado por
Kísnerman y Mustieles 1997: 13) afirma que la sistematización "apunta a
encontrar el significado, la comprensión de la práctica social, a través de
ordenar y relacionar lógicamente la información que la práctica nos
suministra y que hemos registrado”.
A su vez, el 28 de Febrero se visito la institución educativa Grupo
Escolar Francisco Conde, con el propósito de realizar el proyecto de
investigación en la cual nos atendieron el Director Magister Ali Rico y el
secretario Miguel Elías Pacheco; dando la bienvenida y aceptación del
mismo. Siguiendo este mismo orden de ideas, se procedió a la entrega de la
carta, luego se aplico una entrevista no estructurada al personal
administrativo que en esa institución labora con el objetivo de saber las
necesidades y debilidades, donde se pudo notar que los archivos estaban
desordenados y no cumplían con la ordenanza de las instituciones
educativas.
 SECCIÓN V

DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO

El proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases sucesivas a
través de la cual se efectúa la misma administración, en este entorno se
busca interrelacionar actividades y formar un proceso integral, es por este
motivo que se efectuaron una serie de acciones cumplidas en el
departamento de la Dirección de la Institución del “Grupo Escolar Francisco
Conde”. En este mismo sentido, es importante resaltar que las mismas
fueron planificadas tomando en consideración las fortalezas y las carencias
del departamento antes mencionado, las cuales fueron obtenidas por medio
de la observación y de las entrevistas realizadas.

Se realizo una entrevista no estructurada al personal administrativo y

Director, con el propósito de saber las necesidades y debilidades del
departamento administrativo del Grupo Escolar Francisco Conde. De tal
modo, durante el proceso el mismo arrojo que las principales necesidades
emergentes dentro de la institución educativa son faltas de carpetas,
archiveros, pestañas, hojas carta, oficio y extra-oficio, falta de orden en los
documentos del personal que allí se encuentra.

Luego, se observo el estado actual de los archivos del Grupo Escolar

Francisco Conde De Guardatinajas Estado Guárico, donde con ayuda del
secretario Miguel Elías Pacheco, se visualizo la condición de los archiveros
y documentos del Grupo Escolar Francisco Conde.

En este mismo orden de ideas, se procedió a revisar los documentos

existentes en los archivos del Grupo Escolar Francisco Conde de
Guardatinajas Estado Guárico, con el fin de realizar su ordenamiento de
acuerdo a los estatutos del plantel antes nombrado.
 Cabe agregar, que la clasificación de los documentos por información
se hizo con ayuda del secretario del Grupo Escolar Francisco Conde. Se
realizo de la siguiente manera:

• Organización de carpetas de Coordinadores. Se archivaron los permisos

y reposos por fechas de todos los coordinadores que laboran en la
institución.
• Organización de carpetas de los Docentes. Se archivaron los permisos y
reposos por fechas de todos los docentes que laboran en la institución.
• Archivar oficios y actas recibidas y enviadas hacia otras instituciones; la
cual tuvo como función recibir o enviar las actas e invitaciones de la
institución hacia otras instituciones, ya sean por motivos de eventos
deportivos, culturales o en honor a la institución.
A su vez, se colocaron las etiquetas en las respectivas carpetas a fin
de identificarlas para que a la hora de búsqueda sea más rápido y accesible,
luego se colocaron los documentos identificados en su respectivo espacio
de manera alfabética. Finalmente para culminar con las actividades previstas
en el plan de acción se verifico el trabajo realizado conjuntamente con la
profesora Yanette Lara donde nos dio la aprobación de nuestro proyecto. La
actividad administrativa constituye el proceso de la administración de la
escuela. Desde el punto de vista de las actividades administrativas se debe
tener conocimiento de esta actividad ya que forman parte de la institución y
constituyen el proceso de desarrollo organizativo que implica una serie de
aspectos en cuanto a la querencia educativa, la cual conduce a una
restructuración y orientación a la comunidad al éxito.
 REFLEXIONES FINALES
La evolución de las organizaciones ha impulsado el surgimiento de un
nuevo tipo de profesional: el administrador. La administración profesional no
se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el
conocimiento y la exploración. La administración se da en todo tipo de
organizaciones no es un trabajo que se realiza solo en empresas o en
agencias de gobierno, la administración es necesaria en iglesias, las
prisiones, las tabernas y las expediciones de montaña. La tarea de la
administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y
traducirlos en acción empresarial mediante planeación, organización
dirección y control de las actividades realizadas en las diversas áreas y
niveles de la empresa para conseguir tales objetivos.
En consecuencia.los administradores convierten un conjunto de
recursos humanos, materiales, técnicas monetarias, de tiempo y espacio en
una empresa útil y efectiva y hace que las personas con su trabajo y
recursos físicos produzcan, con el fin de lograr los objetivos del sistema. La
eficiencia es una parte vital de la administración pues se refiere a la relación
entre recursos y producción. Pero la administración también tiene que
conseguir que se culminen las actividades, es decir, buscar la eficiencia. La
Administración Escolar es un proceso de ejecución de toma de decisiones
relacionadas con la ordenada combinación y utilización de elementos no
exclusivamente pedagógicos que permitan la efectividad del sistema
educativo, como son: la administración de bienes y  servicios, la
administración de personal.
Desde el punto de vista funcional, la administración educativa tiene a su
cargo la implementación de las políticas educativas; y desde la óptica
institucional, la administración educativa es el conjunto de las estructuras
organizacionales que deben asegurar la prestación de los servicios
educativos a la población. La administración educativa implica el logro de
objetivos por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos, y de
acuerdo con acciones que de antemano se pre establecen, situación que
puede presentarse tanto en el sector educativo privado como en el
gubernamental.

En este sentido, las actividades realizadas en la fase administrativa se

pudieron concluir con gran progreso y entusiasmo, dejándome como
enseñanza que estas tareas tiene un gran valor significativo para el total
funcionamiento de la institución educativa ya que en este ambiente se
realizan las diferentes documentaciones, como organización y planificaciones
de las diferentes actividades que se ejecutaran dentro y fuera del plantel. Por
tal razón, es importante mencionar las experiencias vividas durante la
ejecución de estas actividades en donde mi aprendizaje se desarrollo con
respecto al conocimiento de todas las tareas que el docente debe manejar
para ser un profesional ejemplar en su entorno social y laboral.

Es así, que a través de las actividades realizadas se mantuvo una

excelente convivencia y relación profesional con las personas encargadas
del departamento de la dirección del plantel, ya que dieron su apoyo y
confianza para la ejecución de las diversas tareas administrativas, en este
sentido, el agradecimiento y la satisfacción por el total cumplimiento de esta
fase no pudo dejar de ser percibido. Además, el mutuo respeto y
cooperación antes y después de las actividades realizadas con el personal
institucional fue bastante agradable y se precisó para la ejecución de estas
tareas.

Por otro lado, en lo que se refiere a las actividades administrativas se

logro alcanzar las metas propuestas ya que se cumplió con cada una de las
actividades planificadas dentro del departamento asignado de esta
institución. Por medio de estas mismas, se pudo interpretar que los
departamentos administrativos cumplen funciones muy importantes para el
debido trabajo del plantel, ya que es aquí donde se lleva el manejo de la
información, documentación legal y laboral para el buen funcionamiento del
mismo.
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