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1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

El acto de administrar se desarrolla a través de funciones que lo definen, explican y permiten su

ejecución. Estas funciones fueron denominadas por los autores clásicos como «funciones de la
administración» o «funciones administrativas» bajo el rubro de proceso administrativo (PA).

Definición de proceso administrativo

Podemos definir el proceso administrativo como el sistema de fases unidas temporales e

iterativamente a través del cual fluye la acción de administrar, recayendo sus efectos y consecuencias
en las áreas funcionales de una empresa. Cada una de estas fases son las funciones administrativas.

La acción de administrar es, por definición, una acción gerencial también denominada gestión, y es
conducida por los administradores profesionales, quienes, en el caso de las empresas de negocios,
suelen ser denominados presidentes, chairman, CEO, gerentes, directores, jefes departamentales y
supervisores. Los administradores en las organizaciones del sector público se denominan secretarios de
despacho, directores, subdirectores, oficiales mayores, jefes y subjefes.

Todo administrador es por definición un gestor del proceso administrativo, pues todas y cada una de las
funciones o etapas son realizadas en cualquier momento de su trabajo como tal y en toda clase de
organizaciones.

Sergio Hernández y Rodríguez definen el proceso administrativo de la siguiente manera:

Es el instrumento teórico básico que permite al administrador profesional comprender la dinámica del
funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla, conceptualizarla, manejarla,
mejorarla, etcétera. El PA da la metodología de trabajo consistente para organizar una empresa y
facilitar su dirección y control.

El proceso administrativo es la función por excelencia de los administradores. Nadie administra si no lo

aplica en cualquiera de sus momentos o etapas.

¿En qué consiste administrar una empresa?

La planeación -así como las demás funciones administrativas o etapas del PA- no es una función
abstracta que ocurre en el vacío, sino que «recae» en funciones específicas de la empresa -las áreas
funcionales- como son la financiera, recursos humanos, mercadotecnia, producción y operación,
compras, etcétera. De esta manera, se planean las finanzas, la mercadotecnia o los recursos humanos.
Lo mismo sucede con la organización, la dirección y el control.

Por tanto, administrar una empresa es aplicar este a las distintas áreas funcionales de una organización.

Los autores del proceso administrativo

La noción de proceso administrativo, aportación del ingeniero francés Henri Fayol-uno de los autores
que fundaron la teoría o enfoque clásico de la administración-, ha sido muy comentada por otros
escritores, tanto mexicanos como de otras nacionalidades.
Fayol considera que la acción de administrar se da a través de un proceso cuyos eslabones no van uno
después del otro, sino de manera simultánea. Él fue el primero en considerar la administración como
una acción que inicia con la planeación y concluye con el control, pasando por las fases intermedias.

La mayoría de los autores contemporáneos, considera que la planeación incluye la previsión y que la
coordinación está implícita tanto en la organización como en la dirección. Todas ellas quedan
comprendidas una en la otra y se ejercen en la práctica administrativa de modo sincrónico y en perfecta
unidad temporal e iteratividad.

Etapa mecánica del proceso administrativo

La planeación consiste en determinar la misión, los objetivos y las metas, los programas y las estrategias
que definen el curso de acción de la empresa. Necesariamente, la planeación es una proyección, puesto
que tiene que ver con el futuro. Ayuda al trabajo de planear responder dos preguntas:

 ¿Qué es lo que se va a hacer?

 ¿Cómo se va a hacer?

La organización divide el trabajo en funciones, actividades y tareas, por áreas, departamentos, oficinas,
puestos y jerarquías, con base en la asignación de autoridad/responsabilidad. La organización genera la
estructura que suele representarse mediante un organigrama. Naturalmente, un organigrama no es la
organización, sino solo su representación gráfica. Ayuda al trabajo organizacional dar respuesta a las
siguientes preguntas:

 ¿Quién debe hacer las funciones, las actividades y las tareas?

 ¿De qué es responsable?
 ¿Con qué autoridad y tipo de autoridad está dotado para responder de las funciones,
actividades y tareas que se le asignaron?

La planeación y la organización guardan una vinculación que las hermana, debido a que toda planeación
-se afirma entre administradores- genera su propia organización.

Etapa dinámica del proceso administrativo

La dirección se aboca a hacer que las cosas planeadas se hagan, se ejecuten, se consigan y se conviertan
en resultados visibles, medibles y mejorables. Es el ejercicio del mando y la conducción de la empresa, a
la manera del capitán de un barco. Conduce a los equipos de trabajo hacia el logro de la misión, los
objetivos y las metas, los programas y las estrategias. El liderazgo, la motivación y los sistemas de
comunicación son propios de la función directiva. Es común denominar ejecución a la dirección.

El control tiene que ver con la medición y la evaluación del desempeño de los ejecutantes; pone su
atención en los resultados obtenidos para verificar y, en su caso, corregir si no se lograron conforme a
los planes establecidos.