CAPÍTULO 1 : LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y SU

EVOLUCIÓN
1.1. LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACIÓN
La administración de una Organización es un proceso que conlleva la ejecución de diferentes tareas o
funciones  FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES:
Planificar Organizar Integrar Dirigir Controlar
Se administra en todo tipo de Organizaciones y a todos los niveles de la misma. La administración es básica
para llevar a cabo cualquier labor organizada que desee realizarse en cooperación.

TAREAS ADMINISTRATIVAS Y NO ADMINISTRATIVAS

TAREAS ADMINISTRATIVAS: las correspondientes a las funciones de los administradores, es decir:

planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar.

TAREAS NO ADMINISTRATIVAS: las correspondientes a las funciones de la Organización, es decir:

finanzas, producción, RH, I+D, Comercialización-MK, etc.

Las personas que desempeñan tareas administrativas rara vez dedican todo su tiempo y esfuerzo a
administrar, y las labores organizacionales que las personas realizan casi siempre implican tareas no
administrativas. A medida que se desciende por la escala jerárquica de la organización, el número de
tareas no administrativas tiende a aumentar.

1.2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Y SU DESARROLLO

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN (FAYOL - TAYLOR):

ADMINISTRAR es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

PREVER: Estructurar el futuro y confeccionar el programa de acción.

ORGANIZAR: Estructurar internamente la organización en su ámbito material y social.

MANDAR: Dirigir al personal.

COORDINAR: Ligar, unir y armonizar todos los actos y todos los esfuerzos.

CONTROLAR: Vigilar para que todo suceda conforme a las reglas establecidas y a las órdenes

dadas.

Los administradores tienen la tarea básica de crear y mantener un medio ambiente interno (laboral) en el
cual los individuos, trabajando en grupos, puedan realizar misiones y objetivos específicos.

Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones para que los individuos contribuyan
de la mejor manera a los objetivos del grupo.

1
 1.3. LA ADMINISTRACIÓN COMO UN PROCESO: FUNCIONES
DE LOS ADMINISTRADORES

Las actividades llevadas a cabo por los administradores se agrupan bajo cuatro funciones administrativas
o gerenciales bien diferenciadas:

 Planificar  Organizar  Dirigir  Controlar

Estas funciones no pueden tratarse de forma aislada debido a su total interdependencia entre ellas.
El proceso de dirección supone la coordinación de todas las funciones, con el fin de alcanzar los objetivos
de la empresa.

PLANIFICAR:

Conlleva el establecimiento de objetivos, así como la toma de decisiones sobre las estrategias y tareas
necesarias para alcanzar los objetivos.

Es una actividad enfocada al futuro, cuyo fin es proyectar la vida de la organización/empresa a lo largo
del tiempo.

La Planificación abarca dos ámbitos: saber dónde se quiere ir (planteamiento de objetivos) y desarrollar
la forma en que se puede llegar a ese destino (planteamiento estratégico).

La mayoría de los planes incluyen:

Objetivos y Estrategias
Políticas (Tácticas)
Procedimientos
Reglas
Presupuestos

Desde un punto de vista temporal la planificación puede clasificarse en:

• Planes a Corto Plazo (Planificación Táctica)  < 1 año  Deben estar integrados con los planes
a L.P.

• Planes a Largo Plazo (Planificación Estratégica)  > 1 año  La forma más común de planificar
a L.P. es la denominada planificación estratégica.

ORGANIZAR:

Organizar es estructurar el trabajo entre las personas y los grupos y coordinar sus actividades.

Permite que los planes se lleven a cabo de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del
sistema.

Una entidad está bien organizada si cada uno sabe con claridad cuál es su trabajo y si todas las parte se
engranan para desarrollar perfectamente las funciones del sistema y alcanzar los objetivos.

2
Las entidades necesitan disponer de una organización que actúe como estructura del sistema empresa,
dicha estructura debe contener:

Los recursos humanos necesarios.

Los recursos materiales.

Un sistema tecnológico que permita alcanzar los objetivos y siempre en función de los
medios disponibles.

Un sistema de relaciones entre los recursos humanos y entre éstos y los distintos
elementos que se utilizan en la actividad empresarial.

Las interacciones entre los sistemas básicos de la empresa.

Las personas que trabajan en la empresa y que están dotadas de objetivos individuales.

Las técnicas y procedimientos de trabajo.

DIRIGIR:

Se trata de influir en las personas de la Organización para que aporten su máximo esfuerzo en el trabajo.

Por tanto, dirigir consiste en hacer que las personas de la organización cumplan sus funciones y
obligaciones para alcanzar los objetivos deseados.

Son elementos fundamentales de la acción de dirigir:

El “LIDERAZGO”: ejercicio de la influencia y de la autoridad.

La “MOTIVACIÓN”: actuaciones que satisfagan los deseos de los subordinados e
inducirlos a actuar en la forma esperada.
La “COMUNICACIÓN”: acción de emisor y receptor de propuestas.

CONTROLAR:

Consiste en vigilar el desempeño real, compararlo con los objetivos fijados con antelación y llevar a cabo
acciones correctoras si existiesen desviaciones. Tiene por objetivo hacer que la planificación se cumpla de
la forma más aproximada posible.

Se controla el trabajo realizado por los individuos (trabajadores), NO SE TRATA DE CONTROLAR AL

TRABAJADOR.

Por tanto, controlar significa ajustar, es decir, comparar los resultados reales con los que se habían
previsto o planificado y a su vez, eliminar las posibles diferencias negativas (desviaciones) existentes.

El proceso de control es el siguiente:

1.- Conocer y evaluar los resultados obtenidos en el desarrollo de cada actividad.

2.- Comparación de los resultados reales con los previstos en el plan, poniendo de manifiesto las
posibles desviaciones.

3.- Análisis de las desviaciones.

4.- Establecimiento de acciones correctoras (ajustar a realizaciones futuras).

3
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
Cualquiera de los niveles directivos han de poseer ciertas cualidades para tener éxito.

Estamos hablando de cualidades para tener éxito (facilidad para trabajar en equipo, capacidad para
diseñar y llevar a cabo planes a largo plazo, el valor de asumir riesgos, etc...).

Del administrador interesa estar al tanto de sus conocimientos, capacidades, actitudes, personalidad,
formación académica, pasado profesional, valores morales, éxitos, fracasos, e incluso su estabilidad
moral.

Las principales cualidades se agrupan en las siguientes áreas:

CUALIDADES TÉCNICAS: Deben contar con suficientes conocimientos de su área de trabajo que le permita
poder comunicarse con sus subordinados y superiores, y para conseguir cierta credibilidad de sus
subordinados.

CUALIDADES HUMANAS: Deben saber mantener buenas y sinceras relaciones humanas con su equipo,
con ello podrá conseguir la confianza y el apoyo de sus subordinados.

CUALIDADES REFLEXIVAS o CONCEPTUAL: Deben tener la capacidad de enfocar los problemas y sus
soluciones de forma lógica y sistemática, insertándolos en el contexto más amplio del que forman parte,
en lugar de centrarse “sólo” en las soluciones a corto plazo.

1.4. EL TRABAJO DIRECTIVO

CONCEPTO Y TIPOS DE ADMINISTRADORES

Los administradores, directivos o gerentes, son personas responsables de PLANIFICAR, ORGANIZAR,

DIRIGIR Y CONTROLAR la totalidad de la Organización o bien algunas de sus unidades organizativas, para
que se lleven a cabo, de manera EFICIENTE, las actividades que permitirán a la alcanzar sus METAS.

Establecen la dirección a seguir, asignan personas y recursos a las tareas a realizar, supervisan el
rendimiento individual, del grupo y de la Organización, y también evalúan el progreso hacia las metas y
objetivos.

El administrador se encuentra en todo tipo de Organización, ya sean públicas o privadas, grandes o

pequeñas.

Una característica de todo administrador es que posee SUBORDINADOS, a los que dirige y sobre los que
tiene autoridad formal para decirles lo que deben hacer en todo momento.

Los directivos son responsables de realizar una serie de actividades, entre ellas, responder de la actuación
de quienes están bajo su mando.

Al administrador se le juzgará por su manera de realizar el trabajo y por los resultados obtenidos con los
recursos disponibles.

Se debe tener en cuenta que no existe una única manera de dirigir o actuar, sino que existen varias formas
de llevar a cabo las tareas de la Organización en condiciones específicas.

4
DIFERENCIACIÓN ENTRE: ADMINISTRACIÓN, DIRECCIÓN Y GESTIÓN
ADMINISTRACIÓN: En sentido estricto, se le atribuyen los procedimientos y las reglas de actuación con
las que se materializa las funciones de gobierno (gestoras o de ejecución).

2 Definiciones de Administración:

 ”Simon”  Admón. es conseguir que se hagan las cosas.

 “Fayol”  Admón. es: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

DIRECCIÓN: Función coordinar los “subsistemas” de la empresa para alcanzar los objetivos fijados.

GESTIÓN: Es la “acción y efecto de administrar”.

PIRÁMIDE DIRECTIVA ORGANIZACIONAL

Hace referencia a los diferentes niveles directivos existentes en la organización.

Staff Alta Dirección

Dirección
Intermedia

Dirección
Operativa

ALTA DIRECCIÓN:
- Formada por el presidente y otros directivos claves que se ocupan de desarrollar los planes a
largo plazo de la empresa.
- Toman decisiones de nivel elevado (elaboración de nuevos productos, compra de otras
empresas o la realización de operaciones internacionales).
- Supervisan el funcionamiento general de la empresa.
- Se incluyen también a aquellas personas que sirven de apoyo directo a la alta dirección:
secretarias de dirección, asesores personales, asistentes/adjuntos de dirección, etc..
FUNCIONES DE LA ALTA DIRECCIÓN

1) SUPERVISIÓN DIRECTA DE LA ORGANIZACIÓN: tareas relacionadas con:

* Toma de decisiones relativas a la asignación de recursos.
* Diseño de la estructura organizativa.
* Asignación de personas y recursos a tareas.

5
 * Control del funcionamiento de la organización en tiempo.
* Actividades de liderazgo, motivación y comunicación.

2) GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON EL ENTORNO: la labor de portavoz, enlace, negociador en las
relaciones con el medio externo a la organización.
3) DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE LA ORGANIZACIÓN: elegir, elaborar, implantar e implementar
la estrategia de la organización.

DIRECCIÓN INTERMEDIA:
- Se incluye el nivel ejecutivo (Director de Fábrica, Jefe de División,...).
- Se ocupan de cuestiones específicas.

- Son responsables de desarrollar los planes y procedimientos que permitan llevar a la práctica los
planes generales aprobados por la alta dirección (determinar cómo se ha de evaluar el trabajo y la
productividad de los empleados, determinar el nº de vendedores que ha de operar en un territorio,...).

- Supervisa a la dirección operativa.

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN INTERMEDIA

- Canalizar las directrices y decisiones de la alta dirección para que las tareas se ejecuten
conforme a los objetivos fijados.
- Dar cuenta a la alta dirección sobre las tareas encomendadas y los resultados obtenidos.
- Gestionar y resolver problemas de su área organizativa.

DIRECCIÓN OPERATIVA O DE PRIMERA LÍNEA:

- Incluye a los responsables que asignan trabajadores a trabajos específicos y evaluar sus resultados
diariamente, por tanto, se encuentran en contacto directo con los trabajadores (Jefe de Fábrica, Jefe de
Taller,...).

- Se encargan de poner en la práctica los planes desarrollados por los directivos intermedios.

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN OPERATIVA

- Asegurar los factores para la producción: aprovisionamiento, recepción de materiales,

almacenamiento, etc..
- Transformar los factores en productos/servicios: fabricación, montaje, prestación directa de los
servicios, etc..
- Distribuir los productos/servicios: venta, logística, merchandising, etc..
- Proporcionar apoyo directos a las funciones anteriores: mantenimiento de las máquinas, control
de inventarios, control de calidad, etc..

6
LÍNEA STAFF O DE APOYO:
- Incluye tareas muy especializadas pero que no participan directamente en la producción de
bienes y servicios, sino que tienen como objetivo fundamental apoyar a la organización mediante
la prestación de servicios de carácter especializado.
- A veces se les puede incluir como órganos consultivos externos.
- Órganos STAFF:
- Consultoría,
- Asesoría jurídica,
- Servicio de limpieza,
- Servicio de cafetería
- Servicio de seguridad,
- Reprografía, etc..

7
 1.5. EL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO A PARTIR DEL
SIGLO XX: PRINCIPALES CONTRIBUCIONES

ENFOQUE CLÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN

La moderna administración operacional proviene de principios del siglo XX, siendo sus máximos
representantes:
Frederick Taylor (1903)
Henri Fayol (1916)
Elton Mayol y F.J. Roethlisberger (1933)
TAYLOR:

- Padre de la teoría de la “administración científica”.

- Su preocupación primaria consistió en aumentar la productividad mediante una mayor eficiencia
en la producción y un aumento en los salarios de los obreros por medio de la aplicación del
método científico.
- Sus principios hacían hincapié en el uso de la ciencia, en la creación de una armonía y
cooperación en los grupos, en el cumplimiento de los máximos resultados y en el desarrollo de
los obreros.

FAYOL:

- Padre de la teoría de la “administración moderna”.

- Dividió las actividades industriales en seis grupos: técnicas, contables, comerciales, financieras,
administrativas y de seguridad.
- Reconoció la necesidad de que se enseñara la administración.
- Desarrollo catorce principios de administración, como el de autoridad y responsabilidad, el de
unidad de mando, el de la cadena escalar y el del sentido de la solidaridad.

MAYOL y ROETHLISBERGER:

- Realizaron estudios en una fábrica de la Western Electric Company sobre la influencia de la

iluminación y de otras condiciones de trabajo sobre los obreros y su productividad.
- Descubrieron que, por lo general, se lograban mejorías en la productividad debido a factores
sociales como la moral, unas relaciones satisfactorias entre los miembros de un mismo grupo
de trabajo (sentido de pertenencia) y una administración efectiva.
- Estudiaron la influencia de las actitudes y relaciones sociales de los grupos de trabajo sobre el
desempeño.

8
MAX WEBER:

- Padre de la teoría de la “burocracia”.

MODELO IDEAL DE BUROCRACIA:

→ Máxima división del trabajo: las actividades de toda la Organización se
descomponen en tareas simples, de tal forma que cualquier persona, de cualquier tipo
de organización, se puede convertir en especialista en un tiempo mínimo.
→ Jerarquía de autoridad: los puestos de trabajo deben organizarse bajo una cadena
de mando, de tal forma que todo empleado de rango inferior debe estar sujeto al
control y supervisión del superior con autoridad legal.
→ Calificación técnica y seguridad en el trabajo: todo empleado debe ser seleccionado
en base a una cualificación técnica que le permita alcanzar el desempeño adecuado.
Se debe desarrollar y ascender al trabajador en función de su desempeño, méritos y
antigüedad.
→ Reglas y normas: el trabajo debe regirse por reglas y órdenes precisas, claras y
sencillas que vengan de la dirección general.
→ Impersonalidad: las reglas y procedimientos son aplicados de forma uniforme e
imparcial, evitando consideraciones personales o emocionales.
→ Compromiso profesional del administrador: los administradores serán formados
para realizar sus actividades de forma imparcial, aplicando principios democráticos
que favorezcan la eficiencia organizacional.

- Considera a la Organización como un sistema mecanicista de racionalización de las actividades

colectivas, mediante un conjunto ordenado de reglas impersonales y precisas dictadas por una
autoridad o superior jerárquico con facultades para ello.

- El modelo burocrático trata de imponer los tipos exactos de relaciones humanas necesarias para
incrementar la productividad en la Organización y ofrecer el medio más eficiente de realizar el
trabajo, pues para cada trabajador queda definida con precisión su actividad y su relación con
otras actividades.

- El modelo ideal de burocracia comprende las siguientes características:

→ Máxima división del trabajo.
→ Jerarquía de autoridad.
→ Calificación técnica y seguridad en el trabajo.
→ Reglas y normas.
→ Impersonalidad.
→ Compromiso profesional del administrador.

9
SIMON:

- Padre de la teoría del “comportamiento administrativo”.

- Concibe la Organización como un sistema de decisiones (Teoría de las Decisiones), donde cada
persona participa de forma racional y consciente tomando decisiones individuales.
- Propone el concepto de “hombre administrativo” el cual no busca maximizar los resultados de
la Organización, a través de tomar decisiones óptimas, sino más bien adoptar soluciones
adecuadas o lo suficientemente buenas, en lugar de buscar siempre la óptima.

PERSPECTIVAS RECIENTES DE LA ADMINISTRACIÓN:

ENFOQUE DE SISTEMAS  entiende la Organización como una serie de partes interrelacionadas e

interdependientes que configuran un todo que a la vez forma parte del ambiente externo.

ENFOQUE DE LAS CONTINGENCIAS  la incidencia del entorno, no sólo externo sino también interno,
que cada vez es más complejo e imprevisible, en el diseño estructural o en las acciones administrativas
más adecuadas a cada situación o caso.

10