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III AO. QUIMICA FARMACEUTICA.

ASIGNATURA: ADMINISTRACION FARMACEUTICA


UNIDAD II: EL PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO
El proceso administrativo se define como una consecucin de fases o
etapas a travs de las cuales se lleva a cabo la prctica administrativa.
Algunos autores que estudian dicho proceso lo han dividido de acuerdo con su
criterio en tres, cuatro, cinco o seis etapas, pero slo se refieren al grado de
anlisis del proceso, ya que el contenido es el mismo que manejan todos.
Por eso, en la actualidad, la divisin cuatripartita, de cuatro fases, es la ms
aceptada universalmente: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control.
Considerando la importancia de este instrumento, mencionaremos algunas
caractersticas del proceso administrativo:
a) El proceso administrativo est formado por un conjunto de fases o pasos de
manera cclica, es decir, el fin se convierte de nuevo en el principio de la
tarea administrativa.
b) Una de las principales observaciones es que en cualquier modelo que
analicemos del proceso administrativo, las fases que invariablemente
encontraremos son las de planeacin y control.
c) El principal objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una
estructura de eficiencia.
d) Estimula la innovacin y el progreso.
e) Fomenta el desarrollo de una filosofa y cultura gerencial y empresarial.

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Naturaleza del Proceso Administracin


La naturaleza del proceso administrativo se encuentra en su razn de ser, es
decir, el proceso nace como una necesidad de explicar y estructurar toda una
funcin administrativa que tiene como objetivo coordinar las dems funciones de
la organizacin. Adems, est basada en disciplina, orden, flexibilidad, creatividad
y eficiencia.
La disciplina que exige se encuentra en los principios que lo regulan; el orden se
manifiesta en la consecucin de las fases, nos organiza, nos ensea a pensar y
trabajar en un estilo lgico y sistmico en el proceso de decisiones; la flexibilidad,
siendo una caracterstica natural de la administracin, crea un modelo manejable
de trabajo, para amoldarse a las necesidades, cultura organizacional y estilos
gerenciales de la organizacin de que se trate. El proceso administrativo no se
debe considerar como una frmula rgida.
PLANEACION:
La planeacin es la primera fase del proceso administrativo y consiste
bsicamente en actividades que se realizarn en el futuro, a partir de
decisiones tomadas en el presente y cuyos resultados se vern u
obtendrn tambin en el futuro.
Planear es proyectar y generar escenarios. La proyeccin es la base de la
percepcin; tal como un hombre piensa, as percibe. Esta fase de la prctica
administrativa tiende por naturaleza a desarrollar el aspecto intelectual de una
organizacin, y quien lleva a cabo tal funcin es un individuo o grupo de personas
con un alto grado de abstraccin de la realidad en que se desenvuelve la
institucin.
La planeacin tiene por objeto conducir a la organizacin hacia el estado
que desea la direccin de la empresa, mediante la formulacin de
estrategias y toma de decisiones. Desde un punto de vista sistmico, la
planeacin involucra a toda la organizacin y las decisiones que se toman afectan
a todo el sistema; por tal motivo, debe abordarse con un enfoque integral. Dentro
de los propsitos de la planeacin est el definir al objetivo o camino concreto,
siendo esto fundamental para determinar las directrices de una organizacin; la
racionalizacin de los planes es otro de los propsitos bsicos, ya que permite un
juicioso consumo de recursos. Todo plan tiende a ser econmico y la organizacin
trabaja con recursos humanos, econmicos, tcnicos y, sobre todo, con el tiempo
siempre encima. Por ello, el mejoramiento de sus bolsillos tiende a ser paralelo al
mejoramiento de su cerebro organizacional. Control sin planeacin es,
simplemente, imposible.
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ORGANIZACION
El hombre desde la Antigedad ha estado consciente de que la obtencin de
eficiencia slo puede ser a travs del orden y la coordinacin de los recursos de
operacin de un organismo social. Todos hemos pertenecido alguna vez a una
institucin educativa, religiosa, deportiva, etc., que sin duda nos dej la idea de
ser muy organizada o poco organizada. Este aspecto de organizacin influy
mucho respecto a su eficiencia en la respuesta al servicio que se nos otorg, y es
bien cierto que para dar una excelente o mala imagen ante los usuarios, la
organizacin interna tuvo mucho que ver.
La funcin de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso
administrativo, al igual que planeacin sigue siendo una fase poco dinmica,
de escritorio, pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura
idnea, conjugando lgica y eficiencia para que la institucin trabaje
como una sola, logrando as el propsito comn. A travs de esta etapa el
administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos los elementos
que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.
La naturaleza de la organizacin como funcin dentro de la institucin se
genera como una necesidad de coordinacin, de disciplina, de orden. En
la funcin de planeacin fijamos objetivos, despus formulamos estrategias y un
conjunto de planes para alcanzar estos objetivos, pero se requiere de gente para
lograrlo. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas deben
coordinarse.
La funcin organizadora crea lneas definidas de autoridad y responsabilidad en
una institucin, mejorando as las funciones de activacin y control del gerente.
La organizacin promueve la colaboracin y negociacin entre los individuos en
un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la
institucin.
Algunos de los propsitos que persigue toda institucin al implementar un
mecanismo de organizacin son los siguientes:

Resolver los conflictos entre individuos por cuestiones de jurisdiccin.


Evitar la duplicidad del trabajo.
La funcin organizacional hace que las comunicaciones sean ms fciles al
mantener los cauces limpios.
Muestra, a travs de los organigramas, posibilidades de ascenso, que son
tiles para el desarrollo de los trabajadores.
Es la base de nuevas corrientes del pensamiento administrativo como la
reingeniera.
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La estructura organizacional desempea tres funciones bsicas:


a) Las estructuras estn para producir resultados organizacionales y alcanzar
objetivos organizacionales.
b) Las estructuras estn diseadas para minimizar la influencia de las
diferencias individuales sobre la organizacin.
c) Las estructuras son el medio a travs del cual se ejerce el poder, en el cual
se toman decisiones.

DIRECCIN
La direccin es la tercera fase del proceso administrativo, pero se considera la
primera fase dinmica de la prctica administrativa, es decir, la direccin es la
ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional que
se ha diseado. Se le ha dado una gran importancia a esta etapa del proceso;
algunos la llaman comando, otros la denominan como ejecucin o
implementacin, influencia (Samuel C. Certo), etc. En fin, las denominaciones son
vlidas siempre y cuando signifiquen toda aquella accin de realizar las cosas a
travs de otros.
La direccin es la primera y nica fase que tiene que ver directa y
solamente con el elemento humano. Es aqu donde el administrador tiene que
manifestar sus habilidades de relaciones personales con sus subordinados. A un
buen administrador se le considera un lder y, por lo tanto, un buen jefe.
La palabra direccin, segn el maestro Reyes Ponce, proviene del verbo latino
dirigiere, ste a su vez se forma por el prefijo di, intensivo, y regere, regir,
gobernar. Este ltimo deriva del snscrito raj, que indica preeminencia. As, se
observa una gran similitud con la palabra administracin, ya que ambos
conceptos ocupan una posicin preeminente, es decir, un nivel que sobresale en
la organizacin. Por ello, lastimosamente, administrar y dirigir es considerados
como sinnimos. En muchas ocasiones, la gente cree que dirigir nicamente es
administrar.
La funcin de direccin, entre otros aspectos, nace o se genera por una
naturaleza de sensibilidad humana, es decir, la direccin es el aspecto humano
del proceso.
Conceptos y principios bsicos
a) La autoridad

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La autoridad representa un derecho dentro de la organizacin para hacer algo


basado en el puesto que uno posee, es la magnitud de la discrecionalidad que se
confiere a las personas para que utilicen su capacidad de juicio a fin de tomar
decisiones y emitir instrucciones. La autoridad, en el mbito administrativo, est
identificada con la base legtima del poder, por lo tanto existe ese derecho legal
de ordenar a otros una accin y de exigir su cumplimento.
Delegar significa conferir, entregar, depositar, confiar, encomendar, encargar. La
delegacin se considera como un acto elemental en la administracin y muy
necesaria para que exista una organizacin. La autoridad se delega cuando
un superior le da libertad a un subordinado para tomar decisiones.
b) Liderazgo
Los grupos humanos exigen siempre un punto de referencia para sus objetivos, el
lder lo genera y lo alimenta; el grupo solicita un apoyo moral y cognoscitivo de la
realidad, el lder se viste paternalmente de ello y transmite sus experiencias y
fracasos que seguramente sern un tesoro para sus seguidores.
Este liderazgo, tanto en la sociedad como en las organizaciones, est cimentado
en elementos tales como motivacin, retos, estatus, poder, carisma, el grupo
mismo. El liderazgo es considerado como el grado de influencia que tiene un
individuo o conjunto de individuos en otros, para el logro de un fin valioso.
El lder es un agente de cambio, puesto que tiene la obligacin moral de
actualizarse en su rea, de generar y motivar modificaciones en los procesos y
tcnicas de trabajo, as como de crear una imagen intachable en todos los
aspectos culturales y funcionales de la empresa.
El lder es promotor de la innovacin y el desarrollo, aunque parezca
contradictorio, fomentar la improvisacin en sus seguidores; esto crear nuevos
estilos de trabajo, as como nuevos procedimientos en el mismo. Debe romper
paradigmas viejos y crear nuevos, con vistas a generar una nueva cultura
organizacional dentro de la empresa.
El lder es solucionador de conflictos; stos no son motivo para generar
contradicciones, por el contrario, los aprovechar y servirn para evitar una
experiencia similar.
El lder es formador de recursos humanos, y esto incluye formacin de nuevos
lderes. stos son energa en todos los niveles. El lder lidera energa pura, rene
todo el poder y lo usa como una fuerza energizadora de una empresa progresiva.
Asimismo, est consciente de que no puede hacer todo el trabajo.

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El lder debe ser buen negociador, deber saber vender sus ideas mediante el
conocimiento real y profundo de sus funciones y no a travs de la persuasin;
esto ltimo genera un cliente espontneo, pero que nunca regresa.
c) Motivacin
La motivacin es un estado dinmico (vara continuamente en cada persona)
que incita deliberadamente a elegir una actividad (a comprometerse con ella y a
perseverar hasta el fin). La motivacin es un estado latente interno, no existe
motivacin como tal en el medio ambiente, lo que existen son factores para
motivar. El individuo enciende, activa esa chispa apagada cuando siente que lo
que debe hacer le va a generar algn beneficio. La motivacin es un factor
importante en cualquier fase del proceso administrativo, pero especialmente en la
direccin es tema obligado.
Su importancia radica en que este concepto es aplicable cien por ciento al
recurso humano, ya que no se puede considerar lder a nadie, si no est motivado
l mismo y si no sabe proyectar ese entusiasmo a sus seguidores. Motivar es
ejecutar acciones tendientes a lograr reacciones, por lo tanto, motivar es inducir
al trabajador a actuar.

d) Comunicacin
La comunicacin es uno de los elementos ms importantes de un grupo social.
La comunicacin parte del sentido de que existe el elemento primordial
que es el lenguaje.
El lenguaje es considerado como un instrumento de relacin social; es el
encargado de hacer cognoscible el pensamiento; es la idea entre los hombres con
motivo de su actividad productiva y de su vida espiritual; es registro y
combinacin de ideas y pensamientos; puede manifestarse de forma mmica, oral,
escrita, musical, etctera.
El lenguaje, como expresin de toda sociedad, es imprescindible, ya que, en
combinacin con el trabajo, genera el desarrollo de la misma. Hay un principio
que nos dice: mientras ms claramente pensemos, ms claramente
seremos capaces de comunicarnos, y en la medida en que aprendamos a
comunicarnos mejor, descubriremos que podemos pensar mejor.
Miguel F. Duhalt Kraus, en su libro Tcnicas de comunicacin administrativa
(UNAM), define a la comunicacin administrativa como el proceso de
doble sentido por el que se intercambia informacin, con un propsito.
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Esta comunicacin se da entre las personas que trabajan en una institucin, o


tienen contacto con ella. O sea que existe comunicacin interna, entre los
integrantes de la organizacin, y comunicacin externa, con toda aquella persona
o grupos organizacionales que tienen que ver con la empresa. La comunicacin
es un proceso, si dentro de ste no hay respuesta, definitivamente no existe
aqulla.
e) Toma de decisiones
La toma de decisiones se define como el proceso de anlisis y seleccin de
alternativas disponibles. En la organizacin, la importancia est en que mientras
sea ms racional y objetiva la decisin, ser ms rentable la organizacin en
todos sus aspectos.
El hecho de que casi todo lo que hace un administrador requiera tomar
decisiones, no significa que stas siempre sean largas, complicadas. Muchas de
las decisiones de un administrador son de naturaleza rutinaria. Pero aun as, hay
que desarrollar un modelo para tomar la mejor decisin.
CONTROL
El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabn
que se une a la planeacin. El control y la planeacin son considerados
como los hermanos siameses, porque van tan unidos y dependen uno del
otro que en ocasiones no se sabe cundo termina uno y dnde empieza el otro.
Controlar es determinar que lo que se plane, o se pretendi realizar, se est
llevando a cabo en tiempo y condiciones prescritos.
El control, en cierta forma, puede considerarse como la deteccin y correccin
de las variaciones de importancia en los resultados obtenidos por las actividades
planeadas.
No debe considerarse al control como un castigo durante el proceso de trabajo.
Por el contrario, es una necesidad y, por lo mismo, hay que implementarlo. No
olvidemos que hacer uso del control exige buscar las tcnicas adecuadas y una
filosofa participativa. El control existe en todos los niveles administrativos.
El control es un estndar por el cual debemos luchar, y tambin respetarlo, ya
que ello nos garantiza el xito en todo lo que emprendamos. El control debe ser
motivador tanto para la direccin como para los subordinados, ya que si se estn
cumpliendo los estndares, esto sera causa de mejores salarios y recompensas
por productividad, al igual que reconocimientos pblicos del desempeo de los
individuos dentro de la organizacin.
Dos factores crean la necesidad de control:
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En primera instancia, los objetivos de las personas y los de las organizaciones


son diferentes. Es por ello que se necesita el control, para asegurarse de que los
miembros de una organizacin trabajan en bsqueda de los objetivos
organizacionales.
En segundo lugar, el control se necesita porque existe un periodo de espera
desde el momento en que se formulan los objetivos, hasta que se alcanzan.
Conceptos bsicos
a) Control. Se considera como la ltima fase del proceso administrativo cuyo
propsito es la medicin y correccin del desempeo, con el fin de asegurar
que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para
alcanzarlos.
b) Desempeo. Son los resultados parciales que se van obteniendo en el
transcurso del proceso de trabajo.
c) Desviaciones. Son impurezas, situaciones no tolerables, variaciones en los
resultados pronosticados.
d) Estndares. Son simples criterios de desempeo. Son puntos
seleccionados en todo el programa de planeacin en los que se realizan
mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer
cmo van las cosas.
e) Medicin. Evaluar, estimar el desempeo en cada fase o etapa del proceso
de trabajo. Es la determinacin de la cantidad o capacidad de una entidad
bien definida.
f) Accin correctiva. Son todas aquellas acciones que llevar a cabo el
responsable de la medicin real del desempeo, con el fin de corregir las
desviaciones que se presenten.
g) Retroalimentacin. Es el proceso a travs del cual, con base en
informacin obtenida del desempeo real, un individuo alimenta con ella a
una computadora, la cual nuevamente nos transmite la informacin
requerida y nos indica las alternativas a seguir para mejorar el proceso de
trabajo.
ACTIVIDADES PRCTICAS UNIDAD II: EL PROCESO ADMINISTRATIVO
1. Defina Proceso Administrativo y enumere sus principales caractersticas:
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2. Explique cual es la naturaleza del Proceso Administrativo:


3. Que es la Planeacin y cual es su naturaleza y propsito:
4. Explique la naturaleza y propsitos de la Organizacin:
5. Defina Organizacin:
6. A que se refiere el concepto Estructura Organizacional y cuales son sus
funciones bsicas:
7. Como se define Direccin y cual es su naturaleza y propsito:
8. Elabore un mapa conceptual sobre los conceptos y principios bsicos de la
direccin:
9. A que se refiere el Control y cual es su naturaleza y propsito:
10.

Cuales son los conceptos bsicos del control:

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