INA – I001 INSTRUCTIVO DE VERIFICACION DOCUMENTOS PARA INA – I001

EL INGRESO DE PERSONAL A OBRA Edición 04

HISTORIAL DE ACTUALIZACIÓN
Fecha Edición Descripción del cambio o fuente consultada sin obtener cambios requeridos
Se modifica el procedimiento de acuerdo al nuevo organigrama de la
3/28/2008 2
empresa.

Se modifica el procedimiento de acuerdo con el Registro INA-R004 Control

Seguridad Social, Edición 02.
1/5/2016 3
Se modifica los cargos de elaboración, revisión y aprobación del
documento; según la nueva estructura de PAYC.

Se modifica el nombre del instructivo, la edición y se ingresa información

2/14/2018 4 nueva:

file:///conversion/tmp/scratch/522919675.xlsx CAS-R022-02
 INA – I001
INA – I001 INSTRUCTIVO DE VERIFICACION DOCUMENTOS PARA EL INGRESO DE PERSONAL A OBRA Edición 04

OBJETIVO Establecer los lineamientos de revisión de los documentos a entregar por parte de los contratistas para el ingreso de personal a los proyectos según la actividad a realizar.

ALCANCE Aplica para el control de afiliaciones, pagos de seguridad social y certificaciones/cursos de tareas a desarrollar del personal de los contratista que se encuentren laborando en proyectos de PAYC.

El responsable de asegurar que el proceso descrito en el presente documento se cumpla a cabalidad es del Director de Obra como cabeza del proyecto. El director puede asignar la tarea a un
RESPONSABLES
miembro del equipo de trabajo de PAYC. Es importante analizar y describir los criterios descritos en este instructivo conjuntamente con el constructor para establecer el control entre las partes.

DESCRIPCIÓN

VERIFICACIÓN
RESPONSABLE PERIODICIDAD REQUISITOS
¿Cómo verificarlo? ¿Qué verificar?

Fotocopia de la cédula de Número de cedula, nombre y apellidos deben ser los mismos registrados en el listado de ingreso de
1 N.A.
ciudadanía personal entregado por los contratistas.

EPS: formulario de afiliación: fecha de afiliación, datos del trabajador que coincidan con la cedula, tener
sello de radicado de la EPS. Autoliquidación de aportes: periodo de pago el cual debe ser anticipado
EPS: en formulario de afiliación o con la (mes anticipado), datos del trabajador que coincidan con la cedula, razón social y NIT del empleador
autoliquidación de aportes. directo, días de aporte.
2 Afiliaciones EPS y ARL:
ARL: en constancia/certificación de
afiliación o autoliquidación de aportes ARL: fecha del documento, datos del trabajador que coincidan con la cedula, razón social y NIT, fecha
de afiliación por parte del mismo, clase de riesgo y porcentaje de cotización (clase V Riesgo máximo /
6.960%) vr actividad económica
Cada vez que ingrese
un trabajador nuevo al
proyecto
Constancia o certificación: Fecha del documento, datos del trabajador que coincidan con la cedula y
Cada contratista es Semanalmente el fecha de afiliación.
DOCUMENTACIÓN responsable de contratista entrega un En constancia/certificación de afiliación o en
3 Certificación de AFP: Formulario de afiliación: Fecha del documento, datos del trabajador que coincidan con la cedula,
SEGURIDAD SOCIAL entregar a PAYC para listado del personal el formulario de afiliación.
razón social y NIT del empleador directo, fecha de afiliación por parte del mismo y sello de radicado de
su verificación actualizado. la AFP.
Mensualmente el pago
de los aportes para
verificación En las planillas de pago de seguridad
social:
1. EPS: mes anticipado
1. Razón social y NIT del empleador directo, datos del trabajador que coincidan con la cedula, fecha de
2. ARL, AFP y parafiscales: Mes vencido
Pagos al sistema general de pago (Día hábil vencimiento cada mes) ver Instructivo 1 (hoja 2) INA-R004 Control seguridad social,
3. La pagina del RUAF sirve para consultar
4 seguridad social, para los entidades a las cuales se realizan los aportes (EPS,ARL,AFP,CCF), periodo de pago y días.
las afiliaciones a EPS, ARL, AFP; sin
trabajadores antiguos. 2. Tipo de planilla: ver Instructivo 2 (hoja 3) en el registro INA-R004 Control seguridad social
embargo su actualización no es de manera
3. La planilla debe contar con una franja diagonal que diga "Pagado".
inmediata por lo cual si es una afiliación
muy reciente no la verán reflejada en el
sistema.

Concepto médico de aptitud
5 N.A.
laboral
Fecha del certificado (no mayor a 1 año), datos del trabajador que coincidan con la cedula, razón social
y NIT del empleador directo, concepto debidamente firmado por el trabajador y el médico con número de
Lic. S.O. y tarjeta profesional.
 Cada contratista es EL carné como mínimo debe contener:
responsable de la • Nombre del empleado
carnetización de su • Número de documento de identidad
personal y que sea Cada vez que ingrese Con copia de la cedula y la documentación • Foto
Carné de identificación como
CARNETIZACIÓN validado por PAYC un trabajador nuevo al 1 de los aportes parafiscales y exámenes • Empresa Prestadora de Salud a la que se encuentre afiliado
personal del proyecto
para poder autorizar el proyecto médicos • Empresa Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado
ingreso al proyecto • Fecha de ingreso
Nota: De acuerdo al • Fecha de firma del carné
alcance del contrato • Firma de la Interventoría

Certificado medico de aptitud

Cada vez que ingrese
Cada contratista es
un trabajador nuevo al
responsable de
proyecto y cuando se 1 N.A.
entregar a PAYC para
realice el examen
su verificación
periódico (anual)
con énfasis en trabajo en altura
(no superior a 1 año); el examen
medico con énfasis en alturas Fecha del certificado (no mayor a 1 año), datos del trabajador que coincidan con la cedula, razón social
debe contener los siguientes y NIT del empleador directo, concepto debidamente firmado por el trabajador y el médico con número de
exámenes de laboratorio: Lic. S.O. y tarjeta profesional.
Glicemia, triglicéridos, El concepto debe especificar si la persona es apta para realizar trabajo en alturas
osteomuscular con énfasis en
trabajo en alturas, test de alturas
y pruebas de equilibrio.

Documentos para validación del

centro de formación para trabajo 1. En la resolución: Razón social y NIT, niveles autorizados para formar, nombres y cedulas de los
en alturas: entrenadores inscritos al centro de entrenamiento los cuales deben ser quienes firman el certificado
Pagina del ministrio de seguridad de trabajo
1. Resolución SENA de la (estos datos deben coincidir con los del certificado y la inscripción al ministerio).
y seguridad social…
Cada contratista es persona jurídica/persona 2. Certificación de calidad: en la NTC 6072 y emitida por un organismo certificador acreditado por la
. Listado de empresas inscritas al
responsable de Cada vez que ingrese natural /centro de entrenamiento ONAC (tiempo de validez de las certificaciones: 3 años)
2 Ministerio:
entregar a PAYC para un contratista 2. Certificación de calidad NTC 3 . Inscripción ante el Ministerio de Trabajo: verificar que la carta este dirigida al proveedor de formación,
http://www.mintrabajo.gov.co/empleo-y-
su verificación 6072 que se encuentre relacionada la resolución del proveedor, niveles de formación y entrenadores que
pensiones/movilidad-y-formacion/centros-
3. Carta expedida por el coincidan con los que firman los certificados, departamento autorizado para impartir la formación el cual
de-entrenamiento
Ministerio de Trabajo de debe coincidir con la ciudad de expedición de los certificados y fecha de la carta a partir de la cual el
aprobación inscripción proveedor puede expedir certificados.
proveedores de formación.

1. Ingresar bien sea a persona natural (entrenadores) o persona jurídica (empresa con entrenadores)/
departamento/ si se encuentra autorizado debe aparecer allí junto con la resolución. En la resolución
debe verificar: Razón social y NIT, niveles autorizados para formar, nombres y cedulas de los
entrenadores inscritos al centro de entrenamiento los cuales deben ser quienes firman el certificado
(estos datos deben coincidir con los del certificado).
2. El certificado debe contener la siguiente información:
a) Denominación: “Certificación de capacitación y entrenamiento o de competencia laboral para Trabajo
Seguro en Alturas”
b) Nivel de capacitación
Cada vez que ingrese
c) Nombre de la persona formada/ certificada
un trabajador nuevo al Certificado de formación para
Cada contratista es 1. Autorización al centro de entrenamiento d) Número del documento de identificación de la persona formada/ certificada
proyecto y cuando se trabajo en alturas (nivel
responsable de (resolución): http://www.sena.edu.co/es- e) Nombre del proveedor que realizo la capacitación y entrenamiento o la evaluación y certificación de la
realice el 3 avanzado, reentrenamiento,
entregar a PAYC para co/formacion/Paginas/Autorizaciones.aspx competencia laboral.
reentrenamiento (anual competencia laboral,
su verificación 2. Información básica del certificado f) Nombres, apellidos y firma del representante legal o delegado del centro de entrenamiento y
o por cambio de tipo Coordinador).
capacitación.
de trabajo en alturas)
g) Nombres, apellidos y firma del entrenador y número de la licencia de salud ocupacional.
h) Ciudad y fecha donde se realizo la capacitación y entrenamiento o la evaluación y certificación de la
competencia laboral.
i) Ciudad y fecha de expedición del certificado que acredita la capacitación y entrenamiento o certificado
de competencia laboral.
j) Nombre del organismo certificador y código de acreditación
k) Solamente para la UVAE: adicional a la anterior información debe contar con Nombres apellidos y
firma del representante legal de la empresa (o su delegado) y del representante legal del gremio (o su
delegado).

TRABAJO EN ALTURAS
TRABAJO EN ALTURAS

Los registros deben contener como mínimo:

Payc podrá solicitar en cualquier
momento a los contratistas para
su verificación sobre la actividad
Cuando se realicen
que se esté realizando:
actividades que
*Permiso de trabajo en alturas
Cada contratista es impliquen trabajo en
*Permiso de trabajo en espacios
responsable de alturas
4 confinados y/o excavaciones
entregar a PAYC para
*Análisis de Trabajo Seguro ATS
su verificación Identificación de la
*Inspección de Elementos de
vigencia del curso de
Protección contra Caídas
alturas
*Inspección de medios de
acceso
Permiso de trabajo en alturas: debe ser emitido para trabajos ocasionales, cuando se trate de trabajos
rutinarios, a cambio del permiso de trabajo en alturas, debe
implementarse una lista de chequeo que será revisada y verificada:
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización, hora de inicio y hora de
finalización.
1. Nombre (s) de trabajador (es).
2. Tipo de trabajo.
3. Altura aproximada a la cual se va a desarrollar la actividad.
4. Fecha y hora de inicio y de terminación de la tarea.
5. Verificación de la afiliación vigente a la seguridad social.
6. Requisitos de trabajador (requerimientos de aptitud).
7. Descripción y procedimiento de la tarea.
8. Elementos de protección personal seleccionados por el empleador teniendo en cuenta los riesgos y
requerimientos propios de la tarea, conforme a lo dispuesto en la presente resolución.
9. Verificación de los puntos de anclaje por cada trabajador.
10. Sistema de prevención contra caídas.
11. Equipos, sistema de acceso para trabajo en alturas.
12. Herramientas a utilizar.
13. Constancia de capacitación o certificado de competencia laboral para prevención para caídas en
trabajo en alturas.
14. Observaciones.
15. Nombres y apellidos, firmas y números de cédulas de los trabajadores y de la persona que autoriza
el trabajo.
Permiso de trabajo en espacios confinados y/o excavaciones
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización, hora de inicio y hora de
finalización.
Criterios basado en la Guía de trabajo en excavaciones 2014 del Ministerio de Trabajo.
N.A.
Nombres, apellidos, cédula y firmas de los trabajadores que ejecutaran la tarea
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que revisa y autoriza la tarea/trabajo/actividad
ATS Análisis de Trabajo Seguro:
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización, hora de inicio y hora de
finalización.
Breve descripción del trabajo a realizar
Herramientas a utilizar
Paso a paso de la tarea/trabajo/actividad
Identificar los peligros
Evaluar los riesgos
Definir consecuencias
Establecer controles
Definir responsables de los controles
Nombres, apellidos, cédula y firmas de los trabajadores que ejecutaran la tarea
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que revisa y autoriza la tarea/trabajo/actividad
Inspección de Elementos de Protección contra Caídas
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización
Nombre de la persona a la cual se encuentra asignado cada elemento
Información básica de cada elemento: marca, serial, fecha ultima inspección
Criterios de inspección a cada elemento
Nombre y firma de quien realiza la inspección.
Inspección de medios de acceso
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización
Tipo de medio de acceso a utilizar
Documentación con la cual cuenta el medio de acceso (certificados, ficha técnica, manuales, etc.)
Breve descripción del trabajo a realizar
Criterios de inspección.
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que realizo la inspección del medio de acceso

Cuando se realicen
actividades que
Cada contratista es impliquen trabajo en
responsable de alturas
4 confinados y/o excavaciones
entregar a PAYC para
su verificación Identificación de la
vigencia del curso de
alturas
El contratista es
Cada vez que ingrese
responsable de
OTROS un trabajador nuevo al 1 3. QUIMICO
entregar a PAYC para
proyecto (operario).
su verificación
trabajo en alturas.
14. Observaciones.
Payc podrá solicitar en cualquier
15. Nombres y apellidos, firmas y números de cédulas de los trabajadores y de la persona que autoriza
momento a los contratistas para
el trabajo.
su verificación sobre la actividad
Permiso de trabajo en espacios confinados y/o excavaciones
que se esté realizando:
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización, hora de inicio y hora de
*Permiso de trabajo en alturas
finalización.
*Permiso de trabajo en espacios
Criterios basado en la Guía de trabajo en excavaciones 2014 del Ministerio de Trabajo.
N.A.
Nombres, apellidos, cédula y firmas de los trabajadores que ejecutaran la tarea
*Análisis de Trabajo Seguro ATS
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que revisa y autoriza la tarea/trabajo/actividad
*Inspección de Elementos de
ATS Análisis de Trabajo Seguro:
Protección contra Caídas
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización, hora de inicio y hora de
*Inspección de medios de
finalización.
acceso
Breve descripción del trabajo a realizar
Herramientas a utilizar
Paso a paso de la tarea/trabajo/actividad
Identificar los peligros
Evaluar los riesgos
Definir consecuencias
Establecer controles
Definir responsables de los controles
Nombres, apellidos, cédula y firmas de los trabajadores que ejecutaran la tarea
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que revisa y autoriza la tarea/trabajo/actividad
Inspección de Elementos de Protección contra Caídas
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización
Nombre de la persona a la cual se encuentra asignado cada elemento
Información básica de cada elemento: marca, serial, fecha ultima inspección
Criterios de inspección a cada elemento
Nombre y firma de quien realiza la inspección.
Inspección de medios de acceso
Datos básicos: Empresa, Ciudad, Nombre del proyecto, fecha de realización
Tipo de medio de acceso a utilizar
Documentación con la cual cuenta el medio de acceso (certificados, ficha técnica, manuales, etc.)
Breve descripción del trabajo a realizar
Criterios de inspección.
Nombres, apellidos, cédula y firmas del personal que realizo la inspección del medio de acceso
Para: ( Certificado Idoneidad)
1. TRANSPORTE
2. RETROEXCAVADORAS,
PILOTEADORAS, BULLDOZER,
CARGADORES
N.A. Consultar Manual de Contratistas MC-01 / Fichas de requerimientos
4. ELÉCTRICO
5. TRABAJOS EN CALIENTE
6. IZAJE DE CARGAS -
PLATAFORMAS MÓVILES Y
GRÚAS