SEGURIDAD LASER LTDA

Procedimiento de nomina

CODIGO:

FECHA No DE REVISION IDENTIFICACION DEL CAMBIO

Oct de 2022 01 Creación del procedimiento

COPIA No: 1 GESTION

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FIRMA REVISION FIRMA APROBACION

1. OBJETIVO
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Orientar los pasos a seguir en el proceso de nómina del personal de SEGURIDAD

LASER LTDA. con fundamento en novedades o situaciones administrativas de las
personas vinculadas con la empresa, con el fin de cumplir con los tiempos de pago
de nómina y seguridad social estipulados por la compañía y los clientes según
contrato.

2. ALCANCE

Inicia en el momento en que se origina una novedad de ingreso o vinculación a un

empleo, durante las distintas verificaciones en los períodos de pago, hasta el
desembolso de los salarios y la desvinculación del empleado.

3. RESPONSABILIDADES

 GERENCIA GENERAL: Aprueba y verifica el cumplimiento del proceso en

cuanto al procedimientos de la compañía. Efectúa el pago de la nómina
con la entidad bancaria

 COMITÉ DE NOMINA: Se revisa y analiza que los todos los datos que
comprende la nómina se encuentren correctamente, para el pago a cada
trabajador sin exceder los parámetros establecidos por gerencia.

 NOMINA: Ingreso y análisis de las novedades presentadas para la nomina

Verifica y controla el Costo de Nomina bajo unos lineamientos de la
Gerencia para aprobación de la Nómina. – Documento de referencia:
Matriz de salarios

 TALENTO HUMANO: Cargue de hoja de vida al software de nómina que

tiene asignada la empresa.
Reporte de aceptación de vacaciones remuneradas al área de nómina.

 DIRECTOR DE OPERACIONES: Ingresas novedades presentadas durante

el mes de servicio en la programación. (ingreso de nuevo personal,
Reporte de incapacidades, vacaciones, licencias, ausencias injustificadas,
Sanciones, cambios de puesto, cambio de cargo, …)
 Revisión y consolidación de prenóminas enviadas por los coordinadores de
puesto
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 COORDINADORES DE PUESTO: Entrega de programaciones al área de

operaciones con todas las novedades presentadas durante el mes en el
puesto de trabajo asignado.

4. DEFINICIONES

 PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados

 DESPRENDIBLE DE NOMINA: Los desprendibles de nómina o recibos de

pago de nómina, son documentos que estipulan el pago realizado a un
empleado. En este se especifican aspectos como fechas trabajadas, fecha
en la cual se paga al trabajador, nombre de la empresa, conceptos pagados
y descuentos aplicados.

 LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA: Consiste en determinar el valor bruto

devengado por cada empleado, efectuar las deducciones, calcular el valor
neto a pagar, y mantener un registro individual de lo devengado por cada
empleado.

 NÓMINA: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de

los empleados, incluyendo los salarios, primas, bonificaciones y las
deducciones durante un cierto período de tiempo.

 PRESTACIÓN SOCIAL: “Es lo que debe el patrono al trabajador en dinero,

especie, servicios u otros beneficios, por ministerio de la ley, o por haberse
pactado en convenciones colectivas o en pactos colectivos, o en el contrato
de trabajo, o establecidas en el reglamento interno de trabajo, en fallos
arbitrales o en cualquier acto unilateral del patrono, para cubrir los riesgos o
necesidades del trabajador que se originan durante la relación del trabajo o
con motivo de la misma”. (Corte Suprema de Justicia, Sala Laboral,
Sentencia de julio 18 de 1985).

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
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INGRESO PERSONAL NUEVO

ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCION

INICIO

Una vez finalizado el proceso de

contratación de acuerdo al procedimiento
de selección de personal establecido por la
ENTREGA DE TALENTO organización.
CARPETA HUMANO
El área de talento humano entrega la
carpeta con los soportes de cada trabajador
(Hoja de vida, cedula, soportes
estudiantiles, ) y los soportes de afiliación
(EPS, AFP, CCF), al área de nómina.
Una vez recibida la carpeta del trabajador
contratado se realiza:
NOMINA o Validación de pólizas: Se hace la
VALIDACION DE asignación de pólizas aceptadas por el
HOJA DE VIDA personal.
o Validación de parámetros: En este
proceso se valida el acuerdo nominal de
cada persona con la Matriz de Salarios
establecida por la organización.
Cumpliendo con los parámetros antes
CARGUE DE NOMINA mencionados se hace el cargue de hoja de
HOJA DE VIDA vida en el software de nómina.

Una vez finalizado el proceso de

contratación de acuerdo al procedimiento
de selección de personal establecido por la
INGRESO EN organización.
PROGRAMACION OPERACIONES
Se pone a disposición del área de
operaciones el nuevo personal, para su
respectiva asignación de programación, una
vez asignado a un puesto y la programación
se deja la novedad de ingreso.
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PERSONAL ACTIVO

ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCION

INICIO

El área de operaciones se encarga

cada mes de hacer la programación
correspondiente y de hacer el
seguimiento vía telefónico y radio del
cumplimiento de las misma por parte
del personal de vigilancia.

PROGRAMACION OPERACIONES Registrando las novedades que se

presentan durante el servicio como:

o Ingreso de nuevo personal

o Reporte de incapacidades
o Vacaciones
o Licencias
o ausencias injustificadas
o Sanciones
o Cambio de cargo
o Traslados
o Descuentos
o Adicionales

Incapacidades: los soportes de

incapacidades son recibidas por la
REPORTE DE persona de la recepción, quien de
INCAPACIDADES RECEPCCION ingresarla a la base de datos de
incapacidades.
De forma mensual los primeros 5 días
se reporta al área de sistemas de
gestión el ausentismo generado.
Las programaciones son recibidas por
parte del área de Operaciones, donde
RECEPCION DE se confirma la cantidad de personas en
PROGRAMACIONES
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OPERACIONES cada dispositivo y modalidad, se

revisan las novedades anteriormente
ingresadas y se confirman salarios,
estas son recibidas los días 20 de cada
mes
Se realiza la nomina con la siguiente
ELABORACION DE información suministrada:
NOMINA NOMINA
 Programación – Operaciones
 Novedades – Operaciones
 Novedades – Talento Humano

El Cierre de nómina se hace el día 27-

al 28 de cada mes
La función del comité de nomina es
validar la nomina realizada por mes
COMITÉ DE NOMINA COMITÉ DE para efectuar el pago respectiva y hace
NOMINA las modificaciones pertinentes.

Este comité está conformado por:

 Nomina
 Operaciones
 Facturación

Una ves revisado se haces los ajustes

respectivos a la nomina y se valida para
su respectivo cargue al banco del cual
está a cargo el área financiera.
El área financiera recibe la nomina
CARGUE DE aprobada por el comité de nómina, para
NOMINA AL BANCO FINANCIERA su respectivo cargue al banco.

Una ves cargada la nomina se informa

a la gerencia para la aprobación del
pago por la plataforma del banco.