CALIDAD EN LOS PROYECTOS

5. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE

PROYECTOS

Para acabar con este manual relacionado con la calidad en los proyectos, y después de
ver las principales consideraciones en lo que se refiere a la gestión de proyectos, aquí
vamos a hablar sobre las diferentes herramientas o metodologías que utilizaremos
para lograr una gestión de proyectos exitosa y acorde con los objetivos que nos
hayamos marcado.

De este modo, en este último capítulo vamos a presentar la norma ISO 21500 que rige
la gestión de proyectos, junto con tres metodologías que nos servirán de guía en
nuestra gestión, estas son PMBOK, Prince2 y Agile.

5.1 ISO 21500

La norma ISO 21500 de gestión de proyectos fue concebida como una guía de carácter
orientativo destinada a las empresas para un buen desarrollo de su gestión de
proyectos. De este modo y, a diferencia de las dos normativas expuestas con
anterioridad, dicha normativa no presenta requisitos como tal, de modo que no está
percibida para obtener ningún tipo de certificación.

Así, podemos decir que se trata de una guía compuesta por toda una serie de
parámetros que tiene como finalidad orientar y ayudar a las empresas en el desarrollo
de su gestión. De hecho, la norma proporciona a todos los interesados una descripción
detallada y explicativa de todos los conceptos y procesos considerados relevantes
dentro de la gestión de proyectos, con el principal objetivo de ayudar a directores de
proyecto, principiantes o experimentados, a aplicar las mejores prácticas en la gestión
de sus proyectos, de modo que obtengan mejoras en sus resultados.

De este modo, destacamos como principales objetivos de dicha normativa:

- Servir como sistema orientativo para la dirección de proyectos, de

modo que pueda ser útil para cualquier tipo de empresa u organización,

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ya sea pública o privada, civil o sin ánimo de lucro, así como para
cualquier tipo de proyecto, sin importar aspectos tales como su
complejidad, tamaño o duración.
- Proporcionar una descripción de calidad de todos los conceptos y
procesos que forman parte de la dirección de proyectos.
- Orientar y facilitar los procesos por los que una empresa u organización
alinea sus objetivos, así como los proyectos que inicia para lograr dichos
objetivos, a través de una estrategia.

Como principales ventajas que presenta la aplicación de la norma ISO 21500, destacan:

- Fomentar la transferencia de conocimientos entre proyectos y

organizaciones.
- Mejorar las condiciones de ejecución en las diferentes etapas de
desarrollo de los proyectos.
- Facilitar los procesos de licitación y su eficiencia.
- Promover el uso de una terminología de gestión de proyectos
coherente.
- Aumentar la flexibilidad de los empleados de la gestión de proyectos.
- Adecuar la capacidad de los equipos de proyectos para su trabajo en
entornos de carácter internacional.

Vistas estas consideraciones previas, pasaremos a presentar los contenidos y

consideraciones que trata la norma. No obstante, resulta interesante comentar el
hecho de que, para una perfecta gestión de proyectos, es muy importante que las
consideraciones de esta norma se trabajen conjuntamente con las consideraciones de
las normas expuestas anteriormente, es decir, con las normas en relación a la calidad,
el medio ambiente y la gestión de riesgos. Temas que, tal y como hemos visto, resultan
de especial importancia si una empresa quiere sobrevivir en el entorno competitivo y
feroz que es hoy en día el mercado.

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5.1.1 Estructura de la norma ISO 21500

En lo que se refiere a la estructura, la norma se organiza en cuatro áreas:

- Alcance.
- Términos y definiciones.
- Conceptos de la dirección y gestión de proyectos.
- Procesos de dirección y gestión de proyectos.

Pasemos a conocer las principales consideraciones de cada una de estas áreas:

 Alcance

En relación al alcance, y tal y como ya hemos comentado, la norma ISO 21500 es

concebida como una guía para la gestión de proyectos, destinada a cualquier tipo de
organización y para el desarrollo y ejecución de cualquier tipo de proyecto.

 Términos y definiciones

En lo que se refiere a los términos y definiciones, la norma señala como

imprescindibles los siguientes 16 conceptos, con sus respectivas definiciones:

- Actividad: componente de trabajo identificado, dentro de un programa,

que requiere ser realizado para completar un proyecto.
- Área de aplicación: categoría de proyectos que generalmente tienen un
enfoque común relacionado con un producto, cliente o sector.
- Línea bese: base de referencia de comparación contra la que es
supervisado y controlado el desempeño del proyecto.
- Solicitud de cambio: documentación que define una propuesta de
modificación del proyecto.
- Gestión de la configuración: aplicación de procedimientos para
controlar, correlacionar y mantener la documentación, las
especificaciones técnicas y los atributos físicos.

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- Control: comparación del desempeño real del proyecto con el

planificado, analizando las variaciones y tomando las acciones
correctivas y preventivas apropiadas cuando sea necesario.
- Acción correctiva: directiva y actividad que modifica el desempeño del
trabajo para ajustarlo al planificado.
- Camino crítico: secuencia de actividades que determina la fecha más
temprana de finalización del proyecto o fase.
- Retraso: atributo que se aplica a una relación lógica para retrasar el
inicio o el final de una actividad.
- Adelanto: atributo que se aplica a una relación lógica para adelantar el
inicio o el final de una actividad.
- Acción preventiva: directiva y actividad para modificar el trabajo con el
objetivo de evitar o reducir desviaciones potenciales del desempeño
respecto al plan.
- Ciclo de vida del proyecto: conjunto definido de fases desde el inicio
hasta el final del proyecto.
- Registro de riesgos: registro de los riesgos identificados, incluyendo los
resultados de los análisis de riesgos y las respuestas planificadas.
- Parte interesada: persona, grupo u organización que tiene interés, o
puede afectar, ser afectado, o que percibe que puede ser afectado por
cualquier aspecto del proyecto.
- Oferta: documento en forma de oferta o respuesta a una licitación, para
suministrar un producto, servicio o resultado, generalmente como
respuesta a una invitación o solicitud.
- Diccionario de la estructura de desglose de trabajo: documento que
describe cada componente de la estructura de desglose de trabajo.
 Conceptos de la dirección y gestión de proyectos

Esta tercera área describe aquellos conceptos considerados clave durante la ejecución
de proyectos. Además de ello, describe también los contextos en los que se llevan a
cabo dichos proyectos.

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En cuanto a dichos conceptos destacan los siguientes:

- Proyecto: el proyecto se define como el conjunto único de procesos que

consiste en actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y
fin, llevado a cabo con el fin de lograr un objetivo. El logro de dichos
objetivos requiere entregables conforme a requerimientos específicos,
incluyendo toda una serie de restricciones referentes a cuestiones
relacionadas con el tiempo, los costes y los recursos.
Cada proyecto es único y diferente, y ello se debe a los entregables, las
partes interesadas, los recursos utilizados, las restricciones o su forma
de adaptación de los procesos para proveer los entregables.
- Dirección y gestión del proyecto: se refiere a la aplicación de todo un
conjunto de métodos, herramientas, técnicas y competencias a un
proyecto. De modo que incluye la integración de todas las fases o
etapas que conforman el proyecto.
Cada una de estas fases o etapas provee entregables específicos que
son revisados de manera regular con el fin de verificar que el desarrollo
del proyecto se ejecuta de acuerdo a los requisitos establecidos.
- Estrategia de la organización y proyectos: la estrategia de la
organización se desarrolla a través de los proyectos. Dicha estrategia es
fijada en función de la misión, visión y políticas de la empresa.
- Entorno del proyecto: en relación al entorno, este puede afectar al
desempeño y desarrollo del mismo. De modo que deberemos
considerar dos realidades:
o Factores externos a los límites de la organización: debiendo de
considerar aspectos tales como el entorno socioeconómico, geográfico,
político, legislativo, tecnológico y ecológico.
o Factores internos de la organización: se trata de elementos propios de
la organización, de modo que consideraremos aspectos tales como la
estrategia, tecnología, madurez de la dirección y gestión de proyectos,
disponibilidad de recursos, cultura y estructura de la organización.

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- Gobernanza del proyecto: se refiere al marco en que se desenvuelve la

organización del proyecto. Para ello, deberemos considerar aspectos
como la definición de la estructura de la gestión, las políticas, procesos y
metodologías que se utilizarán, los límites a la autoridad en la toma de
decisiones, las responsabilidades y rendición de cuentas a las partes
interesadas y las interacciones.
- Proyecto y operaciones: la dirección de proyectos se sitúa en el marco
de referencia general de la gestión, diferenciándose de otras disciplinas
de gestión por su carácter temporal y naturaleza única de los proyectos.
Los recursos deben ser organizados y administrados con el fin de
culminar los trabajos requeridos en el proyecto dentro del alcance, el
tiempo y los costes definidos. Dichos trabajos se clasificarán en
proyectos, cuando sean temporales, y en operaciones, cuando sean
permanentes.
- Las partes interesadas y la organización del proyecto: tanto los roles
como las responsabilidades de las partes interesadas en el proyecto son
definidos en función de las metas de la organización y del proyecto.
Aquí debemos considerar dos partes: la organización del proyecto y la
gobernanza del proyecto.
La organización del proyecto es la parte encargada de desarrollar todo
el trabajo de manera que se cumplan los objetivos del mismo. En cuanto
a roles, nos encontramos con:
o Director del proyecto: encargado de liderar y gestionar las actividades.
Además, es el responsable de la finalización del proyecto.
o Equipo de dirección del proyecto: su tarea es dar soporte al director en
el liderazgo y dirección de las actividades.
o Equipo del proyecto: se encarga de realizar las actividades específicas
del proyecto, siguiendo las directrices del director y el equipo de
dirección.
La gobernanza del proyecto es la parte encargada de dirigir y controlar
los proyectos desde una perspectiva organizacional. Además, establece

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el entorno adecuado para su buena ejecución. En relación a los roles,

debemos considerar:
o Patrocinador del proyecto: es el encargado de autorizar el proyecto,
tomar las decisiones ejecutivas y resolver aquellos problemas que
exceden la autoridad del director del proyecto.
o Comité de dirección de proyecto o consejo: contribuye al proyecto
proporcionando una orientación superior al proyecto.
Además de estas partes, otras partes interesadas en el proyecto pueden
ser los clientes o sus representantes, los proveedores y la oficina de
dirección de proyectos.
- Competencias del personal del proyecto: uno de los requisitos previos
que condiciona el éxito del proyecto se refiere al desarrollo de
competencias de los miembros del proyecto en los principios y procesos
de dirección y gestión.
Es muy importante que los equipos estén compuestos por personas
competentes, capaces de aplicar su conocimiento y experiencia con el
fin de proporcionar los entregables del proyecto.
A nivel normativo se establecen tres tipologías diferentes de
competencias. Las competencias técnicas, que se refieren a las
habilidades técnicas de gestión de proyectos, incluyendo la gestión de la
terminología y los conceptos y procesos del proyecto descritos en la
norma, las competencias de comportamiento, que se refieren a las
aptitudes y comportamiento del personal del proyecto, y las
competencias contextuales, que se refieren a las habilidades
relacionadas con la comprensión adecuada del entorno.
- Ciclo de vida del proyecto: como ya hemos comentado, los proyectos se
estructuran u organizan en fases, cada una de ellas con sus
correspondientes tareas y actividades. El conjunto de estas actividades
conecta el inicio del proyecto con el final, siguiendo una secuencia
lógica que recibe el nombre de ciclo de vida.

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- Restricciones del proyecto: el director del proyecto, frecuentemente,

tiene que gestionar y equilibrar las restricciones del proyecto para
respectar todos los requisitos de las partes interesadas. Las
restricciones más habituales se refieren a aspectos tales como el
tiempo, el coste, el alcance, los recursos, la salud y seguridad de los
trabajadores, el impacto ecológico y las leyes, reglamentos y demás
requisitos de carácter legal.
- Relación entre conceptos de dirección y gestión de proyectos y
procesos: se denomina procesos al conjunto de acciones y actividades
interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto
previamente especificado de resultados, productos o servicios. Dichos
procesos se clasifican en:
o Procesos productivos: son aquellos que están orientados a crear un
producto, servicio o resultado del trabajo. No son exclusivos de la
dirección y gestión de proyectos, ya que varían en función del
entregable particular.
o Procesos de dirección de proyectos: son aquellos que son específicos de
la dirección y gestión de proyectos. Estos están orientados a coordinar
todo el trabajo del proyecto, incluyendo los procesos productivos.
o Procesos de apoyo al proyecto: son aquellos que no son exclusivos de la
dirección y gestión de proyectos. Estos proporcionan apoyo para
producir, dirigir y gestionar procesos en disciplinas tales como la
logística, finanzas, contabilidad y seguridad.
 Procesos de dirección y gestión de proyectos

En esta última área, se identifican los procesos de dirección y gestión de proyectos

recomendados que deben aplicarse a la totalidad del proyecto.

Se trata de procesos genéricos que pueden ser utilizados por cualquier tipo de
proyecto en cualquier organización o entidad.

Debemos considerar los procesos desde dos perspectivas:

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- Grupo de procesos: se refiere a procesos que son aplicables a cualquier

fase del proyecto, refiriéndose a: inicio, planificación, implementación,
control y cierre.
- Grupo de materias: los procesos se aplican por materias. La norma
establece un total de 10 materias: integración, parte interesada,
alcance, recursos, tiempo, coste, riesgo, calidad, adquisiciones y
comunicación.

En relación a estos procesos y materias, pasemos a tratar en el siguiente apartado los

diferentes procesos presentados por la norma ISO 21500 agrupados en función de los
grupos de materias establecidos.

5.1.2 Descripción de procesos por grupo de materia

En este segundo apartado, vamos a presentar cada uno de los procesos que se
deberán ejecutar en relación a cada una de las materias mencionadas.

Comentar que aquí solo nombraremos el proceso, junto con una breve descripción de
cada una de las materias. En relación a la descripción completa y detallada de cada uno
de los procesos de cada una de las materias, en el apartado de la bibliografía
dispondremos del enlace para que el alumno pueda consultar la información en su
totalidad.

 Integración

La integración abarca el proyecto desde su inicio al cierre, comprendiendo de este

modo todos los procesos intermedios.

Algunas consideraciones en relación a este grupo:

- Coordina e integra todos los procesos del resto de grupos de materias.

- Los entregables obtenidos en el resto de grupos de materias
proporcionan los parámetros básicos del proyecto.

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- Trata de controlar el equilibrio entre las limitaciones y requisitos del

proyecto, búsqueda de alternativas y gestión de las dependencias entre
el resto de grupos de materias.

En lo que se refiere a los procesos de este primer grupo, son:

- Desarrollo del acta de constitución del proyecto.

- Desarrollo de los planes de proyecto.
- Dirección del trabajo del proyecto.
- Control del trabajo del proyecto.
- Control de los cambios.
- Cierre de la fase del proyecto o del proyecto.
- Recopilación de las lecciones aprendidas.
 Parte interesada

Este grupo incluye todas aquellas medidas necesarias para identificar a las personas,
grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por el proyecto.
Básicamente, se deberá analizar el impacto de los interesados en el proyecto, así como
sus necesidades. Ello permitirá desarrollar estrategias de gestión apropiadas para la
participación y comunicación con las partes durante todas las fases del proyecto.

Es importante que la satisfacción de las partes sea considerada como un objetivo del
proyecto, ya que ello puede contribuir al éxito del mismo.

En lo que se refiere a los procesos en este grupo de materia, tenemos:

- Identificación de las partes interesadas.

- Gestión de las partes interesadas.
 Alcance

El alcance se refiere, por un lado, al alcance del producto, considerando aspectos tales
como sus características y funciones que debe cumplir y, por otro lado, al alcance del
proyecto, incluyendo aspectos como todo el trabajo necesario para poder realizar
dicho proyecto.

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Los procesos que se deben considerar en relación al alcance son:

- Definición del alcance.

- Creación de la estructura de desglose de trabajo.
- Definición de las actividades.
- Control del alcance.
 Recursos

Aquí se refiere a aquellos procesos necesarios para identificar y adquirir los recursos
adecuados para el proyecto, tales como las personas, instalaciones, equipamiento,
materiales, infraestructura y herramientas.

Los procesos que deberemos efectuar en relación al grupo de materia recursos son:

- Establecimiento del equipo de proyecto.

- Estimación de los recursos.
- Definición de la organización.
- Desarrollo del equipo de proyecto.
- Control de los recursos.
- Gestión del equipo de proyecto.
 Tiempo

Este grupo de materia se refiere a la elaboración del cronograma, incluyendo además

el aspecto de su control, gestión, verificación y en caso que proceda, modificación.

Los procesos en relación al tiempo que deberemos llevar a cabo son:

- Secuenciamiento de las actividades.

- Estimación de la duración de las actividades.
- Desarrollo del cronograma.
- Control del cronograma.

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 Coste

El grupo de materia de coste se centra en encontrar el presupuesto y la gestión del

coste real del proyecto dentro del presupuesto aprobado. Para que este grupo sea
gestionado correctamente, es muy importante que se conozcan todos los costes
asignados al proyecto, así como la manera en que han sido asignados, de modo que
ello permita realizar un seguimiento de los costes totales.

Los procesos a considerar en relación a los costes son:

- Estimación de los costes.

- Desarrollo del presupuesto.
- Control de los costes.
 Riesgo

Este grupo se refiere a la identificación y gestión de los posibles riesgos, amenazas y

oportunidades que puedan afectar al proyecto.

Tal y como ya hemos visto, una correcta gestión de riesgos resulta decisiva para el
éxito del proyecto, y es que identificar posibles riesgos y determinar posibles
soluciones puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Los procesos que deberemos desarrollar en relación a la materia de riesgos son:

- Identificación de los riesgos.

- Evaluación de los riesgos.
- Tratamiento de los riesgos.
- Control de los riesgos.
 Calidad

Ya hemos visto como la gestión de la calidad es clave para que la empresa o el

proyecto sobrevivan. De este modo, esta materia se refiere a aquellos procesos que
serán necesarios con el fin de alcanzar los objetivos en términos de calidad que
requiere nuestro proyecto.

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Cabe remarcar el hecho que si el proyecto no cumple unos determinados criterios de

calidad, este estará destinado al fracaso.

Los procesos a considerar aquí son:

- Planificación de la calidad.
- Realización del aseguramiento de la calidad.
- Realización del control de calidad.
 Adquisiciones

Aquí debemos considerar todo lo necesario para planificar y adquirir productos,

servicios o resultados. Incluyendo además la gestión con los proveedores.

En esta fase es muy importante determinar, de la manera más precisa posible, qué
necesitaremos, cómo, cuánto y cuándo se va a comprar.

En relación a las adquisiciones, consideraremos los siguientes procesos:

- Planificación de las adquisiciones.

- Selección de los proveedores.
- Administración de los contratos.
 Comunicación

El aspecto de la comunicación en un proyecto es realmente importante, ya que, a

medida que se va avanzando, resulta importante comunicar los logros y resultados
obtenidos, así como aquello que es necesario corregir.

Para ello, aquí los procesos irán destinados a planificar, gestionar y distribuir la
información relevante del proyecto.

La gestión de la comunicación en un proyecto es clave, ya que esta determinará:

- Quién necesita la información.

- Qué tipo de información necesita.
- Cuándo se necesita la información.
- De qué manera será suministrada.

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- Quién suministrará la información.

Los procesos a considerar aquí son:

- Planificación de las comunicaciones.

- Distribución de la información.
- Gestión de las comunicaciones.
5.2 PMBOK

El Project Management Book of Knowledge o PMBOK es un instrumento desarrollado

por el Poject Management Institute o PMI que establece toda una serie de criterios de
buenas prácticas relacionadas con la gestión, administración y dirección de proyectos,
a través de la implantación en las empresas de toda una serie de técnicas y
herramientas que permiten identificar un total de 47 procesos distribuidos en 5
procesos generales o macroprocesos.

Al igual que sucede con la norma ISO 21500, el PMBOK pretende ser una guía
orientativa en relación a los diferentes procesos que conforman la gestión de
procesos, presentando toda una serie de fases y procesos imprescindibles para el logro
de unos buenos resultados en los ámbitos de la gestión, administración y dirección de
proyectos.

Algunas de las principales características del PMBOK son:

- Provee un marco de referencia formal para el desarrollo de proyectos,

guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre la manera de
avanzar en los procesos y pasos necesarios para la construcción de
resultados y el logro de los objetivos.
- Aunque el PMBOK ofrece un método para aproximarse a los objetivos,
este no debe ser entendido como un método cerrado, sino que debe
servir como guía orientativa para el desarrollo de proyectos.
- Documenta la información necesaria para iniciar, planificar, ejecutar,
supervisar, controlar y cerrar un proyecto individual. Además, identifica

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aquellos procesos de la dirección de proyectos que han sido

reconocidos como buenas prácticas.

De este modo, y en función de las características nombradas, debemos entender el

PMBOK como una recopilación de buenas prácticas en relación a la gestión de
proyectos, que nos orientarán y ayudarán en nuestra puesta en marcha y desarrollo de
nuestros proyectos. Además, debemos considerar dicha recopilación como una
metodología abierta, de modo que tengamos la capacidad de adaptar estas buenas
prácticas a nuestra situación concreta.

En relación al PMBOK, debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones con el

fin de lograr una gestión de proyectos exitosa:

- Selección de procesos apropiados que sean necesarios para cumplir con

los objetivos del proyecto.
- Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto
y los planes de manera que se puedan cumplir los requisitos del
proyecto y los requisitos del producto.
- Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y
expectativas de los interesados.
- Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes,
calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

Tal y como hemos comentado, el PMBOK está formado por un total de 47 procesos
agrupados en 5 macroprocesos generales. Aquí, no vamos a reproducir estos 47
presos, ya que en la bibliografía hemos dispuesto de un enlace para consultar el
documento en su totalidad. Comentar que recientemente el PMBOK ha sufrido algunas
modificaciones que pueden consultarse mediante el siguiente enlace:
https://www.youtube.com/watch?v=FZMEIKMHGb4

Hechos estos comentarios, pasemos a presentar los 5 procesos generales junto con 10
aspectos clave o áreas de conocimiento en relación a dichos procesos.

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 Macroprocesos

En la guía PMBOK se señalan los siguientes cinco macroprocesos sobre los que se
organizan el resto de procesos que conforman la gestión, administración y dirección de
proyectos.

Estos macroprocesos son:

- Inicio: está formado por un total de dos procesos, cuyo objetivo

principal es definir un nuevo proyecto o una nueva fase de ejecución,
así como obtener la autorización o autorizaciones necesarias para poder
llevarlo a cabo.
- Planificación: incluye un total de 24 procesos destinados a la
determinación y establecimiento de objetivos, así como al diseño de las
estrategias para lograr los objetivos marcados.
- Ejecución: está formado por 8 procesos referidos al correcto
desempeño del proyecto acorde con la estrategia adoptada y las
actividades definidas para el logro de los objetivos.
- Control y monitorización: se refiere a un total de 11 procesos
destinados a la supervisión y evaluación del desempeño del proyecto.
- Cierre: está formado por dos procesos dedicados a cerrar el proyecto en
su totalidad o una fase del mismo, determinando el grado de aceptación
o satisfacción con el resultado obtenido.

En lo que se refiere a los elementos o aspectos clave en relación a estos procesos,

estos son:

- Integración: establece los criterios para una correcta gestión,

administración y coordinación de los procesos y actividades implicadas
en el proyecto.
- Alcance: determina el alcance del proyecto, definiendo los diferentes
procesos y actividades que lo conforman.

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- Tiempo: se refiere a la gestión del tiempo de ejecución de los procesos

que conforman el proyecto, así como a la monitorización de los mismos,
con el fin de cumplir con los plazos establecidos.
- Costes: gestión y control de los costes del proyecto, con el objetivo de
no sobrepasar el presupuesto inicial.
- Calidad: determina las responsabilidades en los resultados de las
actividades y los procesos implicados en el proyecto y sus fases.
Además, establece las políticas de calidad a las que debe remitirse la
evaluación de dichos resultados.
- Recursos humanos: implica gestionar y dirigir los equipos humanos que
toman parte en el proyecto.
- Comunicaciones: se refiere al área responsable de la gestión y
administración de los mecanismos, las informaciones, las vías y las
estrategias de comunicación entre las diferentes estructuras y áreas
internas del proyecto, así como en relación a la elaboración de la
información sobre el proyecto orientada al exterior.
- Riesgos: implica la dirección, gestión y solución de los riesgos
implicados en cada uno de los procesos y fases de los mismos. Al igual
de importante que es la resolución de riesgos, también lo es la
prevención.
- Adquisiciones: se refiere al área destinada a gestionar los procesos de
compra de bienes, estructuras, herramientas o servicios externos que
sean requeridos para la buena ejecución y gestión del proyecto.
- Stakeholders: se conoce a los stakeholers como los públicos, de modo
que aquí nos referimos a la gestión en relación a las partes interesadas
del proyecto, con el fin de lograr una correcta administración de sus
expectativas en relación al mismo.

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5.3 PRINCE2

Otra metodología a considerar en lo que se refiere a la gestión de proyectos es

Prince2, un método de gestión de proyectos que cubre los aspectos de gestión, control
y organización.

En lo que se refiere a sus características definitorias destacan:

- Constituye una aproximación estructurada a la gestión de proyectos.

- Proporciona un método para gestionar proyectos dentro de un marco
de trabajo claramente definido.
- Describe los procedimientos necesarios para coordinar personas y
actividades, diseñar y supervisar el proyecto, así como establece los
pasos a seguir en los supuestos de que surja alguna desviación en lo
planificado.
- Determina la división de las tareas en etapas, hecho que permite una
utilización eficiente de los recursos, así como un mejor seguimiento y
monitorización del desarrollo del proyecto.
- Establece las descripciones de los roles de gestión, así como las
responsabilidades asignadas a los diferentes participantes en el
proyecto.

Los principios básicos que rigen esta metodología son 7:

- Justificación comercial continua: todo proyecto debe tener un motivo

justificable para iniciarse. De este modo, antes de iniciar ningún
proyecto, se deberá identificar y aprobar dicha justificación.
- Aprender de la experiencia: es importante que se vayan anotando
todas las experiencias, sensaciones y lecciones aprendidas, ya que ello
nos ayudará en futuras gestiones, ya que, en cierto modo, nos servirán
de referentes.
- Definición de los roles y asignación de responsabilidades: cada persona
que forme parte del equipo deberá llevar a cabo un rol concreto, al que

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se le asignen unas responsabilidades concretas. Además, es importante

que el equipo esté compuesto pos personas que representen las
diferentes áreas interesadas en el proyecto.
- Gestión por fases: la planificación del proyecto y la organización son
claves para su éxito, debiendo de considerar además las tareas de
supervisión y control.
- Gestión por excepción: se refiere a delegar la autoridad suficiente de un
nivel de gestión al siguiente, dándole autonomía según unas tolerancias
pautadas, de manera que, en el supuesto de sobrepasar la tolerancia, se
consulte al nivel superior cómo actuar.
- Orientación a productos: todas las tareas y actividades que se realicen
deberán estar orientadas al producto o servicio que ofrezcamos.
- Adaptación: la metodología presentada por Prince2 se debe adaptar a
cada proyecto, considerando aspectos tales como el tamaño, la
complejidad, la importancia, la capacidad y el nivel de riesgo del
proyecto.

Además de estos principios básicos que rigen el funcionamiento de Prince2, comentar

que dicha metodología se compone de:

 Componentes
- Procesos de negocio.
- Organización.
- Planes.
- Controles.
- Riesgo.
- Calidad.
- Gestión de la configuración.
- Control del cambio.
 Procesos
- Comienzo de un proyecto.
- Inicio de un proyecto.

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- Dirigir un proyecto.
- Controlar una fase.
- Gestión del suministro de productos.
- Gestión del límite de las fases.
- Cerrar un proyecto.
- Planificación.

En relación a estos procesos, comentar que se trata de procesos generales, ya que en

relación a estos, la metodología presenta un total de 45 subprocesos.

 Técnicas
- Planificación en base del producto.
- Control del cambio.
- Revisión de la calidad.
5.4 AGILE

Para acabar con este tema en relación a la gestión de proyectos, vamos a hablar de lo
que se conoce como Agile Project Management, o gestión ágil de proyectos, un
conjunto de metodologías para el desarrollo de proyectos que precisan de una especial
rapidez y flexibilidad en su proceso. Como apunte, señalar que este tipo de
metodología acostumbra a ser utilizada para proyectos relacionados con el desarrollo
de software o el mundo de Internet, dos entornos muy cambiantes que requieren de
metodologías más rápidas que las tradicionales. No debemos olvidar que existen
determinados sectores que avanzan muy rápidamente, por lo que destinar un largo
tiempo para desarrollar productos puede provocar que, una vez culminado el
proyecto, el producto o servicio objeto del proyecto esté obsoleto.

Algunas de las características principales de este tipo de metodologías son:

- Las metodologías ágiles se basan en un enfoque flexible, hecho que

implica que el producto final de un proyecto ágil puede ser
completamente diferente al que se había previsto inicialmente.

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- Los miembros que componen los equipos de trabajo del proyecto

trabajan en pequeñas fases y equipos sobre actualizaciones concretas
del producto.
- A medida que se va avanzando con el proyecto, es importante que se
testee cada actualización en función de las necesidades del cliente. Así,
cuando se concluye una fase, se testea antes de seguir con el proyecto.

En lo que se refiere a las ventajas de este tipo de metodologías, destacan:

- Implican una mejora en la calidad del producto debido a que se trata de

metodologías que fomentan el enfoque proactivo de los miembros del
equipo en la búsqueda de la excelencia del producto. Además de ello, la
integración, comprobación y mejora continua de las propiedades del
producto ayuda a mejorar de manera considerable el resultado final.
- Durante todo el proceso tienen lugar varias demostraciones y entregas
del producto al cliente, hecho que provoca una mayor satisfacción por
parte de este al ver que se le tiene en consideración.
- Los trabajadores tienen la capacidad de autogestionarse, provocando
ello que desarrollen la capacidad creativa y de innovación, sintiéndose
más motivados.
- El trabajo se divide en diferentes grupos compuestos por miembros con
diferentes roles y responsabilidades. Logrando crear cohesión y
favorecer el trabajo en equipo.
- La división del trabajo en pequeñas fases supone un mejor control y
supervisión del trabajo. Implicando ello un mayor control y capacidad
de predicción sobre el proyecto.
- La gestión ágil de un proyecto elimina prácticamente la posibilidad de
un fracaso absoluto, debido a que los errores se van identificando a
medida que se va avanzando, suponiendo ello una importante
reducción en los costes.

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Finalmente, y para acabar con este tema, vamos a presentar las tres principales
metodologías consideradas metodologías ágiles.

Estas son:

- Extrem Programming o XP: se trata de una metodología centrada en el

vínculo entre el cliente y el equipo del proyecto. Fomenta la interacción
permanente y continua entre ambas partes, hecho que facilita la
introducción de cambios y minimiza las posibilidades de errores.
Esta implica que los equipos estén divididos en pequeñas células con un
número de integrantes limitado, no demasiado amplio, hecho que
supone que dicha metodología no sea recomendable para aquellos
proyectos que presentan una duración larga.
- Scrum: esta metodología se caracteriza por aceptar la naturaleza
cambiante de un proyecto, por lo que trata de proponer toda una serie
de directrices que simplifiquen su gestión.
Se trata de la metodología que con mayor eficacia facilita el hallazgo de
soluciones específicas para los problemas que van surgiendo durante el
desarrollo del producto. A pesar de que implique una buena
coordinación por parte de los miembros del equipo, cabe señalar
algunos inconvenientes, como es el hecho de trabajar en un entorno
con un alto nivel de estrés.
- Kanban: esta última tipología clasifica las tareas a ejecutar según sus
estatus, ayudando a determinar los niveles de productividad en cada
fase del proyecto. Se trata de una metodología sencilla de aplicar,
planificar y gestionar. No obstante, puede que no sea la mejor opción
cuando se trate de proyectos realmente complejos y de larga duración.

ZoY
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