CALIDAD EN LOS PROYECTOS

4. GESTIÓN DE PROYECTOS

Después de conocer las consideraciones en relación a las materias de gestión de

calidad y gestión de riesgos, en este capítulo vamos a hablar sobre la gestión de
proyectos, de modo que presentaremos los aspectos básicos relacionados con los
proyectos y su gestión, hablaremos sobre su planificación y presentaremos el ciclo de
vida del proyecto, con el fin de conocer de manera concreta cada una de las fases que
conforman los proyectos ya que, de lo contrario, difícilmente seremos capaces de
ejercer una buena gestión del mismo.

4.1 EL PROYECTO Y SU GESTIÓN

En el caso que aquí nos ocupa, que es el empresarial, podemos definir el proyecto
como un conjunto de actividades desarrollado por una persona o entidad destinado al
logro de unos objetivos.

En relación a dicha definición, debemos señalar las siguientes características

definitorias del proyecto. Estas son:

- Los proyectos implican cambios, ya sean sencillos o complejos.

- Tal y como hemos dicho, los proyectos tienen un objetivo o punto final,
de modo que las actividades que estos engloban se dirigen a un punto
concreto.
- Los proyectos están conformados por procesos, definidos estos como
actividades que se producen de manera continua o como una serie
conocida de operaciones que se repiten siempre que las circunstancias
lo requieren.

A partir de esta definición y, en líneas generales, podemos decir que la gestión del
proyecto implica diseñar dicho proyecto, junto con sus actividades y supervisar y
controlar que la ejecución de lo que hemos diseñado previamente se cumple según lo
establecido. No obstante, aquí no vamos a hablar sobre cómo vamos a gestionar

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nuestro proyecto, ya que ello lo veremos en el siguiente capítulo a partir de la

normativa ISO 21500 y de las tres principales metodologías, PMBOK, Prince2 y Agile.

Así que, antes de ver cómo gestionar nuestro proyecto, vamos a nombrar toda una
serie de principios básicos en relación a la gestión de proyectos que es interesante y
necesario conocer para lograr una buena gestión.

4.1.1 Principios básicos en la gestión de proyectos

En lo que se refiere a los principios básicos que rigen la gestión de proyectos, debemos
considerar los siguientes:

- Principios empresariales.
- Principios de gestión y control.
- Principios sobre los recursos humanos.

Pasemos a ver qué incluye cada una de estas tres tipologías de principios básicos.

 Principios empresariales

En lo que se refiere a los principios de carácter empresarial, debemos considerar las

siguientes premisas:

- Los proyectos respaldan el negocio. Es importante que cualquier

proyecto que llevemos a cabo esté alineado con la estrategia
empresarial del negocio. Es decir, debe existir coherencia entre la
organización y el proyecto. En otras palabras, el proyecto debe
repercutir de manera positiva en la empresa en forma de beneficios.
- Planificación del trabajo. Para desarrollar y gestionar de manera exitosa
un proyecto, es imprescindible que este se divida en tareas que puedan
ser delegadas y gestionadas de manera individual. Tal y como veremos
en el siguiente apartado, un elemento clave para el éxito en la gestión
de un proyecto es su planificación, de modo que todo lo que hagamos
para lograr los objetivos deberá estar previamente planificado.

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- Gestión activa del riesgo. Tal y como hemos visto en el capítulo

anterior, la gestión de riesgos es clave para el éxito o fracaso de un
proyecto, ya que nos permite detectar aquellos posibles problemas y
solucionarlos antes de que se conviertan en una crisis. Así, de lo que se
trata es de contemplar los posibles problemas que pueden ir surgiendo
a lo largo del proyecto y determinar posibles soluciones.
Ligado con el tema de la gestión activa del riesgo, debemos remarcar la
importancia de la supervisión y control a lo largo del desarrollo del
proyecto, ya que ello nos ayudará a detectar de manera rápida las
posibles desviaciones y a corregirlas.
 Principios de gestión y control

En relación a los principios básicos que rigen la gestión y el control, deberemos

considerar los siguientes:

- Trabajar con el plan. Como hemos comentado, la planificación es

esencial para el buen desarrollo del proyecto, de modo que su ejecución
deberá ser medida en relación a lo establecido en el plan. En dicho plan
deben figurar todas las actividades que realizaremos, identificando
aspectos tales como la duración, el presupuesto, los recursos, tanto
humanos como materiales necesarios, y los resultados esperados. De
este modo, trabajar con el plan implica comprobar que lo que hemos
determinado se corresponde con la realidad y, en caso de que no sea
así, corregir la situación, ya sea a partir de una reformulación del plan o
a partir de la corrección de las actividades.
En relación al plan, comentar que la planificación no puede ser nunca
cerrada, ya que el desarrollo de las actividades puede dar lugar a
resultados no contemplados que pueden suponer una oportunidad para
la empresa, lo que implicará tener que hacer algunas modificaciones a
la planificación con el fin de adaptar el plan a la nueva realidad.
- Realización de informes. Es importante documentar el desarrollo del
proyecto, de modo que resulta interesante elaborar informes en

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relación al desarrollo del proyecto, a los logros obtenidos o a los

problemas que han ido surgiendo. Ello nos servirá, no solo para
documentar el proceso y tener referencias, sino también para tener
informadas a todas las áreas y a todos los participantes del proyecto.
- Gestión de las elecciones entre alcance/tiempo/costes. El proyecto
debe gestionarse de manera que se mantenga el equilibrio adecuado
entre el alcance, los plazos temporales y los costes.
 Principios sobre los recursos humanos

Finalmente, en toda gestión de proyectos se deberán considerar algunos principios

básicos en relación a los recursos humanos. Estos principios son:

- Obtener las habilidades adecuadas. Uno de los factores de éxito del

proyecto es el disponer de los recursos humanos necesarios para su
correcta ejecución. De este modo, deberemos procurarnos que
contamos con personal capacitado para llevar a cabo las actividades
programadas, incluyendo ello la necesidad, a veces, de formar a
nuestros trabajadores para llevar a cabo los nuevos procesos
establecidos. No debemos olvidar que los trabajadores son el verdadero
motor de las empresas, por lo que deberemos cuidarlos y ofrecerles
todo lo necesario para realizar su trabajo de manera correcta y exitosa.
- Comunicación en doble sentido. Aquí debemos considerar la
comunicación en doble dirección, es decir, de la dirección a los
trabajadores y de los trabajadores a la dirección. Se trata de un
elemento realmente imprescindible y que tiene valor añadido, ya que
permite a la empresa conocer las opiniones, necesidades y expectativas
de sus trabajadores.
- Definición de los objetivos siguiendo la metodología SMART. En
relación a los objetivos, es muy importante que estos sigan la
metodología SMART; de modo que deben ser específicos, medibles,
alcanzables, realistas y establecidos en un período de tiempo
determinado.

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- Responsabilidad con autoridad. Tal y como hemos dicho, el trabajo

debe organizarse en tareas que puedan delegarse a otros. Ligado con la
delegación de responsabilidad, nos topamos también con la delegación
de la autoridad para la toma de decisiones necesarias para alcanzar el
objetivo establecido.
Aquí es importante remarcar la importancia y necesidad de delegar
responsabilidad a los miembros que conforman el equipo debido a que,
el director del proyecto no tendrá ni el tiempo ni las habilidades
necesarias para tomar cada una de las decisiones que se planteen a lo
largo de la ejecución de todo el proyecto.
En relación con el tema de la delegación, resulta muy importante la fase
de configuración del equipo del proyecto, y es que este deberá estar
formado por personas competentes y con las habilidades necesarias
para llevar a cabo de manera exitosa las tareas que se le encomienden.
- Orientación del equipo. Este principio se refiere a la importancia que
tiene el hecho de que los miembros que conforman el equipo del
proyecto sientan realmente que forman parte de un equipo, sintiéndose
valorados y útiles. Además, es importante contar con miembros con
personalidades compatibles, ya que ello contribuirá al buen desarrollo y
ejecución del proyecto.

Vistas estas consideraciones en cuanto a los principios básicos que rigen la gestión de
recursos, pasemos ahora a hablar de uno de los aspectos más importantes y que
resulta clave para el éxito del proyecto, que es la planificación.

4.2 PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

Para gestionar con éxito un proyecto, resulta de vital importancia la fase que se refiere
a la planificación. En ella, lo que deberemos hacer es determinar qué debemos hacer
para lograr los objetivos propuestos, teniendo en cuenta aspectos tales como quién
deberá hacerlo, cuándo y con qué tiempo y qué recursos serán necesarios.

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Se trata entonces de una etapa de gran importancia, ya que la planificación da como

resultado el plan del proyecto, que será el que nos sirva de guía para el desarrollo del
proyecto así como para las tareas de supervisión y control del mismo.

Comentar que la planificación no es solamente decidir qué vamos a hacer, sino que se
trata de un proceso formado por un total de siete fases, todas ellas imprescindibles y
que no deberemos descuidar.

Antes de pasar a ver las diferentes fases a considerar en relación a la planificación,

comentar que aquí trataremos este tema de manera muy resumida, ya que toda la
información sobre la planificación de proyectos podemos encontrarla en el manual
referente a la asignatura Planificación de Proyectos.

4.2.1 El proceso de planificación

Las siete fases que se refieren al proceso de planificación de un proyecto se pueden

resumir en las siguientes siete actividades:

- Determinar los requisitos del cliente. Antes de pasar a planificar nada,

es muy importante conocer los requisitos y necesidades de nuestros
clientes ya que, de lo contrario, difícilmente llevaremos a cabo el
proyecto de manera exitosa. Al igual que hemos comentado en el
aspecto relacionado con la gestión de la calidad, el cliente debe
convertirse en un elemento indispensable para la empresa, de modo
que deberemos adaptarnos a él.
- Determinar las necesidades y estrategias. Una vez hayamos
determinado los requisitos del cliente, deberemos definir las posibles
opciones de desarrollo del proyecto. Es decir, establecer las diferentes
maneras que tenemos de llevar a cabo el proyecto en función de los
requisitos y necesidades del cliente.
- Definición de los objetivos del proyecto. Las dos primeras fases nos
servirán para definir el proyecto, de modo que, una vez este esté
definido, procederemos a determinar los objetivos que queremos

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lograr. Tal y como hemos comentado, es muy importante que los

objetivos se definan siguiendo la técnica SMART, de modo que estos
deberán ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y dispuestos en
el tiempo.
- División de las tareas. En esta cuarta fase, se deberán determinar las
actividades y tareas que se deberán llevar a cabo con el fin de lograr los
objetivos propuestos. Es muy importante que el trabajo se divida en
tareas y actividades tan pequeñas como sea posible. Es importante
establecer que se entiende por actividad aquella unidad mínima de
proyecto en la que podemos identificar claramente un elemento de
partida o input, la manipulación que se debe efectuar sobre el elemento
de partida y el elemento resultante u output.
En relación a la descomposición del trabajo, comentar que debe
efectuarse con la mayor diligencia posible debido a que dicha
descomposición servirá de base de todas las actividades que se deberán
llevar a cabo durante el proceso de planificación.
- Elaboración de la programación o plan de trabajo. La programación se
refiere a la división del proyecto en fases secuenciales que agruparán las
actividades identificadas en la fase anterior. Dicha tarea nos servirá para
ordenar las actividades y determinar los recursos necesarios con el fin
de poder efectuar el presupuesto.
Para poder realizar un buen plan de trabajo, es importante identificar
las actividades más importantes, desarrollar de manera detallada la
secuencia de las tareas así como la red de interrelaciones entre dichas
tareas, calcular el tiempo de duración de cada actividad con el fin de
poder establecer la duración máxima del proyecto, considerar un
espacio de tiempo para imprevistos y determinar los recursos
necesarios, tanto humanos como materiales.
Una vez hayamos elaborado el plan, se procederá al inicio y ejecución
del proyecto.

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- Control y revisión. Esta fase hace referencia al seguimiento que

deberemos hacer del proyecto durante su desarrollo.
Durante esta fase deberemos recoger toda la información referente al
tiempo, recursos, costes y logros conseguidos con la ejecución del
proyecto, de modo que ello nos permita poder ver la evolución real del
proyecto y compararla con la planificación establecida.
Es muy importante seguir de manera minuciosa el desarrollo del
proyecto, ya que ello nos permitirá detectar cualquier posible
desviación, implicando ello que debamos modificar el plan.
Básicamente, se trata de verificar que el desarrollo del proyecto se
corresponde con lo planificado.
Tal y como ya hemos comentado, es importante que el plan no sea
cerrado, ya que pueden surgir problemas u oportunidades que
impliquen cambiar la programación establecida. Esta premisa se refiere
a la última fase del proceso de planificación; la reprogramación,
centrada en efectuar todos los cambios que sean necesarios en la
planificación en beneficio del éxito del proyecto.

En relación a las fases de control y revisión, comentar que para que esta tarea resulte
lo más eficiente posible, la empresa dispone de toda una serie de herramientas que
permiten hacer un buen seguimiento del proyecto. Dichas herramientas son:

- Diagrama de flujo.
- Diagrama de proceso.
- Hoja de control.
- Gráficos de control.
- Diagrama causa-efecto.
- Diagrama de Gant.
- Diagrama PERT.

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4.3 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Para acabar con este capítulo, en este apartado vamos a presentar las diferentes fases
que conforman el ciclo de vida de un proyecto.

Como ya hemos comentado, los proyectos se dividen en fases secuenciales que

engloban las diferentes tareas y actividades que forman el proyecto. De este modo, el
conjunto de estas fases es conocido como el ciclo de vida del proyecto.

Antes de pasar a conocer cada una de las fases que conforman el ciclo de vida del
proyecto, resulta interesante presentar toda una serie de características definitorias de
dicho ciclo. Estas son:

- El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio del
proyecto con el final del mismo.
- Por norma general, el ciclo de vida del proyecto se compone de un total
de cuatro fases, referentes al inicio, planificación, ejecución y cierre.
- Generalmente, el ciclo de vida de un proyecto define aspectos tales
como el trabajo técnico a realizar, cuándo se deben generar los
entregables, quiénes están involucrados en cada fase y de qué manera
de debe controlar y aprobar el trabajo.
- Lo más habitual es que las fases que conforman el ciclo de vida del
proyecto sean secuenciales, estando definidas por alguna forma de
transferencia de información técnica o transferencia de componentes
técnicos.

Hechas estas consideraciones previas, pasemos ahora a conocer las diferentes fases
que conforman el ciclo del proyecto.

Comentar que aquí expondremos cada fase de manera general, ya que cada proyecto
es diferentes, implicando ello que cada proyecto tenga su propio ciclo particular,
siendo prácticamente imposibles encontrarnos con dos ciclos completamente
idénticos.

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 Inicio

Esta primera fase se denomina también fase de definición y se refiere al conjunto de

actividades destinado a alcanzar un acuerdo sobre lo que debe intentar conseguir el
proyecto. En otras palabras, se trata de definir de manera concreta y precisa el
proyecto.

A simple vista, puede parecer una tarea simple y poco significativa. No obstante, esto
no es así, y es que esta primera fase puede determinar el éxito o fracaso de nuestro
proyecto, ya que sobre esta se conformarán las fases siguientes.

Esta primera fase debe servir a la empresa para:

- Determinar si la propuesta merece recibir el tratamiento de proyecto.

- Comprender los requisitos iniciales de los usuarios, de manera que
puedan ser utilizados como elemento de medición para determinar los
logros del proyecto una vez este haya finalizado.
- Identificar las partes interesadas a las que habrá que implicar.
- Aclarar y cuantificar los beneficios empresariales deseados con la
ejecución del proyecto.
- Realizar estudios de viabilidad con el fin de determinar cuál es la mejor
manera para plantear el proyecto.
- Planificación inicial del proyecto de la manera más concreta y detallada
posible considerando aspectos tales como el tiempo, los costes y los
recursos.
- Identificar los posibles riesgos del proyecto con el fin de determinar
aquellos que deben abordarse.
- Redacción del Documento de Iniciación del Proyecto (DPI), exponiendo
los argumentos a favor del proyecto, así como su definición y
planificación.

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Básicamente, en esta primera fase deberemos definir qué queremos hacer y cómo lo
queremos hacer, de modo que nos sirva como base para la posterior planificación una
vez se haya aprobado la realización del proyecto.

Al tratarse de una fase de definición, deberemos considerar varios elementos, no

obstante, la principal actividad en esta fase se refiere a la definición de los objetivos y
el alcance del proyecto a nivel global. Ligado a ello, se deberán incluir los requisitos de
los usuarios. De lo que se trata aquí es de describir la situación futura que se quiere
lograr una vez el proyecto haya sido ejecutado. De este modo, la definición de los
objetivos y requisitos debe incluir los siguientes elementos:

- Resultados del proyecto, especificando las actividades que se deberán

llevar a cabo para obtener los resultados deseados, así como los
recursos y factores que se requieren para su logro.
- Interfaces del sistema, refiriéndose a la manera en la que se van a
conseguir los factores necesarios para obtener los resultados del
proyecto.
- Restricciones del sistema, determinado si existe alguna limitación que
debamos tener en cuenta para la ejecución del proyecto, considerando
aspectos tales como el tiempo, el volumen de material necesario o la
disponibilidad de los recursos.
- Aplicación, especificando la manera en que se llevará a cabo el
proyecto.
- Cuestiones relativas a los usuarios, al tratarse de un producto o servicio
que ofreceremos a nuestros usuarios, es muy importante considerar
aspectos relacionados con los mismos, como pueden ser sus
conocimientos técnicos, el idioma que utilizarán o el cumplimiento de
determinadas expectativas.
- Restricciones del proyecto, deberemos considerar aspectos tales como
el acceso total a los recursos necesarios, el coste debido a posibles
retrasos o la fecha de abandono en el supuesto que el proyecto se
retrase demasiado.

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- Dependencias del proyecto, estableciendo si el proyecto depende de

otro para ofrecer resultados.

Una vez hayamos determinado los objetivos y requisitos de los usuarios,

procederemos a definir el alcance. Aquí, no solamente deberemos determinar dónde
queremos llegar, sino que también es importante establecer dónde no queremos
llegar.

Gracias a esta primera definición en términos de objetivos y de alcance, podemos

elaborar una primera planificación del proyecto, de modo que en esta primera fase de
definición, determinaremos también aspectos tales como las tareas y actividades
necesarias para el logro de los objetivos, la división del proyecto en fases, el espacio
temporal que este abarcará y los costes del mismo.

Junto con la definición y planificación del proyecto, se deberá elaborar lo que se

conoce como justificación empresarial, donde se expondrán los motivos que justifican
dicho proyecto en términos económicos, atendiendo a aspectos tales como los
ingresos, los costes, el umbral de rentabilidad y el valor actual neto, entre otros
aspectos de carácter financiero que hemos estudiado en la asignatura sobre
financiación de proyectos.

La elaboración de estos tres documentos culminará en lo que se conoce como el

Documento de Iniciación del Proyecto o DIP que se refiere al documento que define
todo el proyecto.

 Planificación

Una vez tengamos elaborado el DIP y el proyecto haya sido aprobado, la siguiente fase
a realizar es la fase de planificación o de diseño que se centrará en diseñar y planificar
el plan del proyecto.

Esta segunda fase debe servir para:

- Generar el diseño del proyecto.

- Crear una estrategia.

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- Producir un plan actualizado y confirmado, basándonos en los requisitos

y premisas contemplados en el DIP.

Básicamente, de lo que se trata es de diseñar todas las actividades y tareas que se

deberán llevar a cabo durante la ejecución del proyecto, considerando los aspectos
relacionados con el tiempo, el coste y los recursos. Además, deberemos diseñar el
equipo del proyecto, hecho que implica que se deban repartir las responsabilidades
entre los integrantes.

En esta fase, resulta muy importante el tema sobre la gestión de riesgos, de modo que,
además de planificar las tareas que llevaremos a cabo para ejecutar el proyecto,
resultará muy importante considerar aquellos problemas o riesgos que se puedan
derivar de dichas actividades, por lo que será imprescindible programar actividades
para poder hacer frente a dichos problemas en caso que surjan.

 Ejecución

Una vez tengamos ya hecho el diseño del plan, procederemos a su ejecución. No

obstante, y dependiendo del tipo de producto o servicios de que trate el proyecto, será
necesario proceder a una simulación, con el fin de verificar que la planificación es la
correcta.

En ambos casos, en esta fase, no solo deberemos proceder a ejecutar el proyecto, sino
que deberemos poner en marcha de manera simultánea la fase de control y
supervisión, de modo que nos permita comprobar que la realidad que estamos
obteniendo se corresponde con lo que anteriormente hemos planificado.

Como ya hemos comentado, la fase de revisión durante la ejecución es

importantísima, ya que nos permite ver a tiempo si surge una desviación que
entorpezca el logro de los objetivos, de modo que podamos corregirla a tiempo.

Para que el control y la supervisión resulten exitosos, deberemos haber realizado

correctamente la fase de gestión de riesgos ya que, de lo contrario, de nada servirá
hacer un seguimiento y un control si no hemos previsto la posibilidad de que se den

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ciertos problemas, implicando ello que no dispongamos de una solución en el

momento que surjan. Por ejemplo, si parte de la ejecución de nuestro proyecto se
tiene que llevar a cabo al exterior durante los meses de inverno, deberemos haber
previsto la posibilidad de que las condiciones climatológicas no nos sean favorables
durante todo el proceso, de modo que deberemos haber establecido toda una serie de
posibles soluciones en caso que se cumpla este riesgo.

En relación a esta fase, comentar que, tal y como hemos visto, puede darse la
posibilidad que se tenga que modificar la planificación, de modo que deberemos
recoger por escrito todos los cambios y actualizaciones que se lleven a cabo, e
informar a todos los miembros del equipo.

Durante esta fase, además de controlar la ejecución y desarrollo del proyecto, es muy
importante llevar a cabo un proceso de información y comunicación entre todo el
equipo, de modo que los diferentes grupos implicados estén al corriente de cualquier
logro, modificación o problema. No debemos olvidar que el proyecto lo conforman
toda una serie de actividades y tareas interrelacionadas, de modo que no podemos
descuidar el factor de la comunicación.

 Cierre

Tal y como indicia su nombre, el cierre se refiere al final del proyecto. Aquí, no se trata
de acabarlo y ya está, sino que se deberá hacer un análisis y un balance de lo que este
ha supuesto.

Para ello, se deberá redactar un informe final con todo lo que se ha llevado a cabo,
considerando las actividades realizadas, los logros, los problemas surgidos, las
modificaciones y los costes, recogiendo toda esta información en una memoria del
proyecto.

Comentar que, en el aspecto que aquí estamos tratando que es la calidad, esta fase no
solamente cierra el proyecto, sino que inicia un nuevo proyecto. Ya hemos visto como
la gestión de la calidad supone un proceso de mejora continua, de modo que después
de haber analizado los resultados y haber extraído conclusiones, la información de que

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disponemos debe suponer el inicio de un nuevo proyecto que pretenda lograr unos
resultados mejores de los que ya hemos obtenido.

Vistos estos aspectos generales en relación a la gestión de los proyectos, pasemos

ahora a conocer las herramientas que nos ayudarán a lograr una excelente gestión de
nuestros proyectos.

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