TALLER DEL CICLO PHVA

Actualmente la Universidad cooperativa de Colombia cede Popayán se ha enfocado mucho en

el ciclo PHVA pues de este depende el funcionamiento y los resultados de todos los procesos de
la institución, el quehacer diario va ligado en el pensamiento estratégico empezando a planear
para poder ejecutar las actividades programadas, y terminar el proceso de una manera en que se
puedan evaluar sus resultados y mejorarlos continuamente.
El Proceso Gestión de Calidad de la Universidad cooperativa de Colombia cede Popayán ha
logrado crear conciencia en los funcionarios y crear la cultura de realizar sus actividades
basándose en el PHVA, lo cual llevara a la institución a ser cada día mejor, a planear antes de
hacer evitando errores que puedan ser catastróficos para la institución, y a reconocer que es una
de las herramientas fundamentales para demostrar los resultados de cada uno de los procesos y
de contribuir al logro de sus objetivos.

Tomar acciones para ¿Qué hacer y cómo hacerlo?

mejorar continuamente
el desempeño de los
procesos

Realizar seguimiento
¿Las cosas se realizaron Hacer lo planificado
según lo planificado?

Ilustración 1

PROCESO DE” INFRAESTRUCTURA”

El proceso de Gestión de Infraestructura requiere considerar las siguientes políticas:

✓ Todas las necesidades de mantenimiento de instalación e infraestructura y remodelación

requeridas por las unidades Administrativas o Académicas, deberán tener la aprobación de
Vicerrectorado (Planificación) y Gerencia Administrativa (Ejecución).

✓ Toda actualización requerida por el Jefe de Infraestructura al presente documento o a los

formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director de Infraestructura y Obras
Universitarias y comunicados a la Jefatura de Procesos, para el registro y control
correspondiente, y posterior aprobación del Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y
Desarrollo Institucional
En el PEN 2013 - 2022 “Navegando Juntos”, el eje de infraestructura física mantendrá
su compromiso por la materialidad de ambientes educativos, que propendan por el
desarrollo cualificado del proyecto de vida de la comunidad universitaria. Claramente,
la visión ha contenido la responsabilidad de la infraestructura física en garantizar
espacios adecuados para la realización de las labores de docencia, investigación y
proyección social

ACTIVIDADA (1): Planificación de mantenimientos de Instalaciones e

Infraestructura

PLANIFICAR
 Planificar los mantenimientos de las instalaciones e infraestructura universitaria
para una ejecución oportuna acorde a las necesidades priorizadas.
 Planificar el plan de mantenimiento indicando material necesario y material
existente en bodega para su ejecución correspondiente
 Planifica cronograma de inspecciones para los Analistas, a fin de que realicen
levantamiento de necesidades de acuerdo con sus competencias, en las
instalaciones de la universidad.

HACER
 . Realizar el mantenimiento o reparación de las instalaciones e infraestructura
para preservar el buen funcionamiento de las áreas administrativas, operativas y
de servicio
 Realizar el debido mantenimiento de materiales necesarios y materiales
existentes en bodega para su ejecución correspondiente
 Registrar los Ingreso o egreso de materiales para mantenimiento de Instalaciones
e Infraestructura
VERIFICAR
 Revisa y controla el Plan de Mantenimiento preventivo y asigna al analista o
equipo responsable de ejecutar el mantenimiento, de acuerdo con las fechas
establecidas.
 Garantizar la seguridad de la información y de la infraestructura tecnológica que
la soporta.
 Verificar existencia de materiales en bodega

ACTUAR
 Información de inventario de materiales para mantenimiento de Instalaciones e
Infraestructura
 Inspección de las áreas asignadas y coloca información levantada en el formato
establecido, Matriz de levantamiento de necesidades.
 .controlar existencia de materiales de bodega

ACTIVIDAD (2): Mantenimiento de Instalaciones e Infraestructura

PLANIFICAR
 Planificar inspección para levantamiento de necesidades
 Elaborar matriz de levantamiento de necesidades de infraestructura
 Presentar requerimiento de mantenimiento o reparación de instalaciones e
infraestructura
 Planificación de cronograma de mantenimiento de instalaciones e
infraestructura de la universidad cooperativa

HACER
 Inspeccionar áreas y elaborar matriz de levantamiento.
 Realizar adecuadamente el cumplimiento de las necesidades de infraestructura
según la matriz de levantamiento
 Hacer el seguimiento del cronograma de instalaciones e infraestructura de la ucc

VERIFICAR
 Verificar que las áreas con falencias de instalación e infraestructura; estén en
óptimas condiciones según la matriz de levantamiento de necesidades
 Revisar y controlar el cronograma de instalaciones e infraestructura de la ucc
esté siendo ejecutado por el equipo responsable el mantenimiento, de acuerdo
con las fechas establecidas.
 Verificar existencia de inventarios de materiales en bodega

ACTUAR

 Controlar los Ingreso o egreso de materiales para mantenimiento de Instalaciones e

Infraestructura

 Inspeccionar que las áreas asignadas estén en su debido funcionamiento, según
Matriz de levantamiento de necesidades.
 Notificar necesidades que no podrán solventarse, indicando material necesario o en
su defecto servicio a contratar para el respectivo análisis y priorización.

ACTIVIDADA (3): Entrega de materiales para mantenimiento de instalaciones e

infraestructura

PLANIFICAR
 Planificar el cronograma de entrega de materiales para el mantenimiento de
 instalaciones e infraestructura

Planificar lo logística de los equipos de trabajo para el mantenimiento de las
instalaciones e infraestructura de la universidad
 Elaborar los procedimientos según el manual de procesos de infraestructura
HACER
 Realizar la entrega de materiales para el mantenimiento de instalaciones e
infraestructura.
 Hacer entrega de las tareas a realizar de los equipos de trabajo para el
mantenimiento de las instalaciones e infraestructura de la universidad
 Hacer capacitaciones de los manuales de procesos de infraestructura

VERIFICAR
 Verificar que la entrega de materiales se haga correctamente para cada área
asignada de infraestructura
 Inspeccionar que esas tareas asignadas se estén cumpliendo para el
mantenimiento
 Verificar que las capacitaciones de los manuales de procedimientos de
infraestructura haya sido eficiente y entendibles para su debida inducción

ACTUAR

 Controlar los Ingreso o egreso de materiales para mantenimiento de Instalaciones e

Infraestructura
 Controlar a tiempo falencias de material y actividades de mantenimiento de
infraestructura
 Notificar tiempos improductivos, materiales defectuosos y tareas mal estructuradas
Para determinar acciones de mejora a futuro

ACTIVIDADA (4): Elaborar plan de mantenimiento

PLANIFICAR
 Planificar los mantenimientos de las instalaciones e infraestructura universitaria
para una ejecución oportuna acorde a las necesidades priorizadas.
 Planificar la logística para el plan de mantenimiento de las instalaciones e
infraestructura de la universidad
 Analizar el estado de las áreas y elaborar matriz de levantamiento de
necesidades
HACER
 . Informar las necesidades no cubiertas para su priorización en el plan de
mantenimiento
 Hacer inspección de las áreas y la matriz de levantamiento de necesidades de
infraestructura
  Priorizar necesidades y solicitar actualización de plan de mantenimiento

VERIFICAR
 verificar la Priorización de necesidades para la debida actualización del plan de
mantenimiento
 Inspeccionar las áreas asignadas y colocar información levantada en el formato
establecido, Matriz de levantamiento de necesidades
 Verificar que las necesidades según su grado de priorización sean debidamente
atendidas según el plan de mantenimiento.

ACTUAR
 Controlar que la actualización del plan de mantenimiento sea según las necesidades
de priorización
 Notificar en el plan de mantenimiento actualizado, basados en la matriz de
levantamiento que todas las necesidades de infraestructura sean atendidas
 Controlar según el plan de mantenimiento las necesidades insatisfechas para dar
solución oportuna según el grado de priorización

Desde lo estratégico implica para la Universidad, la incorporación y desarrollo de estrategias de

gestiones repetitivas consistentes en la Planificación, Realización, Medición y Mejora (PHVA),
que contribuyen a garantizar la prestación de servicios de alta calidad en toda la institución y a
obtener el reconocimiento público de ser una Universidad líder en educación.
Este Eje estratégico, apoya decididamente el mejoramiento continuo de todos los procesos
institucionales; a partir de allí, su aporte a los procesos formativos, de construcción y difusión
del conocimiento, de desarrollo del país y principalmente de satisfacción de los estudiantes, se
hace siguiendo la ruta del ciclo PHVA de forma sistemática y en atención a soportar
debidamente la misión y visión del nuevo PEN 2013 – 2022.

Bibliografía:
http://www.ug.edu.ec/planificacion/GAD/Obras/Manual%20de%20Procesos%20y
%20Procedimientos%20de%20Gesti%C3%B3n%20de%20Infraestructura%20-
%20Obras%20universitarias.pdf
https://www.ucc.edu.co/prensa/2014/SiteAssets/Paginas/nuestro-mapa-de-navegacion-
ya-esta-listo/Plan%20Estrat%C3%A9gico%20Nacional.pdf