Cómo elegir una solución SGA

Claves para elegir la mejor Solución de Gestión

de Almacén para tu empresa.
Claves para elegir un buen SGA

Contenido
1.- Características funcionales del software de almacén .................................................................. 3

2.- Otras características del software .................................................................................................... 9

3.- Características del proveedor del software ................................................................................... 10

4.- Características del proyecto en general ......................................................................................... 11

5.- Consideraciones postventa .............................................................................................................. 12

5.- Quiénes somos: .................................................................................................................................. 13

CÓMO ELEGIR UNA SOLUCIÓN SGA |

Gracias por descargarte nuestro eBook. Si estás leyendo estas líneas es porque eres consciente
de que tu empresa necesita hacer un cambio. Probablemente te plantees dejar atrás las hojas
de Excel para optar por un software que te permita gestionar la información de todo tu almacén
de forma integral para así ayudarte a conseguir los objetivos que quieras conseguir.

Si estás buscando un software para la gestión de tu almacén, este checklist te puede ayudar a
optimizar tu tiempo y a que no te olvides de ningún aspecto relevante que debas tener en cuenta
en el proceso de selección.

El objetivo de este documento es facilitarte todas las cuestiones relevantes que te debes
plantear cuando te enfrentas a la decisión de evaluar y seleccionar un software de gestión de
almacenes. Para ello debes tener presente:

• La relevancia de las distintas cuestiones planteadas depende en gran medida del sector
y tamaño de la empresa, por lo que habrá que adaptarla a tu caso en particular. Para
ello, deberás seleccionar cuáles de las cuestiones planteadas son relevantes en tu caso
y transcribirlas a la situación de tu empresa e incluso detallarlas más.
• El contenido que hemos elaborado tiene en cuenta no sólo las cuestiones cotidianas,
sino también otras con una alta periodicidad que responden más a decisiones
estratégicas que suponen rediseños del sistema de almacén.
• Para que el trabajo que realices, en base a este documento, te ayude, es necesario que
puedas cuantificar el resultado final y para ello deberás tener en cuenta:

➢ El “Tipo”. A cada una de las cuestiones que consideres de interés para tu proyecto,
debes asignarle en la primera columna:
o ➡ la letra “C”, para el caso que consideres que es una cuestión Crítica (“C”
= 100 puntos).
o ➡ La letra “D”, para el caso que consideres que no es una consideración
crítica, pero sería muy Deseable para ti (“D” = 10 puntos).
o ➡ La letra “G”, para el caso de que quieras contemplar una cuestión en
particular, pero no la consideras crítica ni deseable de forma específica. En
este caso, se considera que es una cuestión General (“G” = 1 puntos).

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 ➢ La “Valoración”. Cuando analices cada una de las cuestiones planteadas para un
software específico, deberás seleccionar un valor entre el -2 y 2, siendo -2 el valor
más bajo y 2 el más alto. En el caso de que la cuestión planteada deba contestarse
con “si/no” (aunque se deberá evitar esta situación), se procederá a seleccionar el 1
para el valor “si” y el -1 para el valor “no”.

➢ El valor de cada cuestión contestada será el producto del valor asignado al “Tipo”
de cuestión multiplicado por el valor seleccionado en la “Valoración”.

➢ Al final, cada software analizado tendrá asignado un valor global igual a la suma del
valor de todas las cuestiones planteadas.

1.- Características funcionales del software de almacén

Como consecuencia del análisis preliminar que toda empresa debe hacer con relación a su
gestión del almacén, deberemos indicar aquellas cuestiones funcionales que consideremos
importantes.

1.1 Consideraciones generales

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Se puede configurar los flujos de materiales según el tipo de articulo, tipo de

-2 -1 0 1 2
embalaje, etc.…

Se puede configurar las operaciones ligadas al flujo de materiales según el

-2 -1 0 1 2
tipo de articulo, tipo de embalaje, etc…

Se puede configurar las operaciones ligadas al flujo de información según el

-2 -1 0 1 2
tipo de articulo, tipo de embalaje, etc…

Contempla el sistema de ubicaciones fijo según el tipo de articulo, tipo de

-2 -1 0 1 2
embalaje, etc…

Contempla el sistema de ubicaciones caótico según el tipo de artículo, tipo de

-2 -1 0 1 2
embalaje, etc…

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 Contempla la conexión del software con dispositivos móviles de captación de
-2 -1 0 1 2
datos

Contempla la integración con otros softwares a través de API’s -2 -1 0 1 2

Contempla la gestión en condiciones de temperatura y humedad -2 -1 0 1 2

Contempla la trazabilidad integral de los productos según diferentes criterios -2 -1 0 1 2

“ Un SGA está para ayudarnos a ser

más productivos, bajar costes y
reducir tiempos, por ello es
importante que la solución elegida
tenga la capacidad de integrarse con
otras aplicaciones de la organización,
especialmente con el ERP.

”
1.2 Flujos básicos del almacén

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Contempla el sistema Cross Docking -2 -1 0 1 2

Descargas en un almacén temporal de recepción -2 -1 0 1 2

Traslados desde el almacén temporal hasta la zona de consolidación. -2 -1 0 1 2

Traslados desde el almacén temporal hasta el almacén de reservas para

-2 -1 0 1 2
distintas unidades (palés, cajas, unidades)

Traslados desde el almacén de reservas a zonas de consolidación de pedidos -2 -1 0 1 2

Traslados desde la zona consolidación de pedidos a la zona de embarque -2 -1 0 1 2

Logística inversa para devolución de productos. -2 -1 0 1 2

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1.3 Operaciones de Almacén – Entradas

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Asignación de Horarios a Camiones -2 -1 0 1 2

Asignación de Camiones a Muelles -2 -1 0 1 2

Descarga de camiones en los muelles de recepción -2 -1 0 1 2

Control de calidad y cantidad recibida -2 -1 0 1 2

Cuarentenas -2 -1 0 1 2

Cambios de embalaje -2 -1 0 1 2

Posibilidad de conexión con autómatas para captar operaciones y datos. -2 -1 0 1 2

“ El SGA en su módulo de
recepción debe poder prever
cuando se ha de realizar el
próximo pedido a un
proveedor para no sufrir
roturas de stock, a la vez que
elige el que ofrece las

”
condiciones más ventajosas.

1.4 Operaciones de Almacén - Almacenamiento

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 Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Disposición de cargas en el almacén de reserva: definición de destino. -2 -1 0 1 2

Disposición de cargas en el almacén de reserva: ubicación de destino. -2 -1 0 1 2

Actividades de reposición a zonas de piking -2 -1 0 1 2

Operaciones de reubicación. -2 -1 0 1 2

Posibilidad de conexión con autómatas para captar operaciones y datos. -2 -1 0 1 2

1.5 Operaciones de Almacén - Picking

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Asignación de operarios a operaciones de picking. -2 -1 0 1 2

Definición de rutas de operación -2 -1 0 1 2

Comprobaciones entre lo previsto y lo real. -2 -1 0 1 2

Depósito del pedido recogido en la zona de consolidación. -2 -1 0 1 2

1.6 Operaciones de Almacén – Agrupación y Ordenación para Expedición

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Agrupación de los pedidos en función de clientes. -2 -1 0 1 2

Embalado -2 -1 0 1 2

Etiquetado -2 -1 0 1 2

Controles de calidad y cantidad -2 -1 0 1 2

Agrupación por rutas de entrega -2 -1 0 1 2

1.7 Operaciones de Almacén – Salida de Productos

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 Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Asignación de horario al transportista -2 -1 0 1 2

Asignación de muelle al transportista -2 -1 0 1 2

Controles de calidad y cantidad -2 -1 0 1 2

Carga de camión y trámites administrativos. -2 -1 0 1 2

Posibilidad de conexión con autómatas para captar operaciones y datos. -2 -1 0 1 2

“ Algunas soluciones SGA

integran sus datos con otras
aplicaciones destinadas a
gestionar las ventas y
entregas de los productos.
Esta actualización en tiempo
real nos aporta la visión
necesaria para evitar roturas de

”
stock.

1.8 Operaciones de Almacén – Otras Operaciones Generales

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Operaciones de recuento cíclico -2 -1 0 1 2

Reposición de stock -2 -1 0 1 2

Selección y comunicación de os pedidos al almacén -2 -1 0 1 2

Selección de rutas y planificación del transporte -2 -1 0 1 2

Preparación de documentos administrativos (facturas, albaranes, etc…) -2 -1 0 1 2

Previsión de la demanda de cada producto -2 -1 0 1 2

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 Gestión de devoluciones y reclamaciones -2 -1 0 1 2

Operaciones de control de inventario -2 -1 0 1 2

“ Un SGA debe permitir el

control de la trazabilidad de los
diferentes productos, generando
la documentación necesaria para
su acreditación. Este control es
obligatorio en algunos sectores
como Alimentación, Automoción o

”
el Farmacéutico

1.9 Operaciones de Almacén ligadas al Rediseño del Sistema

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa y asignar C, D o G en la columna izquierda.

Distribución del espacio de almacén -2 -1 0 1 2

Revisión de la selección de transportistas -2 -1 0 1 2

Revisión y sustitución de equipos de manejo de mercancías. -2 -1 0 1 2

Revisión de la asignación de demanda a los almacenes -2 -1 0 1 2

Revisión de los diseños de empaquetamiento -2 -1 0 1 2

Revisión de la ubicación de almacenes y fabricas -2 -1 0 1 2

Revisión del tamaño y sistema de los almacenes propios -2 -1 0 1 2

Revisión del equipo de transporte propio. -2 -1 0 1 2

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 2.- Otras características del software

Adaptar las cuestiones planteadas a cada empresa en particular y asignar la clase C, D o G.

Valoración de la base de datos sobre la que trabaja el software -2 -1 0 1 2

Accesibilidad a los datos de forma directa a la base de datos -2 -1 0 1 2

Valoración tecnológica del software propuesto -2 -1 0 1 2

Integración del software con otras aplicaciones del mercado -2 -1 0 1 2

Valoración de la modalidad del servicio planteado (SaaS, Onpremise, etc…) -2 -1 0 1 2

Valoración con la diversidad de dispositivos de acceso al software (movilidad …) -2 -1 0 1 2

Valoración del diseño de las pantallas de trabajo (Usabilidad) -2 -1 0 1 2

Herramientas de automatización a disposición del usuario (procesos BPM, ….) -2 -1 0 1 2

Posibilidad de navegación personalizada y filtros avanzados -2 -1 0 1 2

Posibilidad de trabajar sin conexión a internet en entornos de movilidad -2 -1 0 1 2

Escalabilidad de la aplicación (capacidad de crecimiento) -2 -1 0 1 2

Integración con herramientas ofimáticas populares del mercado -2 -1 0 1 2

Rendimiento en el registro de operaciones (rapidez) -2 -1 0 1 2

Capacidad de personalización de informes por los usuarios -2 -1 0 1 2

Capacidad de parametrización del programa -2 -1 0 1 2

“ EL SGA Cloud supone un

importante ahorro, ya que
todo el coste de hardware,
licencias de base de datos,
actualizaciones… los soporta
el proveedor. Facilita además
la comunicación con otras
aplicaciones que pueden
resultar claves para la empresa
como: ERP, BI, BPM ….
”
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3.- Características del proveedor del software

3.1 Características del Proveedor – Ámbito Interno

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa en particular y asignar la clase C, D o G.

Tamaño de la empresa -2 -1 0 1 2

Forma societaria y composición del capital -2 -1 0 1 2

Estructura del equipo directivo -2 -1 0 1 2

Méritos del equipo directivo -2 -1 0 1 2

Años desde su creación -2 -1 0 1 2

Adecuación del ámbito de operaciones (local, nacional, internacional) -2 -1 0 1 2

Posición en la cadena de la industria (fabricantes, distribuidores, etc…) -2 -1 0 1 2

Planteamiento del servicio de atención al cliente -2 -1 0 1 2

Valoración de los resultados del proveedor en los últimos 3 años -2 -1 0 1 2

Valoración de la experiencia den el software concreto a contratar -2 -1 0 1 2

Valoración de su experiencia en nuestro sector -2 -1 0 1 2

Valoración de su conocimiento en las características de nuestro sector -2 -1 0 1 2

Valoración de las infraestructuras del proveedor para garantizar el servicio -2 -1 0 1 2

Valoración tecnológica del proveedor -2 -1 0 1 2

Capacidad del proveedor de modificar el software -2 -1 0 1 2

3.2 Información del proveedor – Ámbito externo

Adaptar las cuestiones planteadas a tu empresa en particular y asignar la clase C, D o G.

Disponer de opiniones/testimonios de otras empresas clientes. -2 -1 0 1 2

Seleccionar una opinión/testimonio para contrastar con el cliente. -2 -1 0 1 2

Disponer de casos de éxito de otras empresas clientes. -2 -1 0 1 2

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 Seleccionar un caso de éxito para contrastar con el cliente. -2 -1 0 1 2

Participación del proveedor en ferias y eventos especializados -2 -1 0 1 2

Participación del proveedor en ponencias técnicas sobre el servicio -2 -1 0 1 2

Calidad del contenido en videos en internet -2 -1 0 1 2

Calidad de contenidos en el blog del proveedor -2 -1 0 1 2

Tipología y características de clientes de referencia -2 -1 0 1 2

“ La implantación de una
solución SGA es una decisión
que nos acompañará durante
años. La valoración de la
empresa proveedora es casi
tan importante como la del
propio software y sus

”
funcionalidades.

4.- Características del proyecto en general

Se deberá tener en cuenta el tipo de servicio a contratar y asignar la clase C, D o G.

Disponibilidad de recursos razonables por parte de nuestro proveedor -2 -1 0 1 2

Capacidad del proveedor de adaptarse a nuestra planificación general -2 -1 0 1 2

Valoración del procedimiento que proponen para ejecutar el proyecto -2 -1 0 1 2

Valoración de la documentación a recibir en la implantación -2 -1 0 1 2

Posibilidad de compartir adaptaciones del software con personal propio -2 -1 0 1 2

Valoración de la solución que proponen para la migración de datos (carga) -2 -1 0 1 2

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5.- Consideraciones postventa

Se trata de analizar el compromiso del proveedor de mantener actualizado el software a nivel

tecnológico y funcional en los próximos 5 años, además de establecer las bases para la relación
futura y las condiciones de salida (en el caso de cambiar de proveedor).

5.1 Características del mantenimiento

Se deberá tener en cuenta el tipo de servicio a contratar y asignar la clase C, D o G.

Valoración del alcance con relación a futuras adaptaciones normativas -2 -1 0 1 2

Valoración del alcance con relación a futuras adaptaciones funcionales -2 -1 0 1 2

Valoración del alcance con relación a futuras adaptaciones tecnológicas -2 -1 0 1 2

Valoración general del alcance del contrato y cambios posibles -2 -1 0 1 2

Valoración del alcance con relación a la evolución de los precios de servicios -2 -1 0 1 2

Existe un compromiso contractual del nivel de servicio (SLA) -2 -1 0 1 2

Valoración del nivel de servicio ofrecido (acuerdos SLA) -2 -1 0 1 2

Valorar el nivel de dependencia con el proveedor (¿existen otros Partners?) -2 -1 0 1 2

5.2 Condiciones para el cambio de proveedor

Se deberá tener en cuenta el tipo de servicio a contratar y asignar la clase C, D o G.

Valoración de la documentación de los ficheros -2 -1 0 1 2

Valoración de la dependencia al proveedor en caso de migración de datos -2 -1 0 1 2

Compromiso de asistencia y apoyo al proceso de cambio de proveedor -2 -1 0 1 2

Condiciones económicas de salida pactadas en el contrato -2 -1 0 1 2

Valoración de las condiciones económicas de salida pactadas en el contrato -2 -1 0 1 2

Valoración del nivel de servicio para los servicios de salida (acuerdos SLA) -2 -1 0 1 2

Valoración del procedimiento de migración -2 -1 0 1 2

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 Eliminación de datos de nuestra empresa de acuerdo con el procedimiento
-2 -1 0 1 2
establecido

6.- Quiénes somos:

Llevamos más de 30 años ofreciendo a las medianas y grandes empresas, servicios y

soluciones empresariales de software, conocemos de primera mano la importancia de la
calidad del servicio para garantizar las operaciones de nuestros clientes.

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Te invitamos a que contactes con nosotros para
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