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Contenido
Unidad 1..................................................................................................4
Introducción a Excel...................................................................................4
Iniciando Microsoft Excel..........................................................................4
Formulas y Funciones (Básicas y Avanzadas).......................................................6
La ficha Fórmulas.......................................................................................6
Precedencia de los operadores....................................................................6
Crear una fórmula que realice sumas............................................................7
Crear una fórmula que realice restas............................................................7
Crear una fórmula que realice multiplicaciones...............................................7
Crear una fórmula que realice divisiones........................................................8
Posibles mensajes de errores al usar fórmulas.................................................8
Estilos de referencia...................................................................................8
Relativas..............................................................................................8
Absolutas..............................................................................................9
Mixtas..................................................................................................9
Resumir datos utilizando funciones...............................................................9
Partes de una función...............................................................................9
Funciones básicas....................................................................................9
Funciones Avanzadas..............................................................................11
El formato condicional............................................................................13
La validación de datos.............................................................................13
Validación de datos de tipo lista.................................................................14
Filtros................................................................................................16
Creación de un filtro automático personalizado..............................................17
Subtotales e informes.............................................................................18
Tabla de datos......................................................................................19
Unidad 2................................................................................................20
Vincular y seguridad en hojas y libros de trabajo...............................................20
Enlazar hojas de trabajo..........................................................................20
Crear referencias externas.......................................................................20
Crear fórmulas de referencias externas........................................................20
Seguridad en la Hojas y libros....................................................................24
 Protección de hoja.................................................................................24
Gráficas.................................................................................................26
Que son las gráficas................................................................................26
Tipos de gráficos más comunes..................................................................27
Herramientas de gráficos.........................................................................29
Tablas Dinamicas......................................................................................30
Cuándo usar una tabla dinámica.................................................................30
Preparar los datos para una tabla dinámica................................................31
Partes de una tabla dinamica....................................................................31
Crear una tabla dinamica.........................................................................32

Objetivo General:

Al finalizar el curso el participante aprenderá a personalizar el entorno de trabajo, navegar,

aplicar formato, utilizar formulas, funciones así como elaborar gráficas y tablas dinámicas de la
información plasmada en una hoja de cálculo, permitiéndole desarrollar sus actividades con
mayor facilidad y optimizando tiempos.
Unidad 1
Introducción a Excel
Iniciando Microsoft Excel

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al
colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas
que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta
con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el
programa (Figura izquierda). Otra forma de acceder al programa es escribir la
palabra Excel en el cuadro de búsqueda y presionar Enter. (Figura Derecha)

Al iniciar Excel aparece la siguiente pantalla y dar clic en la opción Libro en

blanco que aparece resaltada, se inicia Excel apareciendo una hoja de cálculo en
blanco.
 Una vez que se accede al programa aparece la siguiente pantalla la cual contiene
Botones
los siguientes elementos: Minimizar
Barra de herramientas de acceso rápido Barra de Título Maximizar
Cerrar
Fichas

Barra de formulas Cinta de Opciones

Columnas

Celda Activa Cuadro de Nombres

Barra de Desplazamiento Vertical
Filas

Barra de Desplazamiento Horizontal

Etiquetas
Barra de Estado
Vistas

La cinta de opciones está compuesta por las siguientes opciones:

Botones o comandos
Grupos

Cuando abrimos la aplicación de Excel el nombre de archivo predeterminado

(Libro1) permanecerá en la barra de título hasta que usted lo guarde con el
nombre de su preferencia. Una hoja de cálculo es una cuadrícula compuesta de
filas, columnas y celdas. Las columnas de la hoja de cálculo van de arriba hacia
abajo y se identifican con letras; las filas van de izquierda a derecha y se
identifican con números. La información se introduce dentro de una celda. Cada
cuadro en la cuadrícula es una celda y se identifica por la intersección de una
columna y una fila. Así, la primera celda en una hoja de cálculo abierta es A1. La
celda activa está enmarcada por una línea negra gruesa. Cuando teclea
información, ésta se introduce en la celda enmarcada.
Formulas y Funciones (Básicas y Avanzadas)
Las formulas son operaciones que usan operandos y operadores para realizar una
operación. Los resultados dependerán de los operandos, a su vez, estos
operandos pueden también ser resultados de otras fórmulas.

Operandos: Se le llama así a un número constante en todas sus variantes

(positivo, negativo, decimal, entero), a un dato (texto, palabra o letra), referencia
de celda (A3, B7, A55, etc.) hasta el resultado de una formula.

Operadores: Excel incluye al menos 4 grupos de operadores los cuales se

clasifican en operadores matemáticos (+.-,*, ^), operadores de texto (&),
operadores de fecha (+,-) y operadores lógicos (<, >, >=, <=, =, <>).
Para este curso aprenderemos a trabajar formulas, con operadores matemáticos
para empezar a dominar el tema de las formulas. A continuación se detallan los
operadores utilizados para una fórmula matemática.
OPERADORES MATEMÁTICOS
PRECEDENCIA NOMBRE OPERADOR
1 Agrupación ()
2 Potencia ^
3 División /
3 Multiplicación *
4 Resta -
4 Suma +

La ficha Fórmulas
Las fórmulas hacen de Excel una herramienta muy poderosa. En esta lección,
usted aprenderá a escribir fórmulas simples y a utilizar muchas de las funciones
de Excel que contienen fórmulas integradas que le permiten realizar muchos tipos
de cálculos haciendo clic en un comando en la ficha Fórmulas.

Precedencia de los operadores

Cuál sería el resultado de tener la siguiente formula: 4+3*8/2-12

a) 5 b) -16 c) 4

De acuerdo a la tabla anterior, los operadores tienen una precedencia, esto es,
como se resuelve en Excel una operación matemática, esto es, una formula.

1. En primer lugar, Verifica si existe dentro de la formula una agrupación, esto

son los paréntesis, si existe algo dentro de paréntesis, va y resuelve hasta
terminar lo que haya dentro, si no existe nada entre paréntesis va y busca la
siguiente precedencia.

2. Verifica si hay alguna potencia (^) que resolver, si no existe, pasa a la siguiente
precedencia.

3. Verifica si existe una multiplicación (*) o división (/) y las resuelve o si no existe
va y busca la siguiente precedencia para resolverla.

4. Verifica si existe alguna suma dentro de la formula y la resuelve, ya sea suma

(+) o resta (-) cualquiera de las dos tiene la misma precedencia.

La suma y la resta son operaciones que se resuelven hasta lo último. Para romper
dichas precedencias se pueden utilizar los símbolos de agrupación, los paréntesis.

Crear una fórmula que realice sumas

Para comenzar a crear una fórmula, seleccione la celda en la que desea que
aparezca. Para permitirle a Excel distinguir las fórmulas de los datos, todas las
fórmulas comienzan con el signo igual (=).

Ejemplo sin usar referencias de celdas =3+3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =A1+A2 Entre
Crear una fórmula que realice restas

Para crear una fórmula que realice restas se emplean los mismos métodos que
utilizó para crear una fórmula que realice sumas. Cuando cree una fórmula de
resta, escriba = seguido del número positivo y luego escriba un signo de menos
para indicar la resta.

Ejemplo sin usar referencias de celdas =5-3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =B1-A2 Entre
Crear una fórmula que realice multiplicaciones

La fórmula para multiplicar 33 por 6 es =33*6. Si una fórmula contiene dos o más
operadores, las operaciones no necesariamente se realizan en el orden en que se
lee la fórmula. El orden lo determinan las reglas matemáticas, pero usted puede
anular las prioridades estándar de los operadores utilizando paréntesis. Las
operaciones dentro de los paréntesis se realizan antes de las que están fuera de
ellos.
Ejemplo usando referencias de celdas =B1*A2 Entre
Crear una fórmula que realice divisiones

La barra diagonal es el operador matemático para la división. Cuando un cálculo

incluye varios valores, utilice paréntesis para indicar qué parte del cálculo es la
que debe realizarse primero.

Ejemplo sin usar referencias de celdas =10/3 Entre

Ejemplo usando referencias de celdas =B5/A4 Entre

Posibles mensajes de errores al usar fórmulas

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro. A continuación se presentan
algunos de los posibles errores que pueden presentarse a utilizar una fórmula:
Error Motivo
#¡DIV/0 Estas intentando dividir por cero.
#N/A. La celda no contiene ningún dato.
# ¿NOMBRE? El nombre usado en la fórmula
no es conocido.
#¡NULO! La intersección de dos rangos
no tiene ninguna celda.
#¡NUM! El argumento de la
función matemática es
incorrecto.
#¡REF! Se ha suprimido una celda o un
rango de celdas cuyas
referencias están incluidas en
una fórmula.
#¡VALOR! En una fórmula matemática
hay una celda de tipo texto o
el operador es incorrecto.
Estilos de referencia
Relativas
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas,
como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de dónde vayamos a
copiar la fórmula,
Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda
B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda la
actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Absolutas
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo
$ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda o presionar F4 para
colocar directamente los signos, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la
celda a otra, nunca variará la referencia.

Mixtas
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la
fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o
=A$2.

Resumir datos utilizando funciones

Este es uno de los temas más importantes de la hoja de cálculo junto con el de las
formulas, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una
hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas
para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel para
agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el
uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy
bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

Partes de una función

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor
o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado.

Funciones básicas
Excel provee de funciones básicas que se pueden utilizar desde la Ficha
Inicio Grupo Modificar  Botón Autosuma
Para utilizarlas, se requiere colocar el cursor de celda en la celda donde se desea
insertar la fórmula para luego seleccionar cualquiera de las funciones básicas que
provee este botón.
Una vez seleccionada la función deseada, se procederá a insertar el rango de
datos del cual se desea calcular.
NOMBRE FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Suma(B2:D6) Suma o Autosuma: Calcula la suma
de todos los números que se
encuentran en
un rango de datos.
Promedio(B2:B6) Promedio: Calcula el promedio
entre los números que se
encuentran en un rango
de datos.
Contar(B2:D6) Cuenta el número de datos que
existen
dentro de un rango seleccionado.
Funciones Avanzadas

En este tema utilizará comandos de la ficha Fórmulas, que se muestra en la figura

siguiente, para crear fórmulas que resuman condicionalmente los datos, para buscar
datos, para aplicar lógica condicional y para formatear y modificar el texto. Utilice esta
ilustración como referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiariza con otros
comandos de la ficha Fórmulas y los emplea para crear fórmulas.

Otra forma de acceder a las funciones es mediante el botón Fx situado a la

izquierda de la barra de fórmulas, al presionar esta opción se abrirá una caja de
diálogo en la cual podrá realizar una búsqueda de la función que necesita insertar.
A continuación se enlistan las funciones que trabajaremos en este tema:

Función Descripción
La función SUMAR.SI calcula el total de
sólo aquellas celdas que cumplen con
un determinado criterio o condición. La
sintaxis de la función SUMAR.SI es
SUMAR.SI (Rango,Criterio, Rango_suma). En
una fórmula, los valores que una función
emplea para realizar operaciones o
SUMAR.SI cálculos se denominan argumentos. Así,
los argumentos para la función
SUMAR.SI son rango, criterio y rango de
suma. Al emplearse juntos crean una
fórmula condicional en la que se suman
las celdas que cumplen con el criterio
previamente definido. Las celdas dentro del
rango de criterio que no cumplen con
dicho criterio, no se
incluyen en el total
La función CONTAR.SI cuenta el número
de celdas en un determinado rango que
cumplen con una condición específica. La
CONTAR.SI sintaxis para la función CONTAR.SI es
CONTAR.SI(Rango, Criterio). El rango es
el rango de celdas que se van a contar.
La condición puede ser un
número, una expresión o un texto.
CONSULTAV (BUSCARV) La V en BUSCARV significa vertical. Esta fórmula se utiliza
cuando los valores de comparación se encuentran en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea
buscar. La función BUSCARV busca un valor en la primera
columna de una matriz de tabla en la hoja de cálculo y
devuelve, en la misma fila, un valor de
otra columna de dicha matriz de tabla.
BUSCARH busca un valor en la fila superior de una tabla o
una Matriz y luego devuelve un valor en la misma
columna de una fila que usted especifique en la tabla o
CONSULTAH (BUSCARH) matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de
datos y desee buscar dentro de un número especificado de
filas.

FUNCIÓN SI El resultado de una fórmula condicional se determina por el

estado de una condición específica, o la respuesta a una
pregunta lógica. Una fórmula SI devuelve un valor si una
condición especificada es verdadera, y otro valor si la
condición es falsa. La función Si requiere la siguiente
sintaxis: SI(prueba_lógica,
valor si verdadero, valor si falso).
El formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel
aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores,

para valores que cumplan una determinada condición, para
resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

□ Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato

condicional.
□ Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña
Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas

dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas
que tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto

de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite

crear una regla personalizada para aplicar un
formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en
la imagen.

La validación de datos
Uno de los problemas más recurrentes en los informes de Excel, es que los
usuarios no ingresan la información de forma correcta, las listas han sido creadas
para que los usuarios sólo puedan ingresar la información permitida por el creador
del libro, o en su defecto, sólo tengan la posibilidad de escoger opciones desde
un menú desplegable.

La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta

característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una
celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celda.

□ Seleccionamos la celda que queremos validar.

□ Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la
imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de
validación indicamos la
condición para que el dato sea
correcto.

Dentro de Permitir podemos

encontrar Cualquier valor,
Número entero, Decimal,
Lista, Fecha, Hora, Longitud
de texto y Personalizada. Por
ejemplo si elegimos Número
entero, Excel sólo permitirá
números enteros en esa celda,
si el usuario intenta escribir un
número decimal, se producirá
un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción

Datos, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores

para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el
recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados
por; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre

al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son
considerados válidos para esa celda.

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que

queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor
incorrecto.

Validación de datos de tipo lista

Para crear una lista debemos seleccionar un rango de datos e insertar un nombre
en el cuadro de nombres, ubicado en la parte superior-izquierda de nuestra hoja
(en la imagen se ingresó el nombre Alumnos, luego de seleccionar el rango de
nombres).

Luego de crear las listas podemos crear formularios o celdas con opciones
desplegables. Para esto debemos posicionarnos en una celda y acceder la opción
validación de datos, ubicada en el menú Datos.
Al seleccionar esta opción se desplegará una ventana con opciones:
□ Configuración: Seleccionamos la opción Lista, desde el menú Permitir. Y en el
origen ingresamos el nombre de nuestra lista, ejemplo: =Alumnos
De esta forma la celda seleccionada presentará una lista desplegable de opciones
para que el usuario pueda escoger sólo valores de la lista permitida.
□ Mensaje de entrada: en este lugar ingresamos la información que deseamos
que el usuario vea antes de seleccionar o ingresar un dato (es sólo informativo, y
permitirá guiar al usuario).
□ Mensaje de error: desde esta opción podemos configurar el tipo de restricción
y mensaje de error que deseamos.
Grave: el usuario no podrá ingresar información que no se encuentre en la lista.
Advertencia e Información: el usuario será advertido de que la información que
está ingresando no es correcta, sin embargo, la podrá ingresar de todas formas.
Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que
se especifique para una columna.

Criterios: Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta o un filtro

Tipos de filtros
1. Autofiltro: incluye filtrar por selección, para criterios simples.
2. Filtro avanzado: permite establecer criterios complejos.

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado

oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizar, ni ordenar la información.

Para poder filtrar la información debemos tener una tabla de datos, con los títulos
definidos, luego seleccionamos la opción Filtro, ubicada en el menú Datos.

Automáticamente, aparecerá un triángulo invertido al lado de cada título, utilizando este

botón podremos ordenar y filtrar la información que deseemos relacionada a cada
columna en particular.
Creación de un filtro automático personalizado
Podemos utilizar los filtros predefinidos o crear nuestros propios filtros, para ello
debemos seleccionar la opción de filtro personalizado, dentro del menú de cada filtro
creado, cómo se presenta en la imagen a continuación:

El filtro personalizado nos presentará una serie de opciones que podemos combinar
mediante Y/O.
Subtotales e informes

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales

generales en una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de
filas que designa para que funcionen como hojas de datos).

Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan
mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal Excel calcula los subtotales con
una función de resumen, como por ejemplo: Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en
una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los
valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio,
la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el
promedio de los valores de las filas de subtotales.

Se debe considerar que Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general
cuando se modifiquen los datos de detalle.

Para crear subtotales, realice lo siguiente:

1. Abra o cree un archivo de

Excel el cual contenga datos
numéricos.

2. Colóquese en cualquier
celda de la tabla de datos y,
vaya a la ficha Datos, y en el
grupo Esquema, presione el
botón Subtotal.

3. En la ventana
Subtotales, marque las
opciones necesarias para
crear un subtotal a su
gusto.
Tabla de datos

Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en
una sola operación, así como una manera de ver y comparar los resultados de todas las
variaciones distintas en la hoja de cálculo.

Puede crear tablas de datos de una o dos variables, dependiendo del número de
variantes que desee probar.

Tablas de datos de una variable. Utilice una tabla de datos de una variable si desea ver
de qué manera afectan distintos tipos de interés al pago mensual de una hipoteca.
En el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12;B4;-B5),
que hace referencia a la celda de entrada B3.

Tabla de datos de dos variables Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo
afectan los distintos tipos de interés y plazos del préstamo al pago de una hipoteca. En el
siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12;B4;-B5), que
utiliza dos celdas variables, B3 y B4.
Unidad 2
Vincular y seguridad en hojas y libros de trabajo
Enlazar hojas de trabajo.

Crear referencias externas

El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para
combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una
con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:

 El libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.

 El libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.

La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente

nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma
hoja.

No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las

fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc...

Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias

externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja
externa a la que está la fórmula.

Crear fórmulas de referencias externas

Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos:

 Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos).
 Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la
fórmula.
 Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto
de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar
las celdas necesarias.
 Terminar la fórmula y pulsar Intro.

Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si

cambiamos el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar
como... las referencias también se cambiarían.

Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas
fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar
vínculos... Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer
modificaciones sobre los vínculos.
Actualizar valores: actualiza la lista con los vínculos.

Cambiar origen: podemos modificar el origen del vínculo seleccionado. Abrir origen: abre
el libro del vínculo seleccionado.
Romper vínculo: quita los vínculos de las fórmulas externas. Comprobar estado:
comprueba el estado del origen.
Pregunta inicial: podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente,
indicando que tenemos enlaces externos.

Consolidar hojas de trabajo.

El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que
acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una
relación entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre
esas hojas de trabajo.

Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una
compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto,
para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los
libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos.
Si pulsamos sobre la pestaña
Datos y pulsando el botón
Consolidar... nos aparece el
cuadro de diálogo Consolidar,
como vemos en la imagen
donde podemos escoger la
Función a utilizar:

‐En Referencia: vamos

seleccionando las celdas de
uno de los libros fuentes,

‐ Pulsamos sobre Agregar para

añadir las celd as
seleccionadas a la lista de
todas las referencias,

‐ Repetimos los do s últimos

pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes,

‐ Finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula.

Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros
fuente se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor
en el origen, ese cambio quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado.

Ejemplo:

1.Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos específicos a consolidar,
estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se
encuentran en hojas diferentes, ya que dicha información se podría organizar por ejemplo:
por día, por semana, por mes, etc., en cada hoja.

2.Puede crear o copiar el mismo

formato con los datos en común que
llevará el consolidado con respecto a
las hojas de datos, en este caso de
cada mes y, colóquese en la primer
celda (superior izquierda) del rango
que se consolidará.

3.Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Consolidar.

4.En la ventana Consolidar especifique la
función que desea utilizar y agregue las
referencias de los rangos que intervendrán
en el consolidado, así mismo si lo requiere
puede marcar algunas opciones
adicionales como
Crear vínculos con los datos de origen la cual, a manera de auto esquema, muestra los
datos de origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se

agregan y se acomodan en forma
alfabética, por lo que al analizar la
procedencia de los datos en el
consolidado, si es que se utilizó la
opción Crear vínculos con los datos de
origen es posible que no se encuentren
en el mismo orden.

5.Aparecerá el resultado con los datos ya consolidados, según la función utilizada.

NOTA El consolidado podrá crearse tantas veces como sea necesario utilizando
diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o
creándolo en una nueva ubicación.
Seguridad en la Hojas y libros

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten

controlar quiénes pueden acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger
todo un archivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los
datos. Esto garantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos
elementos de una hoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien,
muevan o eliminan datos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La
protección de datos es especialmente importante cuando varios usuarios comparten y
modifican los archivos.
En Excel la información puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se
realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una
hoja y permite también especificar que celdas serán las que si permitan modificaciones a
su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creación u modificación de
hojas, así como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente:

Protección de hoja

1. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubíquese en una de ellas.
2. Vaya a la ficha
Revisar y, en el grupo
Cambios, haga clic
en Proteger hoja.

3. En la ventana
mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas
para que la protección sólo se realice a las celdas
bloqueadas, si lo desea puede establecer una
contraseña para que sólo quien la conozca pueda
desproteger la hoja y marque solo las casillas
necesarias según lo que desee permitir que sea
modificable en las celdas bloqueadas y presione
Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación de

las no permitidas en la hoja, Excel mandará el mensaje
siguiente:
□ Protección de libro

1. Abra el libro que desee proteger.

2. Vaya a la ficha Revisar y en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro, y

en Restringir edición, seleccione la opción Proteger estructura y ventanas.

4. En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias según la protección

deseada y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificación y está no esté permitida, Excel
mostrará el mensaje siguiente:
Gráficas
Que son las gráficas

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y

facilita su interpretación.
Vamos a ver en esta unidad, cómo crear gráficos a partir de unos datos
introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e
inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más
que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Crear un gráfico
Hay varias formas de crear un gráfico, veremos dos formas básicas para crearlos.

Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en
las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier
otro objeto.

Creando una gráfica como hoja de gráfico

Excel proporciona una herramienta que permite visualizar los datos en formas
gráficas aprovechándose de los datos de una hoja de cálculo como valores para
las gráficas.
Insertar gráfica como gráfico incrustado
Para insertar el gráfico en la misma hoja de cálculo donde están los datos, debe de
seleccionar los datos a graficar para luego elegir el tipo de gráficos que se encuentra de
la siguiente forma:

Después de elegir el tipo de gráfico, este aparecerá en la hoja de cálculo donde se

encuentran los datos.

Tipos de gráficos más comunes

Gráficos de Columna: Son útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o
para ilustrar comparaciones entre elementos.

SUELDO (PESOS
$10,000.0 MX)
0
$9,000.00
$8,000.00
$7,000.00
$6,000.00
$5,000.00
$4,000.00
$3,000.00
$2,000.00
$1,000.00
$0.00
Gráficos de línea: Pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos
frente a una escala común y, por tanto, son idóneos para mostrar tendencias en
datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se
distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se
distribuyen uniformemente en el eje vertical.

SUELDO (PESOS MX)

$10,000.00
$9,000.00
$8,000.00
$7,000.00
$6,000.00
$5,000.00
$4,000.00
$3,000.00
$2,000.00
$1,000.00
$0.00

Gráficos Circular: Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos

de una serie de datos en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de
datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico
circular.

SUELDO (PESOS MX)

Administrativo
Gerente
10% Gerente
15%
Administrativ
Jefe de Área Administrativo
15% 7% o
Administrativ
Administrativo
6%Administrativoo
Jefe de Área
12% Administrativ
Administrativo o
Jefe de Área 12% o
10%
Administrativo 5%
Jefe de Área
Administrativo 8%
Jefe de Área
Jefe de Área
Administrativ
o
Herramientas de gráficos
Una vez insertado un gráfico, aparecerá en la cinta de opciones, la herramienta
contextual que se ve en la siguiente imagen.

Excel muestra dos pestañas (Diseño y Formato) que se añaden al crear cualquier
tipo de gráfico y donde podremos configurar las gráficas a nuestro gusto,
cambiando el diseño que más se acomode a nuestras necesidades.
 TABLAS DINAMICAS

Un informe de tabla dinámica es una herramienta interactiva que combina y compara datos.
Puede girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen y
mostrar los detalles de las áreas de interés. Utilice una tabla dinámica cuando desee analizar
totales relacionados, especialmente cuando tiene una larga lista de cifras que hay que sumar
y desea comparar varios hechos sobre cada cifra. Como las tablas dinámicas son interactivas,
puede experimentar libremente con el diseño de los datos para concentrarse en detalles
específicos o calcular distintos resúmenes, como recuentos o promedios.
CUÁNDO USAR UNA TABLA DINÁMICA

Las tablas dinámicas están especialmente diseñadas para los usos siguientes:

 Obtener perspectiva sobre grandes cantidades de datos en varias formas

 Calcular subtotales y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y
crear cálculos y fórmulas personalizadas
 Expandir y colapsar niveles de datos para concentrarse en los resultados y explorar en
profundidad los detalles desde los datos de resumen para las áreas de más interés
 Desplazar campos de datos a columnas o filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen
 Filtrar, ordenar, agrupar y aplicar formato condicional al subconjunto de datos más útil e
interesante para permitirle concentrarse en la información que desea
 Presentar informes concisos, atractivos y anotados

Utilice una tabla dinámica cuando desee analizar

totales relacionados, especialmente cuando
tiene una larga lista de cifras para sumar, y los
datos agregados o subtotales le pueden ayudar
a ver los datos desde distintas perspectivas y
comparar cifras de datos similares.

En el ejemplo siguiente se muestra un libro

con ventas trimestrales por estado. Los datos no
están en ningún orden determinado:

Ventas de artículos por

estado Ventas de California

En el ejemplo siguiente se muestra cómo los mismos datos se pueden resumir mejor en una
tabla dinámica:

Resumen en la tabla dinámica de las ventas trimestrales por

estado Resumen de California

En una tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de
tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna
Ubicación se convierte en el campo Ubicación y cada registro (una colección de información
sobre un campo) de California se resumen en un único elemento de tabla dinámica para
California.

Un valor de campo, como Suma de ventas, contiene los valores que se van a resumir. En el
informe anterior, el resumen del tercer trimestre de California contiene la suma del valor
Ventas de cada fila del libro para el que la columna Ubicación contiene California y la
columna Trimestre contiene 3T.
PREPARAR LOS DATOS PARA UNA TABLA DINÁMICA

Cuando se usa un libro como base para una tabla dinámica, los datos deberían estar en un
formato de lista o de tabla con nombres de columna descriptivos en la primera fila. Cada
celda de las filas posteriores contiene los datos apropiados a su nombre de columna. No
debería haber filas o columnas en blanco dentro de los datos de interés. Excel utiliza los
nombres de columna como nombres de campo en las tablas dinámicas. Si se utiliza el
creador de tablas dinámicas, puede arrastrar estos campos en las áreas de filtro de fila,
columna o informe de la tabla dinámica.
PARTES DE UNA TABLA DINAMICA

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla
dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que vez en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la
tabla dinámica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica.
Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que
serán totalizados para cada columna y fila.
 CREAR UNA TABLA DINAMICA
Podemos insertar una tabla dinámica desde la ficha insertar o directamente desde la ficha
opciones, teniendo seleccionada una Tabla.
1. En una hoja de cálculo seleccione del grupo Tablas de la ficha Insertar
haga clic Tabla dinámica

2. Aparece el cuadro de diálogo de creación

de tablas dinámicas. Desde aquí
podremos indicar el lugar donde se
encuentran los datos que queremos
analizar y el lugar donde queremos
ubicarla.

NOTA: Podríamos crear una conexión con

otra aplicación para obtener los datos
desde otra fuente diferente a Excel.
3. En el caso de seleccionar la opción
Selecciona una tabla o rango debemos
seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo los encabezados.
4. Al concluir el paso anterior aparece un asistente en el que construiremos la Tabla dinámica.
 NOTA: Observe que se agregan dos fichas más las cuales son Opciones y Diseño con las que se
puede editar la Tabla dinámica.
Vamos a generar un resumen haciendo uso de un ejemplo de una tabla parecida a la siguiente:

NOTA: La lista de campos de la tabla

dinámica nos sirve para ir organizando
el resumen, podemos ir colocando los
campos en las filas, las columnas o
valores dependiendo de lo que
queremos obtener. El área del filtro
de informe permite filtrar la tabla en
forma general, se pueden agregar
más de un campo en cada área.
5. Ejemplo, vamos a generar un
resumen que nos presenten el monto
total de cada lugar, para ello
colocaremos los campos de la
siguiente manera:
 En las etiquetas de filas colocaremos el campo Lugar
 En el cuadro Valores colocaremos el campo Monto
En el resumen se muestra los totales de venta de cada municipio de forma global.
Imaginemos que queremos obtener, ahora, las
ventas por municipio pero solo las que
fueron a crédito, para ese caso vamos a
considerar el campo Tipo de venta, que es
donde está el dato si la venta fue a crédito
o al contado. Vamos a dejar los campos del
resumen anterior y solo vamos a colocar el
campo Tipo de venta en el sector Filtro de
informe.
En la imagen observamos que en la parte
superior de la tabla dinámica se agregó en
la parte del filtro con el campo Tipo de
venta, allí debemos seleccionar la opción
CREDITO en el
filtro. El resultado que nos muestra solo contempla las ventas a crédito, el monto es
inferior al resultado obtenido en el resumen anterior.
Ahora vamos necesitamos saber la fecha exacta en la que se realizó cada venta a crédito,
para ello colocaremos en las etiquetas de columnas el campo Fecha.
El resultado de este resumen se vería de la siguiente forma:
Observe que el resumen muestra las ventas a crédito
de cada municipio por fecha. Es importante
mencionar aquí que también se puede realizar
filtros en los campos que hemos agregado en la
tabla dinámica, esto se emplea sobre todo cuando
el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en la
tabla están acompañados, en su parte derecha, de
una flecha indicando una lista desplegable. Ejemplo,
podemos solo mostrar las ventas de Paraíso.
En el resumen anterior se nos muestran todas la
fechas que tenemos registradas en la base de datos,
lo cual nos
genera muchas columnas, en ocasiones es necesario utilizar opciones que nos permitan
agrupar los campos y en base en ellos mostrar, por ejemplo, las fechas agrupadas por
meses o años.