Organización de eventos empresariales

Introducción a la organización de eventos empresariales

Aspectos generales a tener en cuenta en la organización

de eventos empresariales

Determinación del grado de calidad e impacto del

evento empresarial

Herramientas claves en la planificación de un evento

Créditos

Bibliografía

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

¡Un caluroso saludo, aprendices en línea!

Bienvenidos a este nuevo material sobre organización de eventos empresariales. Antes de iniciar nues-
tro recorrido, tengamos en cuenta el siguiente objetivo de aprendizaje:

Comprender la importancia de la planificación previa a la

ejecución de un evento empresarial, con el objetivo de po-
tencializar al máximo su éxito o impacto dentro del grupo o
comunidad a la que está dirigido

Introducción a la organización de eventos empresariales

Cada día, son más las empresas, compañías y organizaciones que se toman
la tarea de planear y desarrollar eventos empresariales, con el objetivo de
dar a conocer nuevos productos, servicios o temáticas dentro de un sector
o público definido. Generalmente, estos eventos se desarrollan en torno a
la promoción y divulgación de información, y requieren de una muy buena
fase de planificación para lograr los objetivos establecidos.

La planeación y organización de un evento empresarial es un proceso complejo que requiere la im-

plementación de fuertes y claras políticas de comunicación durante todas sus etapas, de manera que
se comprendan las diferentes acciones estratégicas que se deben llevar a cabo durante su ejecución.

Aspectos generales a tener en cuenta en la organización

de
\ eventos empresariales

Musumeci y Bonina (2004) mencionan los siguientes aspectos a tener en cuenta en la planificación del
evento:

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1. Clasificación de los eventos
Antes de emprender un evento empresarial, es imprescindible analizar y determinar con exactitud
cuál será el criterio empleado para catalogar el tipo de evento que se está planeando, es decir, deli-
mitar el evento dentro de las tipologías que ya hemos estudiado. Recordemos algunas:

2. Organizadores
Por lo general, cada empresa u organización cuenta con su pro-
pio grupo de expertos responsable de la planificación y eje-
cución de sus eventos. No obstante, en algunos casos se debe
asignar a otro personal para que desempeñe estas funciones de
manera directa lo cual puede llegar a crear algún tipo de incon-
formidad en la organización del evento. Es necesario recalcar
que la organización es la encargada de proveer un soporte total
del evento y que debe realizar una planificación completa y
eficaz que permita maximizar la utilidad del mismo.

3. Ubicación espacial del evento

Es importante determinar el lugar donde se realizará el evento a través de unos criterios básicos de
selección que permitan potencializar aún más el éxito del mismo. Dentro de estos criterios, podemos
identificar los siguientes elementos:

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 •U na amplia estructura hotelera y de servicios

•Z onas de alimentacion como plazoletas de comidas, restaurantes, cafés, etc.

•D isposición de las autoridades locales para garantizar la seguridad de los

asistentes

•A tractivos turísticos y centros de convenciones

Cuando se piensa en la ejecución eficiente de un evento

empresarial, es necesario contar con un espacio físico
óptimo donde los visitantes se sientan cómodos y puedan
hacer uso de buenas instalaciones, es decir, un espacio
que cuente con baños en excelentes condiciones, aire
acondicionado o calefacción, excelente iluminación, lu-
gar de recepción para el recibimiento de los asistentes,
una logística precisa y efectiva en el entorno de realiza-
ción del evento, espacio para las tarimas y micrófonos
de excelente fidelidad.

Preferiblemente, este espacio debe estar ubicado

en una zona accesible para los asistentes, tanto
para las personas que llegan desde los respectivos
hoteles, como para las personas ubicadas en la
ciudad donde se realiza dicho evento.

En algunas ciudades, existen predios que, aunque

contienen espacios muy amplios y cómodos para
el desarrollo del evento, presentan problemas en
cuanto a materia de ubicación, dado que se en-
cuentran alejados de los espacios urbanos y su ac-
ceso resulta incómodo para los asistentes.

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4. Fecha del evento

Previo a la planificación de un evento, se debe rea-

lizar un proceso de clasificación del público que se
convocará y dejar claro a los participantes qué épo-
ca del año será la más conveniente para la ejecución
de dicha actividad. Esto se hace con la finalidad de
asegurarse de que asista la mayor cantidad de per-
sonas posible. Dentro de la fecha de la realización
del evento es necesario identificar fechas tales como
calendarios académicos, fechas religiosas, finales e
inicios de fin de año, fechas vacacionales, etc.

Otro aspecto fundamental que se debe analizar es el

clima, ya que es necesario determinar la época del
año más conveniente para el desarrollo del evento
en cuanto al comportamiento del tiempo se refiere,
de manera que se mitiguen los efectos de las épocas
más calurosas o frías.

5. Tiempo de organización

Un evento debe planificarse siempre con suficiente

tiempo de anticipación, de manera que su ejecución
se lleve a cabo sin inconvenientes y los asistentes
realicen los cambios respectivos en sus agendas para
poder asistir al mismo.

Si el evento es de carácter internacional, se sugiere

que las invitaciones o notificaciones se envíen con
seis meses de anticipación y se explique la forma en
que se realizará, junto con la fecha, el lugar y los
costos, entre otros aspectos.

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6. Objetivos

Se debe establecer con alto grado de exactitud el valor

e importancia que representa el evento para la organi-
zación, y se clarifiquen las metas que se persiguen con
su ejecución. Podemos establecer los siguientes tipos de
objetivos:

Objetivo general: estos objetivos hacen hincapié en la

manera como se puede transmitir la idea, los recursos
establecidos para la comunicación directa, la presenta-
ción cara a cara con los asistentes al evento, la crecien-
te necesidad de provocar reacciones e inducir, motivar
o informar los principales acontecimientos del evento a
la comunidad referenciada por él.

Objetivos específicos: estos objetivos centran su atención en la venta o la promoción de los productos
o servicios, el posicionamiento de la empresa por medio del evento, las relaciones con la prensa a
fin de difundir el evento, todo el material relacionado con la imagen externa del evento que capte la
atención de los asistentes y que, a su vez, maximice la participación del cliente interno.

Estos, a su vez, pueden ser:

Objetivos explícitos: hacen referencia a los aspectos directos que se hacen públicos en la contextua-
lización del evento.
Objetivos implícitos: aspectos indirectos que permiten el carácter reservado de la información que
se deriva de la propuesta comercial.

7. Planificación de las actividades

Las personas encargadas de la planificación y ejecución del evento deben anticipar y establecer cual-
quier posible inconveniente o dificultad durante el desarrollo del mismo. De igual forma, se recomien-
da determinar los siguientes aspectos:

• El tema central y la misión del evento

• Los expertos asistentes
• La estructura central del evento
• El tiempo de duración
• El lugar específico para el desarrollo del evento
• La contratación del soporte técnico y logístico

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8. Actividades de esparcimiento al interior del evento

La planificación de un evento también implica la programación de momentos de esparcimiento, tales

como desayunos, almuerzos o cenas de trabajo, entre otros, en donde los participantes tengan la
oportunidad de interactuar en otros espacios.

Si en los eventos existe programación con personas que provengan de otros países, se sugiere que se
incluyan sesiones de turismo, visitas a empresas o industrias que complementen el evento central, o
visitas a paisajes y recorridos ecológicos.

9. Control y monitoreo del evento

Para determinar el éxito del evento es necesario realizar encuestas al público directamente, con el
objetivo de conocer su grado de satisfacción con respecto a los servicios recibidos durante la activi-
dad.

La evaluación de los siguientes aspectos nos permite identificar claramente cuál

es la percepción del público en relación con el evento realizado:
• Efectividad temática del evento
• Desarrollo eficiente del evento
• Satisfacción con la metodología empleada para la transmisión de la infor-
mación
• Actividades de recreación para los asistentes al evento

Determinación del grado de calidad e impacto del evento empresarial

Determinar el grado de calidad de los servicios prestados durante un evento es un proceso bastante
complejo que permite darle un mejor direccionamiento a la gestión del mismo, mediante la conexión
de los siguientes aspectos: el evento, la exposición, la feria y el encuentro.

El desarrollo organizacional de un evento compromete un sinnúmero de acciones que logran interve-

nir de manera eficiente en su ejecución, de forma que se destaquen las características u objetivos

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 propios de cada aspecto. Lo que se busca es vincular
los objetivos de cada variable, con la intención de
masificar la misión del evento y obtener el mayor
éxito posible.

Tomemos como ejemplo el servicio prestado en una

entidad bancaria donde se realiza una gran cantidad
de operaciones; aquí, la calidad del servicio presta-
do se evidencia en el desarrollo de cada aspecto que
integra el proceso total de la operación, de manera
que estos se optimicen y se realicen de manera efi-
ciente y concreta.

Esta misma situación ocurre durante el desarrollo de un evento empresarial; la ejecución de pequeños
pasos permite integrar un proceso mayor, que para este caso llevaría el éxito total del evento y la
satisfacción de las necesidades de nuestros “clientes”, así como las de aquellas personas que intervie-
nen en el desarrollo del mismo (expositores).

Así como las personas que ingresan al banco rea-

lizan eventualmente un análisis de la luminosi-
dad, verifican que las plantas no estén secas, se
cercioran de que la información correspondien-
te a tasas de interés, cambios de dólar, entre
otros, sea pertinente y actualizada, los asisten-
tes a cualquier evento están continuamente ana-
lizando y evaluando los diferentes detalles de su
organización y ejecución, de manera que se for-
man una percepción general de todo el proceso
de preparación.

Por esta razón, la planificación y organización de

un evento deben estar orientadas a lograr el ma-
yor éxito posible y proporcionar un servicio de
alta calidad y excelencia, para lo cual se requie-
re unificar todos los elementos que intervienen
en su ejecución.

Herramientas claves en la planificación de un evento

Las siguientes herramientas se consideran elementos fundamentales para el desarrollo de un evento:

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1. Determinar la verdadera competencia

Suele ocurrir frecuentemente, y de hecho es un

punto de referencia muy importante para fijar el ni-
vel de calidad de nuestro evento, que las personas
comparen todo el tiempo los distintos eventos a los
que asisten de manera que encuentren diferencias
o similitudes entre estos. Por esta razón, no es re-
comendable dejar que los asistentes crean que el
evento es de poco alcance, así este lo represente.
Se debe pensar en el evento organizado siempre
como un evento de talla mundial, de manera que los
asistentes se sientan altamente identificados con el
mismo.

Según Mussumeci (2004), “incluso, si uno satisface a los clientes mejor que a uno mismo, sin importar
el negocio de que se trate, uno sufre por comparación”. A partir de la frase anterior se puede afirmar
que, aunque no contemos con un presupuesto limitado de infraestructura, tecnología o recursos para
planear un evento; siempre podremos hacerlo con imaginación, ingenio, cooperación, y ante todo,
compromiso con los objetivos del mismo. “El truco consiste en convertir el sentido común en práctica”
(Mussumeci, 2004).

2. Efectividad de la comunicación

Todo el personal que interviene en la recepción de

los asistentes debe tener formación clave sobre es-
trategias para la adecuada transmisión de la infor-
mación, teniendo como objetivo ser siempre aserti-
vos respecto a las orientaciones que se les deben dar
a los participantes y asistentes del evento.

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Créditos

Equipo de formación virtual y a distancia

Asesor técnico: Carlos Andrés Pérez Rodríguez. Administrador de Empresas. Especialista en Gerencia
de Marketing. Master en Dirección Estratégica especializada en Marketing.

Líder de proyecto de formación: Mercedes Useche.

Asesor didáctico: Giovanni Martin Villarreal. Licenciado en Filología e Idiomas de la Universidad Nacio-
nal de Colombia y Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas del Servicio Nacional de Aprendizaje

Bibliografía

• Mussumecci, G. (2004). Cómo organizar eventos. Recuperado el 28 de septiembre de 2012, de http://

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KaNBcaB0AHi_YHQBg&sqi=2&ved=0CEIQ6AEwBA#v=onepage&q=tipos%20de%20eventos%20
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• Galmez, M. (2010). Organización de eventos. Recuperado el 28 de septiembre de 2012, de http://

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• Día de internet. (s.f). 89 Ejemplos de posibles eventos y actividades; Día de Internet. Recuperado
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• Franco, C. (2005). Manual “Organizar eventos de promoción y fomento de actividades comercia-

les”. Recuperado el 28 de septiembre 2012, de http://www.iztacalco.df.gob.mx/actualtranspa-
rencia/articulo14/I/Procedimientos/DDS/OEPFAC.pdf

• Imágenes de apoyo recuperadas de www.morguefile.com

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