GERENCIA

LOGÍSTICA II

Lic. HÉCTOR TACO TAMO

 UNIDAD I

LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU
ORGANIZACIÓN
 LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

El almacén es una función de la estructura del sistema

logístico en todas las empresas.
Este proceso es complejo y de que se realice correctamente
va a depender que el producto llegue al cliente en
condiciones óptimas para su consumo. De este proceso es
de lo que se ocupa la función logística. En un mundo
competitivo como el actual, es una función clave para el
éxito empresarial.
Se puede definir la función logística como ¨la empresa
encargada de satisfacer las necesidades del cliente,
proporcionándole los productos en el momento, lugar y
cantidad en el que la demande el cliente, todo ello al mínimo
coste
 LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

El almacén actúa en dos etapas del flujo de materiales: el

abastecimiento y la distribución física.
1. ORÍGEN DEL ALMACÉN
Esta actividad originalmente es considerada como la
bodega depósito donde se guardan los materiales que
producción o ventas requerían.
No se considera la influencia que ejerce en el
funcionamiento de la empresa y en el costo de los
productos, a través de las existencias o inventarios que
almacena.
 LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN
Las modernas técnicas de organización de empresas y la
reunión de los elementos logísticos en una sola
dependencia hacen resaltar la enorme importancia que
tiene el almacenaje en cualquiera de sus etapas y el
efecto que ejerce en los aspectos financieros-contables y
técnico. El sobre stock y el agotamiento de las
existencias, son los extremos en los que se mueve el
almacén.
El CICLO DE PRODUCCIÓN está constituido por los
elementos siguiente:
- Materia Prima,
- Fábrica,
- Producto y Cliente.
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Profundizando un poco más en el tema, existen factores

tales como: demanda, escasez, obtención de buenos
precios, la lejanía del lugar de obtención, etc., obligan a
las organizaciones a abastecer de materias primas o de
productos, en cantidad suficiente para que puedan seguir
adelante.
Todo ello obliga a efectuar controles del abastecimiento,
para evitar el agotamiento o la sobre existencia, por los
efectos de estos factores sobre la vida de las
organizaciones. Esto también obliga a las organizaciones
a tener locales donde guardar los materiales o productos
y a organizarse para dar buen servicio.
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2. ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

2.1. Finalidad
“Realizar las operaciones y actividades necesarias,
para suministrar los materiales o artículos en
condiciones de uso y con oportunidad, de manera
de evitar paralizaciones por falta de ellos o
inamovilidad de capitales por sobre existencias”
2.2. Actividades y Deberes
Para lograr el objetivo o finalidad indicada, hay
que desarrollar actividades inherentes al
cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del
personal del almacén y que consisten en:
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a. Recibir los materiales que envía el proveedor.

b. Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c. Entregarlos a los depósitos.
d. Guardarlos ubicados.
e. Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro
o pérdida.
f. Controlar su estado y ubicación.
g. Entregarlos cuando los soliciten con autorización.
h. Controlar su movimiento físico para solicitarlos en
caso necesario.
i. Procurar su renovación a fin de mantener una cantidad
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Estas actividades pueden reunirse por su afinidad y

pueden constituir los deberes, como se puede apreciar a
continuación:
- Recibir los materiales.
- Clasificarlos.
- Almacenarlos ubicados.
- Mantenerlos y cuidarlos.
- Entregarlos con autorización.
- Controlarlos.
- Solicitar su renovación.
Y que constituyen EL CICLO DEL ALMACENAMIE
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2.3. Elementos del almacén

El establecer o definirlos no es otra cosa que la
aplicación de los diferentes criterios que existen
para departamentalizar.
Hecho el análisis, completamente simple, de las
actividades que se realizan en el almacenamiento,
se puede concluir indicando que en todo almacén
deben existir, cuando menos 4 elementos, los que
son:
- Recepción - Control
- Almacenaje y entrega - Mantenimiento
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2.4. Funciones de los Elementos

Las funciones básicas de los elementos son:
a. Jefatura de Almacenes.-
Dirigir y coordinar la labor de los diferentes elementos que
constituyen la dependencia, responsabilizándose por el
buen funcionamiento y control y el cumplimiento de la
finalidad.
b. Recepción.- Recibir los artículos que lleguen al
almacén, comprobando si son los solicitados,
determinando el estado en que llegan, la cantidad, la
calidad, procediendo a entregarlos a las bodegas o
depósitos, donde se guardarán hasta su utilización.
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c. Almacenamiento propiamente dicho.-

Recibir los artículos que le entregue Recepción,
ubicarlos de manera de saber exactamente dónde
se encuentran, guardándolos hasta que les sean
solicitados y entregarlos a cambio de una orden de
salida o de despacho.
d. Control.-
Controlar el movimiento de las existencias, establecer
el momento de pedir y las cantidades máximas y
mínimas por cada artículo; clasificar las existencias y
solicitar su reposición cuando sea conveniente.
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e. Mantenimiento.-

Mantener en buen estado de conservación y

limpieza las existencias y los depósitos, realizar
la manipulación y transporte de artículos dentro de
la zona de almacenaje.
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3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Está constituido por los deberes que tiene el almacén,
para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la
organización a la cual pertenece y estos deberes
constituyen las funciones de los elementos que forman el
almacén.
En esta parte se verá lo correspondiente a estos
elementos y cómo deben realizar sus funciones teniendo
en mente siempre la finalidad de la entidad que los
agrupa.
Estos elementos son, los siguientes:
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3.1. Recepción
Este elemento es el encargado de recibir los
artículos que Compras adquiere, ya sea por
solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan los materiales, y su labor
consiste en:
- Descargar
- Desembalar
- Inspeccionar, verificar o chequear
- Ingresar o entregar a los depósitos, informar de su
llegada y elaborar un parte o informe de recepción
e ingreso.
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3.2. Almacenamiento propiamente dicho

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y
cuidándolos de manera que puedan entregarse en
condiciones de ser utilizados, en el momento que los
necesiten los consumidores.
Para ello es necesario tener en cuenta dos aspectos:
a) El espacio de que se dispone, y
b) Los artículos que deben almacenar.
Es función del personal ubicar los materiales de acuerdo a
lo establecido, ingresarlos a sus registros y dar cuenta,
para que sea retirado cuando lo necesiten.
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Se hace necesario definir el código de ubicación, el cual

indica el lugar en que se encuentran los materiales
ingresados.
La forma de almacenar depende del artículo en sí y las
disposiciones que el jefe haya dictado al respecto,
teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que
seguir.
Los aspectos que hay que contemplar en lo referente al
Almacenamiento Propiamente Dicho son:
- Ubicación de los artículos
- Distribución de los locales
- Métodos o procedimientos de almacenaje
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- Control de los artículos.

- Clasificación y simbolización de los artículos.
- Reposición.
3.3. Despacho o Entrega
Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén
a cambio de una Orden o Vale de Salida, también
denominada Nota de Entrega y que constituye un
comprobante del movimiento efectuado.
Constituye la última parte del almacenamiento y en él hay
que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten
y regulen la salida de los artículos.
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Con la entrega se efectúa la rotación de los artículos,

razón por la cual debe ser planificada para evitar
existencias sin movimiento. Es necesario salir de los
artículos antes de haber alcanzado el límite de
conservabilidad, por eso se hace necesario aplicar el
método o sistema de que lo que entra primero debe
salir primero.
3.3.1 Sistema Primero Entra, Primero Sale (PEPS)
Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan
mucho tiempo en el almacén sin ser entregados, ya que
muchas veces al ser ubicados y acomodados se condena
a las existencias antiguas a continuar en el depósito;
mientras que las nuevas son despachadas.
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Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación

las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando
aquellas de manera que obligadamente sean
despachadas primero.
Este sistema evita el deterioro o envejecimiento de las
existencias más antiguas, o mejor dicho, que un artículo
de gran movimiento permanezca en el Almacén sin
efectuar su rotación.
Esto se puede realizar con determinadas mercaderías,
pero en otras resulta muy costoso, por lo que se ha
ideado variaciones que eviten el manipuleo innecesario de
las existencias antiguas pero que aseguren su salida.
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Algunas variaciones del sistema.

a) Sistema en base de cupones
b) Sistema de doble área
c) Sistema de Separación móvil
d) Sistema de Alimentación por gravedad
3.3.2 Entrega de Artículos
Los artículos sólo pueden ser entregados por el Almacén
a cambio de una orden o nota de salida debidamente
autorizada.
Es conveniente establecer ciertas normas para la entrega,
de manera de evitar tropiezos al personal.
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Se hace necesario diseñar formatos que contengan todos

los datos que se necesitan en la empresa.
También es importante que en el almacén exista un
Registro de firmas autorizadas para retirar los bienes del
almacén.
3.3.3 Formas de Entrega
La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo
almacén o puede entregarse en el lugar donde se
encuentra el consumidor, dependiendo la forma de
entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la
preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los
que necesitan los artículos.
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3.4 Control
Este aspecto del almacenamiento, que se ha considera-
do en el último lugar en el ciclo que estudiamos, se rea-
liza durante todo él, desde la recepción hasta la entrega y
debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo
en los casos cualitativos, en los que es preferible la
intervención de personal especialista y conocedor de las
condiciones.
En muchas empresas por la magnitud de los artículos y
del movimientos de éstos, existe una dependencia
especial separada del almacén que se encarga del control
del movimiento de las existencias.
 LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

4. RELACIONES DEL ALMACÉN

Por ser el almacén la dependencia que recibe, guarda y
entrega los artículos que necesitan para su trabajo las
otras dependencias de la entidad, debe tener relaciones
con todas ellas y mantenerlas informadas de lo que tiene
en sus depósitos, así como recibir sus necesidades para
poder satisfacerlas.
Sin embargo, estas relaciones son más estrechas con el
elemento contable, el de compras y el de producción o
ventas.
Con el primero, o sea el contable, porque ejerce control
sobre el almacén, constituyéndose en un fiscalizador de
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su funcionamiento. El segundo por que es a quienes

proporciona los artículos que adquiere y que son
solicitados por el almacén o por quien los usa; el tercero
por que es él quien da movimiento a sus existencias y les
informa oportunamente de sus necesidades para que se
las pueda proporcionar.
4.4. Otras relaciones del Almacén
Aparte de las relaciones ya mencionadas, el Almacén
como todas las dependencias tiene relaciones de
subordinación y mando, es decir, que tiene Jefes y
Subordinados y con ellos debe mantener relaciones tan
estrechas como las anteriores.
 LA FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN

- Las de subordinación son las que debe mantener con

sus jefes inmediatos recibiendo de ellos las directivas e
instrucciones sobre el cumplimiento de su función.
- Las de mando referidas a aquellas que tiene el almacén
con sus elementos subordinados, y a los que debe dirigir
en su trabajo, exigiendo el cumplimiento de sus
obligaciones y dándoles las pautas necesarias para que
cumplan con su función en forma coordinada,
simplificando los procedimientos y controlándolos de
manera de obtener el cumplimiento de la finalidad del
almacén.
 UNIDAD II

LA ZONA DE ALMACENAJE
 LA ZONA DE ALMACENAJE

Al organizar el almacenaje de los materiales, debe

realizarse un estudio detallado y concienzudo del espacio
disponible, en función de los artículos que se han de
recibir, guardar, manipular y entregar, teniendo en cuenta
ciertas condiciones y factores que delimitan y enmarcan las
operaciones a llevar a cabo con dichos artículos o
materiales.
Al estudio que permite definir el espacio que se requiere
para recibir, guardar, manipular y entregar los materiales y
artículos que se requieren para el funcionamiento de la
entidad se denominará Zona de Almacenaje, y que se
requiere de un análisis con pautas establecidas para
alcanzar los objetivos del almacenaje.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

1. CARACTERÍSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAJE

La organización de un almacén está influenciada por:
- Entidad a la cual se va a servir.
- Espacio de que se dispone.
- Artículos que en él se van a guardar.
El estudio que se haga para elegir dicha zona o para
distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en
función de estos tres factores. Esto obliga a contemplarlos
por separado y al mismo tiempo examinar las relaciones
que hay entre ellos. Vamos a revisarlos uno por uno.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

1.1 Entidad a la que se va a servir

Este factor tiene mucha importancia en la organización del
almacén, por cuanto de acuerdo al tipo o clase de entidad,
se sabrá que mercaderías guardará el almacén, el espacio
de que se va a disponer, etc. y por consiguiente, se
obtendrán conclusiones de gran provecho para la elección
y distribución del área en que el almacén tendrá que
funcionar.
También se tendrá en cuenta el lugar en que la entidad se
encuentra.
Otra característica es la organización de la entidad.
No hay que olvidar la situación económica.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

1.2 Espacio de que se dispone

Segundo factor importante y que debe verse en relación a
su forma y dimensiones; su situación respecto a la
empresa, la distribución que de él se puede hacer,
teniendo en cuenta si se trata de una sola área, en la que
se centra- liza todo el almacén, o si son varias áreas
pequeñas que obliga a distribuir depósitos para tender
determinadas dependencias; o si son áreas muy distintas
entre sí, en la que una será la principal y las otras
secundarias.
Al analizar el espacio deben considerarse las condiciones
ambientales que tienen y que prestan las máximas
garantías, para el almacenamiento.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

Hay que tener en cuenta los aspectos relacionados con la

seguridad interna.
El estudio del espacio disponible debe hacerse
minuciosamente y procurando considerar todos los
aspectos que en él inciden, en relación a las existencias o
inventarios que se guardarán en el espacio disponible, sea
este techado o abierto.
También debe pensarse en las operaciones de descarga y
carga para definir las plataformas en las que se efectuarán
estas operaciones considerando la frecuencia con que se
repiten, para asegurar una manipulación eficiente y segura.
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1.3 Existencias por guardar

Tercer y último factor con relación a la zona de almacenaje,
por ello se deben analizar los aspectos:
- Cantidad total de artículos.
- Cantidad de cada clase de artículos.
- Dependencias que los usan.
- Manipulación que necesitan.
- Características que presentan.
- Condiciones ambientales que requieren.
- Seguridad que hay que proporcionarles.
- Control que necesitan.
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2. ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Dependen del estudio que se haga al respecto y de las
conclusiones que se saquen.
Cada entidad es un problema diferente y requiere su propia
solución.
No es posible establecer un solo patrón o molde.
Es imprescindible estudiar la entidad, su organización, la
distribución de sus dependencias, la situación física,
económica, etc. para poder establecer la forma más
conveniente para la entidad y que permita satisfacer los
objetivos siguientes:
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 Obtener los artículos por las dependencias lo más rápido

posible y al menor costo.
 Poder controlarlos constantemente
 Poder adaptarse a los cambios que se produzcan con una
mínima inversión.
 Prever el futuro de la entidad, evitando reorganizaciones a
corto plazo.
 Facilitar la realización del ciclo de almacenamiento.
 Tener en cuenta las operaciones que deben realizarse en
el almacén, por ello la zonificación debe hacerse en fun-
ción de la recepción, el almacenamiento propiamente
dicho, el despacho y el control.
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3. MEDIOS DE ALMACENAJE
Cuando se organiza o reorganiza un almacén hay
necesidad de contemplar el dotarlo de todos los medios
adecuados para que el servicio que preste sea oportuno y
así pueda cumplir eficientemente su función y la finalidad
que se le tiene asignada.
Al referirse a los medios necesarios del almacén, se quiere
significar todo aquello que ayuda a guardar y conservar
convenientemente las existencias, asegura su
manipulación sin peligro y permita el control en forma
eficiente.
Todo ello requiere de un estudio y una selección.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

Los medios que requiere el almacén para su funciona-

miento son de dos clases:
1. Humanos, o sea, el personal que debe dedicarse a
recibir, guardar, controlar y despachar las existencias.
2. Materiales, que son los que ayudan al personal a
cumplir con las funciones indicadas.
Para los primeros, hay que tener en cuenta qué función
debe desempeñar, qué conocimientos requiere,
condiciones que debe tener el que asuma la función, etc.
Para los segundos, se debe considerar los locales, las
estanterías, los medios de transporte interno y el equipo de
almacenaje.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

3.1 Medios Humanos

3.1.1 El personal del almacén.- Hay que pensar que
al igual que las demás dependencias de la empresa, el
almacén también requiere de personal idóneo para los
trabajos que en él se realizan, y que es necesario efectuar
un análisis de las tareas que allí se desempeñan para
elegir posteriormente el personal que debe llevarlas a
cabo, de manera de formar equipos homogéneos, muy
compenetrados, conocedores de la labor a desempeñar y
de los cuales se pueda obtener rendimientos satisfactorios.
En esta selección hay que contemplar ciertas cualidades,
tales como:
 LA ZONA DE ALMACENAJE

- Cualidades morales.
- Cualidades intelectuales.
- Cualidades físicas.
3.2 Medios Materiales
3.2.1 Locales
Se debe llevar a cabo un estudio de los locales que
se necesitan y las condiciones que cada uno requiere,
de manera de construirlos o adaptarlos a las
necesidades de la entidad y de las existencias que en
ellos se van a almacenar.
El estudio que se menciona, se debe efectuar bajo
dos puntos de vista:
 LA ZONA DE ALMACENAJE

- Construcción que requiere, según las existencias

que almacenará.
- Función que en él se va a cumplir, es decir, cuál de
las operaciones de almacenamiento se va a realizar.
3.2.2 Estanterías
Son medios de almacenaje especiales que permiten
un mejor ordenamiento y ubicación de las existencias,
asegurando la completa utilización del espacio. Estas
aumentan la capacidad y flexibilidad de los locales,
debiendo construirse de acuerdo con la finalidad del local
al cual pertenece, al material que en ellos se va a poner y
al movimiento que éste tenga.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

Las estanterías pueden ser metálicas, de madera o mixtas;

cada una de ellas presenta sus ventajas y desventajas, en
relación con el almacenamiento de los materiales.
Hay que determinar el tipo de estantería, teniendo en
cuenta el artículo que se va a colocar en el estante y las
ventajas que presentan los diferentes tipos de estanterías.
El estudio que se haga del material a guardar, la cantidad
por invertir, el espacio que hay que ocupar con las
estanterías y las proyecciones futuras que pueda tener el
local materia del estudio, determinarán el tipo de estantería
que debe escogerse.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

a. Tipo de estantería
El tipo de estante a usar, la forma que tendrán, el material
de que estará hecho, las dimensiones, la altura, el ancho
que tendrá, la colocación y distribución dentro del local, etc.
son determinados por los artículos que cada estante
guardará.
No se trata de colocar estantes por ocupar todo el local, ni
de armarlos todos iguales por uniformar la presentación
sino que hay necesidad de efectuar un estudio para
obtener la solución más adecuada y de menor costo.
El estante se construye para el material que se guardará.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

Las diferentes clases de estanterías que pueden

construirse, sean de madera o de metal, son:
- Estanterías desmontables, formadas por elementos que
se arman y desarman fácilmente, susceptibles de ser
trasladadas sin deteriorarse y que pueden ser:
- Abiertas o de tipo abierto.
- Cerrados en los extremos.
- Cerrados en los extremos y en el fondo.
A los tipos indicados se pueden añadir listones delanteros
y así dar seguridad para el almacenamiento de objetos
irregulares y pequeños.
- Inclinados y de rodillos.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

3.2.3 Medios de Transporte

Considerados como medios de almacenaje, por cuanto
ayudan a la manipulación o traslado de las existencias, los
medios de transporte van desde la mano del hombre, hasta
la moderna y eficiente carretilla elevadora y su utilización
en las operaciones de almacenaje responde a una
apreciación o estudio de los factores siguientes:
a. Características de los artículos.
b. Características de los medios de transporte.
c. Características de la zona de almacenaje.
d. Características de los medios de transporte externo
e. Distancia por recorrer. f. Volumen de las operaciones
 LA ZONA DE ALMACENAJE

3.2.4 Clasificación de los medios de transporte

Estos medios se pueden clasificar teniendo en cuenta:
a. Naturaleza del Servicio
Según el servicio que presta pueden ser:
- Medios para levantar y bajar (verticales)
- Medios para desplazamientos horizontales.
- Medios combinados, horizontales, verticales.
b. Naturaleza del Material
En este caso pueden ser:
- Medios de transporte a granel.
- Medios de transporte de material envasado o emba
 LA ZONA DE ALMACENAJE

c. Sector en que sirven

- Medios para el interior de los locales.
- Medios para el exterior de los locales, dentro de la zona
del almacén.
d. Movilidad
- Fijos
- Semi fijos o de área limitada.
- Móviles o de área extensa que pueden dividirse en:
* Portátiles
* Automotores.
 LA ZONA DE ALMACENAJE

3.3 Equipo de Almacenaje

Además de los medios indicados, existen otros que son
necesarios para los depósitos o locales de almacenaje, que
ayudan al funcionamiento y desempeño del personal de
almacenes en el mantenimiento, acomodo, ordenamiento y
control de los artículos, entre ellos:
1. Los Mostradores
2. Las Balanzas
3. Las escaleras
4. Las Parihuelas o plataformas
5. Equipo diverso.
 UNIDAD III

MANIPULACIÓN DE
MATERIALES
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

La función de manipular o manejar materiales, está

considerada como el arte o ciencia que involucra el
movimiento, la preparación, colocación y embalaje de las
existencias que ingresan o salen de los almacenes,
cualquiera que sea su estado (sólido, líquido o gaseoso) o el
tipo de artículo que se trate (materia prima, semielaborados,
piezas y partes, productos terminados, etc.
Al estudiar el flujo o proceso de los materiales hay que
considerar aquellos aspectos relacionados con las acciones
de levantarlos, transportarlos y posarlos, que constituyen un
problema general en todo tipo de industria y a nivel universal,
que no puede eliminarse,
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

pero si mejorarse o simplificarse, de manera de alcanzar

una mayor productividad, reducir los costos y el tiempo de
producción.
En la actualidad la posibilidad de reducir los costos es
vista, por empresarios y los especialistas en Logística, a
través de la utilización de sistemas, métodos y
procedimientos en el manejo de materiales, por cuanto los
gastos relacionados con este aspecto constituyen, dentro
de la vida económica de las empresas, uno de los
factores de costo más importantes, que son susceptibles
de reducción.
La manipulación encierra cuatro aspectos:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1. Movimiento
Los materiales se deben trasladar de un punto de
almacenaje a otro, para lo cual hay que levantarlos,
acondicionarlos, moverlos y, por último posarlos en el
lugar de su utilización o almacenamiento.
2. Tiempo
Juega un papel importante desde el Abastecimiento hasta
la Distribución Física, por que es necesario disponer de
los materiales en el momento oportuno.
3. Cantidad
Se hace necesario asegurar que cada puesto de trabajo
dentro de la línea de producción tenga la cantidad exacta
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

4. Espacio
El espacio significa un costo en la posición, es decir
es lo que cuesta a la empresa el tener los insumos a su
disposición dentro de los almacenes.
Los requerimientos de espacio, así como los medios de
almacenaje, se ven influenciados por el sistema o método
de manipulación y por los equipos de manejo de
materiales con que cuentan, o que adquieren o alquilan
para realizar este.
Estos cuatro aspectos deben tratarse en forma conjunta
para solucionar los problemas relacionados con la
manipulación y darle “calidad” al sistema.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

PRINCIPALES OBJETIVOS
Esta es una función de servicio que tiene efecto directo
sobre los costos y utilidades de la empresa,
constituyéndose por ello en un área a la que siempre hay
que revisar para obtener mejoras en el sistema, los
métodos y procedimientos que se emplean al desarrollar
la actividad, a través del conjunto de sus objetivos y,
también de cada uno de ellos por separado.
Los principales objetivos de la manipulación de
materiales, involucrados en los objetivos logísticos, son
los siguientes:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1. Reducir costos
Estos están referidos a los costos relacionados con la
actividad, para lograrlo habrá que actuar sobre:
- Los costos de posesión, a fin de reducirlos.
- La mejor utilización del espacio disponible.
- La productividad para incrementarla.
2. Aumentar la capacidad productiva
Se logrará sólo si aumenta la productividad por
hora/hombre y si se aumenta la eficiencia de los equipos,
mediante la reducción del tiempo de proceso, si se mejora
el control sobre la producción y si se suaviza y aligera el
flujo de trabajo en la planta.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

3. Reducir los desperdicios

Que por general se producen durante el proceso a que
son sometidos los materiales, ya que constituyen cos-tos.
Estos generalmente se suceden como consecuencia del
almacenaje o de la manipulación. Entonces se puede
reducirlos mediante la mejora de métodos y
procedimientos que deben emplearse. Igualmente si se
mantiene un adecuado control de existencias, si se
maneja el proceso del manejo de materiales y por último,
encontrando para cada tipo de material, la manipulación
específica y especial que requiera, mediante la flexibilidad
del sistema que se emplee.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

4. Mejorar las condiciones de trabajo

Objetivo relacionado con el personal que realiza la labor
de manipulación.
Lograrlo incrementará la productividad y reducirá los
costos. Por eso es conveniente proporcionar al personal
las condiciones apropiadas de seguridad, comodidad,
disminución de la fatiga y graduación del trabajo a
realizar, con lo que se estará velando por el mejoramiento
de las condiciones en que el personal actúa, y por lo
tanto, se logrará que los trabajadores se encuentren en
mejor disposición para desarrollar las actividades con
cuidado y eficiencia.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

5. Mejorar la distribución física

Esta es una tarea que permite llevar los productos al
último usuario; ésta actividad utiliza la manipulación de
materiales, pues en ella se recogen los artículos, se
embalan, se transportan y por último se entregan, tareas
todas que hay que ejecutar eficientemente y sin causar
deterioros lo que redundará en provecho de la empresa
por su efecto directo sobre las ventas. Esta relación entre
la distribución física y las ventas hace importante y
conveniente la preocupación por mejorarla, mediante la
solución de los problemas relacionados con la entrega de
los productos y la eliminación de los daños durante la
manipulación de los materiales.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Definidos los objetivos, el paso siguiente es definir las
actividades y funciones para la obtención de las metas y
cuya agrupación y asignación darían lugar a la definición
de los elementos que tendrían la responsabilidad de
manipular los materiales. De esta manera se lograría
esbozar la organización.
Es obvio que la manipulación de materiales tiene más
importancia en unos tipo de actividad económica que en
otros, y la organización de la empresa deberá reflejar
dicha importancia. A continuación se considerarán
algunas normas y factores a tener en cuenta:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1. Normas de Organización
Las normas deben entenderse conforme están escritas,
pero cabe la posibilidad de que se les dé varias
interpretaciones en su aplicación, según la situación que
se presente, el ejecutivo o trabajador que la aplique y la
incidencia que tenga en las actividades de quien las
aplica. Por ello es conveniente el control en su aplicación,
para lograr la interpretación más adecuada a la situación
que se presente.
No hay mayor diferencias entre estas y las referidas a
otras operaciones industriales, salvo en el detalle de la
ejecución. Estas, entre otras son:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1.1. La organización debe ser un reflejo del trabajo a

realizar en su conjunto.
1.2. La autoridad y la responsabilidad no pueden
separarse, para tener éxito en las operaciones, procesos
y el funcionamiento de las dependencias, en especial en
- La toma de decisiones sobre métodos a emplear y
equipos a comprar, alquilar o utilizar.
- La aprobación de diseños de equipos específicos y de
programas inherentes a su funcionamiento y empleo.
- La distribución del espacio disponible.
- La preparación de programas de entrenamiento sobre
materiales, su presentación y ejecución efectiva.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1.3. Los resultados que se obtengan en cualquier

reorganización están en relación directa al grado de
autoridad y responsabilidad asignado a cada puesto .
1.4. Los problemas de manipulación deben preverse y
separarse de acuerdo a los elementos funcionales de la
organización y a la importancia de cada actividad.
1.5. Adoptar un nuevo método o una técnica específica
para manipular materiales, no es suficiente para reducir
los costos o aumentar la productividad, es necesario
implementar los cambios con efectividad, empleando los
métodos o técnicas adoptadas, de manera de permitir el
máximo beneficio para la empresa.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1.6. El mejoramiento de la manipulación demanda el

apoyo y reconocimiento de sus actividades, en todos los
niveles administrativos y ejecutivos.
1.7. La experiencia es determinante, pero se debe dar
mayor énfasis a la asignación de la autoridad y
responsabilidad en todos los puestos y niveles.
1.8. Debe emplearse una forma efectiva de medir y
evaluar la actuación de cada elemento, y la evaluación
debe ser constante y funcional.
1.9. No eliminar o reducir la actividad, trabajo y
responsabilidad del elemento que está logrando dichos
resultados, al contrario fomentarlo.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

1.10. El progreso de la manipulación de materiales, no

sólo se basa en el desarrollo y mejoramiento de equipos y
herramientas utilizables en esta actividad, sino también en
desarrollar una organización efectiva, con funciones bien
especificadas y especialmente abierta a los conceptos,
puntos de vista y opiniones de sus elementos.
Las normas indicadas, así como la finalidad y objetivos de
la empresa y sus elementos, ayudan a identificar las
funciones que corresponden y deben asignarse a la
actividad de manipulación de materiales.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

2. FACTORES DE IMPORTANCIA
La manipulación tendrá mayor importancia, según el tipo
de actividad a la que se dedique la empresa y la
organización que adopte estará en función de la
necesidad que el accionar de la empresa tenga del
manejo de los materiales. Existen factores que resaltan la
importancia de la manipulación de materiales en la
organización y que al estudiarlos, ayudan a estructurar a
la empresa de la mejor manera para un desempeño
eficiente de la actividad que se trata en esta parte. Dichos
factores, entre otros son:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

2.1. Naturaleza de la industria

Puede deducirse que según la industria de que se trate, el
tipo de producto que elabore y la variedad de modelos
que fabrique, la actividad de manejar los materiales para
lograr éxitos y eficiencia es indispensable e influirá en la
organización que se le dé.
2.2. Naturaleza del proceso
Es otro de los factores que influyen en la organización de
la manipulación de materiales, por cuanto es durante los
procesos, que los materiales deben de moverse des-de
los lugares de almacenaje hacia las líneas de fabricación
y dentro de ellas.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

2.3. Relación de Valor a Volumen

Hay que tener presente que en los materiales puede
primar el peso de ellos o su volumen y en ambos casos,
cuando estos factores son mayores que el valor del
artículo, el costo de manipulación se constituye en el
elemento que más aumenta el costo del producto. De allí
la importancia de este factor y de su relación con la
industria de que se trate.
2.4. Peso y tamaño de los elementos
En las industrias o entidades comerciales, este factor del
peso o tamaño de los artículos que produce o
comercializa, es de gran importancia para la selección
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

de los equipos de manipulación y de los métodos o

sistemas a emplear en el movimiento y almacenaje de
ellos.
Su importancia incide en forma tal, que hasta la
preparación de los locales y medios de almacenaje, debe
contemplarse con especial cuidado en razón del peso a
soportar o del tamaño de cada artículo.
Además, la necesidad de solucionar los problemas que se
presenten, hacen imperioso el planeamiento y los
estudios técnicos que habrá que realizar, así como el
cuidado que tendrá que prestárseles.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

3. FUNCIONES
Definidos los objetivos, establecidas las normas y los
factores que deben considerarse, a continuación se deben
especificar las funciones y actividades de cada elemento
de la dependencia de manipulación, si es que existe o que
tendrán que desempeñar aquellos que tengan a su cargo
el manejo de los materiales, teniendo en cuenta la
especialización necesaria.
Las funciones que corresponde desempeñar y que deben
estudiarse en sí mismas, al mismo tiempo que en relación
con las necesidades del trabajo a realizar en cada caso
en particular y pueden agruparse en:
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

3.1. Ingeniería de Manipulación

Esta función comprende todas las actividades
relacionadas con el planeamiento de la labor a realizar,
así como el equipamiento correspondiente para lograr que
los planes se cumplan. Las actividades involucra-das son
las siguientes:
- Selección y mejoramiento de los métodos y sistemas
- Planeamiento de la mano de obra, control y medición de
resultados.
- Distribución de planta.
- Diseño de los equipos.
- Especificación de las características de los equipos.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

3.2. Operaciones
Función que tiene la responsabilidad de la ejecución de
los planes de manipulación preparados por ingeniería.
Para ello, lleva a cabo actividades de transporte,
movimiento y control a lo largo del flujo de materiales,
especialmente en lo relacionado con Recepción,
Almacenaje, Proceso y Despacho de los materiales.
El personal que actúa en Operaciones y que asume la
responsabilidad de operar los medios de manipulación,
deberá conocer detalladamente el trabajo por realizar y
las formas correctas de lograr eficiencia en su conjunto,
mediante la utilización de los espacios para acomodar
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

los materiales; los equipos, su capacidad y características

a fin de aprovecharlas al máximo; y el uso de la mano de
obra, cuando esta sea necesaria o su aplicación sea
económica. El problema real está en conocer las
posibilidades con que cuentan para distribuir y utilizar los
medios disponibles.
En el cumplimiento de la función deberá contar con los
elementos para actuar en las operaciones siguientes:
- Transporte: interno y externo
- Movimiento, en la recepción, almacenaje, flujo de
proceso y despacho.
. Control de todas las actividades.
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3.3. Entrenamiento
Función que tiene por finalidad reducir los costos de
manipulación y lograr operaciones más eficientes. El
entrenamiento debe estar dirigido tanto a la supervisión y
control, como a la operación y manejo de los medios.
El entrenamiento continuo y planeado, es necesario para
mantener las operaciones de manipulación, en un alto
grado de eficiencia dentro de la organización. Para
cumplir este aspecto se deberá:
a. Disponer de un programa que actualice conocimientos.
b. Contar con material de entrenamiento, preparado
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

física y psicológicamente, de manera de propiciar el

entendimiento, la aprobación y la aplicación física por el
personal.
c. Presentar los temas considerados en el programa y las
exposiciones, de manera de constituir una ayuda efectiva
para el personal y una solución para los problemas que
diariamente se presentan en el trabajo, para así eliminar
las manipulaciones innecesarias, mantener la calidad y el
estado de uso de los artículos, e introducir nuevos
métodos que permitan reducir los movimientos y los
costos.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

PRINCIPIOS DE LA MANIPULACIÓN
Existen hasta cuatro grupos, entre ellos:
1. PLANEAMIENTO
1.1. La manipulación debe planearse de acuerdo a la
economía del conjunto.
1.2. Los conceptos de manipulación deben ser aplica-dos
por todos los elementos de la organización.
1.3. Las instalaciones deben distribuirse para simplificar la
manipulación.
1.4. Responsabilidad centralizada.
1.5. Uso de la tercera dimensión
1.6. Empleo del almacén móvil.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

2. EXPLOTACIÓN
2.1. La manipulación eficiente es segura.
2.2. Debe evitarse la doble manipulación.
2.3. La operación debe realizarse con cargas unificadas
2.4. Usar la gravedad, siempre que sea posible.
2.5. Usar medios mecánicos prácticos, cuando la
gravedad no basta.
2.6. Establecer programas y normas para el
mantenimiento de los equipos.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

3. EQUIPO
3.1. Selección del equipo apropiado.
3.2. Incorporación del equipo al sistema de la empresa
3.3. Coordinación del trabajo.
3.4. Reducción del tiempo de parada de los equipos.
3.5. Normalización de equipos y métodos.
3.6. Flexibilidad del equipo.
 MANIPULACIÓN DE MATERIALES

4. COSTO
4.1. Conocimiento de los costos de manipulación.
4.2. Elegir el equipo según el más bajo costo de
manipulación.
4.3. Amortización del equipo en tiempo razonable.
 IV UNIDAD

EXISTENCIAS O INVENTARIOS
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

EXISTENCIAS O STOCKS
Conjunto de artículos que se guardan en los
almacenes, en espera de ser utilizados o vendidos y
que permiten el abastecimiento en forma regular a los
consumidores sin que se vean afectados por la
discontinuación en la fabricación o por la demora en
la entrega por parte del proveedor.
De acuerdo a esta definición, se puede determinar que las
existencias varían en razón de los ingresos y salidas que
se efectúan, es decir del movimiento de los que adquieren
los artículos y los que utilizan. Esta variación obliga a
mantener una cantidad de cada artículo, que estará
acorde al tiempo de demora.
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

CLASIFICACIÓN
Existen diferentes situaciones que pueden presentarse en
relación a ellas y la denominación con que se les conoce,
es decir la clasificación que puede hacerse; sin embargo,
podemos tomar los siguientes criterios en razón de:
a. El uso y el movimiento que tengan.
b. Su situación en relación con el proceso productivo.
c. Su obtención.
Esta clasificación aplicada igualmente a los almacenes
industriales como a los comerciales.
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

a. Según el uso y movimiento que tengan

1) Existencia Normal
Se refiere a artículos de uso constante que deben
existir en el Almacén y cuya reposición debe ser
regulada cada cierto tiempo.
2) Existencia de Seguridad
Se denomina así a la existencia en el Almacén de
ciertos artículos que sirven para remediar ciertas
eventualidades y cuyo empleo es excepcional, pero
tan importante que es obligatorio contar con ellos
aunque no se muevan en mucho tiempo.
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

3) Existencia sobrante
Son aquellos artículos que por alguna razón dejan de
usarse y cuya presencia en el Almacén debe terminar, por
lo que no deben reponerse de ninguna manera. Proviene
de las dos anteriores.
4) Existencia de Recuperación
Agrupa a los artículos ya usados pero que pueden ser
utilizados o adquiridos, aunque muchas veces no sea en
su aplicación inicial.
5) Existencia de protección
Es una cantidad determinada de cada artículo que debe
existir en el Almacén, para afrontar cualquier eventualidad
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

6) Existencia media
Consiste en la media aritmética de las cantidades en un
tiempo determinado, y se refiere a cada artículo que hay
en el Almacén. Generalmente el tiempo que se toma es
de un año, pero se puede fijar en lapsos meno- res.
7) Existencia máxima
Se refiere a la cantidad máxima de cada artículo que debe
existir en Almacén, y que si se sobrepasa resulta
antieconómica.
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b. Según su situación respecto al proceso productivo
1) Artículos necesarios para el proceso productivo
Son los que se necesitan en el Almacén para la
fabricación. Se pueden mencionar a los siguientes:
- Materias primas.
- Artículos semiacabados.
- Artículos de consumo, auxiliares y accesorios.
- Utilaje, aquellos que sirven directamente para
fabricar el producto sin formar parte de él.
(herramientas, montajes, etc.)
- Artículos de mantenimiento.
- Artículos para embalaje.
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2) Artículos procedentes del proceso productivo

En general son los artículos que resultan del proceso
productivo, es decir los productos que emite una fábrica.
Hay que tener en cuenta que esta clasificación de las
existencias depende del objeto de la fábrica o el negocio.

c. Según su obtención
Esta clasificación se refiere al lugar donde se puede
adquirir y así tendremos los siguientes:
1) Adquiridas en el exterior, que puede ser:
Locales o extranjeras.
2) Fabricadas por la entidad.
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3. Importancia
Las existencias constituyen la razón de ser de los
almacenes, es decir su base. De los cual se deduce su
importancia.
Se puede decir que siendo también mayor el capital que
se invierte en cualquier negocio, es importante para el que
invierte el dinero.
De lo expuesto, se desprende que el control de las
existencias, es vital para la marcha de cualquier entidad,
bajo todo punto de vista, porque significa el poder
determinar cuántos artículos y que cantidad de cada uno
debemos tener en existencia para abastecer rápidamente
a los consumidores sin tropiezos.
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UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS
1. Sistemas de Ubicación
Almacenar artículos, trae consigo la exigencia de saber en
cualquier momento dónde se encuentra cada uno de los
artículos almacenados.
Es parte de la organización del almacén determinar donde
debe colocarse cada artículo y el lugar donde se coloque
debe ser fácil y rápidamente ubicable.
Esto obliga a que se establezca para cada entidad un
sistema de ubicación que permita a cualquier persona
encontrar el artículo que se desea.
Al elaborar un sistema de ubicación, se está
prescindiendo de la memoria del personal
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS
2. Código de Ubicación
Establecer un sistema de ubicación, o sea al dividir el
área o zona de almacenamiento, de manera que cada
artículo tenga su lugar, hay que hacer a ésta fácilmente
reconocible y ello se logra empleando símbolos que
identifique los diferentes lugares del área de almacenaje o
sea confeccionado un “CÓDIGO DE UBICA-CIÓN”, lo
que se logra:
a. Distribuyendo la zona o área de almacenaje de acuerdo
a las bodegas o depósitos, plataformas, áreas libres, etc.
que contendrán los artículos.
b. Dentro de cada depósito, se determinan los estantes y
espacio libres que deben existir según los artículos a
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

guardar en ellos.
c. En cada estante se determinan los casilleros que tendrán,
los que estarán formados por la intersección de las
columnas e hileras.
d. Los espacio libres se señalarán en igual forma que
los depósitos y los almacenes.
Hecha la distribución se elegirá el sistema de
simbolización a usar, el cual puede ser: alfabético,
numérico, signos y señales o mixtos, procediéndose a
asignar a cada depósito, estante o casillero un símbolo
que lo identifique completamente, de manera que señale
con la mayor exactitud posible el lugar.
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3. Confección del Código

Al confeccionar el código hay que tener en cuenta los
siguientes puntos:
a. Emplear letras para designar bodegas, cuando éstas
sobrepasan de nueve (09).
b. Designar los estantes por números o por combinación
de letras para evitar las limitaciones y confusiones. Si se
emplea una sola letra se limitará el número de estantes.
c. La designación de los casilleros puede hacerse
empleando números o combinaciones de letras con
números. Esta designación se hará directamente al
casillero o a las columnas o hileras que ellos forman.
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS
Es necesario tener en cuenta que las letras pueden
utilizarse para identificar las columnas y los números para
identificar las hileras y viceversa.
d. Cuando se emplea el sistema de designar las hileras,
los símbolos que se usen, sean letras o números, deben
colocarse de abajo hacia arriba, para evitar que una
ampliación obligue a cambiar las ubicaciones ya
establecidas.
e. En el mismo caso al designar las columnas deben
hacerse las designaciones en el mismo sentido en que
pueda aplicarse al estante (generalmente de la pared al
centro).
f. Cuando se utilizan letras (sistema alfabético), no se
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS

deben utilizar las letras: l, 0, Q, Z por su semejanza con

los números: 1, 0 y 2.

g. El código de ubicación de cada artículo debe ser

inscrito en su tarjetero control, en un plano del depósito o
una relación de las existencias.
Ejemplos de códigos de ubicación:
A-09 – E05 Bodega A, Estante 09, Casillero E05
5-BD – F12 Bodega 5, Estante BD, Casillero F12
C-ED - 35 Bodega C, Estante ED, Casillero 35
 EXISTENCIAS O INVENTARIOS
4. Ventajas del Sistema de Ubicación
Podemos determinar que el sistema de ubicación se usa
para que cada artículo sea encontrado fácilmente por el
personal sin necesidad de tener que memorizar donde se
halla. Las ventajas que un sistema de ubicación
proporciona al Almacén y a la entidad son:
- Facilita y aligera la atención.
- No se hace imprescindible a los que trabajan en el
Almacén para encontrar los artículos.
- Facilita y mejora el control de los artículos y su
ordenamiento.
-Permite planear los inventarios, aligerar su preparación y
realizar una mejor ejecución.
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5. Mantenimiento del código

Este aspecto del almacenaje es labor del Jefe de Almacén
quien entre sus funciones tendrá el ordenamiento de la
bodega y por consiguiente es de su responsabilidad
mantener bien el código y al día.
Por ello, cualquier cambio que hiciese en la ubicación o
en los artículos lo tendrá que comunicar.
Debe tenerse presente que al solicitarse nuevos artículos
hay que separar el lugar de acuerdo a sus características,
de manera que al llegar no haya confusiones ni
problemas.