ENSAYO ACUERDO 060 

Muchas organizaciones no prestanatención en las comunicaciones de la entidad

ya que ellos piensan que no es importante ni provechoso para su empresa, pero
no se dan cuenta que las comunicaciones oficiales en una entidad son de vital
importancia ya que estas ayudan a administrar de manera centralizada y
normalizadas aquellas informaciones con el fin de controlar tanto las
comunicaciones enviadas y recibidas de manera ágil y oportuna, como parte
integral del proceso de gestión documental.
Ya entrándome un poco al tema el gobierno nacional cuenta con una agenda de
conectividad, la cual busca ampliar el uso de las tecnologías de la información
como medio competente para el sector productivo, siendo así más práctico y ágil
al momento de consultar la información.
La unidad de correspondencia es quien gestiona de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus
comunicaciones ayudando así a que el programa de gestión documental se lleve a
cabo pero no dejando de lado los diferentes programas de conservación que se
deben implementar para que los documentos se encuentren en un buen estado en
las diferentes fases del ciclo vital.
En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la
organización se crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o
por sucursales en la misma ciudad, la entidad es quien determinara de la mano
con aquellas necesidades como funcionara la recepción de las comunicaciones
oficiales dando como resultado un control para cada entidad, para que esto se
cumpla con éxito se requiere una persona capacitada en el tema quien es la que
se encargara en recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial mediante la utilización de los diferentes
recursos y tecnologías para...
ENSAYO ACUERDO No 060
Con el acuerdo 060 no podemos dar cuenta de la importancia que
tiene este para con las empresas y las diferentes entidades tanto
públicas como privadas ya que permite llevar una organización
garantizada. Estas deben ser efectivas en cada empresa según
esta ley nos lleva a conocer los diferentes parámetros que
tenemos que tener en cuenta para llevar un correcto manejo
delarchivo. 
El archivo general de la nación cumple un papel muy importante
en el cumplimiento de esta ley ya que ya por medio de esta se
fijan políticas con las normas y reglas que permiten realizar esta
función. Otro punto a resaltar de este acuerdo es la importancia
que tiene la utilización de las tecnologías de comunicación como
lo son mensajes de datos, comercio de digitalización y
firmasdigitales estableciéndolos así como un reglamento.
La planeación, organización programación si se tiene una
utilización oportuna en cada empresa y se normaliza los
procedimientos de correspondencia esta nos permite llevar de
una manera organizada la documentación de cada entidad
permitiéndonos así una mejor eficiencia en nuestro trabajo ya que
esta permite la conservación y utilización de estosdocumentos por
más tiempo.
Los artículos que encontramos en este acuerdo señalan puntos
muy importantes que nos permitirán llevar un archivo eficiente
también se conocerán diferente conceptos que como archivistas
tenemos que tener en cuenta para poder comprender sus
diferentes usos.
Tenemos que tener en cuenta que los documentos cumplen con
ciertos parámetros de gestión documental como lo son
laproducción, recepción distribución, seguimiento conservación y
consulta con el fin de establecer un orden a cada documento. Art.
1
Las definiciones archivísticas nos permiten comprender la manera
como se debe llevar un archivo organizado según su clasificación
de donde se origina por medio de ellos comprenderemos sus
necesidades y nos permitirá comprenderlos, la correspondencia
en una entidad es imprescindible ya que estas comunicaciones
llegan a la entidad no generan trámites para las instituciones. El
documento original es generado es la fuente de información
primaria ya que esta adquiere las características necesarias para
permitir su autenticidad.
Radicación de comunicaciones oficiales, es el procedimiento en el
cual se le asigna un número consecutivo al documento recibido o
producidodejando constancia de recibido con el propósito de
oficializar su trámite. Estos y otros conceptos son muy
importantes para la adecuada presentación de los servicios de
correspondencia ya que estos nos permite el cumplimiento según
este acuerdo podemos resaltar que sin esta guía sería difícil el
llevar un archivo ya que se necesita de ciertos conocimientos para
poder llevarlos a cabo. (Art, 2)Las unidades de correspondencia
cumplen un papel muy importante en las entidades ya que por
medio de esta se gestiona su documentación que puede ser de
manera centralizada y normalizada para la distribución y servicios
de recepción de estas correspondencias permitiendo así que se
vinculen a los programas como lo son gestión documental y
distribución los cuales se clasificaran según sean centrales
ohistóricos. En el momento que hallan sucursales estas deberán
tener unidades de correspondencia según sus necesidades
determinaran si se centralizan o tendrán una para cada sede otro
punto por resaltar es al momento de utilizar las unidades de
correspondencias este debe contar con personal capacitado para
cumplir esta función y los medios necesarios para trasmitir enviar
recibir de maneracorrecta la correspondencia oportunamente
evitando así perdidas mediante mensajería correo, fax etc. (art,
3).
Las firmas responsables deberán cumplir con los manuales de
procedimientos se encargaran a los funcionarios autorizados por
la entidad para la firma de documentos. Las