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Que el Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y
Proteccin de Datos Personales, con fundamento en lo establecido por los artculos 31, fraccin I de la Ley
General de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica; y 10, fracciones II y VII del Reglamento del
Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de
Datos Personales, tiene dentro de sus atribuciones las de establecer reglamentos, lineamientos, criterios y
dems instrumentos normativos necesarios para cumplir con los objetivos del Sistema Nacional, la Plataforma
Nacional y la Ley; as como la de emitir acuerdos para dar cumplimiento a las funciones del Sistema Nacional
establecidas en la ley general antes citada.
Que en el punto nmero V del orden del da de la segunda sesin extraordinaria, celebrada el trece de
abril de dos mil diecisis, fue presentado, sometido a discusin y aprobado, el Dictamen que emite la
Comisin de Archivo y Gestin Documental del SNT, sobre el Proyecto de Lineamientos para la Organizacin
y Conservacin de los Archivos. Por lo anterior, se emite el siguiente:
ACUERDO
PRIMERO. Se aprueban los Lineamientos para la Organizacin y Conservacin de los Archivos, conforme
al Anexo del Acuerdo CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-03.
TERCERO. Se instruye al Secretario Ejecutivo para que publique el presente Acuerdo as como su anexo,
en el Diario Oficial de la Federacin y a los integrantes del Sistema Nacional para su publicacin en sus
respectivas pginas electrnicas.
CAPTULO I
Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las polticas y criterios para la
sistematizacin y digitalizacin, as como para la custodia y conservacin de los archivos en posesin de los
sujetos obligados, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localizacin eficiente de la informacin
generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de informacin, giles y eficientes.
Segundo. Los presentes lineamientos, son de observancia obligatoria y de aplicacin general para los
sujetos obligados sealados en el artculo 1 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica.
VII. Autenticidad: La caracterstica del documento cuando puede probar que es lo que afirma ser,
que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha
sido creado o enviado en el momento que se declara;
VIII. Baja documental: La eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores histricos;
IX. Catlogo de disposicin documental: El registro general y sistemtico que establece los
valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservacin y disposicin
documental;
X. Ciclo vital del documento: Las etapas de los documentos desde su produccin o recepcin
hasta su baja o transferencia a un archivo histrico;
XI. Clasificacin archivstica: Los procesos de identificacin y agrupacin de expedientes
homogneos en trminos de lo que establece el Cuadro general de clasificacin archivstica, con
base en la estructura funcional de los sujetos obligados;
XII. Clasificacin de la informacin: El proceso mediante el cual el sujeto obligado determina que la
informacin en su poder est en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de
conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XVIII. Disposicin documental: La seleccin sistemtica de los expedientes de los archivos de trmite
o concentracin cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar la baja
documental o transferirlos;
XIX. Distribucin: Las actividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su
destinatario, sea ste interno o externo;
XX. Documentos de archivo: El registro material que da testimonio de la actividad del sujeto
obligado en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su
soporte;
XXI. Fiabilidad: La caracterstica del documento cuyo contenido puede ser considerado una
representacin completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades;
XXII. Fondo: El conjunto de documentos producidos orgnicamente por un sujeto obligado, que se
identifica con el nombre de este ltimo;
XXIII. Gestin documental: El tratamiento integral de la documentacin a lo largo de su ciclo vital, a
travs de la ejecucin de procesos de recepcin, produccin, organizacin, acceso y consulta,
conservacin, valoracin y disposicin documental;
XXIV. Gua de archivo documental: El esquema que contiene la descripcin general de la
documentacin contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de
clasificacin archivstica;
XXV. Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del rea coordinadora
de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las reas de: planeacin estratgica,
jurdica, mejora continua, rganos internos de control o sus equivalentes, las reas responsables
de la informacin, as como el responsable del Archivo histrico, con la finalidad de participar en
la valoracin documental;
XXVI. Incorporacin: El proceso mediante el cual se toma la decisin de si un documento, con base en
el Catlogo de disposicin documental, debera crearse y conservarse, y por lo tanto, debe ser
integrado en el sistema de administracin y gestin documental con sus metadatos y clasificacin
archivstica correspondientes;
XXVII. Instrumentos de consulta: Los inventarios generales, de transferencia o baja documental, as
como las guas de fondos y los catlogos documentales;
XXVIII. Integridad: El carcter de un documento de archivo que es completo y veraz y refleja con
exactitud la informacin contenida;
XXIX. Inventarios documentales: Los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes
de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de
transferencia) o baja documental (inventario de baja documental);
XXX. Legible: El documento que se puede visualizar y leer con claridad y facilidad, atendiendo a su
adecuada resolucin digital;
XXXI. Lineamientos: Los Lineamientos para la organizacin y conservacin de los archivos;
XXXII. Metadatos: El conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos de archivos y su administracin, a travs del tiempo, y que sirven para identificarlos,
facilitar su bsqueda, administracin y control de acceso;
XXXIII. Organizacin: Las actividades orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los
documentos institucionales como parte integral de los procesos archivsticos;
XXXIV. Produccin e identificacin: Las actividades tendientes a normalizar los documentos que se
generan en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creacin
y diseo de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada rea con el propsito de
normalizar y unificar los criterios de elaboracin y presentacin de los documentos;
Mircoles 4 de mayo de 2016 DIARIO OFICIAL (Tercera Seccin)
CAPTULO II
DE LOS CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIN
SECCIN PRIMERA
De las obligaciones de los Sujetos obligados
Quinto. Todos los documentos de archivo en posesin de los Sujetos obligados con independencia del
soporte en el que se encuentren, debern ser tratados conforme a los procesos de gestin documental
establecidos en los presentes Lineamientos.
Sexto. Para la sistematizacin de los archivos los Sujetos obligados debern:
I. Implementar mtodos y medidas para administrar, organizar, y conservar de manera homognea
los documentos de archivo que reciban, produzcan, obtengan, adquieran, transformen o posean,
derivado de sus facultades, competencias o funciones, a travs de los responsables de los
archivos de trmite, de concentracin y, en su caso, histrico;
II. Establecer en una poltica interna el Sistema Institucional de Archivos con sus componentes
normativos y operativos, para la debida administracin de sus archivos y gestin documental;
III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivstico;
IV. Establecer un Grupo interdisciplinario para que, mediante el anlisis de los procesos y
procedimientos institucionales que dan origen a la documentacin que integra los expedientes de
cada serie, permita establecer los valores documentales, plazos de conservacin y polticas que
garanticen el acceso a la informacin, as como la disposicin documental;
V. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivsticos, a travs del anlisis de los procesos
con los que cuenten los Sujetos obligados conforme a sus atribuciones y funciones;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificacin necesarios para conocer su
origen;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos;
VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la administracin de archivos y la
gestin documental;
IX. Contar con personal que posea conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia de
procesos archivsticos;
X. Capacitar en materia de administracin de archivos y gestin documental, acceso a la
informacin y proteccin de datos personales a los responsables del rea coordinadora de
archivos, Archivos de trmite, concentracin y, en su caso, histrico, as como al personal que
integre las unidades de correspondencia;
XI. Racionalizar la produccin, uso, distribucin y control de los documentos de archivo, y
XII. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos.
Tratndose de fideicomisos y fondos pblicos que no cuenten con estructura orgnica, as como de
cualquier persona fsica que reciba y ejerza recursos pblicos, o realice actos de autoridad de la Federacin,
las Entidades Federativas y/o los Municipios, nicamente estarn obligados a cumplir lo dispuesto en las
fracciones I, VI, VII, XI y XII del presente lineamiento.
SECCIN SEGUNDA
Del Sistema Institucional de Archivos
Sptimo. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de estructuras, funciones, registros, procesos,
procedimientos y criterios que desarrolla cada sujeto obligado, a travs de la ejecucin de la Gestin
documental.
Octavo. Todos los documentos de archivo en posesin de los Sujetos obligados formarn parte del
Sistema Institucional de Archivos; debern agruparse en un expediente por cada asunto con un orden lgico,
y cronolgico.
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Noveno. El Sistema Institucional de Archivos operar a travs de las unidades e instancias siguientes:
I. Normativa:
a) rea coordinadora de archivos, y
b) Comit de transparencia.
II. Operativas:
a) Correspondencia u oficiala de partes;
b) Responsable del Archivo de trmite;
c) Responsable del Archivo de concentracin, y
d) Responsable del Archivo histrico, en su caso.
Los responsables de los archivos referidos en la fraccin II, inciso b), sern nombrados por el titular de
cada rea o unidad; los dems responsables sern nombrados por el titular del sujeto obligado de que se
trate.
Los responsables de los archivos debern contar con conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en
materia archivstica.
Dcimo. Las funciones de las reas normativas son las siguientes:
I. rea coordinadora de archivos:
a) Disear, proponer, desarrollar, instrumentar los planes, programas y proyectos de desarrollo
archivstico;
b) Elaborar las polticas y medidas tcnicas para la regulacin de los procesos archivsticos
durante el ciclo vital de los documentos de archivo;
c) Formular los instrumentos de control archivstico;
d) Fungir como Secretario en el Grupo interdisciplinario;
e) Participar como invitado permanente en las sesiones del Comit de Transparencia, y
f) Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.
II. Comit de transparencia:
a) Aprobar las polticas, manuales e instrumentos archivsticos formulados por el rea
coordinadora de archivos;
b) Apoyar en los programas de valoracin documental;
c) Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes para el resguardo y
conservacin de documentos y expedientes clasificados, y de aquellos que sean parte de
los sistemas de datos personales en coordinacin y concertacin con los responsables de
las unidades de archivo;
d) Dar seguimiento a la aplicacin de los instrumentos de control y consulta archivsticos para
la proteccin de la informacin confidencial;
e) Aprobar los instrumentos de control archivstico, y
f) Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.
Dcimo primero. Las funciones generales de las reas operativas que componen el sistema institucional
de archivos son las siguientes:
I. Unidad o responsable de Correspondencia u oficiala de partes:
a) Llevar a cabo los servicios centralizados de recepcin, distribucin y despacho de la
correspondencia;
(Tercera Seccin) DIARIO OFICIAL Mircoles 4 de mayo de 2016
SECCIN TERCERA
De la Gestin documental
Dcimo segundo. Los Sujetos obligados debern constituir una estructura organizacional operativa que
permita desarrollar los siguientes procesos de gestin documental de acuerdo con el ciclo vital del documento.
I. Produccin:
b) Distribucin, y
c) Trmite.
II. Organizacin:
c) Ordenacin, y
d) Descripcin.
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III. Seccin;
IV. Serie;
X. Nmero de fojas tiles al cierre del expediente: es el nmero total de hojas contenidas en los
documentos del expediente, y
XI. Leyenda de clasificacin, de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos Generales en Materia
de Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin, as como para la elaboracin de Versiones
Pblicas, con la finalidad de garantizar la custodia y conservacin de los documentos.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deber sealarse la nomenclatura asignada a las
fracciones III, IV y V.
Dcimo sexto. Los documentos o expedientes que hayan sido objeto de solicitud de acceso a la
informacin, con independencia de su clasificacin, se debern conservar por dos aos ms, a la conclusin
de su vigencia documental.
Dcimo sptimo. El plazo de conservacin de los documentos o expedientes que contengan informacin
que haya sido clasificada como reservada, en trminos de la Ley y dems normatividad aplicable, deber
atender a un periodo igual a lo sealado en el Catlogo de disposicin documental o al plazo de reserva
sealado en el ndice de expedientes clasificados como reservados, aplicando el que resulte mayor.
Dcimo octavo. Aquella informacin que ha sido sujeta de clasificacin deber permanecer en el
expediente que le corresponde, respetando la Procedencia.
Dcimo noveno. Los Sujetos obligados debern asegurar la integridad y debida conservacin de los
expedientes que contengan documentacin clasificada.
Vigsimo primero. Al promover una baja documental o transferencia secundaria, el sujeto obligado
deber asegurar que los plazos de conservacin hayan prescrito y que la documentacin no se encuentre
clasificada como reservada o confidencial.
I. El titular del rea o unidad administrativa designar a la persona autorizada para solicitar la
consulta y prstamo de expedientes con informacin clasificada;
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II. Los responsables de los archivos de trmite y concentracin llevarn un registro de firmas
actualizado de los servidores pblicos autorizados para solicitar expedientes con informacin
clasificada en consulta o prstamo, y
III. Los responsables de los archivos de trmite elaborarn inventarios documentales que permitan
llevar el control de los expedientes en trmite que se encuentren bajo custodia del productor de la
informacin.
CAPTULO IV
Vigsimo tercero. Los Sujetos obligados debern aplicar, invariablemente, a los documentos de archivo
electrnicos, los mismos instrumentos de control y consulta archivsticos que corresponden a los de soporte
papel.
Vigsimo cuarto. Los Sujetos obligados deben garantizar que los documentos de archivo electrnicos
posean las caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, con la finalidad de que gocen
de la validez y eficacia de un documento original.
Vigsimo quinto. Adems de los procesos de gestin documental previstos en el lineamiento dcimo, se
debern contemplar para la gestin documental electrnica los siguientes:
I. Incorporacin;
III. Almacenamiento, y
Vigsimo sexto. Para el control, conservacin y disposicin de archivos electrnicos, los Sujetos
obligados contarn con un Sistema de administracin de archivos y gestin documental, en el cual se
establecern las bases de datos que permitan el control de los documentos con los metadatos establecidos en
el anexo 1.
I. Permitir:
a) El almacenamiento;
b) Las modificaciones de los datos capturados para corregir errores, mediante la autorizacin
del administrador del sistema;
a) Fondo;
b) Seccin;
c) Serie;
d) Cuadro general de clasificacin archivstica;
f) Expedientes;
h) Fechas extremas, y
i) Acceso a la informacin.
c) Gua general;
d) Inventario general;
k) Calendario de caducidades, y
Vigsimo octavo. Los Sistemas de administracin de archivos y gestin documental que generen
documentos de archivo electrnicos debern privilegiar el uso de formatos no propietarios, para su
accesibilidad, custodia y almacenamiento.
Vigsimo noveno. Los documentos de archivo electrnicos que pertenezcan a series documentales con
probables valores histricos se debern conservar en sus formatos originales, as como una copia de su
representacin grfica o visual, adems de todos sus metadatos descriptivos.
Trigsimo. Los Sujetos obligados debern adoptar las medidas organizativas y tcnicas necesarias, con
el fin de garantizar la recuperacin y conservacin de los documentos de archivo electrnicos a lo largo del
ciclo vital del documento.
Trigsimo primero. Los Sujetos obligados debern garantizar el cumplimiento de las disposiciones
normativas en materia de transparencia, proteccin de datos personales, procesos de administracin y de
gestin documental para la utilizacin de herramientas colaborativas y de resguardo de informacin en
servicios de cmputo en la nube.
Trigsimo segundo. Los servicios de almacenamiento y gestin de archivos en la nube, podrn ser
usados por los Sujetos obligados debiendo tomar en cuenta lo siguiente:
II. Se utilicen estndares de arquitectura de datos que permitan el uso, conservacin y seguridad de
documentos a largo plazo, interoperabilidad y esquemas de metadatos personalizados;
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III. Las condiciones de uso del servicio contratado prevean la desaparicin de prestador de servicios
con o sin aviso para evitar la prdida de toda la informacin almacenada, y
IV. Los prestadores de servicios se rijan por la normatividad mexicana aplicable, con independencia
de la ubicacin geogrfica de los servidores o la sede del prestador de servicios.
Trigsimo tercero. Los Sujetos obligados podrn gestionar los documentos de archivo electrnicos en un
servicio de nube privada, entendida sta como un servicio no compartido por terceros, permitiendo:
III. Establecer las condiciones de uso de la informacin de acuerdo con la normativa vigente;
IV. Utilizar infraestructura de uso, acceso privado, bajo el control de personal autorizado;
VI. Establecer el uso de estndares y adaptacin a normas de calidad para gestionar los documentos
de archivo electrnicos;
VII. Posibilitar la integracin con aplicaciones y sistemas internos intranets, portales institucionales y
otras redes;
SECCIN PRIMERA
Trigsimo cuarto. Los Sujetos obligados debern establecer, en el Programa anual de desarrollo
archivstico, la estrategia de conservacin a largo plazo y las acciones que garanticen los procesos de gestin
documental electrnica.
Trigsimo quinto. La estrategia de conservacin a largo plazo, a fin de garantizar el uso y conservacin
de los documentos de archivo electrnicos, deber prever que la informacin sea:
I. Legible en el futuro: La informacin electrnica, al ser una secuencia de bits, deber ser accesible
en los sistemas informticos, al menos, en los que se cre, se almacena, se accede a ella, o en
los que se utilizarn para su almacenamiento futuro;
II. Entendible: Las instrucciones para su comprensin debern conservarse, as como cualquier tipo
de documentacin que ayude a la computadora a comprender las secuencias de bits;
III. Identificable: Los documentos deben contar con los metadatos que les den una calidad de nico;
IV. Recuperable: La recuperacin de los documentos depende del software debido a que a travs de
ste logra la vinculacin de la estructura lgica de los objetos de informacin con su ubicacin
fsica en un depsito;
VI. Autntica: Es la informacin fiable ya que a lo largo del tiempo no ha sido alterada, por lo que se
debe garantizar:
c) Acceso y proteccin: Debe contar con restricciones de acceso bien definidas, as como con
medios para protegerla de toda alteracin accidental o de mala fe.
Trigsimo sexto. Los Sujetos obligados adoptarn las medidas organizativas, tcnicas y tecnolgicas
necesarias para garantizar la recuperacin y conservacin de los documentos electrnicos producidos y
recibidos que se encuentren en el sistema de administracin y gestin documental, bases de datos y correos
electrnicos a lo largo de su ciclo de vida.
Trigsimo sptimo. Que los Sujetos obligados debern establecer polticas de gestin documental
electrnica, tiempo de guarda y custodia y polticas de proteccin de datos para toda plataforma institucional
que hospede informacin de terceros, respetando la clasificacin archivstica del productor, as como la
Procedencia.
Trigsimo noveno. Los Sujetos obligados establecern un programa de Preservacin digital, para efecto
del uso de sistemas informticos, que contemple al menos:
I. Anlisis de la organizacin;
VIII. Migracin;
IX. Emulacin;
Cuadragsimo. Los Sujetos obligados que tengan archivos histricos y que en su acervo cuenten con
documentos electrnicos debern observar lo siguiente:
II. Elaborar bitcoras como parte de los Metadatos, donde se establezca cada accin que se efectu
dentro de los documentos de archivo electrnicos;
III. Asegurar que las acciones de preservacin garanticen que sea accesible en el futuro;
IV. Documentar todas las polticas y procedimientos que se seguirn en el diseo de la estrategia de
Preservacin digital;
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V. Conservar los documentos de archivo electrnicos base u originales, a los cuales se les ha
aplicado alguna accin para garantizar su preservacin, y
VI. Privilegiar el uso de tecnologas de almacenamiento que sean de una sola escritura y mltiple
lectura; as como de tecnologas abiertas que no causen ninguna dependencia de algn
fabricante o patente.
SECCIN SEGUNDA
De las polticas de digitalizacin
5. Alcance, y
III. Los documentos digitalizados debern incorporarse al sistema para la administracin de archivos
y gestin documental que permita registrar, resguardar y controlar los documentos de archivo
electrnicos, vinculndolos con los de soporte papel;
IV. A todos los documentos digitalizados se les deben asignar los metadatos que seala el
lineamiento trigsimo segundo del presente ordenamiento, y
V. Asegurar la inalterabilidad de la informacin garantizando, mediante la tecnologa que se utilice,
que los documentos digitales corresponden fielmente con el documento en soporte papel.
Cuadragsimo segundo. La digitalizacin de documentos de archivo podr tener varias finalidades de
acuerdo con el Ciclo vital del documento y a las necesidades de cada sujeto obligado, por lo que se podr
implementar, entre otros, para:
c) El acceso a los documentos digitales estar determinado a travs del control de acceso
previamente configurado en el sistema de administracin de archivos y gestin documental,
debido a que ser el rea generadora quien disponga las condiciones de acceso a la serie,
o expedientes, segn sea el caso.
III. Consulta, difusin y conservacin, que permita generar un respaldo de documentos de archivo
con valor histrico, cientfico o cultural; previamente seleccionados; con la finalidad de aumentar
su accesibilidad, preservar en razn del deterioro de las piezas ms frgiles y/o valiosas, as
como favorecer la colaboracin entre archivos para la generacin de conocimiento y el uso de la
informacin, tomando en cuenta lo siguiente:
b) Cumplir con un tratamiento archivstico riguroso y garantizar que los grupos documentales
susceptibles de digitalizacin cuenten con instrumentos de consulta basados en los
estndares de descripcin que corresponda, y
1. Los documentos estn siendo sometidos a una intensa consulta, lo que provoca
riesgos en su conservacin, o bien, peligro de deterioro;
4. La seleccin de los equipos para realizar los procesos de digitalizacin deba basarse
en las caractersticas de los grupos documentales, considerando que un grupo
documental podr requerir de diferentes tipos de equipos para la digitalizacin;
CAPTULO V
DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN
Quincuagsimo octavo. Los Sujetos obligados adoptarn las medidas necesarias para garantizar la
seguridad de la informacin, independientemente del soporte en que se encuentre, observando cuando
menos lo siguiente:
TRANSITORIOS
Segundo. Los Sujetos obligados contarn con un plazo mximo de 12 meses posteriores a la publicacin
de los presentes Lineamientos, para la implementacin del Sistema Institucional de Archivos.
Tercero. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados contarn con
un plazo de 24 meses posteriores a su publicacin, para la instrumentacin del sistema de administracin de
archivos y gestin documental.
Cuarto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los responsables de las reas, instancias y unidades
del Sistema Institucional de Archivos, debern designarlos a ms tardar en 30 das hbiles posteriores a la
entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
Quinto. Los Sujetos obligados que no cuenten con los instrumentos de control y consulta archivsticos
debern elaborarlos a ms tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes
Lineamientos.
Sexto. A partir de la entrada en vigor de los presentes Lineamientos, los Sujetos obligados debern
establecer el Programa anual de desarrollo archivstico para el ejercicio de 2017 a que se refieren los
presentes Lineamientos.
Sptimo. Los Sujetos obligados debern contar con un grupo interdisciplinario a ms tardar a los 12
meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
Octavo. Los Sujetos obligados debern establecer polticas de gestin documental electrnica, guarda y
custodia y polticas de proteccin de datos, a ms tardar a los 12 meses posteriores a la entrada en vigor de
los presentes Lineamientos.
Noveno. Los Sujetos obligados debern establecer un programa de Preservacin digital, a ms tardar a
los 18 meses posteriores a la entrada en vigor de los presentes Lineamientos.
Dcimo. Hasta en tanto el Sistema Nacional establezca los Lineamientos para la implementacin de la
Plataforma Nacional y sta entre en operacin, los presentes lineamientos se debern publicar en los sitios de
internet de los integrantes de dicho sistema bajo el seguimiento del Secretario Ejecutivo del Sistema Nacional
de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Proteccin de Datos Personales.
Dcimo primero. Para el caso de los municipios con una poblacin menor a 70,000 habitantes, debern
cumplir con las obligaciones de los presentes Lineamientos, de conformidad con sus posibilidades
presupuestarias hasta en tanto el Sistema Nacional emita los lineamientos, mecanismo y criterios a los que
hace referencia el Dcimo Transitorio de la Ley.
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Anexo 1. Metadatos mnimos que deber contener el sistema de administracin de archivos y gestin
documental
1. INHERENTES AL SISTEMA:
1.1. Nombre de la dependencia o entidad.
1.2. Cuadro general de clasificacin archivstica:
1.2.1. Fondo.
1.2.2. Seccin.
1.2.3. Serie (metadato de interoperabilidad).
1.2.4. Sub serie [opcional].
1.2.5. Expediente.
1.2.6. Documento.
1.3. Catlogo de disposicin documental:
1.3.1. Plazos de conservacin:
1.3.1.1. Tipo de instruccin de disposicin documental:
1.3.1.1.1. Baja documental (metadato de interoperabilidad).
1.3.1.1.2. Transferencia secundaria:
1.3.1.1.2.1. Preservacin a largo plazo.
1.3.1.2. Trmite para autorizacin de baja:
1.3.1.2.1. Nombre del titular de la unidad administrativa.
1.3.1.2.2. Permisos para extender o suspender el periodo de guarda.
2. INHERENTES AL DOCUMENTO DE ARCHIVO:
2.1. Nmero identificador nico (asignado automticamente por el Sistema y sin posibilidad de ser
modificado por usuario alguno).
2.2. Asunto (metadato de interoperabilidad).
2.3. Nombre del autor (metadato de interoperabilidad).
2.4. Nombre de la unidad administrativa (metadato de interoperabilidad).
2.5. Nombre de quien elabora el documento.
2.6. Nombre de (los) destinatario(s).
2.7. Formato del documento (metadato de interoperabilidad):
2.7.1. Fsico.
2.7.2. Electrnico.
2.8. Para documentos de archivo electrnico:
2.8.1. Nombre de la unidad administrativa responsable del espacio en el cual el documento de
archivo se encuentra ubicado (ubicacin de transmisin o en el cual se guarda).
2.8.2. Formato:
2.8.2.1. Tipo de formato electrnico.
2.8.2.2. Software y versin.
2.8.2.3. Ubicacin del documento de archivo.
2.8.2.4. Indicador de preservacin en el largo plazo.
2.8.2.5. Clasificacin de la informacin (pblico, reservado o confidencial) (metadato de
interoperabilidad).
2.8.2.6. Indicacin de anexos.
(Tercera Seccin) DIARIO OFICIAL Mircoles 4 de mayo de 2016