APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EN EL CONTEXTO

INSTITUCIONAL COLOMBIANO

Se define las tablas de retención documental TRD como un listado de series, con
sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (tomado
de https://slideplayer.es/slide/5451342/).

Es bien sabido, que antes de la Ley 594 del 2000 los archivos eran manejados
por orden alfabético, no había condiciones específicas para su almacenamiento y
no se garantizaba la durabilidad del mismo, ya sea por el deterioro físico del
documento o porque éstos se extraviaban. Luego, con la aparición de los
computadores, se quiso sistematizar lo concerniente a los archivos sin que esto
permitiera el acceso a información de manera eficiente e inmediata.

Luego, cuando aparece la Ley 594 del 2000 se observa un salto o mas bien un
avance en la gestión documental porque permite que las TRD manejen
información de manera ordenada y estandarizada, con series y subseries que
hacen posible la trazabilidad de los documentos, o más bien de su archivo,
garantizando historia, una memoria intacta y bien manejada de las entidades.

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías,

los entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y

comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - *

Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: *

Comunas -* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de

Representantes

* Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de

Control: * Personería

* Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración de

Justicia: * Cortes

* Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas para la elaboración de las

TRD así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su

aprobación.

4. Aplicación
 5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental

se estipulan en el MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCIÓN y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Directrices básicas e instructivos para su
elaboración.

Se debe tener claro que la implementación de las tablas de retención documental

y su manejo desde la gestión archivística, permite a cada empresa u organización
ya sea de carácter privada, pública, o persona natural y jurídica, organizar de
acuerdo a la normatividad vigente y aplicable y con base en sus necesidades y
estructura orgánica el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se genera.

Se debe tener en cuenta que el cumplimiento Ley 594 del 2000, es de carácter
obligatorio para cada empresa, institución u organización que cumpla funciones de
servicios públicos.

La gestión documental y las TRD establece la transparencia y derecho de acceso

a la información; al tener este proceso archivístico tal y como lo establece la ley y
de acuerdo a las indicaciones que como empresa se establecen para el manejo de
la información, este permitirá dar cumplimiento a los principios de transparencia,
facilitación, celeridad, calidad de la información y por último la divulgación
proactiva de la información; de acuerdo con la Ley 1712 del 2014.