BOLIVIA

Código: PP-3I3-09524-I
CORPORATIVO

SOLICITUD DE SOPORTE LOGÍSTICO A BASE SAN ANTONIO

Status: Activo

Aprobador: PEB/SAN/SOP Fecha de Aprobación: 01/03/2017

Firma: Claudio Erwin Antelo Mercado
Gestor: PEB/SAN/SOP
Tipo de Copia Impresa:No Controlada
Catalogación de Estándar

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1. OBJETIVO

Establecer la metodología de comunicación entre la Base de Soporte Logístico San

Antonio, con todas las áreas operativas del Activo y áreas administrativas de PEB, para
una coordinación adecuada para atención a los requerimientos, garantizando la buena
gestión de las solicitudes.

2. ALCANCE Y APLICACIÓN

Comprende a todas las comunicaciones y/o requerimientos enviados a la Base San

Antonio desde las distintas Gerencias de la compañía, solicitando servicios tales como:
transporte, alojamiento, alimentación, obras civiles y mecánicas, compra de materiales,
asesoramiento técnico, supervisión, solicitudes de uso de instalaciones deportivas y/o
cualquier otro requerimiento administrado por la Gerencia de Soporte Operacional en el
Activo SAN (Solicitudes Externas a la gerencia SAN/SOP).
De la misma manera serán atendidas solicitudes de materiales y/o servicios
provenientes de personal propio y/o contratistas asignados a la Base San Antonio
(Solicitudes Internas a la gerencia SAN/SOP)

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y COMPLEMENTARIOS

3.1 Documentos de Referencia

Contrato de Prestación de Servicios de Soporte Logístico.
Contrato de Prestación de Servicios de Catering y Hotelería.
Contratos varios de prestaciones de servicios

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 PE-3I3-09558 : Requisitos de Ingreso a los Activos de Exploración y Producción.

PG-4I3-00030 : Seguridad Vial y Vehicular

PP-4I3-09049: Control de Alcohol y/o Drogas
PE-5I3-00320: Uso de Instalaciones de la Base San Antonio
PP-3I3-09529: Tratamiento de Anomalías en Petrobras Bolivia.
PE-3I3-09557: Solicitud de Cotización
PE-3I3-09534: Evaluación de Desempeño a Proveedores y Sistema de
Consecuencias
PE-3I3-09556: Administración y Control de Fondo Fijo

4. DEFINICIONES

Base SAN: Base de apoyo logístico “Vicet Ponce de León” del Activo San Antonio.
Bloque SAN: Bloque San Antonio
PGSBL: Planta de Gas Sábalo - San Antonio.
PG SAN: Planta de Gas del Activo San Antonio
SAN: San Antonio.
SAN/OM: Gerencia de Operación y Mantenimiento del Activo San Antonio.
SAN/SOP: Gerencia de Soporte Operacional del Activo San Antonio.
Solicitud: Requerimiento de servicios generales.
SP: Gerencia de Servicios en Pozos.
STO: Gerencia de Soporte Técnico y Operacional.
F.F: Fondo Fijo
Clientes: Todo receptor final de los servicios que genera la Gerencia SAN/SOP, sean
estos, internos y/o externos, incluidos los visitantes, Ej: Gerencia STO, SP, SAN/OM y
otros.
EPP: Equipo de Protección Personal.
OT: Orden de Trabajo.
Recursos: Todos los recursos de soporte logístico asignados al Bloque SAN.

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5. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

5.1 Gerencia Sectorial SAN/SOP

Autorizar la ejecución de las solicitudes generadas, en el lugar de origen de la

solicitud coordinar con el interesado las actividades previas, Comunicar
periódicamente a la Base San Antonio el listado actualizado de los CeCo, AFE y
Cuentas.

5.2 Administración de Base San Antonio

Para dar cumplimiento a las solicitudes, debe Gestionar aspectos tales como el
Administrativo, Técnico, Financiero, Operativo, Logístico, Recursos Humanos y
Materiales.
Recibir y/o analizar las solicitudes conforme a los anexo del actual procedimiento.
Solicitar confirmaciones de los centros de imputación contable, autorizaciones de
superiores (si aplica), coordinar, organizar, delegar, fiscalizar y/o cualquier otra
actividad relacionada a la correcta realización y seguro cumplimiento de los recursos
solicitados a la Base de Apoyo Logístico.
Revisar la aplicabilidad, solicitar aclaraciones a los solicitantes respecto a las
especificaciones y características técnicas de los materiales y servicios del caso.
Coordinar con los Asistentes Administrativos de la BSAN para dar cumplimiento a
los requerimientos
Seguimiento a la duración de la Gestión hasta cumplir con la entrega del material y/o
servicio

5.3 Asistente Administrativo

Gestionar las solicitudes de apoyo y coordinar el cumplimiento con el personal
responsable de otras áreas internas y externas a la BSAN.
Coordinar con el Asistente Nocturno, Encargado de Compras y otros, las gestiones
de compras de materiales y servicios

5.4 Asistente Nocturno

Clasificar los registros de compras, servicios, cotizaciones y archivar esa información
de rutina y especial
Coordinar detalles adicionales con los interesados y/o solicitantes.
Coordinar permanentemente con el Encargado de Compras y consolidar los

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 registros finales
Elaborar y archivar los Remitos de entrega de Materiales conforme al Anexo E -
Remito de Entrega de Materiales
Eventualmente solicitar cotizaciones

5.5 Encargado de Compras

Realiza actividad de cotización y compra de materiales como servicios regionales en
los centros de compras asentados en las ciudades mas próximas al Bloque SAN

5.6 Encargado de Obras Civiles

Recibir y organizar la atención de solicitudes de clientes en el ámbito de obras
civiles, coordinar las tareas inherentes con la empresa contratista de soporte
logístico para atender solicitudes especiales que implican: diseño, presupuesto,
cronograma de ejecución; provisión de equipos (pesados, medianos y otros);
provisión de personal tercerizado, para tareas de obras civiles en general y otros.
Puede generar solicitudes internas de materiales y servicios a la Administración de la
Base SAN
A fin de captar los servicios disponibles en el área de Obras Civiles, se dar
cumplimiento al Anexo C - Presupuesto y Cronograma y Anexo D - Acta de Cierre
de Obras
5.7 Solicitante y alcance de la compra
Si corresponde a un solicitante externo, contar con Servicios de Transporte y
Hotelería, debe hacerlo a través del Anexo B. Solicitud de Transporte y Hotelería,
mismo que tiene también un espacio para Solicitudes de Servicios Adicionales
relacionadas al apoyo en cuestión. Y si el interés externo es únicamente materiales,
la Administración de la Base (ni otra área de SAN/SOP en el Bloque SAN) no está
autorizada para proveer material o equipo a un solicitante externo; salvo situaciones
de alta urgencia o emergencia debidamente justificada, enmarcada dentro de los
límites de compra permitidos y aprobación gerencial SAN/SOP
Se entiende por solicitante externo aquel que no pertenece a la gerencia SAN/SOP
dentro del Bloque SAN
Para la compra de materiales y/o equipos, el solicitante externo debe gestionar a
través de su propio proceso de compra elaborando y gestionando su propio Carrito
de Compras vía SAP PROani.
La Administración de la Base presta servicios de cotización en la región para un
solicitante externo siempre y cuando este pertenezca a proyectos o tareas
desarrolladas dentro del Bloque SAN. En el apartado 6.2.3 Cotizaciones se
describe y retoma el tema con mayor detalle. Cuando el solicitante pertenece a la
Base SAN (Solicitante Interno), el requerimiento lo debe canalizar mediante el
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 Anexo A - Solicitud Interna de Materiales y/o Servicios. Siempre se debe efectuar
los requerimientos con 24 Hs. de anticipación como mínimo, salvo situaciones de
urgencia justificada.

6. DESCRIPCIÓN

6.1 Autorizaciones de Solicitudes y Comunicaciones Oficiales

La comunicación oficial desde las gerencias que requieran el servicio, para cualquier
solicitud que implique el empleo de recursos económicos, mano de obra, materiales
y equipo; sea ésta de carácter urgente, de corto, mediano y/o largo plazo que
comprometa o no una decisión de aprobación superior, deberá ser gestionada por el
Responsable de Área de cada Gerencia y dirigida al Administrador de Base SAN (
sanbase.admin@petrobras.com) con copia al Gerente Sectorial SAN/SOP y al
Asistente del Administrador (sanbase.asistadmin@petrobras.com), adjuntando los
anexos necesarios y que forman parte del presente estándar de trabajo y con 24
horas de anticipación al ingreso del personal o solicitud.
La gerencia solicitante de la compra de materiales y/o servicios, deberá llenar con
total claridad los espacios relativos a las imputaciones del gasto: Cuenta Mayor,
Centro de Costo (CeCo) y Elemento PEB (AFE) en el anexo que corresponda.
Amerita recordar al personal a por ingresar al Activo debe cumplir básicamente con
los requisitos especificados en el PE-3I3-09558 : Requisitos de Ingreso a los
Activos de Exploración y Producción. Además, los vehículos e ingresantes deben
cumplir con lo establecido en el estándar PG-4I3-00030 : Seguridad Vial y
Vehicular

6.2 Solicitudes

6.2.1 Transporte, Alojamiento y Alimentación

Las solicitudes de Soporte Logístico referidas a transporte, alojamiento, alimentación
o algún otro servicio adicional , deberán ser realizadas mediante una solicitud o
comunicación oficial explicada en el apartado 6.1 y según formato descrito en el
Anexo B: Solicitud de Transporte y Hotelería.

6.2.2 Compra de Materiales y/o Servicios

Las solicitudes para requerimientos de trabajos (servicios), adquisición o compra de
materiales deben ser claramente establecidas por el solicitante de origen,
proporcionando además información extra como ser: esquemas, dibujos, datos,
fotografías, especificaciones, y características técnicas, cantidades, medidas o
dimensiones de ser posible muestras físicas del producto tipo de materiales,

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 capacidades de equipos, tiempos a emplear, etc., con el fin de agilizar las gestiones
y evitar modificaciones o retrasos posteriores.

6.2.3 Cotizaciones
Todas las solicitudes de compras (materiales y/o servicios) son cotizadas por la
Administración de la Base SAN en proveedores locales o regionales y luego envía
un cuadro comparativo de cotizaciones para elección y aprobación del solicitante y
luego de un parecer técnico-económico se procede a realizar el carrito de compras
en el área solicitante. Es decir; una vez conocida las cotizaciones y posterior
elección del proveedor, cada solicitante es responsable de la elaboración de su
Carrito de Compra
Un servicio también que presta la Administración de la Base SAN a otras gerencias
de la Compañía con proyectos dentro Bloque SAN, es conseguir cotizaciones
regionales, cuya solicitud puede ser canalizada mediante los Anexos A o B del
presente estándar o también a modo excepcional empleando alguna aplicación de la
compañía (SAP PROani) como es el caso de la PG SAN para solicitar sus pedidos
(Módulo de Mantenimiento de Procesos).
En el caso de compras para la Base SAN el proceso a seguir obedece a un proceso
conforme lo detalla el Anexo F - Flujograma de Compras SAN-SOP BSAN

6.2.4 Compras con Fondos Fijos

Las compras utilizando Fondos Fijos es privativo y responsabilidad de la
Administración de la Base SAN
El destino de los Fondos Fijos es únicamente para satisfacer necesidades que
surjan de proyectos bajo responsabilidad de SAN/SOP y compras excepcionales,
urgentes o de emergencia que surjan dentro del Bloque SAN y además sean de
proyectos de la Gerencia SAN (SAN/OM, SAN/ER).
Compras con F.F para otras gerencias pueden ser atendidos en casos de urgencia o
de emergencia en base a una justificación y apropiación de gastos prestablecida
para finalmente ser aprobadas por el Gerente Sectorial SAN/SOP.

6.3 Control de adecuación y uso y acciones correctivas y preventivas

El control será realizado anualmente, mediante el análisis crítico realizado por el

personal de la gerencia de SAN/SOP, así mismo toda anomalía que ocurriese, como
las consecuentes acciones correctivas y preventivas deberán ser tratadas conforme el
PP-3I3-09529: Tratamiento de Anomalías en Petrobras Bolivia. Finalmente, se
evaluará y tomarán acciones de mejoras para el cumplimiento de este estándar.

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7. REGISTROS

Tabla 1 - Registros

Identificación Almacenamiento Grado de sigilo Protección Recuperación Tiempo de Descarte

Retención
Anexo A - Físico Corporativo No aplica Cronológica 3 año en archivo Incineración
Solicitud Interna activo
de Materiales y/o
Servicios
Anexo B - Digital Corporativo Acceso al Cronológica Permanente No aplica
Solicitud de En la unidad Z de sistema por clave
Transporte y SAN/SOP y contraseña y
Hotelería Sistema protegido
por backup.
Anexo C - Digital Reservado Acceso al Cronológica Permanente No aplica
Presupuesto y En la unidad Z de sistema por clave
Cronograma SAN/SOP y contraseña y
Sistema protegido
por backup.
Anexo D - Acta Digital Reservado Acceso al Cronológica Permanente No aplica
de cierre de Obras En la unidad Z de sistema por clave
SAN/SOP y contraseña y
Sistema
protegido por
backup.
Anexo E - Remito Físico Corporativo No aplica Cronológica 3 año en archivo Incineración
de entrega de activo
materiales
Anexo F - Digital Reservado Acceso al Cronológica Permanente No aplica
Flujograma de En la unidad Z de sistema por clave
compras SAN/SOP y contraseña y
SAN-SOP BSAN Sistema
protegido por
backup.

8. ANEXOS

8.1 Anexo A - Solicitud Interna de Materiales y Servicios.

Anexo A - Solicitud Interna de Materiales y Servicios.xls

8.2 Anexo B - Solicitud de Transporte y Hotelería

Anexo B -Transporte y hoteleria.xls

8.3 Anexo C - Presupuesto y Cronograma

Anexo C - Presupuesto y Cronograma.xlsx

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 8.4 Anexo D - Acta de cierre de Obras

Anexo D - Acta Cierre de Obra.xlsx

8.5 Anexo E - Remito de Entrega de Materiales

Anexo E - Remito de Entrega de Materiales.xls

8.6 Anexo F - Flujograma de compras SAN-SOP

Anexo F - flujograma de compras SAN-SOP.pptx

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 RESUMEN DE REVISIONES
0 08/07/2005
REV. Fecha
I 01/03/2017
H 04/05/2015
G 27/08/2013
F 11/06/2012
E 17/06/2011
D 07/12/2009
C 04/05/2009
B 02/08/2007
A 18/01/2006
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Emisión Original
DESCRIPCIÓN Y/O ITEMS MODIFICADOS
2. Alcance: Se amplió la descripción del alcance de la solicitud (interna y
Externa
3. Documentos: Fueron insertados mas Estandares de referencia.
4. Definiciones: Incremento de siglas
5. Autoridad y Responsabilidad: Fueron insertados mas actores al
proceso de solicitud
6. Descripciones: Se hizo una descripción mas detallada y hubo
ampliación en conceptos. Fue suprimido el Flujograma de Solicitudes de
SAN/OM
7. Anexos: Modificado el Anexo A y mejora en el Anexo B
Se modificó el contenido del numeral 1. Objetivo, y el numeral 6.2.2.
Trabajos de compras de Materiales y/o servicio
Se modificaron los subtitulos del numeral 5. Autoridad y
Responsabilidad
Se eliminó el numeral 6.3 Indicadores de desempeño de la actividad
Se actualizaron los link de referencias.
Se actualizaron los anexos A,B,C,D.
Se insertó los anexos E y F
Resulta necesaria una nueva revisión de este estándar en función de los
cambios y adaptaciones que impone la aplicación reciente del SAP
PROANI. Presento vía Informe la nueva modalidad.
Se modificó la fig.1, Flujograma de atención a SAN/OM
Se modificaron contenidos del numeral 6.3 al 6.4
Se alineo al formato PIB-BV
Revisión de los documentos de referencia
Revisión de códigos de los anexos.
Se adecuo al formato del Sinpep 6.3
[7/5/2012 16:49:47] - O código deste padrão foi alterado de
"PE-4I3-09004-E" para "PP-3I3-09524-E".
Solicitudes de Revisión Aprobadas:
_________________________________________________________
_________________________________
Sugerencias del usuário Andrea Clelia Delgado Arnez:
Sugerencia:
Corrección Item 6.3 (Fórmula invertida).
Revisión del proceso en general.
Recomendaciones VCT 2008
Inclusion del Anexo C, Anexo D, Flujograma de atención a SAN/OM,
Indices de Calidad
Adecuación por cambios de versión en el SINPEP Versión 5.5
Modificación Anexo B (Columnas de Fecha de ingreso y salida del
personal), Inclusión de lo definido en la actividad EX-BOL-EP-D5-3 del
proceso de implementación de las 15 directrices (EPP - MAYÚSCULAS)
Página: 9/10
 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

ELECTRÓNICA

PEB/CORP, PEB/CORP/ADM, PEB/CORP/CBS, PEB/CORP/CI, PEB/CORP/CI/CRS, PEB/CORP/CSE, PEB/EXP,

PEB/FI, PEB/PLG/CATC, PEB/SAL, PEB/SAN/ER, PEB/SAN/OM, PEB/SAN/SOP, PEB/SMS, PEB/SMS/CMA,
PEB/SMS/CS, PEB/SMS/CSO, PEB/SP, PEB/STO/OCI, PEB/STO/PMI

Se debe dar prioridad a la consulta de los estándares a través del SINPEP , evitando su impresión

IMPRESA

Destinatarios

Haga click aquí para acceder a informaciones sobre Declaración

Personas con la declaración pendiente: Personas que declararon:

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