Informe Final de Auditoria Proceso Recursos Humanos 2015

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Proceso: RECURSOS HUMANOS
Líder de Proceso: CARLOS MANUEL PEÑA IRRAGORRI
Objetivo de la Auditoría: Evaluar la gestión del proceso de Recursos Humanos,

incluyendo la identificación de riesgos que impactan el
cumplimiento del objetivo del mismo, para efectos de
establecer acciones que permitan la toma de decisiones,
en pro de su mejoramiento.
Alcance de la Auditoría: Inicia con la identificación de los riesgos, asociados al

proceso a partir del análisis de los factores internos y
externos que inciden en el cumplimiento de su objetivo
misional; tomando en cuenta aspectos tales como su
organización, personal que labora en la dependencia,
distribución de las tareas, tiempos establecidos para cada
uno de los trámites y diligencias a cargo, cumplimiento de
los mismos, al igual que los plazos legales; verificación y
análisis de la información consignada en la anterior
auditoría realizada, seguimiento a las recomendaciones
formuladas, finaliza con la entrega del informe y las
recomendaciones correspondientes.
Criterios de la Auditoría: En el desarrollo de la presente auditoría, se tuvo en

cuenta la base normativa descrita en la caracterización
del proceso de Recursos Humanos. La metodología
definida para la realización de auditorías, las actividades
descritas en el procedimiento de auditoría interna, el
mapa de riesgos y los planes de acciones preventivas y
correctivas.
Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

Jefe Oficina Control Interno
MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Auditor - Contratista
Tipo de Informe : Informe Final
FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

Tramitado y Proyectado por María Mercedes Cabra Dussán 30/10/2015
Revisado para firma por Rita Cecilia Cotes Cotes 30/10/2015
Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo
tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.
SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD Calle 24A No. 59-42 Torre 4 Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo Bogotá D.C., Colombia
Código: : FOR-CI-7400-009 Centro de Información para el Ciudadano CIC Avenida el Dorado No 69-63 OF 509/510 Torre 26
Fecha aprobación: 21/02/2014 PBX: 57 - 1 – 6577565 Línea gratuita nacional: 01 8000 119703
Versión: 3 www.supervigilancia.gov.co
INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Metodología:
La metodología utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

Auditoría Interna. La documentación que se tuvo en cuenta tiene relación directa con cada uno
de los procedimientos que se auditaron.
Se procedió a estudiar el Proceso de Recursos Humanos, las funciones a cargo del Grupo de
Recursos Humanos, los procedimientos que tienen identificados para su cumplimiento; el
Manual de Funciones, plan de acción, indicadores, entre otros temas para la vigencia 2014. A
partir de estos datos, se realizó una programación con el fin de acercarse a la práctica que se
ejecuta en el día a día.
A la evaluación, se le aplicaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas, bajo

los criterios y principios de independencia, con el fin de evaluar la gestión realizada por la
dependencia; por lo tanto se requirió de planeación y ejecución del trabajo con miras a
fundamentar directamente lo que se consigna en este informe.
La Auditoría se basa en el análisis de pruebas seleccionadas a partir de muestra selectiva; que

permiten obtener evidencias con los debidos soportes documentales que respaldan el actuar de
la gestión del Grupo de Recursos Humanos, como son los “papeles de trabajo” que reposan en
la Oficina de Control Interno de esta Entidad y que incluyen un CD.
La Comisión de Auditoría, conformada por Rita Cecilia Cotes Cotes, en su condición de Jefe de
la Oficina de Control Interno; líder de la auditoría, y María Mercedes Cabra Dussán (contratista
auditora) fue atendida por los funcionarios de la dependencia.
Limitaciones
.- No existe memoria histórica, ni traza documental sobre varios de los temas requeridos al
Grupo de Recursos Humanos.
:- De algunas de las respuestas suministradas por el Grupo de Recursos Humanos, no es
posible hacer claridad sobre los temas preguntados.
.- Hay información solicitada al área auditada, que no fue remitida a la Oficina de Control Interno,
o no se realizó dentro de los plazos programados, lo que hizo necesario ampliar el plazo para la
entrega del informe preliminar y de la Ejecución de la Auditoría.
Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría

PLAZO
Día 03 Mes 07 Año 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias, y en

consideración al Programa de Auditorías vigencia 2015, debidamente aprobado por el Comité de
Coordinación del Sistema de Control Interno, Acta No. 1 del 09 de marzo de 2015, el Equipo
Auditor conformado por RITA CECILIA COTES COTES, Jefe Oficina Control Interno y MARIA
MERCEDES CABRA DUSSAN, contratista auditora se practicó Auditoría Interna al Proceso de
Recursos Humanos, desde el 03 de julio hasta al 30 de octubre de 2015.
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Una vez revisado el mapa de riesgos del proceso y los factores internos y externos que puedan
llegar a afectar la consecución de su objetivo; y teniendo en cuenta que uno de los aspectos con
porcentaje más significativo en la priorización de los procesos a auditar, es la identificación de
los riesgos, para el enfoque de la presente auditoria, se tuvieron en cuenta los siguientes
riesgos. Se hace la salvedad, que el último, fue identificado por el Equipo Auditor:
 INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

EN LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Tenido en cuenta, por cuanto su materialización podría exponer a la Entidad, a fallos en

su contra e incumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
 INADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

A LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE
Estimado como riesgo, por cuanto la ausencia de carrera administrativa, puede ocasionar
un direccionamiento incorrecto del talento humano, afectando entre otros, la estabilidad
laboral, el clima organizacional y los resultados en el desempeño de los procesos.
Para el desarrollo de la auditoría, se procedió a realizar una revisión normativa y a comparar con
lo encontrado en la realidad en el Grupo de Recursos Humanos y en los documentos soportes
que se suministran. Se procedió a manejarlo en cuatro (4) capítulos a saber:
1.- GESTION ADMINISTRATIVA

2.- APLICACIÓN NORMATIVA
3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS
INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL

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AUDITORIAS INTERNAS
En cada uno de ellos (capítulos), el Equipo Auditor establece lo que se pretende observar, lo
que se evidencia, las pruebas, las posibles causas y las sugerencias que considera oportuno
realizar.
1.- GESTION ADMINISTRATIVA
Se seleccionaron los temas que se indican a continuación, teniendo en cuenta que conforman la
parte estructural para el desarrollo de las funciones; se establece la norma que lo respalda y se
revisa como se cumple en la realidad y la evidencia documental, así:
1.1. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- Funciones Secretaría General

1.2.2.- Funciones del Grupo de Recursos Humanos
1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON SUS PROCEDIMIENTOS
ASOCIADOS:
1.3.1. Caracterización del Proceso de Recursos Humanos.

1.3.2.- Comparación de las Funciones del Grupo con los Procedimientos Existentes.
1.4.- VERIFICACIÓN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN

DEL EMPLEO PÚBLICO “SIGEP”
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS.
1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN.
1.7. INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
1.10. – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
2. APLICACIÓN NORMATIVA

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3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

INTERNAS REALIZADAS POR LA OFICINA DE CONTROL
DESARROLLO
1.- GESTIÒN ADMINISTRATIVA
1.1.- UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD
Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 “Por la cual se modifica la estructura de la

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 5°. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendrá la siguiente estructura:
1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...
2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
3. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA EL CONTROL
4. SECRETARIA GENERAL…”
1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS PARA VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO.
1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL
Se parte de las funciones que le son asignadas por el Decreto 2355 de 2006, “Por la cual se
modifica la estructura de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras
disposiciones”, a la Secretaría General; pues de ellas se desprenden, las que cumple el Grupo
de Recursos Humanos.
Artículo 13. Funciones de la Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General, el

desarrollo de las siguientes funciones:
1. Asesorar al Superintendente en la formulación de políticas, normas y procedimientos

para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la
Superintendencia.
2. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad
industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con las políticas de la
Superintendencia y las normas legales sobre la materia.

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3. Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual de

funciones y de competencias laborales de la Superintendencia.
4. Dirigir y controlar en todos los niveles, los procesos administrativos y financieros de la
institución.. …
13. Velar por la debida aplicación del sistema de desarrollo administrativo, relacionado con
las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo
y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales,
físicos y financieros del organismo, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el
desempeño institucional, de conformidad con las normas legales.
14. Recibir y atender oportunamente las quejas y reclamos que se presenten en relación con la
institución. …
18. Las demás inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le sean asignadas por el
Jefe del Organismo y las normas legales.”
1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS
- Resolución No. 3572 del 03/10/2006 “Por el cual se crean y organizan grupos Interno de
Trabajo en la Superintendencia de vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones”
“Artículo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

Grupos de trabajo, bajo la directa supervisión y coordinación de las siguientes Dependencias:
DEPENDENCIA Y DENOMINACIÒN DEL GRUPO

1.- DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE …
4.- SECRETARIA GENERAL
4.1.-…
4.4.- Grupo Recursos Humanos. …
·Artículo 11º. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

Humanos tendrá a cargo principalmente la coordinación, administración y manejo de todos los
procesos referentes al recurso humano de la Entidad, así como la coordinación y administración
de los procesos de selección, capacitación, calificación, incentivos, carrera administrativa y todas
las novedades de personal que se presenten, de acuerdo con las disposiciones legales y las
directrices señaladas para el efecto, en desarrollo de lo cual adelantará las siguientes funciones:
1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparación y ejecución de

los planes y programas de la dependencia identificando necesidades, indicadores, normatividad
y acciones que deben seguirse para la mejor administración del recurso humano de la Entidad.
2.- Adelantar la organización y ejecución de los procesos de carrera administrativa, selección,
clasificación, registro y desarrollo del personal al servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con la ley.
3.- Orientar el estudio y revisión los actos administrativos referentes a nombramientos,
remociones y demás situaciones administrativas del personal; tramitar novedades y expedir las
certificaciones que corresponda.

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4.- Adelantar el estudio, elaboración y ejecución de los programas de bienestar y capacitación

para el personal del organismo para el personal de organismo.
5.- Preparar y elaborar las nóminas del personal de la Entidad, así como los diferentes pagos por
concepto de parafiscales y demás gastos de personal de acuerdo con la normatividad y
procedimientos vigentes.
6.- Planear, ejecutar y controlar la política institucional en las áreas de reclutamiento, selección,
promoción, inducción, capacitación y desvinculación del recurso humano de la Superintendencia.
7.- Coordinar y asesorar la preparación y gestión de las modificaciones de la planta de personal,
según las instrucciones del Superintendente.
8.- Coordinar y administrar programas tendientes a garantizar bienestar social y laboral de los
empleados.
9.- Llevar las hojas de vida de los funcionarios, mantener actualizados sus datos y expedir las
respectivas certificaciones.
10.- Proponer al Superintendente las modificaciones al manual de funciones y requisitos de la
entidad.
11.- Mantener sistemas de control de horarios de trabajo del personal de la Superintendencia .y
velar por su cumplimiento.
12.- Coordinar los trámites necesarios para la liquidación y cancelación de las prestaciones
sociales de los exfuncionarios de la Superintendencia.
13.- Suministrar la información necesaria a la Secretaría General para la elaboración de nóminas
y la cancelación de todo tipo de emolumentos devengados por los funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la Superintendencia en lo relacionado con la administración
del recurso humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el sistema de Información Administrativa.
16.- Adelantar todos los procesos relacionados con los concursos para la provisión de empleos y
la calificación de servicios, de acuerdo con la normatividad legal vigente.
17.- Preparar, para la firma del Superintendente o del Secretario General los actos
administrativos que deciden cualquier situación administrativa a cargo de la Superintendencia y
que corresponde resolver al área bajo su competencia.
18.- Las demás que le sean asignadas por el Superintendente o el Superintendente Delegado y
que correspondan a los objetivos del área. …”
Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y
se dictan unas disposiciones en materia de administración de personal”. Fijó a los Grupos de
Talento Humano de las entidades Descentralizadas del Sector Defensa, las siguientes funciones:
“ARTÍCULO 65.- FUNCIONES DE LOS GRUPOS TALENTO HUMANO. Los grupos de Talento
Humano o las dependencias que hagan sus veces en el sector defensa, además de las
funciones que tengan fijadas, desarrollaran las siguientes:
a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

b) Elaborar el plan anual de vacantes y remitirlo a la Comisión Administradora del Sistema
Especial de Carrera del Sector Defensa.
c) Elaborar los proyectos de plantas de personal, así como los manuales de funciones y
requisitos.

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d) Determinar los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso de
selección por méritos.
e) Participar en el diseño y administración de los programas de formación, capacitación,
bienestar y estímulos.
f) Organizar y administrar un registro sistematizado del Talento Humano de la entidad o
dependencia, que permita la formulación de programas internos y la toma de decisiones.
g) Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior de cada entidad o dependencia
de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
h) Velar por el debido desarrollo del Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa. Declarada
inexequible
i) Ponderar la calificación de la evaluación del desempeño durante el periodo de prueba o lapso
evaluable según el caso, cuando el evaluado haya tenido durante el periodo evaluable diferentes
jefes inmediatos.
j) Todas las demás que le sean atribuidas por la ley, el reglamento o el manual de funciones”.
Una vez establecidas las funciones que le compete cumplir al Grupo de Recursos Humanos, se
procede a revisar el PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, con el fin de establecer la forma
como se articulan y como se cumplen a través de la ejecución de sus procedimientos asociados.
1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS CON LOS PROCEDIMIENTOS DEL
PROCESO
1.3.1. CARACTERIZACIÒN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.
Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica:
“OBJETIVO: Propender por el bienestar e idoneidad del recurso humano de la SuperVigilancia

para que realicen sus funciones con calidad y velar para que tengan la educación, formación,
habilidades y experiencia apropiados para su desarrollo laboral.
ALCANCE: Incluye las actividades correspondientes para la gestión del recurso humano de la
SuperVigilancia, a través de la vinculación de personal, implementación de programas de
Bienestar social, Capacitación y Salud ocupacional, gestión de novedades y liquidación de
nómina, pago de viáticos, gastos de viaje y su desvinculación cuando corresponda.”
“RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor del Grupo de Recursos Humanos.”
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS
Para el cumplimiento del objetivo del proceso, se encuentran en la SUITE VISION

EMPRESARIAL los siguientes procedimientos:
.- Procedimiento Bienestar Social.

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.- Procedimiento Capacitación
.- Procedimiento Viáticos y Gastos de Viaje
.- Procedimiento Vinculación de Personal
.- Procedimiento Gestión de Novedades de desvinculación, traslados y licencias.
.- Procedimiento Liquidación de Nómina.
.- Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
De los documentos con los que cuenta el Proceso, se encontraron:
.- Manual de Funciones
.- Manual de Inducción y Reinducción
.- Instructivo situaciones administrativas
1.3.2- COMPARACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL GRUPO CON LOS PROCEDIMIENTOS

EXISTENTES:
FUNCIÒN PROCEDIMIENTO OBSERVACIÒN

Asesorar al Superintendente y al No se encuentra No se cuenta con traza
Secretario General en el estudio, definido. de su cumplimiento.
preparación y ejecución de los planes
1. y programas de la dependencia
identificando necesidades,
indicadores, normatividad y acciones
que deben seguirse para la mejor
administración del recurso humano de
la Entidad.
Adelantar la organización y ejecución No se encuentra No se evidencia
de los procesos de carrera definido. cumplimiento con esta
administrativa, selección, clasificación, función
2. registro y desarrollo del personal al
servicio de las dependencias de la
Superintendencia de conformidad con
la ley.
Orientar el estudio y revisión de los
.- Vinculación de
actos administrativos referentes a personal, solo
nombramientos, remociones y demás aplicable a
3. situaciones administrativas del
empleados
personal; tramitar novedades y públicos de libre
expedir las certificaciones que
nombramiento y
corresponda. remoción.
.- Entrega del
Cargo
Adelantar el estudio, elaboración y .- Bienestar
4.- ejecución de los programas de .- Capacitación

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bienestar y capacitación para el

personal del organismo para el
personal de organismo.
Preparar y elaborar las nóminas del .- Liquidación de
personal de la Entidad, así como los nómina
5. diferentes pagos por concepto de
parafiscales y demás gastos de
personal de acuerdo con la
normatividad y procedimientos
vigentes.
Planear, ejecutar y controlar la política No se encuentra No se suministró
institucional en las áreas de definido. documento que
6. reclutamiento, selección, promoción, contenga la política que
inducción, capacitación y vigente para el año 2014
desvinculación del recurso humano de
la Superintendencia.
Coordinar y asesorar la preparación y No se encuentra En los documentos
gestión de las modificaciones de la definido. suministrados no se
7. planta de personal, según las encuentra avance del
instrucciones del Superintendente. tema en el año 2014
Coordinar y administrar programas .- Bienestar Social
8. tendientes a garantizar bienestar
social y laboral de los empleados.
9. Llevar las hojas de vida de los .- Vinculación de
funcionarios, mantener actualizados Personal.
sus datos y expedir las respectivas
certificaciones
Proponer al Superintendente las No se encuentra En el año 2014 se
10. modificaciones al manual de funciones definido. realizó una modificación
y requisitos de la entidad. al Manual de Funciones
Mantener sistemas de control de No se encuentra .- Se indicó que la
11. horarios de trabajo del personal de la definido. cumple para el año
Superintendencia .y velar por su 2015, el técnico que
cumplimiento. tiene a cargo el
Procedimiento de
Viáticos y Gastos de
Viaje.
12. Coordinar los trámites necesarios para .- Procedimiento
la liquidación y cancelación de las de Nómina
prestaciones sociales de los
exfuncionarios de la
Superintendencia.
13.- Suministrar la información necesaria a No se encuentra El Grupo de Recursos
la Secretaría General para la definido. Humanos liquida la
elaboración de nóminas y la nómina, se sugiere

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cancelación de todo tipo de revisar el alcance de

emolumentos devengados por los esta función.
funcionarios de la entidad.
14.- Asesorar a las dependencias de la No se encuentra No se encontró traza de
Superintendencia en lo relacionado definido. la forma como se
con la administración del recurso cumple esta función
humano.
15.- Llevar y mantener actualizado el .- Corresponde al No fue para el año 2014
sistema de Información Administrativa SIGEP y la responsabilidad de una
persona persona que labore en la
responsable debe planta y se tiene
ser la que maneje separada de los
los procedimientos que lo
Procedimientos de alimentan.
Vinculación y
Desvinculación
16.- Adelantar todos los procesos No se encuentra No se suministró
relacionados con los concursos para definido. evidencia de su
la provisión de empleos y la cumplimiento
calificación de servicios, de acuerdo
con la normatividad legal vigente.
Preparar, para la firma del Se sugiere
17.- Superintendente o del Secretario revisarla, en
General los actos administrativos que principio se
deciden cualquier situación encuentra que
administrativa a cargo de la debe forman parte
Superintendencia y que corresponde de las establecidas
resolver al área bajo su competencia. en el numeral 3.
18.- Las demás que le sean asignadas por No se encuentra .- No se hace mención
el Superintendente o el definido. del Secretario General
Superintendente Delegado y que que es el Jefe.
correspondan a los objetivos del área. .- No se entiende por
qué se cita al
Superintendente
Delegado en este tema.
CONCLUSIONES CON RELACION A LA FUNCIONES
No se observa en la caracterización del Proceso y dentro de los Procedimientos, la existencia de

actividades encaminadas a dar cumplimiento a los numerales 1, 2, 6, 14, 15 y 16 del artículo 11
de la Resolución No. 3572 del 03/10/2006 “Por el cual se crean y organizan grupos Internos de
Trabajo en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada y se asignan funciones”.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
En relación con la funciones establecidas en el Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el
Sistema Especial de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de
administración de personal”. No se suministró traza sobre las establecidas en los literales a y g,
las cuales rezan así:
a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

g) Implantar el sistema de evaluación del desempeño al interior de cada entidad o
dependencia de acuerdo con las normas vigentes para el sector.
En cuanto a la función No. 18 “Las demás que le sean asignadas por el Superintendente o el
Superintendente Delegado y que correspondan a los objetivos del área”, descrita en la
Resolución No. 3572 del 03/10/2006, se observa que existe error al citar al Superintendente y
Superintendente Delegado, teniendo en cuenta que el Superior a mencionar es el Secretario
General.
CON RELACIÓN AL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS PROCEDIMIENTOS

ASOCIADOS
Revisado el objetivo del Proceso, se observó que este no incluye las actividades relacionadas
con la selección, vinculación y evaluación del personal; que complementan los demás aspectos
citados por él.
Se evidencia que a través del Proceso y los Procedimientos existentes, no se abarca la totalidad
de las funciones competencia del Grupo, muchas de las cuales quedan sin traza en su
cumplimiento y varias de ellas no se encuentran asignadas a ningún servidor.
De otra parte, en la SUITE VISION EMPRESARIAL figura el Procedimiento “SISTEMA DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO”, sin que se suministrara traza sobre la forma como se
cumplió durante el año 2014 y el servidor público responsable del mismo.
RECOMENDACIÓN
A partir de la revisión de la normatividad vigente y las directrices impartidas por la Alta Dirección,
definir los criterios de actuación frente a los temas de selección, vinculación, evaluación y demás
que sean necesarios para su cumplimiento.
Realizar la revisión de los procedimientos asociados al proceso, a fin de establecer su

conformidad con las funciones asignadas y realizar los ajustes necesarios.
Documentar cada uno de los procedimientos, a partir de los registros que se definan en los
mismos, de tal manera que sea de fácil la verificación de su trazabilidad. Asimismo, indicar el
responsable de la ejecución de cada una de las actividades, allí definidas.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
1.4.- VERIFICACIÓN AVANCES SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN DEL EMPLEO

PÚBLICO “SIGEP”
En relación con la función No. 15 “Llevar y mantener actualizado el sistema de Información

Administrativa”, el cual corresponde en la actualidad al SIGEP, y que se materializa con el
cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 2842 de 2010, “Por el cual se dictan
disposiciones relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo
Público (SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004.”, que reza:
“Artículo 7°. Responsabilidades de los representantes legales de las instituciones públicas que
se integren al SIGEP y de los jefes de control interno. Las entidades y organismos a quienes se
aplica el presente decreto son responsables de la operación, registro, actualización y gestión de
la información de cada institución y del recurso humano a su servicio.
Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar
porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de
manera oportuna y que esta sea veraz y confiable (...)”
Se procedió a solicitar la trazabilidad de las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a esta
obligación, la cual no fue suministrada por el auditado; Sin embargo, se informó sobre la
suscripción de un contrato de prestación de servicios, el cual tenía por objeto dentro de otros, la
actualización de la información en el SIGEP.
Se procedió a confirmar la información y se solicitó al Grupo de Contratos el préstamo del

expediente correspondiente al contrato No. 009 del 10 de enero de 2014, cuyo objeto fue:
“PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA APOYAR LA GESTIÒN EN EL

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS DE LA SUPERVIGILANCIA, EN EL SEGUIMIENTO Y
CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ESTABLECIDAS Y
EN LA REVISIÒN, ACTUALIZACIÒN Y GESTIÒN DEL SIGEP”
Se revisaron los informes de supervisión que reposan en el expediente, evidenciándose lo

siguiente, en relación con la actualización y gestión del SIGEP:
No. MES ACTIVIDADES PRUEB No. DE FOLIO

A DOCUMENTO
REVISADO
1.-. FEBRERO Se encontró bloqueado y se realizó Correos 64 REVERSO
trámite correspondiente enviados
al SIGEP
MAYO Actividades de actualización Hojas de Informaci 82 Reverso
4.- Vida SIGEP: ón
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 7 personas.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
.- Revisión 15 hojas de vida , verificando

información y anexando los documentos
.- Revisión y aprobación de la
información en el Sistema junto con los
funcionarios.
5.- JUNIO Actividades de actualización Hojas de Informaci 88 Reverso
Vida SIGEP: ón
.- Solicitud verbal documentos para SIGEP
adjuntar 24 personas.
.- Revisión 35 hojas de vida, verificando
información y anexando los
documentos.
.- Se dio de baja del sistema a 1 hoja de
vida.
.- Se escanearon documentos de 10
personas
JULIO Se reprogramó reunión con Helmy Ninguno 95 Anverso
6.- Enciso, funcionario DAFP para aclarar
dudas frente a la información del
aplicativo.
CONCLUSIÓN CON RELACIÓN AL NUMERAL 1.4
No se suministró por parte del Auditado soporte documental que permita evidenciar trazabilidad
en las acciones ejecutadas para dar cumplimiento a la función en estudio, durante la vigencia
2014; así mismo, no es posible identificar para el cierre de la misma vigencia, cuáles fueron los
resultados finales del trabajo que se cumplió en desarrollo del contrato No. 009 de 2014, toda
vez que revisados los informes de supervisión incluidos en el expediente contractual, se observa
la realización de algunas actividades relacionadas con el tema.
RECOMENDACIÓN
Con el propósito de dar cumplimiento a la normatividad legal vigente, se recomienda documentar

todas las actuaciones adelantadas por la Entidad, así como las limitaciones o inconvenientes
que impidan el cumplimiento de las obligaciones de su competencia.
1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

RECURSOS HUMANOS
De acuerdo con las Entrevistas verbales y escritas, los procedimientos se encontraban

asignados en el año 2014 así:
No. CARGO GRADO RESPONSABILIDAD No.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
PROCESO Y procedimien
PROCEDIMIENTOS tos a cargo
1.- ASESOR RECURSO Proceso Recursos Humanos
HUMANOS
2.- PROFESIONAL DE 3-1 08 Este cargo no se encontraba
DEFENSA asignado en el año 2014 al
Grupo de Recursos
Humanos.
3.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Viáticos y 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Gastos de Viaje
4.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 31 Procedimiento Liquidación de 1
SEGURIDAD Y DEFENSA Nómina
5.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26 Procedimientos Bienestar 2
SEGURIDAD Y DEFENSA Social y Capacitación
6.- TECNICO PARA APOYO DE 5-1 26

SEGURIDAD Y DEFENSA No tiene asignado ninguno
7.- AUXILIAR PARA APOYO 6-1- 26 Procedimientos Vinculación 2
DE SEGURIDAD Y de Personal y Gestión de
DEFENSA Novedades de
desvinculación, traslados y
licencias
CONCLUSIONES CON RELACIÓN AL NUMERAL 1.5
.- No figura ningún servidor como responsable del Procedimiento Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
.- No se suministró evidencia sobre la forma como se planeaba cumplir o se venía dando

cumplimiento del Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), o como
se ejerció esta tarea en desarrollo de la Resolución No. 1016 de 1989 “Por la cual se reglamenta
la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben
desarrollar los patronos o empleadores en el País.”.
1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN
Teniendo en cuenta que en la Auditoría de Gestión a la vigencia 2014 practicada a la Oficina

Jurídica, al realizar la selección de la muestra al Procedimiento de Tutela se observó que la
totalidad de la muestra fue tutelada y que correspondía a respuestas que por competencia
correspondía al Grupo de Recursos Humanos, se transcribe el aparte correspondiente así:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
“PROCEDIMIENTO DE TUTELAS
Para realizar el análisis de la información del Procedimiento de Tutelas, se tuvo en cuenta una
muestra de 2 expedientes, la cual representa un porcentaje del 4.76 % de un universo de 42
expedientes; se estimó una proporción de éxito del 1 % y un margen de error de 10 %; la
selección de los 2 expedientes, se realizó a través de una muestra selectiva.
No
No radicaci Autoridad y Peticionario Motivo DECISION
. ón y expediente
fecha
2014- RAUL Un Derecho de Petición Se tuteló el Derecho
330- Tribunal FERNANDO radicado el 13 de agosto de
1.- 003317- Administrativo JARAMILLO 2013, fue contestado por
2 del de ARANGO Recursos Humanos el 27 de
Cundinamarca febrero de 2014, sin verificar
26/02/20 250002341000 que se hubiera realizado la
14 201400237-00 debida notificación.
MARGARITA Expedición de Certificación Tutela el Derecho de la

2.- 2014- Juzgado 28 TORRES donde consten mes a mes Accionante, y ordena
330- Civil del GAONA todos los factores salariales que se proceda a remitir
018345- Circuito de que devengué en los dos "la contestación de la
2 Bogotá últimos años que laboré en la solicitud presentada “…a
110013103028 entidad, derecho de petición la dirección de
201400807 00 con más de un (1) mes de notificación".
radicación sin respuesta.
Posibles causas:
- Posibles fallas en el procedimiento que regula la respuesta de los Derechos de Petición en la

Entidad, aspecto que es necesario verificar en Talento Humano.
Consecuencias:
- El no dar respuesta oportuna en otras dependencias a los Derechos de Petición, trae como
consecuencia que se afecte la labor de la Oficina Jurídica, pues la interposición de una Tutela la
conlleva a la priorización de esta respuesta por encima de cualquier otro trámite que se esté
adelantando. (Analizar las causas y formular las acciones y evaluar el impacto del daño
antijurídico)

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Recomendaciones:
- Realizar la revisión del procedimiento documentado que incluya este trámite con miras a
realizar los ajustes necesarios para que no se presenten estas situaciones.
- Establecer si existe desconocimiento del personal de la Entidad sobre el trámite de los

Derechos de Petición y proceder a realizar una capacitación sobre el tema y las consecuencias
que trae esta conducta omisiva; en especial en Talento Humano. (Analizar las causas y formular
las acciones y evaluar el impacto del daño antijurídico).”
CONCLUSIÓN CON RESPECTO AL NUMERAL 1.6
.- Los temas de los derechos de petición presentados y que fueron tutelados, eran competencia
del Grupo de Recursos Humanos; sin embargo, no se evidenció gestión oportuna para su
respuesta, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011(vigente para la fecha).
.- Si bien es cierto, existía para la época un administrador de PQR, no lo es menos que la

competencia para suministrar la información requerida por el peticionario, se encontraba en
cabeza del Grupo de Recursos Humanos.
Las anteriores situaciones generaron la materialización del riesgo: “Fallos en contra de la

Superintendencia y sanciones administrativas”.
1.7.- INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO
Se revisaron los indicadores del Proceso de Recursos Humanos que se encuentran reportados
en la SUITE VISION EMPREARIAL, así:
1.7.1.- CLIMA ORGANIZACIONAL
Descripción
Este indicador compara las mediciones del clima organizacional de un año a otro, con la finalidad
de medir el grado de satisfacciones de los funcionarios en la entidad
Variables
Medición actual- medición anterior .

---------------------------------------------------------- * 100
Medición anterior .

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Fuente de Información
Encuesta y tabulación DAFP

Encuesta y tabulación DAFP
Responsable Toma de Datos
PROFESIONAL RECURSOS HUMANOS
1.7.2.- CUMPLIMIENTO PROGRAMA DE CAPACITACIONES
Descripción
Evalúa el cumplimiento del programa de capacitaciones.
Variables
Suma resultados de las evaluaciones

---------------------------------------------------------
Total evaluaciones .
Evaluación de capacitaciones
Programa de capacitación
1.7.3.- ROTACIÓN DE PERSONAL
Descripción
Evalúa el comportamiento de la planta de personal por renuncias presentadas por los

funcionarios
Variables
No de empleados que se retiran .

-------------------------------------------------------- * 100
Personal de planta .

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Planta de personal
Planta de personal
1.7.4.- VALOR CALIDAD
Descripción
Evalúa de forma individual cada pregunta de la encuesta de valores de la entidad. Un resultado

superior al 90 % indica un alto nivel de comprensión de los valores, en el análisis se evalúa cual
es el valor menos conocido y/o aplicado en la entidad para establecer los respectivos planes de
acción.
Se califican como respuestas afirmativas las dos escalas más altas de cada pregunta.
Variables
No total de respuestas afirmativas por pregunta .

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
Funcionario Grupo de Recursos Humanos

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
1.7.5.- VALOR COMPROMISO
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.6.- VALOR RESPETO
Descripción

acción.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
1.7.7.- VALOR RESPONSABILIDAD
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
1.7.8.- VALOR TRANSPARENCIA
Descripción

acción.
Variables

------------------------------------------------------------ * 100
Puntos posibles .
Encuesta de valores
Encuesta de valores
Funcionario Grupo de Recursos Humanos”
CONCLUSIÓN CON RESPECTO AL NUMERAL 1.7
Al revisar las fichas de los Indicadores que se encuentran en la SUITE VISION EMPRESARIAL,
se observó que el objetivo, las descripciones fijadas y las fórmulas, no permiten llevar a cabo la
medición del tema para el cual fueron planteados y que son su razón de ser.
Asimismo, se evidencia que los indicadores fijados, no permiten analizar el desempeño del
Proceso de Recursos Humanos, ni el cumplimiento del objetivo legal que le corresponde; ni
llevar a cabo análisis que sirvan de fuente para la implementación de acciones de mejora, la
prevención de materialización de riesgos, reorientación de las políticas y estrategias respecto de
su gestión.
En cuanto a la revisión de sus resultados, se observó lo siguiente:
- Cumplimiento en el Programa de Capacitaciones, no se realizó la medición del indicador.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
- Clima Organizacional, la meta propuesta no fue alcanzada; a pesar de que no se

evidenció un análisis de causa, se justificó su incumplimiento indicando entre otras, que
la meta propuesta en su momento fue muy alta y a que los funcionarios no les gusta
responder las encuestas, consultados los planes de Acciones Correctivas y Preventivas,
no se observó la identificación de acciones, como resultado del análisis del indicador.
- Valor Respeto, la meta propuesta no fue alcanzada; consultados los planes de Acciones
Correctivas y Preventivas, no se observó la identificación de acciones, como resultado
del análisis del indicador:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
RECOMENDACIÓN
Bajo la asesoría de la Oficina de Planeación, se recomienda revisar los indicadores del Proceso,
para efectos de verificar si los existentes, permiten su medición real; asimismo, debe procederse
a formular las acciones correspondientes como resultado de su análisis.
El Equipo Auditor sugiere solicitar la asesoría de la Oficina de Planeación, con miras a que el
Proceso y los Procedimientos cuenten con indicadores que posibiliten medir sus avances y
resultados; cumpliendo como debe ser, con el fin esencial que les corresponde.
1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

LA PLANTA GLOBAL
Se pretende verificar el cumplimiento del artículo 115 de la Ley 489 de 1998, y de los Decretos
que contienen la Planta de Personal: Artículo 2 del Decreto 4171 del 29 de octubre de 2007 y
1787 del 28 de agosto de 2012, en relación con la obligación fijada en la Ley y en los decretos
de Planta, que indican que es responsabilidad del Superintendente distribuir los cargos de la
planta global.
.- Ley 489 de 1998, artículo 115 “… distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las
necesidades de la organización y sus planes y programas…”
.- Decreto 4171 de 2007 Artículo 2°. El Superintendente de Seguridad y Vigilancia Privada,

mediante resolución, distribuirá los cargos de la Planta Global y ubicará el personal teniendo en
cuenta la estructura, los planes, los programas y las necesidades del servicio.”
Además en la "Guía de Modernización para las entidades públicas" elaborada por el DAFP,
se lee:
“Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar facultad al

Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director, Gerente o Presidente de

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir los empleos y ubicar el personal, de
acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio de las funciones, la organización
interna, las necesidades del servicio y los planes, programas y proyectos trazados por la
entidad. (Anexo 16, Anexo 17, Anexo 18)”. Páginas 71 y 72
Solicitada la Resolución mediante cual se distribuyeron los cargos en la SuperVigilancia, no fue

suministrada por el auditado, indicando que este acto correspondía al Manual de Funciones,
situación que no es acorde con lo dispuesto en el 115 de la Ley 489 de 1998, artículo 115 y el
artículo 2 del Decreto 4171 de 2007 .
A manera de ejemplo, se anexa al presente informe copia de las resoluciones de Distribución de

Cargos y del Manual de Funciones vigentes en el INVIMA, para que se observe que
corresponden a dos (2) actos administrativos diferentes en su reglamentación de respaldo y
fines.
Lo anterior, además de dejar en evidencia que la distribución del Recurso Humano, no

corresponde a una planeación acorde con las prioridades del servicio, planes programas y
proyectos; que permitan el cumplimiento oportuno y adecuado de los objetivos y misión de la
Entidad, teniendo en cuenta que las normas corresponden a los años 2006 y 2007, genera
incumplimiento a las normas vigentes, relacionadas con la distribución de cargos.
1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO
Se revisó el Manual aprobado por medio de la Resolución No. 20143100099857 del 24 de

noviembre de 2014, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente,
encontrando:
No se evidencia el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 31 de Decreto 1785 de 2014, en el

cual se establece como obligación tener en cuenta en los manuales, los lineamientos allí
definidos:
Artículo 31. “MANUALES ESPECÍFICOS DE LAS ENTIDADES CON SISTEMAS

ESPECIALES. Los lineamientos señalados serán tenidos en cuenta por las entidades públicas
del orden nacional con sistemas especiales de nomenclatura y clasificación de empleos que no
se rigen por el presente Decreto cuando se trate de elaborar, actualizar, o modificar sus
manuales específicos, sin perjuicio de sus disposiciones específicas sobre la materia.
Lo anterior, a pesar de que el Decreto bajo estudio, es aplicable a la Entidad, de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 31 de esta norma, en concordancia con el artículo 35 ibídem, mediante el
cual se establece el plazo para su cumplimiento.
Por otra, se evidenció en el Manual:

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
.- Transcripción de las competencias comportamentales del Decreto 1666 de 2007 “Por el cual
se determinan las competencias y requisitos generales con la nomenclatura y clasificación para
los diferentes empleos públicos de las entidades que conforman el Sector Defensa y se dictan
otras disposiciones”, al Manual de Funciones de esta Entidad, las cuales no se ajustan a las
características especiales de los empleos de la SuperVigilancia, como se observa en las
descritas para los niveles directivo y asesor.
.- Se consignan requisitos de estudios para el Nivel Técnico, “Título de formación tecnológica

en Derecho, Economía, Administración de Empresas, Administración Pública…”, lo cuales al ser
consultados en el SNIES no se encontraron activos, ni inactivos, es decir, no existen.
.- Se requieren títulos específicos en áreas del conocimiento a saber:
“.- técnico profesional en administración hotelera,

.- licenciada en informática,…”
Se sugiere se consignen de manera general y no específica:
.- Técnico profesional en administración y

.- Licenciado
Teniendo en cuenta que no existe evidencia documental de la Resolución de distribución de

cargos en la Entidad, se procedió a verificar la distribución de cargos en la Oficina de Control
Interno, a través de la aplicación del Manual de Funciones y a revisar los cargos establecidos
con perfil y destinación para ella, encontrando lo siguiente:
La Oficina de Control Interno, cuenta en el Manual con cuatro (4) cargos profesionales Código 3-
1, Grados 19, 16, 10 y 8, además del Jefe, de los cuales solo se había destinado el Profesional
Código 3-1 Grado 8, en la vigencia 2014.
Al revisar los requisitos de experiencia fijados para el ejercicio de este cargo, consignados en el
Manual, se indica:
Catorce (14) meses de experiencia relacionada o,
- Dos (2) años de experiencia técnica relacionada, por un (1) año de experiencia profesional
relacionada o,
- Tres (3) años de experiencia laboral relacionada por un (1) año de experiencia profesional
relacionada.
Lo anterior, desconoce lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto 1785 de 2014 “Por el cual se
establecen las funciones y los requisitos generales para los empleos públicos de los distintos
niveles jerárquicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan otras
disposiciones.”, teniendo en cuenta que conforme a la explicación siguiente, en cumplimiento a

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
la norma de la referencia, la experiencia consignada como equivalente en el cargo Profesional

Código 3-1, Grado 8, no corresponde al nivel jerárquico del cargo que exige que sea profesional.
“ARTíCULO 14. EXPERIENCIA. Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades
y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio.
Para los efectos del presente decreto, la experiencia se clasifica en profesional, relacionada,
laboral y docente.
Experiencia Profesional: Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación del

pénsum académico de la respectiva formación profesional, en el ejercicio de las actividades
propias de la profesión o disciplina académica exigida para el desempeño del empleo.
En el caso de las disciplinas académicas o profesiones relacionadas con el Sistema de

Seguridad Social en Salud, la experiencia profesional se computará a partir de la inscripción o
registro profesional.
La experiencia adquirida con posterioridad a la terminación de estudios en las

modalidades de formación técnica profesional o tecnológica, no se considerará
experiencia profesional.
Experiencia Relacionada. Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que

tengan funciones similares a las del cargo a proveer.” Negrilla fuera del texto
1.10.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
No evidencia que el Grupo de Recursos Humanos esté dando cumplimiento a la totalidad de las
funciones fijadas en artículo 11 de la Resolución 3573 del 03 de octubre de 2006, al igual que las
establecidas en el artículo 65 del Decreto 091 de 2007 “Por el cual se regula el Sistema Especial
de Carrera del Sector Defensa y se dictan unas disposiciones en materia de administración de
personal”, lo que lleva a presumir la inobservancia de la Ley relacionada con la materia.
Teniendo en cuenta lo anterior, se sugiere:
- Revisar y ajustar la caracterización del Proceso de Recursos Humanos y sus procedimientos,

con miras a incluir la totalidad de las funciones que se encuentran asignadas y las normas que
las respaldan.
- Modificar el objetivo del Proceso del Grupo de Recursos Humanos, de tal manera que incluya
la totalidad de aspectos que le compete manejar, reflejando su razón de ser conforme a las
exigencias normativas vigentes.
- Asignar tiempo a las actividades de los procedimientos, que garanticen el cumplimiento

oportuno al plazo fijado por las normas legales vigentes, e incluir los puntos de control

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
suficientes, que garanticen la calidad del producto final y el cumplimiento del objetivo del
Proceso fijado por la Ley.
- Incluir las actividades que no están descritas en los procedimientos que permitan el
cumplimiento de las funciones exigidas por la normatividad y la interacción de procesos y
procedimientos.
- Estudiar la posibilidad de elaborar Manuales o Instructivos en donde se refleje de manera

detallada, la totalidad de los aspectos que permitan dar cumplimiento inequívoco a las
exigencias legales; teniendo en cuenta que el impacto del Proceso es transversal y tiene
incidencia en el actuar de la Entidad.
- Revisar los indicadores del proceso, para efectos de garantizar que se cuenten con
indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad.
- Revisar el Manual de Funciones de la Entidad y realizar las correcciones correspondientes,

que permitan dar cumplimiento a las normas vigentes.
- Elaborar la Resolución de distribución de cargos, de conformidad con las normas que la

regulan, en la que se consignen las directrices de la Alta Dirección, que contenga las prioridades
sobre las cuales se orienta su gestión y realizar las acciones tendientes a su implementación.
2.- APLICACIÓN NORMATIVA
Con el fin de establecer el cumplimiento de las normas, en relación con los temas que ella regula
para el ejercicio del proceso de Recursos Humanos del orden Nacional, partiendo de las
evidencias encontradas en el desarrollo de la auditoría; información que se consigna a través del
siguiente cuadro:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
HALLAZGO SITUACIONES NORMTIVIDAD CONCEPTO
1.- Empleados de GENERAL Comisión Nacional del Servicio Civil No.

libre nombramiento .- Constitución art. 125 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
y remoción del Nivel .- Ley 909 de 2004
Directivo, Gerencia
Pública. ESPECIFICA
(corresponde a
Secretario General, .- Ley 909 de 2004,
Superintendentes arts. 47, numerales 3 y
Delegados y Jefes 48 numerales 5 y 6 en
FALTA DE de Oficinas) concordancia con el
EVALUACIÓN Decreto 1227, artículo
DE 78 parágrafo.
DESEMPEñO

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
LABORAL EN 2.-Empleados de .- Decreto 1227, art. Comisión Nacional del Servicio Civil No.
LA libre nombramiento 78, parágrafo: 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014.
VIGENCIA y remoción, que no “ … Los demás
2014 corresponden al empleados de libre
Nivel Directivo. nombramiento y
remoción serán
evaluados con los
criterios y los
instrumentos que se
aplican en la entidad
para los empleados de
carrera.”
3.- Empleados La norma que aplica Comisión Nacional del Servicio Civil No.
públicos para este nivel de 2014EE6577 del 27 de Febrero de 2014:
“provisionales” servidores públicos, es “… esta resulta procedente siempre y
la Ley 909, para cuando se desarrolle a través de
servidores de carrera instrumentos específicos diseñados por la
administrativa entidad para tal fin,… dentro de un marco
de apoyo y seguimiento a la gestión de la
entidad, para lo cual en el instrumento
específico deberá señalarse de manera
expresa que la misma no genera derechos
de carrera ni los privilegios que la ley
establece para los servidores que ostentan
esta condición…”
.- Departamento Administrativo de la
Función Pública, concepto No.
29136000047321 del 02 de abril de 2013.
“De acuerdo con la normativa se concluye
que la evaluación del desempeño laboral
tiene como destinarios a los empleados de
carrera administrativa, en período de
prueba y a los de libre nombramiento y
remoción, lo cual significa que no se aplica
a los empleados provisionales. No
obstante, la entidad podrá someterlos a la
evaluación del desempeño para efectos de
poder establecer la eficiencia y eficacia de
dichos empleados en el desempeño de sus
funciones, pero es facultativo y no tiene los
efectos que se le atribuyen en relación con
el empleado de carrera administrativa.”
ASIGNACIÓN DE FUNCIONES
HALLAZGO SITUACIONES CONCEPTO

Esta situación se evidencia en el Las “funciones que pueden ser asignadas”, dice la
Grupo de Recursos Humanos en Corte Constitucional en sentencia T-.105 de
relación con la Resolución No. 2002, al dar aplicación a: “Las demás funciones

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
20157000036617 del 30 de Junio de que se le asignen por el jefe inmediato”, deben

2015 “Por medio de la cual se ser manejadas dentro de los siguientes criterios:
constituye la Caja Menor de la
Superintendencia de Vigilancia y “Se considera del caso precisar, que dicha función
Seguridad Privada”, en la cual se de amplio contenido no puede ser ilimitada, sino
ASIGNACIÓN asigna la responsabilidad del manejo que debe referirse siempre y en todos los casos a
DE de la caja menor a la “señora LUZ un macro funcional y concreto, esto es, que
FUNCIONES JANETH SUAREZ SOSSA, del Grupo dichas funciones deben hacer referencia a la
QUE NO de Recursos Humanos”, situación que funciones propias del cargo que se
CORRESPOND desnaturaliza el propósito del cargo desempeña por el funcionario a quien se
EN CON LAS consignado en el Manual de Funciones asignan. No es procedente su
PROPIAS DEL “Desarrollar y aplicar planes y descontextualización, de tal manera que el jefe
CARGO. programas de gestión que dirijan, inmediato si puede asignar otras funciones
controlen y supervisen la ejecución diferentes a las expresamente contempladas en el
presupuestal en cuanto a lo respectivo Manual de Funciones y Requisitos de
relacionado con el procesamiento, la entidad, de acuerdo a las necesidades del
programación y pago de la nómina a servicio, a los fines y objetivos propios de
los funcionarios de la Entidad “. cada entidad, pero dentro del contexto de las
funciones propias del funcionario y acordes al
Esta situación se conoció en la cargo que ejerce y para el cual ha sido
entrevista personal con la servidora nombrado.
pública al preguntarle las actividades
que cumplía en desempeño de sus
funciones.
ENCARGO
NORMATIVIDAD CONCEPTO
HALLAZGO SITUACIÓN
.- Ley 909 de 2004, Concepto del Departamento Administrativo de la
NOMBRAMIENTOS En la vigencia articulo 26 Función Pública No. 100 -11 - 2014 del 26 de
DE PROFESIONALES 2014, se noviembre de 2014
EN CALIDAD DE evidenció el .- Decreto 1950 de
ENCARGO EN LOS nombramiento 1973, art. 50. ” … en el sentido de que sólo es
NIVELES en calidad de procedente asignar funciones de un
DIRECTIVOS SIN EL encargo de dos .- Decreto 770 de empleo de mayor responsabilidad dentro del
LLENO DE LOS profesionales 2005 mismo nivel o uno de superior jerárquico, en
REQUISITOS con atención a que las funciones asignadas a
EXIGIDOS POR LA nombramiento cada empleo en el manual deben corresponder
LEY. provisional a la naturaleza del mismo, al igual que las
como Jefes de funciones adicionales que se les asignen por
las Oficinas de parte de la autoridad competente, a fin de
Planeación y no desvirtuar la naturaleza del empleo.
Jurídica.
Acerca de los niveles y funciones generales de los
empleos, debemos recordar que los mismos se
encuentran consignados en el Decreto 770
de 2005, para los empleos de las entidades del
orden nacional, … en los cuales se contemplan
los siguientes niveles de empleos, en orden
jerárquico:
Nivel Directivo

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
Nivel Asesor
Nivel Profesional
Nivel Técnico
Nivel Asistencial
GRUPOS DE TRABAJO
NORMATIVIDAD
HALLAZGO SITUACIONES
En la vigencia 2014, de acuerdo con lo .- Artículo 115 de la Ley 489 de 1998 “Por la
INCUMPLIMIENTO verificado, se observó que el Grupo de Trabajo cual se dictan normas sobre la
A LAS NORMAS de Recursos Humanos, se encuentra bajo la organización y funcionamiento de las
QUE responsabilidad de un servidor de Nivel entidades del orden nacional, se expiden
ESTABLECEN Asesor, el cual, de acuerdo con lo dispuesto las disposiciones, principios y reglas
LAS en el artículo 8 del Decreto 2539 de 2005, no generales para el ejercicio de las
COMPETENCIAS, tiene las competencias para el liderazgo de atribuciones previstas en los numerales
POR EL Grupos de Trabajo y Toma de decisiones 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución
NOMBRAMIENTO requeridas para el cabal manejo de personal. Política y se dictan otras disposiciones.”
DE UN SERVIDOR
DE NIVEL .- Artículo 8 del Decreto 2539 de 2005 “Por
ASESOR COMO el cual se establecen las competencias
RESPONSABLE laborales generales para los empleos
DE UN GRUPO públicos de los distintos niveles
DE TRABAJO. jerárquicos de las entidades a las cuales
se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de
2005.”
PROVISIONALIDAD
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD
FALTA DE No se suministró en el desarrollo de la Auditoría información que

DECRETO 1227
IMPLEMENTACIÓN permitiera verificar las acciones ejecutadas para la implementación de la
de 2005, “Por el
DE LA CARRERA carrera administrativa en la Entidad, durante el año 2014.
cual se
ADMINISTRATIVA
reglamenta
EN LA ENTIDAD, La documentación aportada fue:
parcialmente la
DE
Ley 909 de 2004 y
CONFORMIDAD .- Dos (2) carpetas identificadas como “Presentación Estudio Técnico el Decreto-
CON DISPUESTO 2013” y “Actas de Funciones para el Manual Específico 2013” ley 1567 de
EN LA LEY 909 DE
1998.”, artículo 9°
2004

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
PLANES
OBSERVACIÓN SITUACIÓN NORMATIVIDAD
Con relación a los Planes de Capacitación, de

NORMAS GENERALES
Bienestar e Incentivos, se remitió el
No fue posible documento titulado: “Planes de Gestión Ley 909 de 2004
verificar, la Recursos Humanos” para el año 2014,
ejecución de la
totalidad de las CAPACITACIÓN
actividades
planificadas, en Se remitió un Cronograma en el cual se NORMAS ESPECIALES
los Planes de describen las actividades a realizar durante el
Capacitación, primer semestre del año 2014, en donde se DECRETO 1567 DE 1998, “Por el cual
Bienestar y observan algunas programadas con fechas se crean (sic) el sistema nacional de
Recreación de la 31/03/13 y 30/04/13. Las últimas fechas capacitación y el sistema de
vigencia 2014, por corresponden al mes de julio del año 2014 y estímulos para los empleados del
cuanto no fue de estos datos en adelante el cuadro no se Estado.”: Artículo 6º.- Principios
suministrada la encuentra diligenciado Rectores de la Capacitación. Las
información por entidades administrarán la capacitación
parte del auditado aplicando estor principios. …
en forma oportuna No se remitieron los resultados obtenidos, el
número de personas capacitadas, los temas g.- Prelación de los Empleados de
y adecuada.
que cada una de ellas recibió, la evaluación Carrera. Para aquellos casos en los
que el personal le dio a las capacitaciones cuales la capacitación busque adquirir y
impartidas y si éstas fueron útiles para el dejar instaladas capacidades que la
cumplimiento de las tareas asignadas. entidad requiera más allá del mediano
. plazo, tendrá prelación los empleados de
carrera. Los empleados vinculados
PLAN DE BIENESTAR Y RECREACION
mediante nombramiento provisional,
2014”, se anexó un documento en el que se
dada la temporalidad de su vinculación,
describen las actividades a cumplir, se indican
sólo se beneficiarán de los programas
las fechas y en el aparte “SEGUIMIENTO”,
de inducción y de la modalidad de
solo se observa diligenciado para cuatro (4)
entrenamiento en el puesto de trabajo
actividades; no se suministró al respecto
ninguna traza para determinar el
cumplimiento; de otra parte, además se
programó una actividad para el mes de Marzo
de 2013.
REUBICACIÒN LABORAL
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Reubicación Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
laboral de servidores públicos provisionales, demás normas Administrativas, Jornada Laboral y
servidores cuando la norma la tiene establecida vigentes sobre la Retiro de Empleados del Sector
públicos para el personal de Carrera materia. Público”, página 24 Y 25
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remoción. La reubicación de empleos es una
figura utilizada por la administración

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
que tiene como finalidad ubicar el

personal y distribuir los empleos en las
áreas que se requieran dentro de las
plantas de personal global, de acuerdo
con los perfiles requeridos para el
ejercicio de las funciones, la
organización interna, las necesidades
del servicio y los planes, programas y
proyectos trazados por la entidad. De
tal manera, la administración podrá
distribuir los empleos y ubicar el
personal, de acuerdo con los perfiles
requeridos para el ejercicio de las
funciones, la organización interna, las
necesidades del servicio y los planes,
programas y proyectos trazados por la
entidad. Se debe tener en cuenta la
viabilidad de la reubicación de los
empleos tratándose de planta de
personal global; sobre este aspecto se
precisa que dicha figura no podrá
darse entre entidades, sino que se
trata del manejo de personal de la
entidad. Tomada de la “Cartilla
Laboral Empleo, Situaciones
Administrativas, Jornada Laboral y
Retiro de Empleados del Sector
Público”, página 24 Y 25
TRASLADO
HALLAZGO SITUACIÓN NORMATIVIDAD CONCEPTOS
Traslado de Se aplica la figura para personal de Ley 909 de 2004 y Cartilla Laboral Empleo, Situaciones
Personal de servidores públicos provisionales, normas vigentes sobre Administrativas, Jornada Laboral y
Servidores cuando la norma la tiene establecida la materia Retiro de Empleados del Sector
públicos para el personal de Carrera Público”, página 22 a 24
provisionales Administrativa y Empleados de Libre
Nombramiento y Remoción., como una “1.4.3. Traslado
forma definitiva para provisión de
empleos públicos Otra de las formas de provisión
definitiva de los empleos públicos, de
acuerdo con el Decreto 1950 de 1973,
es el traslado, el cual se produce
cuando se provee un cargo en
vacancia definitiva con un empleado
en servicio activo, observando que el
empleo a proveer tenga funciones
afines al que desempeña, de la misma
categoría y para el cual se exijan

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
requisitos mínimos similares. También

hay traslado cuando la administración
hace permutas entre empleados que
desempeñen cargos de funciones
afines o complementarias, que tengan
la misma categoría y para los cuales
se exijan requisitos mínimos similares.
…
Las normas y la jurisprudencia del
Consejo de Estado coinciden, en
términos generales en que el traslado
del empleado público, ya sea de
libre nombramiento y remoción o
de carrera, es procedente por
necesidades del servicio, siempre y
cuando no se desmejore al empleado
en sus condiciones laborales,
salariales y personales, especialmente
en lo relacionado con la estabilidad de
su núcleo familiar, salud y educación
entre otros. Sin embargo, cada caso
debe ser considerado individualmente
frente a las condiciones que lo rodean.
3. EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ESTOS
 Los expedientes no se encuentran debidamente foliados y organizados en orden

cronológico, no reposan en ellos la totalidad de los documentos que forman parte de la
actuación.
 No existe en las carpetas revisadas una “Hoja de Ruta” en la que se indiquen las
actuaciones que allí deben reposar, de acuerdo con el trámite al que pertenecen.
 Las carpetas no cumplen la norma sobre su identificación.
 Se encuentran documentos sin firma de las personas a quienes les corresponde en la

carpeta “Actas de Funciones para el Manual Específico 2013”, cuenta con 141 folios
numerados en la parte inferior derecha; los siguientes contienen documentos titulados
“Actas”, sin las firmas completas: 11, 16, 21, 26, 31, 36, 41, 44, 51, 62, 65, 90 y 102
 A las carpetas no es posible llevarles la trazabilidad correspondiente, pues no aplica un

criterio unificado para el archivo de la documentación.

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA

INTERNA REALIZADA POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO, CORRESPONDIENTE A
LA VIGENCIA 2013
ACCIÓN Fecha Max

OBSERVACIONES RECOMENDACIÓN PREVENTIVA O Ejecución SEGUIMIENTO
CORRECTIVA
No obstante, existir un No se observa
Manual de Inducción y Re en la suite las
inducción, el cual no ha sido acciones
actualizado, es necesario formuladas
que en el mismo, se definan frente a la no
las obligaciones de los jefes conformidad
de las áreas en relación con
En la Hoja de Vida de Miguel
el personal que ingresa a la
Mauricio Suarez Ulloa, no obra
Entidad y el personal que
documento que acredite que al
es trasladado, definiendo
funcionario le fueron dadas a
los términos para la
conocer las funciones
realización de las
generales y especificas
actividades, en
relacionadas con el cargo que
cumplimiento con lo
desempeña, situación que
dispuesto en los artículos
además fue posible verificar
54 y 55 del Decreto 1950 de
con el funcionario, en reunión
1973, para efectos de
sostenida en la Oficina de
garantizar la prestación del
Control Interno,
servicio, bajo parámetros de
desconociéndose así lo
calidad.
dispuesto en los artículos 54 y
55 del Decreto 1950 de 1973.
De igual forma, se
recomienda diseñar un
Asimismo, se evidencia que en
programa de Inducción y Re
los planes que lidera el Grupo
inducción, como
de Recursos Humanos, no se
herramienta del área de
observan actividades
Talento Humano, en favor
relacionadas con los programas
de la Entidad, a fin de lograr
de inducción y re inducción,
que los funcionarios se
con las características
adapten y se identifiquen
particulares que los orientan,
con ella, para mantener
de conformidad con lo
elevados los estándares de
dispuesto en el artículo 7 del
calidad de servicios y para
Decreto 1567 de 1998.
formar y conservar
trabajadores eficientes,
altamente motivados,
estimulados y capacitados,
en cumplimiento con lo
dispuesto en el artículo 7
del Decreto 1567 de 1998.
El Plan de Bienestar, no Definir criterios, parámetros, Presentar ante el 15/may/2014
responde a un estudio de políticas, insumos, recursos Comité de Aunque se
conformidad con un análisis de que se tendrán en cuenta al Promoción de realizaron las
la evaluación de resultados de momento de elaborar el Talento Humano actividades
las actividades realizadas en la diagnóstico, formular, las directrices, planificadas, en
vigencia 2012, a fin de propiciar aprobar, socializar y evaluar políticas y la vigencia

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
la mejora continua, tampoco periódicamente la ejecución disposiciones 2014, y se

evidencia la formulación y del programa de bienestar que se deberán formuló el
aplicación de actividades con social, a fin de realizar una tener en cuenta 03/mar/2014 plan de
base en las prioridades planeación eficaz, eficiente para la bienestar, aún
detectadas como resultado del y efectiva e identificar formulación del persisten
estudio de necesidades de los oportunamente las Plan de debilidades
empleados y de sus familias, modificaciones que sean Bienestar. relacionadas
realizado por Colsubsidio, necesarias para el con la
mediante encuesta; de tal cumplimiento de los información de
manera, que dichas objetivos, estrategias y los resultados
actividades, cumplan con el metas trazadas. de las
logro de los fines descritos en Consignar en un actividades del
el artículo 21 del Decreto 1567 acta las plan, las cuales
de 1998; asimismo, no se decisiones no permiten
cuenta con una evaluación y adoptadas por el concluir su
seguimiento, a fin de verificar la Comité de impacto frente
eficacia del mismo y decidir Promoción de al desempeño
sobre su modificación o Talento Humano de los
continuidad. frente al Plan de funcionarios y
Bienestar su bienestar.
Todo lo anterior, desconoce lo
dispuesto en el numeral 8.5.1
de la NTCGP1000:2009,
artículo 20 y literal d) del
artículo 25 del Decreto 1567 de
1998, respectivamente.
De conformidad con el No se observa

artículo 75 del Decreto 1227 en la suite las
En relación con el rediseño, no de 2005, se recomienda acciones
se evidencia evaluación sobre diseñar y ejecutar un formuladas
la adaptación al cambio programa que incluya frente a la no
organizacional, ni acciones de acciones que permitan conformidad
preparación frente al cambio, lo evaluar la adaptación y
cual desconoce lo dispuesto en preparación frente al
el numeral 75.2 del artículo 75 cambio organizacional, en
del Decreto 1227 de 2005. relación con el proceso de
rediseño que se adelanta
en la Entidad.
Las condiciones para acceder a Actualizar el
las capacitaciones, los insumos procedimiento 31/jul/2014
para la elaboración del conforme a las
diagnóstico de necesidades de decisiones
capacitación, la fecha de adoptadas por el Aunque se
formulación del Plan, los Elaborar un documento en comité de ejecutaron las
términos para su evaluación y el que se definan los Promoción de actividades,
seguimiento, no se encuentran criterios, parámetros, Talento Humano según lo
definidos; no se realiza informe políticas, insumos, recursos planificado, en
periódico sobre la evaluación que se tendrán en cuenta al el trascurso de
de la ejecución del respectivo momento de elaborar el Consignar en un la auditoria se
plan, a fin de establecer si el diagnóstico, formular, acta las pudo evidenciar
mismo requería o no ajustes, lo aprobar, socializar y evaluar decisiones que no fueron
cual desconoce lo dispuesto en periódicamente la ejecución adoptadas por el 01/mar/2014 efectivas, toda
el literal c) del artículo 11 del del Plan de Capacitación, Comité de vez que no fue
Decreto 1567 de 1998 y el así como las condiciones Promoción de posible

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
numeral 8.5.1 de la NTCGP para acceder al mismo, a fin Talento Humano establecer los
1000:2009, respectivamente. de alcanzar el cumplimiento frente al Plan de insumos que
de los objetivos trazados. Capacitación sirvieron de
soporte para la
Presentar ante el formulación del
Comité de plan de
Promoción de capacitación de
Talento Humano 20/feb/2014 la vigencia
las directrices, 2014.
políticas y
disposiciones
que se deberán
tener en cuenta
para la
formulación del
Plan de
Capacitación.
Ajustar el Se ejecutaron
procedimiento de las actividades
liquidación y planificadas, no
Ajustar el procedimiento de
pago de nómina, se evidenciaron
liquidación y pago de 31/mar/2014
incluyendo nuevos eventos
nómina, incluyendo
actividades y relacionados
actividades y puntos de
puntos de control con el hallazgo.
control previos, que
permitan verificar las
La asignación básica mensual, novedades originadas que
factor para liquidar las pueden afectar la
Elaborar
vacaciones de la funcionara liquidación de la nómina.
un Memorando
Magda Trillaras, no
en el que se
corresponde a la asignación Revisar la liquidación
disponga que el
con la que la misma gozaba al correspondiente a las
pago de las
momento de iniciar el disfrute vacaciones de la
vacaciones
del respectivo periodo funcionaria Magda Trillaras,
solamente se
vacacional, desconociéndose formulando y ejecutando
efectuará frente
así lo dispuesto en los artículos acciones correctivas,
al disfrute total
48, 18 y 16 de los Decretos tendientes al
de las mismas,
1848 de 1969, 1045 de 1978 y reconocimiento de los
salvo interrupción
1029 de 2013, valores que fueron dejados
o aplazamiento
respectivamente. de cancelar a la funcionaria,
por estrictas
para efectos de darle
necesidades del
aplicación a lo dispuesto en
servicio
los artículos 48, 18 y 16 de
justificada por el
los Decretos 1848 de 1969,
Superintendente,
1045 de 1978 y 1029 de 31/dic/2013
Secretario
2013, respectivamente.
General,
Superintendentes
Delegados
Según se verificó, el mes de Establecer y aplicar un
marzo, fue el único mes en que punto de control en el
la nómina fue allegada a procedimiento de
Recursos Financieros de forma Liquidación y pago de 28/feb/2014
oportuna, de acuerdo a las nómina, el cual permita una De acuerdo con
fechas establecidas en el revisión previa por parte del lo verificado
cronograma, los demás meses área de Recursos esta función se

INFORME DE
AUDITORIAS INTERNAS
(enero, abril, mayo y junio), la Financieros, para efectos Asignar un asignó

nómina se allegó el mismo día de identificar y solucionar funcionario exclusivamente
de pago, a excepción del mes oportunamente los exclusivo para la a un servidor
de febrero, pues aunque no se inconvenientes o actividad de la público del
le envío en el día programado, inconsistencias que se elaboración y Grupo de
se envió un día antes del pago. puedan presentar en el liquidación de la Recursos
desarrollo del mismo. nómina. Humanos.
Lo anterior, desconoce lo
dispuesto en el numeral
8.5.1de la NTCGP 1000.2009, De otra parte,
por cuanto se trata de una se revisó
recomendación que se ha aleatoriamente
venido haciendo en los el Resumen de
informes de auditoría de la Reporte de
Oficina de Control Interno, para Nómina de los
efectos de identificar y meses de
solucionar los inconvenientes e enero, junio,
inconsistencias que se puedan agosto y
presentar de forma oportuna. noviembre de
2014y se
evidenció que
la nómina se
entregó dentro
de los plazos
fijados en el
documento
“Programación
Liquidación y
pago Nómina.
Vigencia 2014”
Equipo Auditor:
Original Firmado Original Firmado

____________________________ ___________________________________
RITA CECILIA COTES COTES MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN
Jefe Oficina Control Interno Profesional Contratista Auditor


Informe Final de Auditoria Proceso Recursos Humanos 2015

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INFORME DE

Proceso: RECURSOS HUMANOS

Líder de Proceso: CARLOS MANUEL PEÑA IRRAGORRI

Objetivo de la Auditoría: Evaluar la gestión del proceso de Recursos Humanos,

Alcance de la Auditoría: Inicia con la identificación de los riesgos, asociados al

Criterios de la Auditoría: En el desarrollo de la presente auditoría, se tuvo en

Equipo Auditor : RITA CECILIA COTES COTES

MARIA MERCEDES CABRA DUSSAN

Tipo de Informe : Informe Final

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

La metodología utilizada fue la descrita en el Manual de Control Interno y el procedimiento de

A la evaluación, se le aplicaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas, bajo

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Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría

Día 03 Mes 07 Año 2015 Desde 06/07/2015 Hasta 30/10/15

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

En cumplimiento con lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias, y en

 INCUMPLIMIENTO E INOPORTUNIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES Y

Tenido en cuenta, por cuanto su materialización podría exponer a la Entidad, a fallos en

 INADECUADA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO HUMANO POR INAPLICABILIDAD

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

1.- GESTION ADMINISTRATIVA

1.1. UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- Funciones Secretaría General

1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

1.3.1. Caracterización del Proceso de Recursos Humanos.

1.4.- VERIFICACIÓN DE LOS AVANCES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y GESTIÓN

1.5.- PERSONAL QUE CUMPLE LOS PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL PROCESO DE

1.6.- DERECHOS DE PETICIÓN.

1.7. INDICADORES DE GESTIÓN APLICADOS AL PROCESO DE TALENTO HUMANO

1.8.- RESOLUCIÓN POR MEDIO DE LA CUAL SE HACE LA DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE

1.9.- MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS A NIVEL DE CARGO

1.10. – CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3.- EXPEDIENTES REVISADOS Y TEMAS RECURRENTES EN ELLOS.

4.- REVISIÓN MEDIDAS TOMADAS FRENTE A LOS RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS

1.- GESTIÒN ADMINISTRATIVA

1.1.- UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD

Se parte de lo establecido en el Decreto 2355 de 2006 “Por la cual se modifica la estructura de la

Artículo 5°. Estructura. La Superintendencia de Vigilancia Privada tendrá la siguiente estructura:

1. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE. ...

2. DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE DELEGADO PARA LA OPERACION DE LOS

1.2.- FUNCIONES, RELACIÓN CON EL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS Y SUS

1.2.1.- FUNCIONES SECRETARIA GENERAL

Artículo 13. Funciones de la Secretaría General. Corresponde a la Secretaría General, el

1. Asesorar al Superintendente en la formulación de políticas, normas y procedimientos

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

3. Realizar estudios sobre la planta de personal y mantener actualizado el manual de

1.2.2 FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

“Artículo 1.- Conformar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, los siguientes

DEPENDENCIA Y DENOMINACIÒN DEL GRUPO

·Artículo 11º. FUNCIONES DEL GRUPO DE RECURSOS HUMANOS: El Grupo de Recursos

1.- Asesorar al Superintendente y al Secretario General en el estudio, preparación y ejecución de

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

4.- Adelantar el estudio, elaboración y ejecución de los programas de bienestar y capacitación

a) Elaborar los planes estratégicos del Talento Humano

FUNCIONARIO O ANALISTA NOMBRE FIRMA FECHA

1.3.- CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS, COMPARACIÓN DE

1.3.1. CARACTERIZACIÒN DEL PROCESO DE RECURSOS HUMANOS.

Se encuentra en la SUITE VISION EMPRESARIAL e indica:

“OBJETIVO: Propender por el bienestar e idoneidad del recurso humano de la SuperVigilancia

“RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor del Grupo de Recursos Humanos.”