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INGENIERA EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

ASIGNATURA:
ADMINISTRACION DEL TIEMPO

PROFESOR:
ING. OSCAR M. BETANCOURT HERNADEZ

UNIDAD I: Administracin del tiempo
I.1. Administracin del tiempo
I.2. Herramientas para la administracin del tiempo

UNIDAD II: Liderazgo
II.1. Autoestima
II.2. Motivacin e Inteligencia Emocional
II.3. Liderazgo Transformacional
1
INGENIERA EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
UNIDAD I: Administracin del tiempo

Saber hacer:
1. Planificar el uso de tiempo considerando factores de eficiencia y efectividad a travs de
un planificador de uso de tiempo.
2. Seleccionar las herramientas de gestin del tiempo adecuada
3. Planificar reuniones de trabajo efectivas
COMPETENCIAS A DESARROLLAR
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INGENIERA EN MANTENIMIENTO INDUSTRIAL
UNIDAD II: Liderazgo

Saber hacer:
1. Elaborar un plan de fortalecimiento de autoestima
2. Determinar las reas de oportunidad en IE y estrategias para fortalecerlas.
3. Disear estrategias motivacionales conforme a las caractersticas de sus colaboradores
4. Distinguir el estilo de liderazgo personal y elaborar un plan de atencin de reas de
mejora
5. Definir una propuesta de estilo de liderazgo acorde a las necesidades de la organizacin
6. Elaborar planes tcticos y operacionales orientados a la aplicacin de liderazgo
transformacional.

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COMPETENCIAS A DESARROLLAR
4
UNIDAD I: ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
I.1. Administracin del tiempo
QUE
DEFINICION
PUDE
DARLE AL
TIEMPO?
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I.1. Administracin del tiempo
Que es El Tiempo?
Diccionario Webster
El tiempo es un proceso continuo en el cual suceden
eventos que vienen del pasado, pasan por el presente
y van hacia el futuro.

Wikipedia
El tiempo es una magnitud fsica con la que medimos
la duracin o separacin de acontecimientos, sujetos a
cambio, de los sistemas sujetos a observacin; esto es,
el perodo que transcurre entre el estado del sistema
cuando ste presentaba un estado X y el instante en el
que X registra una variacin perceptible para
un observador (o aparato de medida).

La mejor definicin, si bien no la ms clara para el
lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin
de Aristteles: El nmero, o la medida, del
movimiento segn antes y despus.
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I.1. Administracin del tiempo
Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera tras la realizacin de una
accin. Se cumple con un determinado objetivo planeado con anterioridad.

Efectividad: Es prcticamente lo mismo que eficacia, la diferencia radica en que se refiere
a una medida por medio de la cual pueden compararse diferentes acciones. Es la
cuantificacin del logro de la meta. La diferencia es muy sutil y se refiere sobre todo a
que la eficacia no implica necesariamente que sea medible y la efectividad s implica
cuantificacin.

Por ejemplo, se puede decir que la medicina A tiene una efectividad de 50% para sanar
una enfermedad y la medicina B la tiene de 60%. Por lo tanto se puede decir que la
medicina B es "ms efectiva que" la medicina A. pero ambas, una vez que curan la
enfermedad son eficaces.

Eficiencia: Capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos posibles
viable en el menor tiempo, ello se logra utilizando de manera "ptima" los recursos de
que disponemos. Hacer las cosas bien, con los mejores mtodos posibles para lograr el
objetivo.
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I.1. Administracin del tiempo
Cada semana, todos contamos con 168 horas. Pero depende de cada quien
aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el hogar, todos podemos
beneficiarnos de hacer uso del tiempo, el recurso ms preciado, en forma eficiente.

La administracin del tiempo se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma
regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo en forma eficiente.

Manejar tu tiempo te obligar a ser explcito en cuanto al valor que le das a tu vida
personal y profesional, y te permitir dirigir tus esfuerzos en concordancia. Controlar tu
tiempo te ayudar a mantener el equilibrio entre las mltiples presiones bajo las cuales
ests sometido, facilitndote entonces el logro de tus objetivos, y evitando el estrs y el
cansancio.
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I.1. Administracin del tiempo
Administrar el
tiempo realmente
significa
administrarnos
nosotros
mismos,
de tal manera
que podamos
optimizar el
tiempo que
tenemos.
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I.1. Administracin del tiempo
Los beneficios de usar su tiempo en forma mas eficaz

Usar su tiempo de manera mas efectiva genera importantes beneficios para usted y su
organizacin.

Por ejemplo:
Usted dedica energa y atencin a las actividades que mas apoyan los objetivos de su
empresa.
Usted elimina las distracciones y permanece concentrado en lo que es mas
importante para su departamento y la organizacin.
Usted evita el estrs e incluso el agotamiento que puede originarse al tratar de
equilibrar las diversas exigencias que compiten por su tiempo.
Usted exhibe comportamientos adecuados de administracin de tiempo, de modo
que sus empleados y colegas puedan aprender de su ejemplo.
Usted mejora su desempeo en el trabajo, lo cual agrega mas valor a su organizacin,
unidad y equipos.
10
I.1. Administracin del tiempo
11
Practica 1
Da 5 ejemplos para cada definicin de
eficiencia, eficacia y efectividad.
I.1. Administracin del tiempo
Fases de la administracin del tiempo
Recuerda que la administracin
del tiempo es un proceso
personal: solo usted
puede juzgar si esta
utilizando su tiempo
con sensatez
Anlisis Planificacin
Seguimiento
y Evaluacin
Administracin
del tiempo
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I.1. Administracin del tiempo
I
Actividades:
Crisis
Problemas apremiantes
Proyectos cuyas fechas vencen
II
Actividades:
Prevencin
Construir relaciones
Reconocer nuevas oportunidades
Planificacin, recreacin
IV
Actividades:
Trivialidades, ajetreo intil
Algunas cartas, correos
Algunas llamadas telefnicas
III
Actividades:
Interrupciones, algunas llamadas
Algunas reuniones
Actividades populares
URGENTE NO URGENTE
N
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Matriz de Administracin del Tiempo o Matriz de Covey
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I.1. Administracin del tiempo
Practica 2
1. Enumera todas tus actividades realizadas en un da normal de
trabajo con intervalos de 30 minutos por actividad.

1. En que cuadrante estuve ayer entre las 10 am y las 11 am?

2. En que cuadrante estas la mayor parte del da?

3. Cmo lograr pasar la mayor parte del da en el cuadrante II?
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I.1. Administracin del tiempo
15
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres
para administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha
gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn
conseguir todas las cosas que necesitan ser hechas. No se dan
cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay ms por hacer,
y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de
seguir las decisiones con acciones.
I.1. Administracin del tiempo
16
Una vez que hallamos aceptado el hecho de
que no podemos hacer todo, habremos
dado un paso muy importante hacia una
efectiva administracin de nuestro tiempo.
Identificar prioridades se convertir en un
problema menor.

Como un recurso, el tiempo nos presenta
otra paradoja: si no lo usamos, desaparece
de todas maneras. En consecuencia, la
calidad de este recurso depende de lo bien
que lo usemos. El conocimiento de que
estamos perdiendo este recurso tan
personal cuando no lo usamos
debidamente, debera ser suficiente para
decidirnos a invertir el tiempo en mejor
manera.
I.1. Administracin del tiempo
Hbito
Costumbre o prctica adquirida por frecuencia de repeticin de un acto

VOLUNTAD
QUERER
Deseo
Motivacin
Empuje
CAPACIDADES
PODER
Cmo?
CONOCIMIENTO
SABER
Que?
Por qu?
HABITOS
Modelo de cambio de hbitos
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I.1. Administracin del tiempo
18
Practica 3
Menciona 3 malos hbitos que tengas y
que vas hacer para eliminarlos (crear un plan)
I.1. Administracin del tiempo
MITOS
El mito de la actividad: El ejecutivo ms
lleno de trabajo es el ms eficiente. Se
confunden los resultados con la
actividad para no llegar a ninguna
parte.

El mito del hombre equipo: Cuanto ms
alto sea el nivel en que se manejan los
asuntos, tanto mejor. Se regatea la
delegacin y se pretende hacer las cosas
uno mismo para estar en todo:
invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
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I.1. Administracin del tiempo
MITOS
El mito de la decisin aplazada: Hay
que aplazar las decisiones hasta haber
recopilado todos los datos. Lo que sucede
es que no se decide a tiempo, o no se
decide.
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I.1. Administracin del tiempo
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte
del ser humano: Cierto tiempo perdido
puede ser constructivo porque ayuda a
relajarse o a reducir la tensin; sin
embargo, a veces esto puede ser algo
frustrante, especialmente cuando se pierde
el tiempo por hacer algo menos importante
de lo que se podra estar haciendo.
MITOS
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I.1. Administracin del tiempo
MITOS
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar
tiempo a travs de soluciones sencillas y
fciles. Se regatea el tiempo que se debe
emplear en asuntos difciles, tratndolos
de manera superficial, de modo que se
est condenado a repetir lo que sali mal.


El mito del indispensable: los resultados son
directamente proporcionales al volumen de
trabajo invertido, as que YO trabajo 15 hrs diarias.
Se centra el inters en trabajar mas en lugar de
trabajar mejor
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I.1. Administracin del tiempo
MITOS
M
I
T
O
S
CUALES SON

TUS MITOS?
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Los 10 puntos ms importantes para mejorar tus habilidades en la administracin del
tiempo

1. Define claramente los objetivos y selecciona lo ms importante. Ser ms efectivo con tu
tiempo es totalmente irrelevante si no sabes en que invertirlo. En ocasiones, las personas
gastamos mucha energa intentando ser ms eficientes, sin saber a ciencia cierta que es lo
que queremos conseguir. Recuerda que es primordial distinguir entre las cosas que
realmente son importantes y las que no lo son. Una manera sencilla de realizar esto es
determinar cuanto cuesta tu tiempo por hora, es decir, la cantidad que deseas ganar al mes
divido entre las horas que trabajas (el estndar son 160: 8 horas al da, 5 das a la semana y
4 semanas por mes). Una vez determinado este valor slo sigue la siguiente regla: no hagas
nada que potencialmente te pague menos que tu valor por hora multiplicado por el tiempo
que invertirs en la tarea.
I.1. Administracin del tiempo
24
I.1. Administracin del tiempo
25
2. Analiza como gastas tu tiempo. Te sorprendera saber en cuantas cosas sin importancia
gastamos el tiempo. Sin embargo, para conocer con exactitud cuales son estas cosas sin
importancia, necesitamos primero hacerlas consientes, y esto se logra llevando un registro.
Una manera de hacerlo es utilizar un reloj con una alarma que suene cada 30 minutos. Cada
vez que suene el reloj, escribe brevemente las actividades que realizaste en la pasada media
hora. Una vez que tengas los registros, examnalos. Cmo se relacionan tus objetivos con las
actividades en las que realmente inviertes el tiempo? Estas realmente atendiendo cosas
relevantes y prioritarias?

3. Lleva una lista de tareas pendientes. Esta es una de las cosas ms simples y a la vez ms
poderosas de cualquier sistema de administracin de tiempo: la lista de tareas. No importa si
utilizas el dispositivo electrnico de moda o una hoja de papel estraza, pero lleva un registro.
Lo que realmente hace la diferencia es el hbito de escribir tus tareas pendientes da tras da.

4. Asigna prioridad a tus tareas. Una vez terminada tu lista, determina cuales son los
elementos ms importantes y mrcalos de alguna forma que resalten sobre todos los dems.
Si la lista es muy grande, haz una nueva lista con los elementos prioritarios para el da o la
semana. Volviendo a la prctica de determinar tu valor por hora, otorga ms prioridad a las
tareas que potencialmente te paguen ms.
5. Planea tu da desde el da anterior. Todos los expertos en administracin del tiempo
recomiendan planificar desde el da anterior las actividades del da siguiente. Toma los
ltimos 10 minutos de cada da para repasar tu lista de pendientes y determinar que es lo que
tienes que concretar al siguiente da. Este simple ejercicio te permitir comenzar cada jornada
sabiendo exactamente que necesitas hacer y con cual tarea debes iniciar.

6. No dejes las cosas para despus. Reza el viejo dicho popular: No dejes para maana lo que
puedas hacer hoy. Aplazar para el final las cosas que no te gusta hacer es una de las peores
estrategias que puedes utilizar, ya que lo nico que logrars es prolongar el estrs asociado a
la tarea. Haz lo que no te gusta hacer primero! De esta manera, el resto del da transcurrir
de manera ms placentera. Si la tarea es muy grande, divdela en tareas ms pequeas hasta
que te sea fcil dar el primer paso.
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I.1. Administracin del tiempo
7. Delega en los dems. Una forma de hacer ms en menos tiempo es asignando tareas a
terceras personas. La clave para delegar consiste en asignar alguna actividad a alguien ms si
este puede hacerlas ms rpido, ms fcil o mejor que nosotros. En caso de que no tengas a
alguien directamente a tu cargo, considera delegar las tareas en un tu pareja, un proveedor o
inclusive en un cliente. Recuerda que como deca Maquiavelo: el fin justifica los medios.
Eso s, despus de delegar no se te olvide agradecerle a los dems de la manera apropiada.
Probablemente estas pensando que a la gente no le gusta recibir tareas de terceros. Sin
embargo, diversos estudios muestran exactamente lo contrario: a las personas nos gusta que
nos asignen tareas y especialmente si somos buenos hacindolas; as que escoge a la
persona ms apropiada y delega la tarea.

8. Aprende a decir NO. Decir no puede ser una de las herramientas de administracin de
tiempo ms poderosas que puedes llegar a dominar. Por supuesto, no se trata de evadir
responsabilidades, sino de invertir nuestro tiempo en donde somos ms productivos. Si la
tarea en cuestin interfiere con los objetivos que tienes planteados, busca una manera sutil
para negarte. Sugiere a otra persona que pueda hacer el trabajo con los mismos o mejores
resultados y siempre de la manera ms amable posible.
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I.1. Administracin del tiempo
De manera similar, una de las filosofas que mejor me ha funcionado en los negocios es la
siguiente: solo acepta los proyectos en donde ambas partes ganen, tanto el cliente como tu
empresa. Si el cliente no se va a beneficiar substancialmente al adquirir tu producto o
servicio, e insisto, substancialmente mal negocio. Por otro lado, si la remuneracin que
obtendrs por el proyecto no te permite obtener una utilidad razonable despus de pagar los
costos, mal negocio. Los mejores negocios que puedes hacer son siempre en donde ambas
partes ganan.

9. Concntrate en la tarea actual. Concntrate al cien por ciento en una y slo una tarea a la
vez. Cuando logramos concentrarnos al 100% por espacios de horas, tenemos periodos
altamente productivos. Sin embargo, lograr esta concentracin y entrar en esta zona de
productividad cuesta mucho trabajo y cualquier interrupcin es suficiente para salir de ella. Es
por esto que debes tratar de eliminar todas las distracciones posibles: desconecta el telfono
o activa la contestadora, apaga el celular, cierra el correo electrnico o los programas para
chatear y cierra tu puerta.
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I.1. Administracin del tiempo
10. No te olvides de la persona ms importante. A veces, cuando tenemos grandes proyectos
en puerta, tendemos a olvidarnos de los dems y lo que es peor, de nosotros mismos. Sin
embargo, para ser altamente productivos requerimos de un adecuado balance entre cuerpo
y mente. Realizar actividades que nos relajen, alimentarnos de manera adecuada y compartir
tiempo con nuestros seres queridos, es lo que realmente nos permite adquirir un estado de
armona y rendir al mximo por periodos prolongados. No olvides recargar tus bateras,
porque solo as obtendrs la energa que necesitas para concretar todos tus proyectos.
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I.1. Administracin del tiempo
I.1. Administracin del tiempo
30
Practica 4
Una vez que conoces algunos puntos para mejorar
tu forma de administrar el tiempo, en cuales de ellas
vas a trabajar y porque.
31
I.1. Administracin del tiempo
ENEMIGOS (DESPERDICIADORES) DEL TIEMPO
Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus objetivos de la manera ms
efectiva posible.
Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si
son provocados por nosotros.
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I.1. Administracin del tiempo
Desperdiciadores de Tiempo Externos
Excesivo flujo de papeles
Telfono
Visitantes
Reuniones
Fallas de comunicacin
Polticas y procedimientos
Informacin (Falta/exceso)
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I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
C
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P
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a
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Marcar actividades en (A) Urgentes e importantes,
(B) Importantes No Urgentes o (C) Urgente No Importante.
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I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
L
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Antes de llamar, planifica la conversacin
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve
directo al grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca
excusas para cortarla.
Establece perodos donde no recibirs llamadas sino slo
en caso de emergencia
Trata de apartar un tiempo especifico para llamadas
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I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
E
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d
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No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin,
cuando los beneficios son pocos o inexistentes
I
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Al escribir usa palabras sencillas
Piensa antes de escribir, planea lo que se quieres
expresar
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos
Elimina palabras, frases o prrafos innecesarios
Usa el reverso de una carta o memo como respuesta, as
eliminas documentos y todo queda registrado en la misma
hoja.
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I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
I
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Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e
interrupciones
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina
No contribuyas a conversaciones innecesarias
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
Tiene un minuto?
Promueve citas, en lugar de recibir citas inesperadas
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I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
R
e
u
n
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n
e
s

Desalienta y discontina las reuniones innecesarias
Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una
conversacin telefnica tendra el mismo efecto?
Es necesaria mi presencia? Fjate un limite de tiempo y
ajstate a l.

Preprate para la reunin!!
Mantente en el tema

Minimiza las conversaciones intrascendentes.

No contribuyas a conversaciones innecesarias

Regla de los tres toquidos.
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I.1. Administracin del tiempo
Desperdiciadores de Tiempo Internos
Objetivos no claros
Dejar cosas para despus
Falta de planes
Falta de prioridades
Intentar hacer muchas cosa a la vez
Falta de autodisciplina
Falta de habilidad y conocimientos
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Hoy que tengo
que hacer? Tengo
Que vender!!!
I.1. Administracin del tiempo
No, mejor hago
el MANDADO que
me pidi mi jefe!!
Hoy tengo que
cobrar, si mejor
eso
OBJETIVOS NO CLAROS
40
I.1. Administracin del tiempo
QUE ES LO QUE
TE PEDI HACE
TRES
SEMANAS!!!
EEHHHH.
NO LO
RECUERDO
JEFE!!!!!
41
I.1. Administracin del tiempo
Es que UD no
tiene claro lo que
tiene que hacer en
su trabajo?!!!!!
Le dije la semana
pasada, que tena
que asistir al Gte
Gral.

Glup..
42
I.1. Administracin del tiempo
Me har Ud. un
reporte
completo de las
actividades realizadas,
no me interesa si se
tiene que quedar toda
la noche.
ENTENDI?!!
Si Don
Tomas..
43
I.1. Administracin del tiempo
y que le pongo
al
reporte si no
acompa al GTE
Gral. jams?
44
I.1. Administracin del tiempo
Posibles Soluciones
O
B
J
E
T
I
V
O
S

N
O

C
L
A
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O
S

Reflexin (a donde quiero llegar, que tengo que hacer)
Decisin (declarar lo voy a hacer)
Disciplina (plan, seguimiento)
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos
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I.1. Administracin del tiempo
DEJAR LAS COSAS PARA DESPUES
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento
preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. Sin
embargo, son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para despus.

Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque
tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y nuestros das se ven copados de
demandas y presiones.
HOY necesito actuar, para no quejarme maana. Soy una persona
del futuro o del presente?
46
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el
estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un
continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.

Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a
resistir el comienza de acciones. Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil
continuarla. Lo difcil es comenzar.
I.1. Administracin del tiempo
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carrera de ltimo minuto, resultados
por debajo de la calidad esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes
insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual se traduce en ms tiempo
improductivo.

Esto disminuye nuestra efectividad. El trabajo mental de la gerencia es tan importante
como el hacer las cosas eficientes y efectivamente.
47
I.1. Administracin del tiempo
Las principales causas de morosidad son:

Trabajos no placenteros
Trabajos difciles
Indecisin
48
I.1. Administracin del tiempo
FALTA DE PLANES
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla
por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms
rutinarias.

Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de
mantenerse dueos de la situacin. Para esto es indispensable planear nuestras
actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que disponemos.

Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente,
una vez a la semana o tan siquiera cada mes), es fundamental para no perder la
orientacin y no malgastar tiempo y energa en cosas secundarias o en actividades
innecesarias.
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I.1. Administracin del tiempo
Puedo realizar una planificacin eficaz si:

+ Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas
+ Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea
+ Anticipo los obstculos a los que enfrentar
+ Organizo mis tareas por orden de prioridad
Para establecer mis metas de una manera adecuada
es necesario que:
Estn en lnea con mis valores
Sean de tiempo definido
Estn definidas clara y especficamente
Sean completamente mas
Sean realistas
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I.1. Administracin del tiempo
El beneficio de la planeacin
Wilfredo Pareto nos dice que: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir
solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.
51
I.1. Administracin del tiempo
En nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia.

En otra palabras la eficiencia buscar lograr resultados con la menor cantidad de
recursosva derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados..
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin,
aparte de que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo
que tengo que hacer y quiero hacer hoy?.
Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin
demasiado correcta de tareasque no son las que se tiene que hacer.
Hechos
52
I.1. Administracin del tiempo
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se
producen mayores resultados. Tener presente el principio del 80/20 o Principio de
Pareto. Unos pocos esfuerzos crticos (20% por poner un nmero redondo) producen la
gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades
inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar
soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.

Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no
interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de
privaca.
53
I.1. Administracin del tiempo
FALTA DE PRIORIDADES: ORGANIZACION
Nos servir para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de
clasificarlas en tres categoras:

Prioridad 1
Imprescindible de hacerse: stas son las actividades decisivas: Algunas de ellas
entrarn en esta categora debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo lmite significativo, u oportunidades de xito o desarrollo.

Prioridad 2
Debe hacerse: son actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el
desempeo pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.

Prioridad 3
Deseable de hacer: es la categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo
interesantes o divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en perodos de
poca presin.
54
I.1. Administracin del tiempo
Dependiendo de la fecha en que se elabore su lista, sus A, B y C pueden ser flexibles. Las
prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de
maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser la C de
maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor; por otro
lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto.

Slo una planeacin le permitir recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo
cuando prevalecen la claridad, la concisin de los mensajes y la retroalimentacin o
feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos
que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades
55
I.1. Administracin del tiempo
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto
para la accin. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente.

Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo.
Entonces, la situacin le dir cules son las prioridades en trminos de importancia y
urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.
56
I.1. Administracin del tiempo
Practica 5
Haz una lista de todas tus actividades pendientes
por realizar (TODAS) y posteriormente ordnalas por
prioridad de acuerdo al concepto aprendido.
57
I.1. Administracin del tiempo


Tus propios enemigos del tiempo

Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco
principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 mxima gravedad, 5 mnima
gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Practica 6
58
I.1. Administracin del tiempo
Soluciones

Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la
lista anterior.
ENEMIGOS INTERNOS ENEMIGOS EXTERNOS
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Practica 7
59
I.1. Administracin del tiempo
Herramientas para la planeacin
del tiempo
Agenda ejecutiva
Matriz de administracin
del tiempo


60
I.1. Administracin del tiempo
Formatos electrnicos
(Outlook, Google calendar, PDA, etc.)



Formatos impresos
(lista de actividades diarias,
semanales, mensuales,
agenda, etc.)



Agenda ejecutiva
61
I.1. Administracin del tiempo
Reglas bsicas para administrar el tiempo
1. Priorizacin (Matriz de Administracin del tiempo o
Matriz de Covey)
2. Eficacia (Principio de Pareto 20-80)
3. Inmediatez (Pa, ayer)

62
I.1. Administracin del tiempo
TIP: Acciones a tomar
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I.1. Administracin del tiempo
ANALISIS DE PELICULA El PRECIO DEL MAANA.
Reparto: Justin Timberlake, Amanda Seyfried, Vincent Kartheiser, Cillian Murphy, Johnny Galecki, Olivia
Wilde, Alex Pettyfer, Matt Bomer, Rachel Roberts, Elena Satine, Yaya DaCosta
Director: Andrew Niccol / Ao: 2011 / Gnero: Ciencia Ficcin
Sinopsis: Ambientada en una sociedad futura. El hallazgo de una frmula contra el envejecimiento trae
consigo no slo superpoblacin, sino tambin la transformacin del tiempo en moneda de cambio que
permite sufragar tanto lujos como necesidades. Los ricos pueden vivir para siempre, pero los dems
tendrn que negociar cada minuto de vida. Despus de conseguir, por casualidad, una inmensa
cantidad de tiempo, un obrero ser perseguido por unos policas corruptos conocidos como "los
guardianes del tiempo".

REALIZAR UN REPORTE INDIVIDUAL DONDE INDIQUE:
Cul es el grado de valor y uso del tiempo por los personajes?
Tienen la misma visin del uso del tiempo los ricos y el resto de la poblacin? Por qu?
Consideras que el tema de la pelcula podra hacerse realidad? Por qu?
Cul es tu opinin sobre del uso del tiempo en la realidad y cmo lo relacionas con el
tema de la pelcula?
Practica 8
64
I.1. Administracin del tiempo
Elementos que integran un planificador
de uso del tiempo
Objetivos
Metas
Lista de pendientes
Lista de actividades (priorizadas)
Horarios
Holgura para atencin de contingencias
65
I.1. Administracin del tiempo
66
I.1. Administracin del tiempo
Qu son lo objetivos?
Son resultados que se pretenden alcanzar o
situaciones dnde esta pretende llegar.
Los objetivos estratgicos se hacen con un alcance de cinco
aos y mnimo de tres. Esto depende del tamao de la
empresa. Los objetivos organizacionales tienen la duracin
de un ao

67
I.1. Administracin del tiempo
Medibles: deben ser cuantitativos y estar ligados a un lmite de tiempo
Claros: deben tener una definicin clara, medible y precisa.
Alcanzables: deben estar entre las posibilidades de la empresa,
teniendo en cuenta su infraestructura
Realistas: deben ser razonables, teniendo en
cuenta el entorno , la capacidad y recursos
a disposicin.
Coherentes: Deben estar alineados y
transversales a otros objetivos, la misin
y la visin
68
I.1. Administracin del tiempo
Una meta es un pequeo objetivo que lleva a conseguir el objetivo como tal. La meta
se puede entender como la expresin de un objetivo en trminos cuantitativos y
cualitativos.
Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al
objetivo. Todo objetivo est compuesto por una serie de metas, que unidas y
alcanzadas conforman el objetivo.
De la anterior definicin de la expresin meta, podemos concluir que el objetivo es la
sumatoria de todas las metas. Es el resultado final de una serie de metas y procesos. El
objetivo es la cristalizacin de un plan de accin o de trabajo el cual est conformado
por metas.
Una metas, es pues lo que conduce a lograr el objetivo, y en consecuencia, el objetivo
es el resultado de haber alcanzado cada una de las metas necesarias o planteadas para
lograr el objetivo propuesto.
Qu es una meta?
I.1. Administracin del tiempo
69
Practica 9
1. Menciona 5 ejemplos de metas
2. Menciona 5 ejemplos de objetivos
70
I.1. Administracin del tiempo
Lista de pendientes (TO DO LIST)
Normalmente la mayora de nosotros tenemos una lista de cosas que van esperando mes a
mes que les toque el momento de ser realizadas y por uno u otro motivo ese momento
nunca llega.

Ya sea que estemos hablando de ordenar nuestro escritorio, de comenzar a leer alguno de
los libros que hace tiempo compramos, devolver una llamada a alguien o comenzar la tan
postergada dieta, el ejercicio, etc..

Lo primero que voy a pedirte es que revises o armes tu lista de cosas
pendientes. Cuntame Son cosas que suelen darte vueltas en la cabeza cada cierto
tiempo? Te provocan cierto pesar cada vez que piensas en ellas? Vas retrasndolas da a
da, semana a semana o quizs mes a mes? Cunto tiempo hace que ella/s es parte de tu
lista de cosas pendientes?
71
I.1. Administracin del tiempo
El tener cosas pendientes ocupa parte de tu energa en algo que no te trae ningn
resultado efectivo. Ya que te quita energa cada vez que piensas en ello, cada vez que te
lamentas o te enojas contigo por no haberlo hecho.
Las cosas pendientes aunque no lo notes- suelen ser como una carga encima de tu
espalda, una mochila que cargas cada da en el que postergas esa tarea

Comienza hoy mismo a acortar tu lista de pendientes:
Procura que no sea agobiante.
Quizs puedas dedicar un constante tiempo de 20 minutos diarios a hacer cosas de tu
lista, slo veinte minutos por da pero cada da de lunes a viernes sin excepcin.
Trata de darte un premio, cada cierto nmero de cosas pendientes. (podra ser que si
cumples una x cantidad de cosas de tu lista te regales ir al cine, comprarte un libro, o
cualquier otra cosa que te resulte posible regalarte)
Fjate si hay cosas que prefieres delegar o si hay algunas que prefieres eliminar porque
ya no son importantes y por eso decides dejarlas de lado.
Si llevas aos intentando comenzar a hacer algo, trata de no insistir con ms de lo
mismo, pues slo obtendrs ms de lo mismo.
72
I.1. Administracin del tiempo
En estos casos, te propongo que utilices la creatividad o que pidas ayuda. (Si por ejemplo:
llevas aos tratando de comenzar el gimnasio, con resultado cero. Puede ser que pedirle
a tu pareja, a un amigo o a un compaero de trabajo que se anote contigo, te facilite el
comenzar, al menos hasta que tomes el hbito)
Trata de marcar lo hecho de un modo que resalte y destaque lo que has hecho, para
que ello te ayude a motivarte y a aprender a valorarte y poner el foco en lo positivo.
Cuando la cumplas concntrate en cmo te sientes para que as sea una leccin
aprendida a futuro-
73
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en funcin de dar respuesta a lo que se
presenta y que no sabemos por anticipado, es simultneo, impredecible y disperso.


El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado
a las necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que
tienden a resolverse por s mismos si se pueden delegar, lo que puede ahorrar mucho
tiempo.

74
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se
concreta la atencin solamente en una cosa.
Segn las encuestas, cada uno de stos tiempos es el 50 % de la jornada.
Sin embargo existe la sensacin de que el Tiempo Discrecional es menor y que se
escapa del control.
Es importante tener en cuenta stos diferentes tipos para no planificar la utilizacin de
todo el tiempo, ya que parte de el es utilizado para el tiempo de respuesta.
Por lo tanto, si bien se resalt la importancia de la planificacin, debemos saber que no
todo el tiempo es planificado ni se debe planificar. Hay que evitar los extremos
buscando la lnea media que es poder decir que hay actividades que son planificables,
que son anticipables y hay otras que no lo son ni deben serlo.
Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cules son los objetivos para
decidir adecuadamente.

75
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Concepto del principio 90/10 de S. Covey
Este Principio cambiar tu vida (al menos la forma en como reaccionas a situaciones)

Cul es este Principio?
El 10% de la vida est relacionado con lo que te pasa.El restante 90% est determinado
por lo forma en que reaccionas a eso que pasa
Qu quiere decir esto?
Nosotros realmente no tenemos control sobre el 10% de lo que nos sucede.
No podemos evitar que el automvil se descomponga, que el avin se retrase, que nos
sorprenda la lluvia, que un automovilista pueda obstaculizarnos en el trfico.
..lo cual tirar por la borda todo nuestro planNo tenemos control de este 10%.
El otro 90% es diferente. Solamente t lo determinas.
Cmo? Con tu reaccin.
T no puedes controlar el semforo en rojo, pero puedes controlar tu reaccin.
No dejes que la gente se aproveche de ti.
T puedes controlar cmo reaccionas.
76
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Usemos un ejemplo:
Ests desayunando con tu familia.
Tu hija tira una taza de caf y salpica tu camisa de trabajo.
T no tienes control sobre lo que acaba de pasar.
Lo siguiente que suceda ser determinado por tu reaccin.
T maldices. Regaas severamente a tu hija porque te tir la taza encima.
Ella rompe a llorar. Despus de regaarla, te volteas a tu esposa y la criticas por colocar
la taza demasiado cerca de la orilla de la mesa.
Y sigue una batalla verbal. T, vociferando, vas a cambiarte la camisa. Cuando regresas,
encuentras a tu hija demasiado ocupada llorando terminndose el desayuno y
alistndose para irse la escuela. Ella pierde el autobs.
Tu esposa debe irse inmediatamente para el trabajo. Tu te apresuras al carro y llevas a tu
hija a la escuela. Debido a que t ya estas atrasado, manejas 40 millas por hora en una
avenida cuya velocidad mxima es de 30 millas por hora. Despus de 15 minutos de
retraso y obtener una multa de trfico por $60.00, llegas a la escuela. Tu hija corre a la
escuela sin decirte adis. Despus de llegar a la oficina 20 minutos tarde, te das cuenta
que se te olvid el portafolios. Cuando llegas a tu casa encuentras un pequeo
distanciamiento en tu relacin con tu esposa y tu hija.
77
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Por qu?
Todo fue debido a la manera en que reaccionaste esa maana.
Por qu tuviste un mal da?
A) El caf lo caus?
B) Tu hija lo caus?
C) El polica lo caus?
D) T lo causaste?
La respuesta es D
Ciertamente, t no tenas control sobre lo que pas con el caf. Fue la forma en cmo
reaccionaste esos 5 segundos lo que determin el cauce de tu mal da.
Te presento lo que debi haber sucedido.
El caf te salpica. T hija est a punto de llorar. Entonces t gentilmente le dices: no te
preocupes, cario, slo necesitas tener ms cuidado la prxima vez.
Despus de ponerte una camisa limpia y tomar tu portafolios, regresas al comedor, miras
a travs de la ventana y ves a tu hija tomando el Autobs escolar.
Ella voltea agradecida y te dice adis con la mano.
Notas la diferencia?
Dos escenarios diferentes. Ambos empezaron igual. Ambos terminaron diferente.
78
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Por qu?
T realmente no tienes control sobre el 10% de lo que sucede en la vida.
El otro 90% fue determinado por tu reaccin.
Estas son algunas formas de aplicar el Principio 90/10.

1. Si alguien te dice algo negativo acerca de ti, no te lo tomes a pecho. Deja que el
ataque caiga como el agua sobre el aceite. No dejes que los comentarios negativos te
afecten. Reacciona apropiadamente y no arruinars tu da. Una reaccin equivocada
podra resultar en la prdida de un amigo, ser despedido, te puedes estresar, etc.
2. Cmo reaccionar si alguien te interrumpe en el trfico? Pierdes tu carcter? Golpeas
sobre el volante? (puedes desprender el volante), Maldices? Te sube la presin? A
quin le preocupa que llegues 10 segundos tarde al trabajo? Por qu dejar que los
automviles te arruinen el viaje?
3. Perdiste el empleo. Por qu perder el sueo y ponerte enojado? No funcionar. Usa
el tiempo y la energa que inviertes en tu preocupacin para encontrar otro trabajo.


79
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
4. El avin est atrasado. Va a arruinar la programacin de tu da. Por qu manifestar
frustracin con el empleado de la aerolnea? l no tiene control sobre lo que est
pasando. Usa tu tiempo para estudiar, conocer a otros pasajeros, por qu
estresarse? Eso har que las cosas se pongan peor.

Ahora ya conoces el Principio 90/10. Aplcalo y quedars maravillado con los resultados.
No perders nada si lo intentas. El Principio 90/10 es increble.

Muy pocos lo conocen y aplican este principio. El resultado?
T lo comprobars!!
I.1. Administracin del tiempo
80
Practica 10
Menciona 3 ejemplos de situaciones que te hayan
causado estrs y que de acuerdo al principio de Covey
90/10 pudieras mejorar y como lo haras
81
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Millones de personas estn sufriendo de un estrs que no vale la pena, sufrimientos,
problemas y dolores de cabeza. Todos podemos entender y debemos aplicar el Principio
90/10. Puede cambiar tu vida!

Disfrtala..

Lo nico que hace falta es voluntad para darnos el permiso de vivir la experiencia. Todo,
absolutamente todo lo que damos, hacemos, decimos, o an, todo lo que pensamos, es
un Boomerang. Regresa a nosotros

Si queremos recibir, aprendamos primero a dar.Tal vez nos quedemos con las manos
vacas, pero nuestro corazn estar lleno de amor

Y quienes aman la vida, tienen el sello de ese sentimiento en un lugar de su corazn

Stephen Covey
82
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Ciclo de Productividad
En los 90s a causa de la brecha entre las compaas japonesas y las estadounidenses,
trataron estas ltimas de alcanzarlos poniendo en prctica la re-ingeniera de procesos,
cambiando aspectos cualitativos y cuantitativos en los procesos productivos.
Esto dio lugar en desarrollar la gestin total de la productividad total.
Para aumentar la productividad total y reducir los costo totales unitarios de productos y
servicios dentro del ms alto nivel posible de calidad, se incluyeron mtodos como:

TQM: consiste en involucrar a todos en todas las cosas; capacitarlos para el uso de
equipos multifuncionales, previsin de defectos, calidad y diseo de mejoramiento de
procesos.
TPM: filosofa japonesa que quiere eliminar las perdidas asociadas con paros, calidad
y costos.
JIT: se trata de entregar materias primas o componentes a la lnea de fabricacin de
forma que lleguen "justo a tiempo" a medida que son necesarios. La ventaja
competitiva ganada deriva de la capacidad que adquiere la empresa para entregar al
mercado el producto solicitado, en un tiempo breve, en la cantidad requerida.
Evitando los costos que no producen valor aadido tambin se obtendrn precios
competitivos.

83
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Benchmarking, es el proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas
contra los competidores ms duros o aquellas compaas reconocidas como lderes
en la industria.
Desarrollo organizacional, es el esfuerzo libre e incesante de la gerencia y todos los
miembros de la organizacin en hacer creble, sostenible y funcional a la Organizacin
en el tiempo, ponindole nfasis en el capital humano, dinamizando los procesos,
creando un estilo y sealando un norte desde la institucionalidad.
Principios de la Gestin Total de la Productividad
Principio 1: Calidad / perfeccin. Buscar en la calidad (perfeccin) del diseo la calidad de
conformidad y la calidad del desempeo.

Principio 2: Orientacin hacia el cliente. Escuchar atentamente lo que dicen los clientes,
aprender de ellos con diligencia, darles lo que desean en lugar de lo que puedes ofrecer
sin disgustarlos. Dejar una positiva impresin en sus mentes acerca de la empresa, sus
productos o servicios, y la organizacin. Enfocarse en deleitarlos, no simplemente en
satisfacerlos.
84
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Principio 3: El valor de los empleados. Considerar a la gente que trabaja en la empresa
como un activo, proporcionndoles armona y seguridad en el trabajo.

Principio 4: Curva de aprendizaje. Siempre que sea posible, los niveles de productividad y
los costos de produccin deben planearse sobre las bases de las curvas del aprendizaje.

Principio 5: Disear productos y servicios con una estrategia deliberada para estandarizar
y simplificar sus componentes.

Principio 6: Benchmarking. Tomar lo mejor de las tecnologas de por lo menos tres
competidores en cuanto a diseo de productos, servicios y procesos de produccin, y
tratar de mejorar lo que la competencia ya ha logrado.

Principio 7: Miniaturizacin. Intentar la miniaturizacin siempre que se factible, utilizando
tecnologa basada en microprocesadores en el diseo de servicios y de procesos.

Principio 8: Investigacin y desarrollo. Proseguir agresivamente con la investigacin en
materia de productos y procesos, trabajando muy de cerca con instituciones acadmicas
y de investigacin general, para desarrollar ideas que mejoren la productividad.


85
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Principio 9: Planeacin de la mezcla de productos. Crear una mezcla de productos o
servicios que resulten ganadores en productividad total y en la participacin de mercado
sobre una base consistente.

Principio 10: Secreto. Las ideas novedosas y las estrategias de mejoramiento de la
productividad, en especial las desarrolladas en la empresa, deben mantenerse en
absoluto secreto.

Principio 11: Mutuo beneficio. Por cada accin o decisin que se tome, hay que
preguntarse de qu manera beneficia ello a la empresa, a sus propietarios, al personal, a
los clientes, a los proveedores y a la comunidad.

Principio 12: Consistencia. Resulta mucho mejor ser consistente que ser perfecto
ocasionalmente.
86
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Retroalimentacin
y anlisis
Acciones
preventivas y de
mejoramiento
Implementacin
Medicin
Evaluacin
Ciclo de la productividad
87
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
1. Implementacin:

Puesta en prctica de los planes trazados.

La fase de arranque de un sistema que tenga como objetivo mejorar los niveles de
productividad de la organizacin, inicia con la implementacin de un sistema o mtodo
que permita establecer de manera coherente las lneas de accin que debern
contemplarse en su estructura interna

En esta fase se identifican los problemas que se presentan en la empresa (diagnstico),
as como las reas de oportunidad a fin de elaborar propuestas que conlleven a mejoras
en los diferentes procesos o actividades que se requieran.

2. Medicin:

La medicin de la productividad es la primera fase crtica dentro del proceso de la
productividad, por lo que es de suma importancia medir lo que pretendemos mejorar, lo
cual puede realizarse a travs de indicadores.
88
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
La medicin es un concepto cuantitativo que se diferencia de la evaluacin por su
carcter reductor y limitativo, la cual se enfoca a valorar nicamente las variables
susceptibles de cuantificacin. Para determinar el grado en que los resultados alcanzaron
las metas y objetivos planteados, es necesario hacer uso de la medicin.

El anlisis de la productividad en la empresa por medio de indicadores es muy
importante, porque adems de sealar dnde hay posibilidades de mejora, seala los
resultados que rinden los esfuerzos de mejoramiento; asimismo permiten establecer
metas realistas de productividad.

En todas las organizaciones existen objetivos generales (estratgicos) y especficos
(operativos), los cuales deben medirse para conocer si se lograron las metas o, en su caso,
conocer los problemas que se presentan y qu medidas deben tomarse para su
cumplimiento respecto a lo programado.

89
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
3. Evaluacin.

Es una comparacin de los logros obtenidos tanto frente a los niveles planeados, como a
los valores registrados en el pasado por la empresa y los verificados por empresas
competidoras.

Una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los
valores planeados

Toda accin emprendida en una empresa o institucin se debe evaluar y dar seguimiento,
con el propsito de conocer con oportunidad, no slo las desviaciones que pudieran
ocurrir durante el proceso de implantacin y hacer los ajustes necesarios, sino tambin
para verificar las resultados de la estrategia y concretamente los efectos producidos en los
niveles de productividad.

La elevacin de la productividad exige llevar a cabo dentro de la empresa, planes
sistemticos y permanentes que aseguren resultados a corto y mediano plazo, que
incluyan mecanismos de control para dar seguimiento a las acciones emprendidas, a fin
de evaluar su efectividad con respecto a los resultados obtenidos.
90
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
De hecho, ninguna accin de mejoramiento tiene sentido si despus de haberse
ejecutado no se evalan sus resultados. Por tal motivo, es necesario instituir mecanismos
de evaluacin y seguimiento dentro de la empresa, que tengan como objetivo principal
determinar la efectividad de las acciones de mejoramiento de la productividad y su
contribucin al logro de los objetivos organizacionales, as como obtener informacin til
que permita mejorar el diseo, la habilitacin y la operacin de las mismas.

Los resultados de la medicin de los indicadores deben ser valorados con respecto a los
objetivos (metas), con el fin de establecer si se va por el camino correcto o no. Asimismo,
la actividad de evaluacin es una comparacin de los logros obtenidos tanto frente a los
niveles planeados, como a los logros registrados en los aos anteriores por la
organizacin.

4. Retroalimentacin y anlisis:

Consiste en la informacin que se proporciona a otra(s) persona(s) sobre su desempeo
o los procesos productivos, con intencin de permitirle(s) reforzar sus fortalezas y
superar sus deficiencias.

91
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Su efectividad es mayor cuando se da en una atmsfera cooperativa, porque en ella la
gente est dispuesta a proporcionar libremente informacin sobre problemas sustantivos o
de estilo personal, para que otra tome decisiones.

La retroalimentacin es un mecanismo de evaluacin muy prctico, ya que de llevarse a
cabo oportuna y permanentemente, vierte informacin sobre lo que sucede con el
desarrollo de las actividades operativas de un programa determinado, as como con la
actuacin particular de una persona, ya que permite hacer los ajustes necesarios en el
momento, para corregir el rumbo o modificar una conducta inadecuada.

Para el personal responsable en implantar un programa de mejoramiento de la
productividad, la retroalimentacin es muy til para captar informacin objetiva sobre la
forma en que se percibe el desarrollo de la implantacin.

En reuniones peridicas organizadas por el responsable de coordinar y vigilar que las
acciones de productividad se cumplan conforme a lo establecido en el plan, ste puede
pedir al personal involucrado que externe su opinin respecto a lo acontecido hasta el
momento, si ha observado algn problema y cules han sido los avances.
92
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
5. Acciones preventivas y de mejoramiento:

Acciones que se anticipan a la causa y pretende eliminarla antes de su existencia.

Para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas.

En esta etapa se identifican las causas de una desviacin y se proponen medidas
correctivas, slo es posible si se efecta un proceso de seguimiento de una accin
planeada de productividad.

Con estas acciones se persigue la mejora en el desempeo de los diversos indicadores
tanto en el corto como en el lejano plazo, a los efectos de mejorar la productividad y
rentabilidad de la empresa.

La evaluacin y el seguimiento van indisolublemente ligadas durante la ejecucin de
una accin de mejora. Dar seguimiento implica revisar y analizar que cada una de las
acciones planeadas se lleve a cabo conforme a lo establecido.
93
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Finalmente, cabe subrayar que el proceso de evaluacin y seguimiento no termina con la
ejecucin de la ltima de las actividades incluidas en el plan de mejora. Despus de
concluida una accin de mejora es pertinente llevar a cabo un proceso de seguimiento
que establezca la medida en que las empresas han adoptado y se han beneficiado con los
resultados de la accin.

Un mecanismo que resulta til para concretar el seguimiento y poderlo evaluar, consiste
en que el grupo y el asesor tomen acuerdos y decisiones que los comprometan a
desarrollar una serie de acciones posteriores a los programas de mejora.

Los acuerdos deben quedar expresados por escrito para que se pueda exigir su
cumplimiento y exista una forma de evaluar.

Para ello, es preciso definir el asunto, es decir el compromiso de accin que se toma.
Cundo el acuerdo implica desarrollar varias acciones es recomendable anotarlas por
separado.

Sealar el responsable o responsables encargados de realizar las acciones y de
evaluarlas, buscando mecanismos que eviten diluir la responsabilidad.
94
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
95
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Conozca su ciclo de productividad
Cada uno de nosotros tiene un ciclo diario. algunos somos maaneros, mientras que
otros trabajan mejor en la tarde o en la noche.
Los administradores que conocen su ciclo y programan sus actividades de acuerdo con
l, pueden incrementar de manera importante su eficacia.

Ellos enfrentan sus asuntos ms importantes durante la parte alta de su ciclo, cuando
estn ms alertas y son ms productivos. Los asuntos de rutina y de poca importancia se
relegan a los perodos de la parte baja del ciclo.
Cmo hacer para que las horas del da me alcancen?
Estoy haciendo lo que debera?
Antes de iniciar, haga una reflexin. Suponga que se acab su vida laboral y que revisa
los resultados. Mire hacia atrs y evale lo que hizo.

Est satisfecho? Hizo lo mejor posible y muy cercano a sus expectativas o No est
satisfecho, est muy lejos de sus expectativas. An hay muchas cosas importantes que se
quedaron sin hacer.
96
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Ley de Parkinson
Cyril Northcote Parkinson lanz este concepto hace ahora 50 aos, en 1958, cuando
llev a cabo un estudio sobre la marina britnica. Con el tiempo el concepto ha
evolucionado y ahora se entiende como "la tasa en la que la burocracia se expande con
el tiempo".
Independientemente de si gestionamos el proyecto mediante cadena crtica o no, la
estimacin de las duraciones de las tareas es crtico y debemos tener en cuenta la ley de
Parkinson, ya que si a una persona le decimos que para realizar la tarea X tiene 20 horas,
lo ms probable es que consuma las 20 horas aunque esa tarea solo llevase 5. La ley de
Parkinson tambin se conoce como el sndrome del estudiante en referencia al
fenmeno en el cual una persona comenzar a esforzarse por concluir una tarea faltando
muy poco para el vencimiento del plazo. Tienes en cuenta la ley de Parkinson en tus
estimaciones?
97
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Si un estudiante o un grupo de estudiantes van con un profesor y piden la extensin del
plazo de entrega de un trabajo, defendern su peticin argumentando cunto mejor ser
su proyecto si tienen ms tiempo para trabajar en l; solicitan esto con las mejores
intenciones. Sin embargo, la mayora de los estudiantes tendrn otras tareas o
acontecimientos que generarn una demanda en el tiempo en el que se propusieron
dedicarse completamente a mejorar su proyecto. Al final, terminarn a menudo en la
misma situacin en la que comenzaron, deseando tener ms tiempo a medida que el
nuevo plazo se acerca

Otro ejemplo claro es cuando nos estamos preparando para dejar la oficina por unos das
o un par de semanas, y queremos dejar todo orden. Como por arte de magia, las tareas
que normalmente tardamos en hacer varias horas, el da antes de irnos de vacaciones las
terminamos en una hora.
Sabemos que slo tenemos un da para dejarlo todo listo, y de alguna forma
conseguimos arreglrnoslas.

98
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
En los negocios

Este mismo comportamiento se considera
tambin en los negocios. En la estimacin de
proyectos y tareas, un buffer de tiempo o
recursos se aplica a una tarea para contener
eventualidades como tiempo faltante o errores
de programacin. No obstante, debido al
sndrome del estudiante, las tareas se
comienzan lo ms tarde posible dentro del
cronograma, lo cual hace que el buffer asignado
a esa tarea se desperdicie a su inicio, dejndola
sin reservas para contingencia. Como
estudiantes, muchos trabajadores no terminan
las tareas temprano, sino que esperan hasta
ltima hora para comenzar, teniendo a menudo
que apurarse para entregar su asignacin
minutos antes del plazo.
99
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Parkinson lo explica claramente, el tiempo para la realizacin de una tarea depende en
gran medida de la persona que est realizando ese trabajo y su situacin especfica, y la
tarea llenar al mximo el tiempo disponible:
Una seora mayor, sin nada mejor que hacer, se puede pasar todo el da para escribir una
tarjeta postal a su sobrina en Francia. Puede emplear media hora en encontrar la tarjeta
postal, otra en buscar las gafas, media hora en buscar la direccin, hora y cuarto en
redactarla y veinte minutos para decidir si lleva o no el paraguas para ir al buzn que est
en la calle contigua.
El esfuerzo total que como mucho ocupara tres minutos en la vida de una persona
ocupada, de este modo puede dejar postrada a otra persona despus de un da lleno de
dudas, inquietud y trabajo afanoso.

Los corolarios surgidos de esta ley de Parkinson son tambin para tener muy en cuenta:
- Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
- El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su
importancia.
100
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Herramientas de Gestin de Tiempo
Delegacin
Manejo de interrupciones
Asertividad y gestin del estrs
Solucin de problemas
Delegacin
No solo utilizo todas las neuronas que tengo, sino tambin las que puedo pedir
prestadas
-Woodrow Wilson
101
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Que significa delegar responsabilidades?
La forma mas simple de definir la delegacin es que esta implica encargar una tarea o
proyecto especifico a otra persona y obtener el compromiso de esta para completarlo. La
delegacin es una de la habilidades mas importantes de los ejecutivos exitosos, y
generalmente es pasado por alto por aquellos que estn sobrecargados de trabajo.
USTED SABE QUE ESTA DELEGANDO EFICAZMENTE SI DEDICA MENOS TIEMPO A HACER
Y MAS TIEMPO A PLANIFICAR.

SI NO DELEGAS, TE PUEDES VOLVER CUELLO DE BOTELLA
Cuando delegas, no solamente transfieres responsabilidades a otra persona sino que
tambin transfieres la responsabilidad por ceirse a los estndares establecidos.
102
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Reuniones efectivas
Que es una reunin?
Un grupo de gente que se junta con el fin de hacer negocios y con un propsito determinado.

Sin embargo, muchas reuniones parecen ser y generalmente son una perdida de tiempo, ya
que pocas personas utilizan las reuniones de forma eficaz.

Cuando convocar una reunin?
Cuando desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solucin de un
problema.
Cuando desee compartir informacin, un logro o una preocupacin con todo el grupo.
Cuando tenga un problema que requiera de las opiniones de los miembros de distintos
grupos con diversas perspectivas.
Cuando considere que debe aclarar a quien corresponda la responsabilidad sobre un
problema, tema o rea.
103
I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Como prepararse
para una reunin
Objetivo
Personas que deben asistir
Orden del da
Duracin
Lugar
Roles y responsabilidades
Tarea previa
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I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Planifique el entorno y el lugar
El tamao de la sala y que disposicin de asientos seria mejor para ayudarlo a lograr sus
objetivos.
Clase de equipos: telfonos, proyector, pintarrones, etc.
Cuando se prepare para una reunin, asegrese de que estn cubiertos todos los roles
y responsabilidades.
1. Lder
2. Mediador
3. Secretario
4. Colaborador
5. Asesor


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I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Reglas bsicas
El compromiso de comenzar y finalizar puntualmente
El acuerdo sobre quien puede aportar ideas al orden del da
Un limite de tiempo para solucionar cada problema
Las aclaraciones sobre las restricciones que existen para cada tema
Solicitar que TODOS estn abiertos a nuevas ideas y participen
El acuerdo de como manejar conflictos
El acuerdo sobre el comportamiento y reglas de cortesa durante la reunin

Se consciente de que tu eres el lder

La forma en que actas crea una atmosfera que determina si la gente se siente alentada
a participar.
Recuerda: controla tu propio nivel de participacin para asegurarse de que no estas
dominando la discusin.
Posibilite que la gente mas callada o tmida pueda participar.
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I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
Tcnicas de Intervencin
Dependiendo del resultado de lo que escuche y del diagnostico del problema, las
siguientes tcnicas de intervencin ante problemas comunes pueden servir como primeras
medidas para ayudar a que el grupo retome la discusin.
1. Participantes que llegan tarde o se retiran
Comience y finalice las reuniones puntualmente
Involucre una responsabilidad a la persona en cuestin para que cumpla con el
horario
Preguntar si todos se pueden quedar hasta el horario final asignado, sino, ajustar.

2. Participantes dominando la reunin
Si se encuentra de pie, camine hacia a ellos
Solicitar que cambien los roles, los callados que hablen y los que hablan que
callen.
Preguntar al grupo que es lo que sucede
Preguntar al grupo si esta en condiciones de continuar
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I.2. Herramientas para la Administracin del tiempo
NOTA: es apropiado sugerir que dos personas que son incapaces de controlar su
temperamento resuelvan sus diferencias de opinin fuera de la sala de reuniones.
Para finalizar la reunin
Reafirme o resuma los logros alcanzados, los puntos o decisiones clave
Explica lo que suceder posteriormente y reafirme la importancia del plan de accin
Enfatice la importancia que todos aporten sus ideas y puntos de vista
Agradecer a todos su participacin
Elabore usted o el secretario el resumen de la minuta y comunquelo
Hay buenas razones para terminar una reunin antes de lo programando
1. Los objetivos han sido alcanzados
2. La gente parece estar cada vez mas inquieta
3. La presentacin de un conflicto persistente que solo una separacin puede calmar
I.1. Administracin del tiempo
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Practica 11
De acuerdo a los elementos que deben de tener una
reunin efectiva, seleccione un tema a tratar y convoque
a una junta de negocios. Recuerde que debe de contener
los 7 elementos
I.1. Administracin del tiempo
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Practica 12
De las siguientes actividades, haz tu planeacin del da. Recuerda eres el Supervisor de
Mantenimiento. Horario de trabajo de 7:00 am 5:00 pm
a. Comida, 30 mins
b. Entrega de turno, 15 mins
c. Mantto preventivo prensa 005, 1.5 hrs (a las 10 am la necesita produccin)
d. Junta de produccin, 45 mins (obligatoria)
e. Llamadas a proveedores para cotizaciones, 30 mins
f. Junta departamental, 15 mins
g. Recorrido de seguridad a las 11:30, 1 hrs (perteneces a la comisin mixta de seguridad e higiene)
h. Desayuno, 15 mins
i. Elaborar programa del siguiente da, 15 mins
j. Junta a las 2 pm sobre un producto que va a entrar en 8 meses, 2 hrs
k. Supervisar trabajos de los tcnicos durante el da, 2 hrs
l. Recibir mquina de soldar nueva para el departamento, 15 mins
m. Entrevista a candidatos para cubrir vacante de Tcnico II, 2 hrs
n. Terminacin de reporte mensual del departamento, 30 mins
o. Junta mensual de mtricos, 2 hrs (inicia a las 1:00 pm)

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