De: Stefania Vitola Mendez

Para: Julio Alfaro, Maira Calambas, Lizana Diaz, Andres Mont

Fecha: 01/02/2021

DIAGNÓSTICO, SEGUIMIENTO E IMPLEMENTACION DE LOS SISTEMAS DE SUMINISTROS DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS EN EL SERVICIO
FARMACEUTICO

Teniendo en cuenta el marco normativo que compete al Servicio Farmaceutico (S.F) : (Adjunto Normograma inherente al informe)
Decreto 780/2016, Resolución 1403/2007 , Decreto 4725/2007, Resolución 1478/2007 , Resolución 3100/2019, Acuerdo 029/2011, Decreto 919/04. y otras

Recomendaciones y Plan de
Componentes Actividades Cumplimiento Accion
SI NO

Cuenta el S.F con un manual de procesos y procedimientos de manera adecuada X

Si hay fallas tecnicas o en el
servicio, se envia correo
Se tiene un inventario de formatos de los diferentes componentes? X notificando el estado actual
para el area encargada realice
Cuenta el S.F con computador e impresora? X la respectiva corrección. Se
1. Gestion de la comunica con el jefe de
informacion sistema para realizar el
Cuenta el S.F con un software acorde a las necesidades y normativa? X proceso de corrección, si es
algo tecnico vienen
Cuenta el S.F con servicio de internet? X directamente al servicio y si es
algo remoto lo realiza desde
Se lleva un diligenciamiento adecuado y organizado de los diferentes componentes? X su oficina.

Se lleva un archivo organizado de los formatos diligenciados? X

El S.F se encuentra alejado de focos de insalubridad X
El S.F tiene independencia de otras areas? X
El S.F cuenta con pisos limpios y en buen estado? X
El S.F cuenta con paredes limpias y en buen estado? X cuando hay un fallo en la
infraestructura, el SF envia un
El S.F cuenta con instalaciones electricas en buen estado? X correo con las evidencias
El S.F cuenta con buena iluminacion? X informando al jefe de
2. Infraestructura mantenimiento, para que se
El S.F cuenta con buena ventilacion? X realice el respectivo arreglo,
se le hace un seguimiento y
El S.F es exclusivo para la dispensacion de medicamentos? X cuando se solucione, se
El area del S.F es acorde a los servicios que presta? X procede a cerrar el caso
Cuenta el S.F con un programa de control de plagas y roedores con una empresa habilitada para esta
labor? X

Cuenta el S.F con las areas debidamente delimitadas e identificadas? X

Hace falta 2 personas entre
Cuenta el S.F con un recurso humano calificado? X los cuales son auxiliar de
farmacia. Talento humano es
3. Aspectos generales Cuenta el S.F con un recurso humano suficiente? X el area encargada de
gestionar el proceso de
Cuenta el S.F con bibliografia actualizada para brindar apoyo al sistema de información? X selección y contratación.

Cuenta el S.F con un proceso de Selección de Medicamentos y Dispositivos Medicos documentado e X

implementado?
Cuenta la E.S.E con un Comité de Farmacia y Terapeutica (COFYTE)? X
El COFYTE esta reglamentado? X
Existe un Cronograma de reuniones del COFYTE? X
Se reune el COFYTE de acuerdo al cronograma? X
Se elabora un acta por cada reunion? X
Cuenta el S.F con el perfil epidemiologico de la poblacion, actualizado? X

4. Proceso de Selección de Cuenta la E.S.E con un Listado Basico (LB) de Medicamentos y Dispositivos Medicos? X Los cronogromas los realiza la
Medicamentos y La adecuacion de los LB se hizo teniendo en cuenta las guias de tratamiento medico? X dependencia de desarrollo y
Dispositivos Medicos mejoramiento.
Tiene el S.F un procedimiento para la selección de los medicamentos de control especial? X
Las guias de tratamiento se encuentran actualizadas? X
Las guias de tratamiento estan socializadas? X
Se hace uso del formato de Inclusion/Exclusion para actualizar los LB X
Se hace actualizacion periodica de los LB? X
Los LB se encuentran aprobados por el COFYTE? X
Los LB se encuentran socializados? X
Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X
Se manejan Indicadores de Gestion para la evaluacion del Proceso? X
El mayor proveedor de la clinica
Cuenta el S.F con un proceso de Adquisicion de Medicamentos y Dispositivos Medicos documentado e X general Murillo es la Clinica
implementado? general del Norte, entonces
cuando esta entidad no cuenta
Cuenta la E.S.E con un Comité de Compras? X con los medicamentos se realiza
la compra desde el comité de
El Comité de Compras esta reglamentado? X compras.

5. Proceso de Adquisicion
de Medicamentos y
Dispositivos Medicos
 El mayor proveedor de la clinica
general Murillo es la Clinica
general del Norte, entonces
cuando esta entidad no cuenta
con los medicamentos se realiza
la compra desde el comité de
compras.
El Director Tecnico hace parte de Comité de Compras? X
Existe un cronograma de reuniones del Comité de Compras? X

5. Proceso de Adquisicion Cuenta el S.F con un manual de compras vigente y en aplicación que incluya las Politicas de Adquisicion de X
de Medicamentos y medicamentos y dispositivos medicos?
Dispositivos Medicos
Cuenta la E.S.E con un procedimiento para las Donaciones? X
Se hace una gestion activa para la selección de los Proveedores? X
Se lleva un Kardex actualizado de los Proveedores? X
Se hace una gestion activa para la Evaluación de los Proveedores? X
Tiene el S.F un procedimiento para la Adquisición de los medicamentos de control especial? X
Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X
Se manejan Indicadores de Gestion para la evaluacion del Proceso? X
6. Proceso de Recepcion y Cuenta el S.F con un proceso de Recepcion y Almacenamiento documentado e implementado? X
Almacenamiento de
Medicamentos y Se hace Recepcion Administrativa de los medicamentos y dispositivos médicos? X
Dispositivos Medicos
Se hace Recepcion Tecnica de los medicamentos y dispositivos médicos? X
Se utiliza termometro punzon para la recepcion de insumos con cadena de frio? X
Las vitrinas y la estanteria se encuentran en buen estado? X
Hay estibas en cantidades suficientes? X
Los termohigrometros estan calibrados? X
Se llevan hojas de vida de los equipos del S.F? X
Se lleva un plan de mantenimiento de los equipos del S.F con una firma acreditada? X

Se tiene conectado el S.F a un plan alternativo en caso de falla electrica que garantice la conservacion de los X Cuando el medicamento esta
medicamentos y dispositivos medicos? pronto a vencer, mensualmente
X se pasa un correo a toda las
Se lleva control de factores ambientales de manera permanente dentro del S.F? organizaciones (clinica general
del norte, las de Cartagena,
magisterio, Santa Marta, entre
X otras) un documento donde
Se lleva control de factores ambientales de manera permanente fuera del S.F donde se mantengan stocks de especifica toda la baja rotación y
medicamentos y dispositivos medicos (Carros de paros, Stock de urgencia, Kits Intrahospitalarios, etc. ? los medicamentos proximos a
X vencer, con el fin que si alguna lo
Los medicamentos se encuentran organizados por forma farmaceutica y orden alfabetico? necesita, rotarlo, sea
El S.F cuenta con sensor de humo? X medicamento o dispositivo
medico. En caso de que las
El S.F cuenta con extintor? X neveras esten fallando, se tienen
otra neveras disponibles y cabas
con geles para este tipo de
X emergencia, cada caba esta
Los medicamentos y dispositivos medicos estan separados de los insumos de odontologia y laboratorio clinico? validada.
La vitrina de custodia de los medicamentos de control especial tiene seguridad? X

Los Carros de paro estan dotados de seguridad? X

Cuenta el S.F con un control de fechas de vencimiento? X

Cuenta el S.F con un procedimiento de semaforizacion de medicamentos y dispositivos medicos? X

Existe un cronograma de limpieza, aseo y desinfeccion del S.F? X

Existe un cronograma de control a insectos y roedores? X
Se realizan inventarios periodicamente? X

Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X

Se menejan indicadores de gestion para la evaluacion del proceso? X

Cuenta el S.F con un proceso de Distribucion/Dispensacion de medicamentos y dispositivos medicos X

documentado e implementado?

Existe un procedimiento de actualizacion de los diferentes stocks incluyendo carros de paro y kits? X
Mensualmente se realiza un
Existen Listados de medicamentos y dispositivos medicos por servicios y programas? X auditoria por cronograma en la
7.
X que debe quedar registrado
Distribucion/Dispensacion Se encuentran estos listados aprobados por el COFYTE?
los cambios que se hicieron, si
de medicamentos y
se encontraron faltantes o
dispositivos medicos Se hace Auditoria a los diferentes servicios para verificar el estado de los productos incluyendo los carros X sobrantes de medicamentos y
de paro y los kits? dispositivos medicos.
En la dispensacion de los productos se registra informacion para hacer control en trazabilidad? X

Se hacen visitas periodicas a los diferentes servicios para verificar el adecuado almacenamiento? X

Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X

Se manejan Indicadores de Gestion para la evaluacion del Proceso? X

8. Programa de
Farmacovigilancia
Posee la institucion un manual para el Programa de Farmacovigilancia? X El médico bajo su juicio
prescribe el médicamento
Posee la institucion con un referente para el Programa de Farmacovigilancia? X según el tipo de alergia
Existe un Comité donde traten temas de Farmacovigilancia? X
Existe un Programa de Capacitaciones al Personal Sanitario? X
Se hace divulgacion de las Alertas sanitarias emitidas por el INVIMA? X
Se hace seguimiento, revision, evaluacion y reporte de sospechas de reacciones adversas a X
medicamentos?
Existe un protocolo para el manejo de alergias producidas por medicamentos? X
Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X
Se manejan Indicadores de Gestion para la evaluacion del Proceso? X
Se hacen intervenciones de mejoramiento a partir de los indicadores de gestion? X
 Posee la institucion un manual para el Programa de Tecnovigilancia? X Se maneja el formato del
INVIMA para fallos en
Posee la institucion con un referente para el Programa de Tecnovigilancia? X dispositivos médicos. En caso
Existe un Comité donde traten temas de Tecnovigilancia? X que se administre se toman
evidencias y se procede a
Existe un Programa de Capacitaciones al Personal Sanitario? X
reportar al proovedor
Se hace divulgacion de las Alertas sanitarias emitidas por el INVIMA? X
8. Programa de
Se hace seguimiento, revision y evaluacion a los Incidentes adversos a dispositivos medicos? X
Tecnovigilancia
X
Existe un protocolo para el manejo de los incidentes adversos producidas por los dispositivos medicos?
Se llevan formatos para el registro de la informacion generada? X
Se manejan Indicadores de Gestion para la evaluacion del Proceso? X
Se hacen intervenciones de mejoramiento a partir de los indicadores de gestion? X
Posee el Servicio Farmacèutico un Programa de Atención farmacéutica? X
Realizan Preparaciones: magistrales, extemporáneas, estériles y no estériles? X
Preparan Nutriciones parenterales? X
Preparan Mezcla de medicamentos oncológicos? X
Hacen adecuación y ajuste de concentraciones para cumplir con las dosis prescritas, o reempaque o Solo se reciben las donaciones
9. Procesos y Programas reenvase?
X nutricionales y la leche para el
Especiales servicio neonatal
Tienen programas relacionados con farmacoepidemiologìa, farmacoeconomìa, uso de antibióticos, X
farmacia clínicadispensación
Hacen control, y cualquier tema relacionado
y distribución de interés para *el paciente, el servicio farmacéutico, las
de radiofármacos? X
autoridades y la comunidad?
Hacen Investigación clínica? X
Tienen implementado la preparación de guías para la entrega o aceptación de donaciones de
medicamentos y dispositivos médicos? X
S MEDICOS EN EL SERVICIO

19/04. y otras

Recomendaciones y Plan de
Accion

Si hay fallas tecnicas o en el

servicio, se envia correo
notificando el estado actual
para el area encargada realice
la respectiva corrección. Se
comunica con el jefe de
sistema para realizar el
proceso de corrección, si es
algo tecnico vienen
directamente al servicio y si es
algo remoto lo realiza desde
su oficina.

cuando hay un fallo en la

infraestructura, el SF envia un
correo con las evidencias
informando al jefe de
mantenimiento, para que se
realice el respectivo arreglo,
se le hace un seguimiento y
cuando se solucione, se
procede a cerrar el caso

Hace falta 2 personas entre

los cuales son auxiliar de
farmacia. Talento humano es
el area encargada de
gestionar el proceso de
selección y contratación.

Los cronogromas los realiza la

dependencia de desarrollo y
mejoramiento.

El mayor proveedor de la clinica

general Murillo es la Clinica
general del Norte, entonces
cuando esta entidad no cuenta
con los medicamentos se realiza
la compra desde el comité de
compras.
El mayor proveedor de la clinica
general Murillo es la Clinica
general del Norte, entonces
cuando esta entidad no cuenta
con los medicamentos se realiza
la compra desde el comité de
compras.

Cuando el medicamento esta

pronto a vencer, mensualmente
se pasa un correo a toda las
organizaciones (clinica general
del norte, las de Cartagena,
magisterio, Santa Marta, entre
otras) un documento donde
especifica toda la baja rotación y
los medicamentos proximos a
vencer, con el fin que si alguna lo
necesita, rotarlo, sea
medicamento o dispositivo
medico. En caso de que las
neveras esten fallando, se tienen
otra neveras disponibles y cabas
con geles para este tipo de
emergencia, cada caba esta
validada.

Mensualmente se realiza un
auditoria por cronograma en la
que debe quedar registrado
los cambios que se hicieron, si
se encontraron faltantes o
sobrantes de medicamentos y
dispositivos medicos.

El médico bajo su juicio

prescribe el médicamento
según el tipo de alergia
Se maneja el formato del
INVIMA para fallos en
dispositivos médicos. En caso
que se administre se toman
evidencias y se procede a
reportar al proovedor

Solo se reciben las donaciones

nutricionales y la leche para el
servicio neonatal