PLAN DE TRABAJO- SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2017
PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE
Ciclo No. ACTIVIDADES
FASE I
1 Actualización modelo de Política
integración de sistemas en institucional
la Universidad de Cartagena
2 Análisis de contexto
estratégico preliminar
(determinación de factores
externos e internos de la
PLANEACION
organización)
3 Sensibilización y
socialización sobre
actualización de la norma
ISO 9001 versión 2015 -
toma de conciencia -
implicaciones del
incumplimiento de los
requisitos del SGC
FASE II
4 ASESORIA, APOYO Y
ACOMPAÑAMIENTO A
PROCESOS - Sistema de
gestión de la calidad y sus
procesos.
P Socialización de la
Actualización de la norma
TERMINOS DE CUMPLIMIENTO /MESES AÑO 2017
CRITERIO RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
PROPOSITO GESTION
DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
Modelo actualizado, con Modelo de integración Jefe División de
convergencia entre los actualizado con las calidad
sistemas que lo integran- versiones vigentes -
25 a 30
MECI 1000:2014 - ISO colgado en pagina web y
9001:2015 - Acuerdo 3 de remitido vía email a la
2014 comunidad Institucional
ISO 9001:2015 - Conocimiento de las Matriz de factores Equipo división de
requisito 4.1 - condiciones externas e externos e internos - calidad
4.2 - 4.3 - internas que afectan el DOFA - Informe 01 a 28
contexto de la sistema - integración con situacional de contexto
org los sistemas del modelo estratégico
requisito 5 - Disminución de Reuniones con Equipo división de
liderazgo incertidumbre en la responsables de calidad
comunidad institucional, procesos
frente a los cambios de la
norma - fortalecimiento de 27
prevención y pensamiento
basado en riesgos.
requisito 4.4 - Fortalecimiento de la Cronograma de Equipo división de
SGC y sus mejora continua, asesorías/ planeación calidad
procesos mantenimiento y mejora equipo asesor, desarrollo
de las condiciones de del plan de gestión,
calidad por procesos, procesos fortalecidos.
Mitigación de riesgos, 01 a 31 03 - 28 01 a 31
comprensión de los
procesos frente a la norma
y preparación para
renovación de la
certificación institucional.
requisito 5 - Preparación para cambios Evidencias de desarrollo Responsables de
liderazgo surtidos en la norma, de socialización por proceso/
fortalecimiento de procesos, registro de subprocesos /
procesos y sensibilización asistencias, evaluación procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
de talento humano. de conocimientos y (equipos de trabajo)
evaluación de y equipo asesor
satisfacción.
 P

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PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE
Ciclo No. ACTIVIDADES CRITERIO RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
Identificación de partes requisito 4.2 - Conocimiento de partes Matriz de partes División de
interesadas - análisis de partes interesadas (grupos de interesadas enfocadas comunicaciones,
contexto interesadas interés), necesidades y por procesos y servicios relaciones con
expectativas usuarios y
ciudadanos /
Responsables de
01 a 31 03 - 28 01 a 31
proceso/
subprocesos /
procedimientos
(equipos de trabajo)
y equipo asesor

Actualización de riesgos requisito 6.1 - Fortalecimiento del matriz de riesgos Responsables de

(acciones para abordar
riesgos y oportunidades)
planificación - pensamiento basado en actualizada y unificada - proceso/
administración riesgo por procesos - colgada en pagina web - subprocesos /
de riesgos. - unificación de riesgos. tratamiento de riesgos e procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
decreto 1081 de informes de gestión. (equipos de trabajo)
2015 y equipo asesor

Revisión de objetivos - requisito 6.2 - Objetivos actualizados de Matriz de gestión de Responsables de

gestión y planificación para planificación acuerdo con el contexto objetivos verificación de proceso/
lograrlos estratégico, tiempo y cumplimiento subprocesos /
evaluación de procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
cumplimiento (equipos de trabajo)
y equipo asesor

Planificación de los cambios requisito 6.3 - Identificación de cambios informe de revisión por la Responsables de
planificación surtidos en el SGC dirección - apartes de proceso/
cambios en el SGC subprocesos /
procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
(equipos de trabajo)
y equipo asesor

Revisión de recursos - requisito 7.1 - Identificación de Información documental Oficina asesora de

Competencia y toma de
conciencia
7.2 - 7.3 - apoyo responsables, gestión humana y
competencias, perfiles y desarrollo de
toma de conciencia personal /
Responsables de
01 a 31 03 - 28 01 a 31
proceso/
subprocesos /
procedimientos
(equipos de trabajo)
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PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE
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PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
Comunicaciones (que, requisito 7.4 - Gestión de Matriz de comunicación División de
como, a quien, cuando y apoyo comunicaciones interna estratégica Comunicaciones
quien?) organizacional y con /Responsables de
partes interesadas - proceso/
01 a 31 03 - 28 01 a 31
gestión de relaciones con subprocesos /
usuarios y ciudadanos procedimientos
(equipos de trabajo)

H Actualización de requisito 8 Revisión del contexto Procedimientos Responsables de

procedimientos - completo estratégico - pertinencia actualizados de acuerdo proceso/
operación (planificación y de los procedimientos - con el contexto subprocesos /
control operacional) Actualización de procesos, institucional - procedimientos
HACER requisitos para los servicios - marco documental. actualización en link (equipos de trabajo)
diseño y desarrollo - control SIGUC pagina web. y equipo asesor 01 a 31 03 - 28 01 a 31
de procesos - provisión del
servicio - liberación del
servicio - control de salidas
no conformes

Actualización de matriz
legal correspondiente al
sistema
requisito 8.2.2 Identificación del marco Matriz legal actualizada Oficina asesora de
normativo aplicable por jurídica
proceso , identificación de /Responsables de
requisitos y criterios proceso/
inherentes a los servicios subprocesos / 01 a 31 03 - 28 01 a 31
procedimientos
(equipos de trabajo)
y equipo asesor

Información documentada - requisito 7.5 Información documental Marco documental Responsables de

unificación y actualización actualizada por procesos actualizado - link SIGUC proceso/
(revisión de caracterización, en pagina Web. - subprocesos /
manuales, flujo grama) - evidencia del control de procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
control cambios - informe de (equipos de trabajo)
revisión por la dirección y equipo asesor

Revisión jurídica a
procedimientos
actualizados, para
liberación, aprobación y
difusión de los mismos
requisito 7.5 Revisión y aprobación de Marco documental Oficina asesora de
procedimientos en revisado jurídicamente y jurídica
cumplimiento y aprobado. 01 a 31 03 - 28 01 a 31
concordancia con el marco
legal.
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PRODUCTO/ META/ EVIDENCIA DE
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PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
Actualización de indicadores requisito 9.1 Revisión de la pertinencia Matriz de indicadores Responsables de
(evaluación de desempeño de indicadores por unificados (plan proceso/
por procesos) procesos, unificación con operativo)y actualizados subprocesos /
planes operativos y demás procedimientos
mediciones institucionales - (equipos de trabajo)
01 a 31 03 - 28 01 a 31
Optimización de recursos y equipo asesor
y prevención en la
duplicidad de trabajo.
V

Revisión de la Satisfacción requisito 9.1 Identificación de Evaluaciones de medición Responsables de

de clientes evidencias que soporten la de satisfacción de partes proceso/
medición de satisfacción interesadas subprocesos /
de partes interesadas por procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
procesos (equipos de trabajo)
y equipo asesor

Revisión de resultados de requisito 9.1 - Identificación de Acciones de mejora y Responsables de

auditorias, evaluaciones,
autoevaluaciones y
productos no conformes
Apoyo en el levantamiento
de planes y acciones de
mejora
A evidencia de la mejora
9.2 - 9.3 resultados de planes de mejoramiento proceso/
autoevaluación por subprocesos /
procesos e institucional - procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
sensibilización en la (equipos de trabajo)
cultura de la y equipo asesor
autoevaluación
Requisito 10 Identificación de Acciones de mejora y Responsables de
completo oportunidades de mejora, planes de mejoramiento proceso/
levantamiento de subprocesos /
procedimientos 01 a 31 03 - 28 01 a 31
continua (equipos de trabajo)
y equipo asesor

Consolidación - Política Actualización del SGC de Plataforma estratégica Equipo división de

ACTUALIZACION institucional acuerdo con el contexto actualizada, colgada en calidad
PLATAFORMA estratégico, fijación de pagina web link SIGUC -
ESTRATEGICA - nuevos objetivos, informe de revisión por la
5 planificación de cambios actualización de la política dirección. 03 a 07 01 a 09
de calidad, pensamiento
basado en riesgos,
planificación de cambios

Formacion en levantamiento Política Fortalecer la mejora Ejecucion de acciones - Equipo división de

de acciones, contruccion, institucional continua por procesos registro de asistencia calidad
redaccion e implementacion
6 18 a 20
de acciones de mejora
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Ciclo No. ACTIVIDADES CRITERIO RESPONSABLE ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
FASE lll
7 Jornadas de Auditoria Norma ISO Evaluación independiente Plan de auditorias Equipo división de
internas de calidad - 9001:2015 - y seguimiento a procesos internas de calidad - calidad
30 a 31 1 a 9
Centros tutoriales MECI 1000:2014 cronograma

Jornadas de Auditoria Norma ISO Evaluación independiente Plan de auditorias Equipo división de
internas de calidad - 9001:2015 - y seguimiento a procesos internas de calidad - calidad
procesos. Seguimiento, MECI 1000:2015 cronograma 12 a 30 04 a 14
medición, análisis y
evaluación
8 Preparación de informes - Política Consolidación de informe de auditorias Equipo división de
visita preliminar institucional hallazgos y análisis internas de calidad calidad
17 a 31 01 - 04
situacional de la
institución.
9 Pre - Auditoria ICONTEC Norma ISO Preparación para auditoria Informe situacional por Icontec
9001:2015 externa para renovación parte de ICONTEC
de la certificación bajo la 14 a 18
norma ISO 9001:2015

9 Preparación para auditoria Política Identificación de puntos Visita a procesos críticos Equipo división de
institucional críticos para preparación calidad
frente a la evaluación
externa y fortalecimiento 22 a 31
de victorias tempranas
encontradas en procesos.
VERIFICACION
Y
10 Informe revisión por la requisito 9.3 Información aportada para Informe de revisión por la Comité de buen
SEGUIMIENTO
dirección toma de decisiones dirección - acta de comité gobierno
institucional - verificación y de buen gobierno -
reporte de entradas y direccionamiento
salidas, cambios del SGC, institucional - evidencia
satisfacción clientes, de desarrollo de jornada
estado de acciones, para presentación de
desempeño y eficacia del informe de revisión por la
5
SGC, no conformidades y dirección.
acciones correctivas,
resultados de la medición,
de auditorias. Salidas:
oportunidades de mejora,
necesidad de recursos.
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PROPOSITO GESTION
FASE I DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS DIAS
12 Seguimiento a procesos Norma ISO Preparación para auditoria registros de asistencia - Equipo división de
9001:2015 - externa para renovación evidencia de gestión calidad
MECI 1000:2014 de la certificación bajo la 06 a 22
norma ISO 9001:2015

13 AUDITORIA EXTERNA Norma ISO Evaluación de las Plan de auditoria externa , Icontec
9001:2015 condiciones de calidad reunión de apertura de
institucional de auditoria, ejecución de
conformidad con la norma auditoria, revisión de 25 a 29
ISO 9001:2015, procesos, reunión de
renovación de la cierre, Informe de
certificación en calidad auditoria
FASE IV
14 Acciones de mejora Norma ISO Levantamiento de A plan de mejoramiento Alta dirección /
9001:2015 - acciones de mejora y plan formalizado y radicado en Responsables de
MECI 1000:2014 de mejoramiento como ICONTEC procesos / Equipo 02 a 30
resultado de auditoria división de calidad
externa.
MEJORA 15 Informe de cierre Política Evaluación de Informe de cumplimiento Equipo división de
institucional cumplimiento del presente de plan de trabajo, calidad
plan y consolidación de evidencia de objetivos
acciones ejecutadas frente alcanzados, presentación 01 a 22
a objetivos y metas ante rectoría.
propuestas.