CÓDIGO: HSE PR 07

VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO COMUNICACION
FECHA DE
01/08/2016
APROBACIÓN:

1. OBJETIVO: Dar a conocer los mecanismos de comunicación entre los trabajadores, contratistas y partes
interesadas de la empresa VECOBA TRANSPORTES S.A.S., en lo relacionado con las áreas, procesos y/o
actividades que se desarrollan en el sistema Integrado de gestión.

2. ALCANCE: Las disposiciones definidas en este documento involucran a todos los trabajadores que prestan sus
servicios de forma directa o indirecta a la organización e incluye a todas las partes interesadas

1. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del Gerente, Director General, Director SIG- HSEQ y el coordinador HSE
el cumplimiento de este procedimiento.

2. DEFINICIONES:

Canal: Medio por el cual se transmite un mensaje

Cliente: Organización o persona que recibe un producto y normalmente se encuentran por fuera de la organización
Emisor: Persona quien envía el mensaje
HSEQ: Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y Calidad
Nivel Directivo: Conformado por el Gerente, Director General, Director Sistema Integrado de Gestión.
Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y
relaciones.
Parte interesada: Persona o grupo que tiene un interés en el desempeño de una organización
Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos
de entrada en resultados

3. DESCRIPCION Y ACTIVIDADES:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

1 Comunicación Es la que se origina de los trabajadores o Trabajadores o
Interna personas bajo el control de la organización personas bajo el
Comunicación hacia la Gerencia o sus directivos. control de la
ascendente o hacia empresa
arriba Con esta comunicación, se origina el punto
inicial de la participación de todas las
personas bajo el control de la empresa.

La gerencia o sus directivos, reciben la

información, la cual se analiza y genera o se
apoya con otras áreas según corresponda
para emitir la respuesta pertinente y oportuna.
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Es aquella comunicación que se produce en la

gerencia o por el nivel directivo, dirigida hacia
los trabajadores o personas bajo el control de
la organización.
COMUNICACIÓN
Los responsables transmiten a todo el
INTERNA Gerencia o sus
personal la información pertinente y que esté
2 Comunicación directivos
relacionada con el Sistema Integrado de
descendente o
Gestión.
hacia abajo
. Esta comunicación también se puede utilizar
como medio de consulta por parte del nivel
directivo.

Comunicación
Interna Es la comunicación que se realiza entre áreas
Comunicación o dependencias de la empresa, sin importar el Todos los
Horizontal nivel jerárquico. trabajadores

Los canales de comunicación interna que se

utilizan, son los siguientes:

 Correos electrónicos,
 Servicio postal o correo ordinario,
 Actas de reunión,
 Informes,
 Cartas,
Canales de  Oficios,
comunicación  Circulares, Todos los
interna  Memorandos, trabajadores
 Notas internas,
 Publicaciones,
 Carteleras,
 Folletos,
 Reuniones, y
 Mediante un PC asignado a la planta se
tendrá acceso a la información pertinente
para el área

¿Qué se comunica? La información que se transmite a las Gerente

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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

personas pertinentes, es la relacionada con el
Sistema Integrado de Gestión, ejemplo:

 Resultados de auditoría internas y

externas,
 Resultado de reuniones,
 Desempeño de la empresa en HSEQ,
 Mejoras relacionadas con el sistema de Actas de reunión
Dir. General
gestión HSEQ, Políticas
Dir. SIG-HSEQ
 Seguimiento a los objetivos y metas en Análisis de Datos
Coordinador HSE
Investigación
HSEQ, Coord.
Accidentes
 Políticas en HSEQ, Operaciones
Tarjeta de Mejora
 Estadísticas, Coord. Trafico
Tratamiento del
 Investigación de incidentes, Control y Seguridad
servicio no
 Lecciones aprendidas, conforme
 Actividades de responsabilidad social,
 Quejas, opiniones, no conformidad o
sugerencias relacionadas con HSEQ
 Accesibilidad a la legislación vigente, la
cual ha sido incorporada a los diferentes
procesos de la organización

Esta información se transmite al personal

Gerente
pertinente, a más tardar un (1) mes después
Dir. General
de originada, salvo los requerimientos legales
Dir. SIG-HSEQ
que al tiempo que son incorporados quedan
¿Cuándo se Coordinador HSE
disponibles para conocimiento general del
comunica? Coord.
personal.
Operaciones
Excepción: Quejas y reclamos y no
Coord. Trafico
conformidad a mas tardes tres ( 3) días
Control y Seguridad
después de originada
Todo el personal
Recepcion
Coordinador HSE
Es aquella comunicación que se mantiene
entre VECOBA TRANSPORTES S.A.S., y
COMUNICACIÓN Respuesta
partes interesadas externas,
EXTERNA Gerente
Recepción y Dir. General
respuesta Partes Interesadas Externas Dir. SIG-HSEQ
Cliente Coordinador HSE
Cliente Potencial Coord.
Proveedor Operaciones
Coord. Trafico
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

Comunidad
Organismo de Control
Control y Seguridad
Todo el personal

El cliente o cliente potencial es quien transmite

la información, mediante la comunicación y
documentos respectivos (pliegos para ofertas,
COMUNICACIÓN licitaciones, solicitud de cotizaciones, entre
EXTERNA otros), requerimientos que pueden llegar vía
correo electrónico, correo físico o entrega Gerencia,
Proceso de ofertas, personal. Al ser recibida esta información, se
licitaciones o hace la revisión por el responsable y se
cotizaciones genera la información interna requerida para
hacer la propuesta, cotización u oferta, la cual
es firmada por la Gerencia, y responde a los
requerimientos del cliente o cliente potencial.

Canales de comunicación para la atención de

quejas y Reclamos

Es responsabilidad del dueño del proceso

directamente afectado, la atención de quejas y
reclamos del cliente, por lo tanto todo el que
COMUNICACIÓN reciba una queja o reclamo de un cliente debe
EXTERNA informar inmediatamente al responsable del
Comunidad, cliente, área para que se comunique con el cliente y Todo el Personal Tarjeta de Mejora
Ente de control proceda a su solución.

En caso de Ausencia del responsable, la queja

o reclamo debe transmitirse al Director
General o al Gerente en última instancia.

COMUNICACIÓN
EXTERNA Cuando se suministran los servicios Funcionario
Factura
Facturación requeridos por los clientes se emite la factura facturación
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6. REGISTROS

No Titulo Responsable
1 Actas de reunión Coordinador HSE
Políticas Coordinador HSE
Tarjeta de Mejora Coordinador HSE
Análisis de Datos
Investigación Accidentes Coordinador HSE
Tratamiento del servicio no conforme Coordinador HSE

7. DOCUMENTOS CON LOS QUE SE RELACIONA:

INTERNOS
TÍTULO

EXTERNOS
PERIODICIDAD DE
TÍTULO RESPONSABLE LUGAR ARCHIVO
VALIDACIÓN
pliegos para ofertas, licitaciones, solicitud Gerente
de cotizaciones Dir. General
Gerente
Requerimiento Organismo de Control Dir. General
Coord. HSE

8. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN CAMBIOS REVISÓ APROBÓ

01/08/2016 1 Versión inicial