PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

INCONS INGENIERIA LTDA

CÓDIGO: HSE-PRC-03 VERSIÓN:01 FECHA:30/11/2022

1. OBJETIVO

Establecer las actividades y mecanismos para garantizar la comunicación interna y

externa en la empresa Incons Ingenieria Ltda entre los diferentes niveles (directivos,
administrativos, operativos, clientes, proveedores y comunidad en general) con el fin de
generar conciencia en lo correspondiente a sus funciones y responsabilidades en el
cumplimiento de las políticas y objetivos del Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todas las áreas y procesos de la compañía, para la
difusión y compromiso frente al Sistema integrado de gestión o para información
general que se requiera transmitir a los trabajadores y para todas las partes interesadas
tanto internas como externas de la empresa Incons Ingenieria Ltda

3. DEFINICIONES

⮚ Difusión: Propagar o difundir una información.

⮚ Memorando: El memorando es un escrito breve por el que se intercambia

información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar
alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.
⮚ COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo.

⮚ Comunicación interna: Es la transmisión de información dentro de la

Organización, ya sea para registro, toma de decisiones, sugerencias o para
difusión del personal.

⮚ Comunicación externa: Es la transmisión de información desde o hacia las Partes

Interesadas externas a la Organización, ya sea con fines de percepción de imagen,
de difusión o de respuesta a interrogantes concretas.
⮚ Toma de conciencia: Grado de interiorización por parte del personal en cuanto a
la importancia de las actividades o tareas que desarrolla en la organización y cómo
estas contribuyen al logro de los objetivos del Sistema de Gestión Integrado.

4. PROCEDIMIENTO
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Las actividades de comunicación que se realizan para generar toma de conciencia en la

compañía estarán relacionadas con los siguientes temas:
*Funciones y responsabilidades en el cumplimiento de las políticas y objetivos del
Sistema de Gestión Integrado.
*Identificación y control de los peligros y riesgos asociados a las actividades que
realizan.
*Identificación y control de los aspectos e impactos ambientales significativos generados
por las actividades, productos y servicios de la empresa Incons Ingenieria Ltda
*Consecuencias por desviarse de los procedimientos y de todos los beneficios
asociados a un mejor desempeño en SSTA y Ambiental.

Se dispondrá de una cartelera para la comunicación de los temas en Seguridad y Salud

Ocupacional y Ambiental pertinentes e identificación de las rutas de evacuación de la
compañía.
La inducción sobre el Sistema de Gestión Integrado (Calidad, Seguridad y Salud
Ocupacional y Ambiental) será realizada por el personal del proceso HSEQ; y se
incluye como uno de los requisitos necesarios para la posesión del cargo de acuerdo a
lo establecido en el procedimiento HSE-PRC contratación y vinculación del personal al
cargo apoyados una presentación en Power Point para divulgar las políticas, peligros y
riesgos asociados, aspectos e impactos, planes de emergencia, ruta de evacuación,
clasificación de residuos y comportamientos seguros. Aplica también para contratistas.

Participación y consulta

Los trabajadores participan en la identificación de peligros, valoración de riesgos y

determinación de controles, a través de los AST´S, charlas de 5 minutos, reporte de
casi accidentes, información verbal a HSEQ o al COPASST.

Los trabajadores participan de la investigación de incidentes a través del HSEQ.

A los trabajadores se les hace difusión de las políticas y objetivos tanto de HSEQ, en
charlas y estos tienen la oportunidad de intervenir y dar sus opiniones sobre la política y
objetivos y de sugerir cambios, además el COPASST, representantes de los
trabajadores, son invitados cuando la gerencia realiza la revisión gerencial en la cual se
revisan la políticas y los objetivos de HSEQ, además mediante el formato
SUGERENCIAS, QUEJAS Y RECLAMOS, los trabajadores tienen la oportunidad de
sugerir cambios al sistema y mediante la consulta de partes interesadas, pueden
consultar sus inquietudes.
El programa de Motivación, comunicación, participación y consulta define las
actividades dirigidas a fomentar participación del personal en el sistema integrado de
gestión y actividades de Responsabilidad Social (RS) y establecer y mantener
mecanismos para difundir las acciones y resultados del sistema integrado de gestión y
actividades de RS, para sus trabajadores, subcontratistas y demás grupos de interés.
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Anexo 1. Matriz de comunicación

MENSA RECEPTOR MEDIO EMISOR PERIODICID

JE AD
Correo
POLÍTICAS, electrónic
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DIRECTRIC TODO Charlas Supervisor Cuando
ES EL Presentaci HSEQ se
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AS SSTA Y point
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OPERATIVO Gerente
HOJAS SUPERVISO Supervisor
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SEGURI MANTENIMIE
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Gerente
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CERTIFICACI TODO Hoja Cuand

ÓN ES EL embretada Gestión o se
LABORALES PERSO Humana requi
NAL era
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PROVEEDOR Verbal
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COMUNICA CONTRATIST electrónico Jefes de o se
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ÓN Todo el Carteleras Gerente Cuand
PROCEDIMIE personal Entrega HSEQ o se
NTOS Y física requi
REGISTROS era

5. INFORMACIÓN ADICIONAL

6.

n/a

7. CONTROL DE CAMBIOS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

NOMBRE: JHONNY CEDEÑO

CARGO: COORDINADOR SST

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