Acta N°01

ACTA DE ENTREGA
Dirección de Calidad

INFORMACIÓN BÁSICA

ACTIVIDADES REALIZADAS Fecha 25/08/2020

 Trazabilidad Lugar Siembra Viva
 Inventarios Elaborado por: Erika Grajales - Digitadora
Asunto:
 Gestión documental
Participantes: Erika Grajales - Digitadora

DESCRIPCIÓN DEL ASUNTO

TRAZABILIDAD:

Desde el 25 de julio del presente año, se inició proceso de organización de recuperación de información de
trazabilidad de productos producidos y comercializados por la empresa Siembra Viva; correspondientes al periodo
Abril 2019 a Julio 2020.
 Se organizó la información en carpetas empacadas en bolsas o legajadas, con su respectiva marcación,
en el archivador Negro; y la información quedó registrada en Drive en la carpeta Trazabilidad, en la cuál
se indica las fechas de documentos faltantes y Acta informativa explicativa con las novedades
encontradas.

 Para algunos documentos faltantes se realizó reconstrucción de información:

-Para el formato Inventario de materia Prima y paso a producción, se realizó reconstrucción parcial de la
información a partir de las ordenes de lavado.

PLAN DE MEJORA
-Se realiza plan de mejora para las fechas posteriores a cargo del líder de Calidad Kleiner Manzano:
-Se eliminaron formatos con el fin de disminuir información redundante
-Se realiza revisión diaria de cada uno de los formatos que estén debidamente diligenciados y completos.
-Se recomienda mayor control en el llenado de formatos; monitorear el llenado completo.

INVENTARIOS:

A partir del 13 de Agosto se realiza inventario de los principales productos de aseo, de planta, de oficina e
insumos de seguridad
 Se revisa cada 5 días y se genera alerta a Camilo cada que se están agotando los productos.
 La Información está contenida en el Drive en la carpeta inventarios.
 Inventarios:
-Productos de aseo: Dispuestos en la parte inferior de la cocineta y de los escritorios, y algunos productos
de aseo en las bodegas.
- Productos de planta: Dispuestos en bodegas
-Productos de Oficina: Dispuestos en Recipiente sobre los escritorios
-Productos de seguridad: Dispuestos en recipiente en la parte inferior de los escritorios.

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PLAN DE MEJORA
 Se recomienda realizar control de cuanto es el tiempo máximo de durabilidad de los productos para que la
alerta de productos agotados se genere automáticamente.
 Se recomienda manejar un formato de registro de consumo de productos para tener control de existencia.

GESTIÓN DOCUMENTAL
Capacitaciones:
 Se realizó inventario de las capacitaciones realizadas y se realiza recomendación de algunas que
deberían realizarse.
Formatos:
 Se realizó organización de formatos por carpetas y fechas; debidamente marcadas (Control de entrada y
Salida, Control de plagas, Checklist, Verificación de Vehículo, Preparación de soluciones)
 En el archivador Negro se organizó cajón para cada uno de los procesos:
-Cajón 1: Formatos correspondientes a calidad- Kleiner Manzano Líder de Calidad
-Cajón 2: Formatos de Trazabilidad del año 2020
-Cajón 3: Gestión documental: Información del personal contratado.
-Cajón 4: Formatos de Trazabilidad del año 2019

PENDIENTES
 Actualizar inventarios en formatos existentes: No se compartieron los archivos
 Ejercicio de Trazabilidad en ZOHO
 Crear actas informativas del manejo de trazabilidad utilizada.

 DOCUMENTOS ANEXOS AL ACTA

Descripción Tipo Observaciones

Acta informativa, explicativa_ 01 dirección de pdf

calidad
Acta informativa y
explicativa_01.pdf

Inventario de capacitaciones y xlsx

recomendaciones
capacitaciones.xlsx

Acta elaborada por: Erika Yolima Grajales Castrillón-Digitadora Fecha 25/08/2020

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