GERENCIA DE PROYECTOS

Dpto. Planeacin y Procuracin

DIAGNOSTICO DEL ALMACN DE PROYECTOS

INVENTARIOS:
ANALISIS DE LOS INVENTARIOS
Aspecto
Existe
Observaciones
?
SI N
O
Se emiten informes sobre los
Se
realiza
una
inventarios?
actualizacin
de
las
cantidades
de
los
equipos y materiales
destinados
a
los
diferentes
proyectos.
Sin
embargo,
estas
actualizaciones no se
realizan
con
la
frecuencia deseada.
Existe una catalogacin de
No
existe
una
inventarios?
clasificacin
de
los
materiales,
ni
por
nomenclatura, cdigo o
tipo de material y/o
equipos.
Permite la catalogacin utilizada
No, porque no existe tal
un adecuado registro de cada tipo
catalogacin.
de material?
Existe un sistema para registrar y
Todo se hace en forma
controlar las existencias?
manual; se cuenta con
un sistema informtico,
el cual solo registra,
pero existe problemas
de control y relacin
entre
el
almacn
general y el almacn de
proyectos debido a la
ubicacin de ambos.
La informacin de los registros es
Se
registran
los
confiable?
materiales
existentes,
as como las entradas y
salidas de los mismos;
sin
embargo
esto
requiere de especial
cuidado por la gran
cantidad
de
los
diferentes materiales y
equipos. Se realizan los
registros
en
forma
manual.

X
X

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

Existe un catalogo de materiales?

X
Existe un procedimiento
establecido para la toma de
inventarios?

No existe catalogacin,
porque
no
existe
tampoco un registro de
los materiales que se
tienen en stock.
Los
formatos
de
inventario,
no
estn
establecidos

OBSOLETOS Y DETERIORADOS
Aspecto
Exist
Observaciones
e?
SI N
O
Existen artculos con sobre-stock por fines
Se
observa
la
especulativos, demanda fuera de lo normal
presencia de equipos
o por alguna otra razn que afecte la
y materiales, que no
inversin en inventarios?
se utilizaron en la
realizacin
de
algunos proyectos a
los que se llaman
sobrantes,
ocupan
espacio y no se
observa un orden
adecuado; el espacio
tambin
es
desaprovechado ya
que al no existir una
delimitacin de la
zona, se observa la
existencia de basura
y desechos, los que
se pueden reciclar y
ser aprovechados en
la elaboracin de
papel (TRUPAL).
Se preparan y emiten informes estadsticos
Se
realiza
una
sobre los inventarios y sus niveles?
actualizacin
del
nivel de inventarios,
pero no se establece
los porcentajes o la
variacin
de
los
niveles
de
un
perodo a otro. No se
presenta
regularmente
este
informe.

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

ALMACN:
ANALISIS DE LA ZONA DE ALMACENAJE
Aspecto
Existe
Observaciones
?
SI N
O
Existe un plano de la empresa y de
El almacn de proyectos,
los locales en que actan sus
dispone de una zona
unidades?
independiente
de
la
oficina de proyectos.
Los almacenes y bodegas cuentan
No existe un cdigo de
con cdigos?
identificacin
de
las
reas
dentro
del
almacn, tampoco una
identificacin
de
los
materiales
y
equipos
presentes.
Existen areas especificas para:
No existe una divisin de
Recepcin, y Despacho (Descarga,
la
zona
para
cada
Desembalaje,
Verificacin,
operacin
a
realizar,
Almacenamiento,
Materiales
tampoco una adecuada
deteriorados)?
clasificacin
de
los
materiales.
Se prepara con anticipacin la
Se
coordina
la
recepcin de los pedidos? Con que
verificacin
en
el
medios se cuentan para efectuar esta
momento de la llegada
preparacin?
del material (Cdigos y
cantidades en guas de
remisin). Los materiales
que se necesitan son
solicitados y se verifica la
disponibilidad
y
autorizacin
para
la
salida de los mismos.
El procedimiento empleado para la
Incluye al almacenero,
recepcin de materiales incluye: solo
los supervisores de los
al personal de almacenes, intervienen
distintos proyectos y los
tambin los proveedores o el usuario?
proveedores

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

Se separa el material deteriorado del

bueno en la recepcin?

Hay responsables de
controlar el material?

verificar

Conoce la unidad de despacho, con

la anticipacin debida de los pedidos
que debe atender y despachar?
Existe
un
procedimiento
para
atender materiales a los distintos
proyectos?

X
X
X

Existe algn sistema de seguridad o

de control para evitar que el material
salga del almacn sin cumplir el
procedimiento?

Existen demoras en el despacho?

Se revisan los cdigos de

los equipos en las guas
de remisin y si la
cantidad
solicitada
coincide con la cantidad
recibida. En el caso de los
materiales si se realiza
una
separacin
de
aquellos
que
estn
deteriorados, pero dicha
separacin no es notoria.
Solo el almacenero y los
usuarios
y
los
supervisores
de
cada
proyecto.
Previa comunicacin con
el jefe de rea y/o
supervisores del proyecto
Se
despacha
los
materiales, segn las
necesidades
de
los
diferentes proyectos.
Se anotan las entradas y
salidas de materiales, en
diferentes libretas, as
mismo se cuenta con
KARDEX; sin embrago
est sujeto a error ya que
todo se realiza de forma
manual y por una sola
persona, no existe un
nmero
suficiente
de
personas trabajando en
dicha rea, sin contar
que el KARDEX no es
actualizado diariamente
Los
materiales
se
despachan segn sean
solicitados y verificando
la disponibilidad de los
mismos; solamente se
cuenta
con
un
almacenero para los 19
proyectos en curso y los
varios tems existentes,
por
que
dificulta
la
tencin en el despacho.

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

RESUMEN DE DIAGNOSTICO
DIAGNOSTICO DE INVENTARIOS
ASPECTOS

ABASTECIMIENTO
DE MATERIALES.

CARACTERISTICA
S
Realizada sin tener
en
cuenta
un
programa
de
reposicin
de
materiales.
Se
desconoce si hay o
no materiales en el
tiempo requerido.

DISTANCIA ENTRE
PROVEEDORES A
PLANTA.

Los proveedores se
encuentran
ubicados
en
diferentes zonas.

TRANSPORTE
MATERIALES
PLANTA.

Servicio
de
transporte
por
terceros.
Se
cuenta
adems
con una unidad de
negocio ( RACIESA)

DE
A

EFECTO
Riesgo
de
interrupcin en la
continuidad
del
proyecto.
Utilizacin
de
materiales
alternativos. Incurrir
en
compras
de
urgencia elevando
de esta manera el
costo del producto.
Las
compras
o
pedidos
deben
realizarse teniendo
en
cuenta
los
tiempos
de
abastecimiento.
Existen
diversas
formas
de
transporte,
generalmente
son
dos. Se debe tener
en
cuenta
los
factores que afectan
la
transportacin

CALIFICACION
M

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

CAPACIDAD
DE
SUMINISTRO
DE
LOS
PROVEEDORES.

Frecuentemente se
puede contar con
los
mismos
proveedores para
suministros
por
demanda
Gran cantidad de
proveedores
en
potencialidad.

POTENCIALIDAD
DE PROVEEDORES.

ORDEN DE
MATERIALES.

LOS

No
se
aplica
ninguna tcnica de
clasificacin
de
inventarios
que
permita garantizar
su total control o
utilizacin.

para
armonizarlos
con el tiempo de
entrega y el costo.
No
se
tienen
procedimientos
adecuados
de
seleccin
de
proveedores

Se puede escoger
entre
varios
proveedores
para
los
mismos
productos lo que
hace ms difcil el
desabastecimiento
de materiales.
Existe una menor
cantidad
de
proveedores en el
caso de los servicios
especializados
No poder controlar
la materia prima
para la realizacin
de los proyectos,
dificultad
para
acceder
a
la
ubicacin
de
materiales,
provocando
deterioro de alguno
de ellos.

X
X

DIAGNOSTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS

ASPECTOS

CARACTERISTICAS

EFECTO

Desconocimiento
de
la
cantidad
de
materiales
DISEO DE LOS No cuenta con un
existentes y del uso diario de
FORMATOS
DE formato el cual nos
ellos ( se realiza un llenado
CONTROL
DE brinde informacin
manual de las entradas y
INVENTARIOS
de las existencias
salidas, y no se actualiza
diariamente el KARDEX)

CALIFICACION
M R
B
E

DIAGNOSTICO DE CONSERVACION Y PROTECCION DEL

ALMACEN

ASPECTOS

CARACTERISTICAS

EFECTO

CALIFICACIO
N
M R B E

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

Agentes
atmosfricos
Materiales
Ligeros y
Equipos

Los materiales se
encuentran
protegidos contra la
accin de agentes
atmosfricos
No se dan medidas
Agentes
de proteccin contra
atmosfricos la
corrosin,
Materiales
simplemente se les
Metlicos
cubre
contra
el
medio ambiente
Algunos materiales
Fecha de
son
perecibles
,
Vencimiento
presentan fecha de
vencimiento
Los
materiales
recin llegados se
Prioridad en la mezclan
con
los
salida de
materiales
materiales
antiguos
,
dificultando la salida
de los antiguos
Se cuenta con un
Extinguidor,
No
Incendios y/o
cuenta con otros
Siniestros
dispositivos
antiincendios
El
tipo
de
almacenamiento no
Riesgo de Robos permite un acceso
restringido al rea
de almacenaje
Internos

La mayora de los materiales

no estn apropiadamente
almacenados por lo tanto no
corren riesgo de deterioro

Exposicin
ambiente
materiales

al
de

medio
algunos

Ocasionan
gastos
por
materiales no utilizados, tal
es el caso del grouting.

Ocasiona la prdida de los

materiales antiguos por la
suspensin de su uso

Peligro al no tener seguridad

en caso de incendio

Fcil acceso, permite la

sustraccin de materiales
pequeos

Se realizan Registros Fcil ingreso de personal no

sistemticos a los autorizado,
no
existen
trabajadores
restricciones

x
x

DIAGNOSTICO DE RECEPCION Y REGISTRO DE MATERIALES.

ASPECTOS

RECEPCIN

REGISTRO

CARACTERISTICA
S
Los materiales son
verificados solo en
cuanto a cantidad.

No existe ningn
documento
o
formato donde se
registre la entrada
y fecha de los
materiales.

EFECTO
No se aplica el
procedimiento
establecido,
el
rea de inventarios
no
asume
el
control
Existe un registro
en
SAP,
sin
embargo este se
realiza
das
despus
del
ingreso
de
materiales
y

CALIFICACION
M

X
X

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

CATALOGACIN

Los materiales no
estn codificados
ni catalogados, la
identificacin
se
realiza
por
un
nombre comn.

equipos, tambin
se asume la falta
de personal.
Confusin en la
identificacin por
la existencia de
artculos con ms
de
un
nombre
comn.
No
se
aplica el registro
de las solicitudes
de
pedido
con
cdigos

DIAGNOSTICO DE MOVIMIENTO DE EXISTENCIAS.

ASPECTOS

CARACTERISTICA
S

No
existen
documentos que
REGISTRO
DE registren
la
MOVIMIENTOS
entrada y salida
de los materiales
a lo largo de la
realizacin de los
proyectos.

UBICACIN

No se emplea
una distribucin
adecuada en el
almacenamiento
de
los
materiales.

EFECTO

Desconocimiento
de la cantidad de
materiales
utilizados en la
produccin.
Falta
de
informacin
de
las cantidades de
existencias.
La mezcla de los
materiales ms
recientes
con
materiales ms
antiguos
dificultando
la
utilizacin
de
estos.

CALIFICACION
M

DIAGNOSTICO DE OPERACIONES DE ALMACEN.

ASPECTOS

CARACTERISTICA
S

EFECTO

VOLMENES DE Los
volmenes Almacenamiento
ALMACENAMIENT de
en exceso de
O
almacenamiento algunos

CALIFICACIO
N
M R B E

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

LOCAL

UBICACIN

SEALIZACIN

INVENTARIO
PERIDICO

no
se
han
determinado.
Las
reas
de
almacenamiento
estn
delimitadas
de
manera
emprica.

materiales.
Dificultad para el
manejo
de
materiales.
Deterioro
de
algunos
materiales
por
falta
de
condiciones para
su
almacenamiento.
En algunos casos
los
materiales
son difciles de
localizar.

Los
materiales
cuentan con un
rea fija dentro
de la planta lo
que facilita en
cierta medida su
ubicacin.
No existe
Desorden en los
materiales,
demora para la
ubicacin
de
algunos insumos.
No se realizan de No se detecta a
forma peridica. tiempo
Solo se realizan anomalas dentro
al momento que del
falta material.
almacenamiento
como
por
ejemplo:
Prdidas,
deterioro o falta
de materiales.

X
X

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

CONCLUSIONES:
Despus de realizar el diagnstico se lleg a las siguientes conclusiones:
Incorrecta distribucin en el almacn que provocaba ineficiencias en el
manejo de los materiales.
Falta de procedimientos, actualizaciones de inventario y catalogacin
de materiales.
Inadecuado almacenaje para la mayora de materiales, como es el
caso de los que se encuentran a la intemperie (Almacn Mayor).
Falta de personal, solo se cuenta con un Encargado de Almacn, el
cual no se abastece para la cantidad de proyectos existentes en el
rea y para las labores de administracin de almacn tales como, la
actualizacin

del KARDEX,

saldos de material,

clasificacin

de

sobrantes.
La posibilidad de errores por la introduccin manual de los ingresos y
salidas de material.
El desconocimiento en tiempo real de los materiales en las cuatro
divisiones del almacn: Almacn Mayor, Conteiner 01, Conteiner 02 y
Enmallado.
Falta de medidas de seguridad y sealizacin dentro de las cuatro
divisiones del Almacn.

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

RESUMEN DE DIAGNOSTICO.
DIAGNOSTICO DE LA ORGANIZACIN DEL AREA ALMACN.

ASPECTOS
Asignacin
de personal
en el rea
de almacn.

CARACTERISTICA
S
Se cuenta con una
persona
para
la
administracin del
almacn
y
despacho
de
materiales

Falta
de
definicin de
funciones,
responsabili
dades
y
tareas.

Las funciones no
estn definidas en
forma
clara
y
precisa, y tampoco
estn
asignadas
exclusivamente
a
una persona.

Comunicaci
n con las
dems reas
de
la
empresa.

Existe una buena

relacin
entre
almacn
y
las
dems reas.

Nivel
de
Capacitacin
en
las
labores
de
Despacho

Reconocimiento de
los materiales y/o
equipos

Control
de
salidas
de
materiales

Los materiales no
estn clasificados ni
ordenados
de
manera
que
se
facilite un registro
de los mismos

EFECTOS

CALIFICACION

Dificultad para
realizar
actividades
importantes
debido a la falta
de tiempo de
personal
necesario para
realizar
las
labores dentro
del almacn
Desorganizaci
n
de
las
actividades
a
realizar, a su
vez estas no se
realizan
teniendo
un
procedimiento
formal.
Mayor
carga laboral en
una
determinada
persona.
Conocimiento
de rpido de
problemas
comunes
buscndoles
una
rpida
solucin.
Se realiza una
rpida atencin
a
los
solicitantes

No se cuenta
con informacin
actualizada
respecto a las
salidas
de
materiales

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

Es necesario la asignacin de recursos, tanto personas como recursos

tecnolgicos (computadora) que facilite un registro rpido y una
actualizacin eficiente de los equipos y/o materiales en inventario.

No se cuenta con un manual de funciones para el almacenero,

tampoco

con

plan

de

contingencia

ante

cualquier

situacin

desfavorable; todo el trabajo recae en una sola persona; es necesario

realizar

funciones

compartidas

para

un

mejor

control

de

los

inventarios.

Se requiere la coordinacin con los jefes de almacn y dems

autoridades, para que brinden las soluciones a los problemas que se
presentan y para contribuir a un mejor mantenimiento del almacn.

Se debe disear un nuevo formato de registro de los materiales y

equipos ubicados dentro de almacn, que facilite el control de los
mismos, todo esto despus de realizar una catalogacin, clasificacin
y correcta ubicacin todo lo que existe en dicha rea y despus de
haber asignado los recursos necesarios para un mejor manejo de los
inventarios.

Asimismo es necesario registrar procedimientos que indiquen qu

debe hacerse y qu no est permitido dentro de almacn y contar
con los mecanismos necesarios en casos de accidentes, todo esto
para adoptar las medidas de seguridad y sancionar a quien atente en
contra de estos procedimientos; esto tambin est relacionado a los
formatos de inventario, ya que si un equipo o material ha sido
ubicado en una de las cuatro divisiones de almacn (conteiner 1,
conteiner 2, enmallado y almacn mayor) estos no pueden ser
movidos de una divisin a otra alterando la ubicacin establecida de
los materiales como actualmente ocurre, ya que al realizar el

GERENCIA DE PROYECTOS
Dpto. Planeacin y Procuracin

inventario se observ y comprob que no todas las piezas estn

ubicadas donde se indica y esto genera confusin no solamente por
no estar en la divisin que indican los registros actuales de inventario,
sino tambin porque piezas del mismo nombre se encuentran en
diversas partes lo que impide un fcil acceso a ellas y un inadecuado
y deficiente control de tales materiales y/o equipos.