Técnica Profesional en Asistencia Administrativa

Tareas desarrolladas por un profesional en asistencia administrativa

Son distintas las funciones que deberá desarrollar un profesional en asistencia

administrativa. Estas dependerán de las necesidades y operaciones que realice

cada compañía. Conoce algunas de ellas:

Gestionar documentos: Consiste en organizar, almacenar y archivar los archivos

que se manejen en la oficina. En consecuencia, se mantendrá una buena

organización. En ciertas oportunidades es común que tenga que redactar, editar

documentos, llevar actas y realizar minutas de las reuniones.

Planear eventos: El profesional estará a cargo de planificar todos los elementos

que se requieran para organizar un evento. Ejemplo de ello son los almuerzos, las

ferias y los congresos.

Administrar agendas: La coordinación entre cada una de las actividades de los

miembros de la compañía es una de sus tareas. Por ejemplo: las reuniones

laborales, las citas con clientes, la programación de eventos y los viajes de

negocios.

Revisar los controles de asistencia: Deberá supervisar la asistencia de los

colaboradores, y verificar la puntualidad de estos al ingresar y salir de la oficina.

Además, con este monitoreo podrán recopilar cierta información que les permitirá

hacerle seguimiento a algunos ítems. Por ejemplo, conocer cuáles empleados

tienen mayor ausencia de manera injustificada.

Atender de manera telefónica y virtual: Esta función ya está cubierta por otros

profesionales en algunas compañías a nivel mundial. No obstante, todavía es

común que el asistente administrativo deba contestar llamadas o correos

electrónicos para resolver dudas o inquietudes.

Gestionar el soporte tecnológico: Deberá estar pendiente de que la tecnología la

empresa estén funcionando bien. De no ser así, estará en capacidad de gestionar el

soporte técnico necesario.

Atender a visitantes y usuarios: El profesional tendrá la tarea de coordinar y guiar

al interior de la empresa a los visitantes. Por ejemplo: los clientes, socios

comerciales o proveedores.

¿Dónde estudiar asistencia administrativa?

Existen muchas universidades alrededor del país que ofrecen el programa

asistencia administrativa. Cada una de ellas, con un pensum distinto. Por ejemplo,

existe el SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), una entidad pública en la que las

personas pueden capacitarse gratis. Además, posee 33 regionales.

El programa de asistencia administrativa en el SENA dura 12 meses, 6 de etapa

lectiva y 6 de etapa práctica. En el trascurso de este tiempo los aprendices reciben

conocimientos afines con procesos administrativos, negocios y contabilidad.

Al culminar su proceso, el egresado obtendrá el título de Técnico Profesional de

Asistente Administrativo. Por consiguiente, podrá desempeñarse en el sector público

y privado.

Algunos de los siguientes perfiles en los que se podrá enfocar son:

  Asistente administrativo
 Auxiliar de oficina, almacén, o contable
 Asistente de archivo
 Coordinador de servicios generales

Según el SENA, este programa fue creado con el objetivo de “brindar a los sectores

productivos la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y

profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su

entorno y del país”.

Además, en materia de empleo, el egresado en asistencia administrativa tiene

muchas ofertas de empleo. Esto se debe a que la mayoría de las oficinas requieren

de este tipo de personal.

Competencias que debe tener un asistente administrativo

En todas las profesiones se requieren ciertas habilidades para poder desempeñarse

en una compañía. Asimismo, será de gran ayudar para dar soporte en las metas

que se tenga.

No obstante, en el caso de un profesional de asistencia administrativa, las

competencias que reclaman las empresas hoy en día son:

 Gestionar el tiempo.
 Trabajar en equipo de manera coordinada.
 Tener capacidad de síntesis.
 Organizas funciones y tareas en base a prioridades.
 Poseer habilidades comunicacionales (orales y escritas).
 Tener buen manejo del computador.
 Contar con habilidades de servicio al cliente.

Además de esto, quien se desempeñe como asistente administrativo deberá

demostrar una actitud entusiasta y positiva, acatan