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HORARIO: Lunes a Viernes de 7:00 – 8:00pm

ASISTENTE ADMINISTRATIVO 2

 ¿QUÉ ES UN ASISTENTE?

Es una persona que ayuda a otra en algunos actos o tareas.

 ¿QUÉ ES ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

Un asistente administrativo, es también llamado auxiliar administrativo, se

encarga de trabajar como facilitador y mediador de
las tareas administrativas en una empresa, ejerciendo su trabajo en la
oficina y realizando tareas como atención al cliente, registro y archivo de
documentos, fotocopiados, actualización de información, gestión
pública y de documentación, etc.
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¿Cuáles son las funciones del 4

auxiliar administrativo?
Sus tareas principales están relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:
 Recepción de documentos.
 Atender llamadas telefónicas.
 Atención a las visitas.
 Archivo de documentos.
 Cálculos elementales.
 Informar sobre todo lo referente al departamento que pertenece.
 Estar al día de la tramitación de expedientes.
 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones.
 Debe tener amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial
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FUNCIONES DEL
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Realizar tareas administrativas de 6

forma diaria
 Enviar correos electrónicos que son previamente
redactados o estructurados por el administrativo. Es
importante, además, que monitoree constantemente
esta línea de comunicación.
 Realizar fotocopiados de documentos para el equipo
de la empresa.
 Archivar y registrar documentos para encontrarlos con
facilidad. Podrán ser recibos, hojas de cálculo, registros,
etc.
 Llevar a cabo la atención al cliente, tanto presencial
como a distancia (llamadas).
 Registrar y anotar cualquier mensaje que sea dejado.
 Llevar y manejar el registro empresarial 7
Una de sus principales tareas es llevar a cabo un buen registro de todo lo que acontece
en la empresa: salarios, mercancías, contabilidad, reparto de insumo entre
departamentos, entre otros. Al mismo tiempo, debe saber manejar y administrar los
equipos informáticos y la base de datos, ya que la utilización de estas tecnologías, en la
actualidad, se ha extendido a todos los sectores y les facilita muchísimo la labor.
 Planificación y coordinación 8

Al buscar la precisión de lo qué es asistente

administrativo, entendemos que este llevará a
cabo labores de planificación en segundo
plano. Se debe esto a que recibirá instrucciones
directas de su superior para agendar,
programar, y gestionar citas, reuniones, viajes
o eventos corporativos.
Sin embargo, es tarea del asistente
administrativo asegurarse que todo plan se
ejecute bien: que las reservaciones estén en pie,
que la logística del evento funcione, que la
agenda esté libre cuando exista alguna reunión,
etc.
 Actividad contable 9

En este ámbito nos percatamos que también el asistente administrativo ocupa parte de las
funciones generales, debido a que este debe estar capacitado para realizar labores
de contabilidad, cálculo, facturación, etc.
Recuerda que dentro de las tareas administrativas existen muchas competencias contables
con las que debe contar el individuo de modo que pueda ejercer sus funciones de la mejor
forma posible.
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Otras labores anexas pero imprescindibles 11

El asistente administrativo debe notificar cualquier problema que exista con los
instrumentos que utilice para realizar su trabajo. Es decir, si una impresora se daña
o falla, el auxiliar debe inmediatamente notificarlo, por solo poner un ejemplo.
Es muy importante mantener su área de trabajo ordenada y limpia, pues esto dirá
mucho del tipo de profesional que es y aumentará sus probabilidades
de promoción.
PERFIL DE UN BUEN ASISTENTE 12

ADMINISTRATIVO
 Buena organización
El atributo mas portentoso de una Asistente Administrativo es la precisión y la
organización. Debido a la naturaleza de sus funciones, el seguimiento de diversos
procesos administrativos en tiempos específicos, como pueden ser la compra de
insumos, mantener al día la información financiera, atender a clientes y a
empleados de distintos departamentos, la persona en esta posición, para cumplir a
cabalidad su puesto, debe reflejar orden y concierto en la vestimenta, en el
momento de comunicar las órdenes y arreglar los imprevistos que surjan bajo su
mando
Facilidad en las relaciones interpersonales 13
Una de las cualidades más apreciadas es la facilidad de su comunicación. Debido a
la gran cantidad de usuarios, personal, socios de negocios, entre otros, que nutren
las relaciones de una compañía, el asistente administrativo, al ser un colaborador
directo, se identifica como la cara representativa de la organización, y por ende,
debe actuar en consonancia con la calidad y valores de los que es portador.
Confidencialidad de la información 14
Uno de los elementos fundamentales al sondear sobre la naturaleza de qué es asistente
administrativo, es su discreción y el buen uso de la información. Debido a la relación
directa que el asistente contable tiene con la información de una empresa, (por
ejemplo, sobre el funcionamiento interno de la institución, las finanzas, la cifra de los
salarios y contrataciones, así como los datos referentes a los clientes o usuarios de la
compañía) este tendrá que aplicar la administración segura, protección y resguardo
de datos de vital importancia para la compañía y sus empleados.
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Dinámico y proactivo: dispuesto a aprender
Una de las características mejor ponderadas y valoradas por su influencia en el
clima laboral, la cual es el estar presto para el aprendizaje y la iniciativa. Un
asistente contable, a pesar de estar bajo las directrices de un superior, tiene cierto
margen para emprender y accionar. Y las empresas de cualquier área del campo
laboral, ven con buenos ojos las propuestas y alternativas de las que es capaz un
buen empleado. Además, gracias a la pasmosa velocidad con la que se suceden
los avances en la tecnología de empresas, un auxiliar contable debe tener
flexibilidad y adaptación al cambio para saber manejar los nuevos equipos
requeridos y encontrar su lugar en los nuevos espacios que se puedan abrir.
¿Qué es el MOF? 16

El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las

empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han
adoptado, y que sirve como guía para todo el personal

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de

gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel de puestos de trabajo
o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP).
Contenido del MOF 17

 Carátula. Debe contener los datos básicos de la organización. ...

 Índice. Es la relación de puntos o capítulos contenidos en el
manual.
 Objetivo del manual. ...
 Alance. ...
 Base legal. ...
 Estructura orgánica: organigrama estructural y funcional. ...
 Cuadro orgánico de cargos. ...
 Descripción de funciones de los cargos.
 ¿Qué es un organigrama? 18
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional y el capital humano de
una organización, que muestra la línea de reporte de todos los puestos y empleados, así como la
relación entre los diferentes departamentos.

OBJETIVO.- es dar claridad a todos los

colaboradores para que tengan un
panorama claro de la estructura actual
de la organización, permitiendo
identificar su rol dentro de la misma y
detectando las fortalezas o áreas de
oportunidad.
¿Para qué sirve un organigrama? 19

 Detectar fallos en la estructura organizacional

 Distribuir mejor la autoridad.
 Actualizar el sistema de personal.
 Comunicar la estructura interna.
Tipos de Organigrama 20
1. POR SU NATURALEZA: 21

Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

 Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse

a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman
 Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.
 Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso
administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el
sector público
 2. POR SU FINALIDAD: 22
Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
 Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo
de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a
personas no especializadas
 Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos
del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma,
tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal,
de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc.
 Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o
formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por
ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo
haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
 Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta
todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
 3. POR SU ÁMBITO:
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Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
 Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado
nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar
hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado
suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina
 Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [
 4. POR SU CONTENIDO: 24
Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
 Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una
organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los
organigramas generales e integrales son equivalentes
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 Funcionales: Incluyen las

principales funciones que tienen
asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este
tipo de organigrama es de gran
utilidad para capacitar al personal
y presentar a la organización en
forma general.
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 De puestos, plazas y unidades: Indican

las necesidades en cuanto a puestos y el
número de plazas existentes o
necesarias para cada unidad
consignada. También se incluyen los
nombres de las personas que ocupan las
plazas
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: 27

Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas:

 Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la
parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son
los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de
organización recomiendan su empleo.
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 Horizontales: Despliegan las unidades de

izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo. Los niveles
jerárquicos se ordenan en forma de
columnas, en tanto que las relaciones
entre las unidades se ordenan por líneas
dispuestas horizontalmente.
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 Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza

combinaciones verticales y horizontales
para ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda utilizarlos en
el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.
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 De Bloque: Son una variante de los verticales y

tienen la particularidad de integrar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos.
Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles
jerárquicos.
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 Circulares: En este tipo de diseño

gráfico, la unidad organizativa de
mayor jerarquía se ubica en el centro
de una serie de círculos concéntricos,
cada uno de los cuales representa un
nivel distinto de autoridad, que
decrece desde el centro hacia los
extremos, y el último círculo.
 MANEJO DE SISTEMA 32

DOCUMENTARIO EN LA GESTIÓN
PÚBLICA MUNICIPALIDADES
 ¿Qué es un sistema documentario?

Es el proceso de capturar, almacenar, organizar y simplificar la gestión

de los documentos de una empresa, de manera que estos puedan ser
localizados fácilmente por los abogados, quienes pueden ahorrar
tiempo y esfuerzo durante la búsqueda de cualquier tipo de
información legal. De aquí que sea extremadamente importante
saber qué es gestión documental, ya que le permite a los letrados
optimizar su recurso más valioso: el tiempo
 Importancia de la gestión documental 33

 La importancia radica en la
practicidad que le aporta al trabajo
diario de los abogados. Gracias a
esta, los usuarios pueden consultar y
buscar información de forma rápida,
fácil y muy precisa.
 Destaca que esta sirve para agilizar el
uso compartido de documentos entre
las personas más interesadas.
MANEJO DE SISTEMA DOCUMENTARIO EN LA
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GESTIÓN PÚBLICA MUNICIPALIDADES
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RECEPCION DE DOCUMENTOS 36

PROXIMA
CLASE