Técnico en Asistencia Administrativa

Un Asistente Administrativo realiza tareas de asistencia y acompañamiento en las

actividades cotidianas que desarrolla una empresa, las cuales son fundamentales
para el funcionamiento eficaz de la misma. De este modo, siendo un asistente
administrativo estarás en capacidad de efectuar una diversidad de funciones de
oficina como asistir, coordinar y ejecutar tareas gerenciales, preparar y entregar
informes de labores, así como presentar informes de resultados y metas obtenidas.
Claro está que el perfil y las funciones del asistente administrativo están directamente
relacionadas con el área de operación de la empresa en la que se trabaje. Sin
embargo, podemos señalar una serie de tareas comunes que han de ser
desarrolladas en toda empresa por el asistente administrativo, como:
1- La gestión de documentos: es una de las
principales tareas del asistente administrativo.
Consiste en mantener la buena organización,
administración y almacenamiento de los
documentos y archivos manejados por las
personas que trabajan en la oficina. Incluso en
ocasiones se encarga de realizar redacciones,
revisar y editar documentos, así como llevar
actas y minutas de las reuniones realizadas.

2- La planeación de eventos: es una tarea que puede ser simple, como planear un
almuerzo o una reunión de trabajo; o compleja como organizar un congreso o fiesta
empresarial. En todo caso, el asistente administrativo deberá ocuparse de gestionar
y planificar todas las tareas necesarias para la
realización del evento o actividad.
3- La atención presencial a usuarios y
visitantes: ya sean clientes, proveedores o
socios comerciales; el asistente administrativo
es la guía, es quien organiza las agendas y
quien sirve de apoyo a las personas que por una u otra razón visitan la empresa,
institución u organización.
4- La atención telefónica y virtual: no siempre es una tarea del asistente
administrativo. Sobre todo, las grandes empresas tienen personas enfocadas solo en
esta actividad. Sin embargo, en ocasiones el asistente administrativo debe contestar
llamadas y gestionar correos electrónicos.
5- La administración de agendas: una de las tareas de mayor importancia. Esto es
lo que hace que la empresa fluya sin contratiempos y que las actividades de los
distintos miembros y gerentes estén coordinadas. Por lo general tiene que ver con la
programación de eventos, citas, reuniones de trabajo y viajes de negocios.
6- La contabilidad: aunque por lo general las empresas cuentan con personal
especializado en el área contable, en ocasiones el asistente administrativo debe
presentar informes de gastos y llevar la contabilidad en situaciones particulares.
7- La gestión tecnológica: el asistente administrativo debe velar por que los recursos
tecnológicos de la empresa estén en estado de óptimo funcionamiento. En tal sentido
es su tarea gestionar adecuadamente el soporte técnico necesario para tal fin.
En rasgos generales este es el perfil de desempeño del asistente administrativo.
Si te sientes atraído por esta carrera y quieres mejorar tus competencias laborales,
no lo pienses y comienza desde ya a cambiar tu futuro.