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Manual de compras.

Julian David Joya Rodriguez

Laura Natalia Blanco Riaño
Nelsy Alejandra Oriz Zamora

Escuela latinoamericana de ingenieros, tecnólogos y empresarios.

Ingenieria de petroleo y gas.

Bogotá - Colombia

2017
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Manual de compras.

Julian David Joya Rodriguez

Laura Natalia Blanco Riaño
Nelsy Alejandra Ortiz Zamora

Documento resumen compras.

Asesor

Ing. Iván Poveda.

Escuela latinoamericana de ingenieros, tecnólogos y empresarios.

Ingenieria de petroleo y gas.

Bogotá - Colombia

2017
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CONTENIDO.

CONTENIDO. 3

Resumen Error! Bookmark not defined.

Introducción 5

Objetivos 6

Capítulo I. Caracterización Organizacional 7

Productos 7

Capítulo II. Propuesta de mejora (Manual). 8

Misión: Error! Bookmark not defined.

Conclusiones y recomendaciones Error! Bookmark not defined.

Anexos Error! Bookmark not defined.

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Resumen

El siguiente estudio tratará de evidenciar la importancia de la ingeniería industrial mediante los

análisis de los procesos de compras, ilustrando por medio diagrama cadena de
valor,abastecimiento, compras y pronósticos de dichos acontecimientos.

El estudio también pretende caracterizar y evaluar las gestiones de procesos en la empresa

ESMERALDA., entidad que se desempeña en el sector Comercial de productos, con equipos que
garantizan los mejores productos pasteleros y panaderos a la mejor calidad con excelente
servicio. Con el objetivo de establecer una línea base para promover acciones de mejoramiento
en los procesos de compras y de gestión de la cultura de proyectos de la empresa
ESMERALDA.

Abstract

The following study will try to show the importance of industrial engineering through the
analysis of the purchasing processes, illustrating through diagram value chain, supply, purchases
and forecasts of such events.

The study also aims to characterize and evaluate the processes management in the company
ESMERALDA, an entity that works in the Commercial sector of products, with equipment that
guarantees the best pastry products and bakers to the best quality with excellent service. With
the objective of establishing a baseline to promote actions of improvement in the processes of
purchase and management of the project culture of the company ESMERALDA.
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Introducción

Toda empresa diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto
planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa.
Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada
unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores.

Ha de destacarse que el presupuesto refleja el resultado obtenido de la aplicación de los planes

estratégicos, es de considerarse que es fundamental conocer y ejecutar correctamente los
objetivos para poder lograr las metas trazadas por las empresas.

También es importante señalar que la empresa debe precisar con exactitud y cuidado la misión
que se va regir la empresa, la misión es fundamental, ya que esta representa las funciones
operativas que va ha ejecutar en el mercado y va ha suministrar a los consumidores.

El análisis de caracterización y gestión de procesos en ESMERALDA se basa en los principios

de la ingeniería industrial y sus métodos aplicados en la planeación de compras, para tener
conclusiones eficaces y óptimas en aplicación a la empresa.
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Objetivos

Objetivo general:

Comprender y aplicar la importancia de la planeación estratégica de los procesos de compras.

También se gestionará y caracterizan los procesos de la empresa pyme ESMERALDA.
basándose en los estudios realizados en la asignatura ”compras”.

Objetivos específicos:

1. Construir una caracterización de procesos en la empresa ESMERALDA.

2. Proponer un plan de mejora con los respectivos procesos analizados, con el fin de
construir una estrategia de planeación y organización de la compras..

3. Evaluar los resultados obtenidos que se desarrollaron en la empresa con la

implementación de los parámetros suministrados en la asignatura.
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Capítulo I. Caracterización Organizacional

ESMERALDA

Fecha: 04 de junio del 2017

Logo

Misión Sin misión.

Visión Sin visión.

Fecha de creación 1966

Nº de empleados 45

Nº de departamentos 1. Producción
2. Comercio.

Historia de la En una navidad de 1966 el Sr. Marcos Rodríguez y la Sra.

empresa Aura Alicia Salamanca de Rodríguez crearon el Roscón y Pan
resobado de La Vega, Cundinamarca, inmersos en pleno
desarrollo de un municipio cálido y amable, con muy pocos
implementos se empezaron a forjar las bases de esta exitosa
empresa…………….
Tomado de: http://www.panaderiaesmeralda.com/nosotros.php?ref=menu-carta

Productos PRODUCTOS
1. Panadería.
2. Roscones resobados.
3. Desayunos
4. Postres
5. Helados.
6. Bebidas.

Tipo de empresa Empresa de productos de la parte panadera y pastelera.

Actividad principal Fabricación de roscones resobados. .

Sector vinculado Comercial.

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Capítulo II. Propuesta de mejora (Manual).

1. INTRODUCCIÓN

El presente Manual contiene las normas y políticas de obligatorio cumplimiento

para el proceso de compras de la Panadería Esmeralda

2. ALCANCE

El presente manual busca evaluar la gestión en el proceso de compras en la

empresa ESMERALDA., entidad que se desempeña en el sector Comercial de
productos, con equipos que garantizan los mejores productos pasteleros y
panaderos a la mejor calidad con excelente servicio.

3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS

Estará conformado por las propietarias Aura Alicia Salamanca y Esmeralda

Rodriguez Salamanca quienes se encargaran de resolver inquietudes sobre este
procedimiento.

4. ASPECTOS FINANCIEROS

4.1. Régimen tributario, aduanero y cambiario

Las negociaciones con Proveedores, nacionales, están sujetas a impuestos, IVA,

retenciones e Industria y Comercio. Igualmente es importante analizar cuáles son
las implicaciones aduaneras y cambiarias de cada contrato, con el apoyo de la
Gerencia Legal Tributaria y Área de Coordinación de Impuestos.

Finalmente, debemos tener en cuenta que no es obligatoria la expedición de

facturas. Aunque es deseable que el Proveedor expida factura siempre por los
servicios prestados, la factura no es, desde el punto de vista tributario, necesaria
para el soporte de gastos por contratos.

4.2. Anticipos

Por regla general, en los contratos que celebre ESMERALDA no se pactará el pago
de anticipo al Proveedor.

Sin embargo, atendiendo la naturaleza del Contrato se podrá pactar anticipo en

aquellas negociaciones que sean mayores 10 SMLMV, por un monto que no
excederá el 5% del valor del respectivo Contrato, siempre y cuando la necesidad
del anticipo esté justificada.
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4.3. Pólizas y garantías

El Contratista con el Área de Riesgos y Seguros debe informar al Proveedor, desde

el inicio de la negociación, sobre las pólizas y garantías que se deben otorgar a
favor de ESMERALDA.

El Proveedor podrá contratar las garantías con las aseguradoras del mercado
aprobadas por ESMERALDA y que hagan parte de la “Póliza Matriz de Grandes
Beneficiarios” en el caso de que tales seguros consistan en Pólizas de
Cumplimiento y Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual. El Proveedor
se obligará a constituir las garantías necesarias establecidas a continuación, donde
el tomador, asegurado y beneficiario será EL CONTRATANTE y el afianzado será
EL CONTRATISTA.

El Área Contratante debe revisar que las pólizas que entregue el Proveedor
cumplan con las coberturas correspondientes de acuerdo con el presente Manual
respecto a objeto, valores y vigencias. La vigencia y el monto para cada una de las
pólizas que se indican en el presente Manual son las mínimas requeridas, pero el
Área Contratante junto con el corredor y la asesoría del Área de Riesgos y Seguros
podrá aumentar los porcentajes y vigencias de las establecidas, de conformidad
con el análisis de riesgo realizado al negocio.

En toda contratación que supere los 5 SMMLV, es decir, las de superior y mayor
cuantía, o en aquellas en las que el Área Contratante lo considere necesario según
el riesgo asociado al Contrato, se deberán exigir las pólizas y garantías aplicables,
en las condiciones mínimas relacionadas a continuación:

5. ASPECTOS LABORALES.

Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecerá en materia

laboral lo siguiente:

1. Si los trabajos se realizan en las instalaciones de ESMERALDA, el

Proveedor está obligado a cumplir los reglamentos establecidos por
ESMERALDA y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos
de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de LA ESMERALDA.
2. En caso de ser requerido, el Proveedor deberá demostrar que al personal
empleado para la ejecución del Contrato celebrado con ESMERALDA, le
ha efectuado el pago de los salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones a que hubiere lugar. Esta obligación se incluirá en los
Términos y Condiciones o Contrato que se negocie. En caso de que se
verifique el no cumplimiento por parte del Proveedor de sus obligaciones
laborales.
3. ESMERALDA podrá realizar auditorías laborales integrales, en las cuales
se realizará entre otros, la verificación del cumplimiento de los estándares
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del RUC.
6. ASPECTOS AMBIENTALES

Los Proveedores deberán cumplir con la totalidad de la normatividad ambiental

que le sea aplicable según la actividad que desarrollen.

La política de sostenibilidad de ESMERALDA será difundida a los Proveedores,

como guía general para el desarrollo de las actividades. Adicionalmente, los
Proveedores deberán realizar las siguientes actividades, cuando en la ejecución del
Contrato se evidencian manejos ambientales:

1. El Interventor del Contrato por parte de ESMERALDA, deberá coordinar una

reunión inicial con el Proveedor para la difusión y explicación de la política de
sostenibilidad.

2. Deberán realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados y

cumplir con los requisitos ambientales en el desarrollo de sus actividades.

3. Cuando quiera que un Proveedor como consecuencia del desarrollo de su labor

genere contaminación o daño ambiental, éste será responsable
económicamente por las actividades de recuperación, por los daños y
perjuicios generados a ESMERALDA tanto desde el punto de vista operativo
como desde el punto de vista legal.

7. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO

En los contratos de prestación de servicios, cuando el Área Contratante lo estime

conveniente, se pactará acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor.

En los Acuerdos de Niveles de Servicio, se incluirá a criterio del Área Contratante

aspectos como los siguientes:

• Indicadores que permitan medir la calidad del servicio.

• Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto a ejecutar.

Los anteriores aspectos deberán tener asociadas unas penalidades o descuentos en

caso de incumplimiento, las cuales serán definidas por el Área Contratante con el
apoyo del abogado de la Gerencia.

En caso de requerirse la prestación de un servicio o la ejecución de un trabajo por

parte de un Proveedor dentro de las instalaciones de ESMERALDA, deberá
contemplarse en el respectivo Contrato o documento legal que se suscriba entre
ESMERALDA y el Proveedor lo siguiente:
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1. Se deberá definir con el Proveedor quién asumirá el costo por concepto de

servicios públicos, llamadas telefónicas, servicios de Internet y otros servicios
de comunicación y en qué porcentaje.

2. En caso de que el Proveedor requiera vigilancia dentro de las instalaciones de

ESMERALDA, se establecerá que en todos los casos la vigilancia será
prestada por ESMERALDA o por quien éste designe y los costos que se
generen por la seguridad y vigilancia al servicio del Proveedor, será asumidos
por él, incluyéndose el valor por la vigilancia.

Una vez suscrito el Contrato, y al momento del ingreso del Proveedor a las
instalaciones de ESMERALDA para su ejecución, se llevará a cabo lo
siguiente:

1. El Proveedor deberá entregar la lista completa de los empleados que prestarán

los servicios o ejecutarán los trabajos, con el fin de permitir su ingreso a las
instalaciones, ESMERALDA, deberá ponerle de presente al Proveedor que los
empleados cuyo ingreso no esté previamente informado no podrán ingresar a
las instalaciones.

2. El Proveedor deberá cumplir el procedimiento establecido por ESMERALDA

de control de acceso a las instalaciones.

PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD

Consiste en la identificación del bien o servicio que ESMERALDA requiere, en

términos de cantidad, calidad y demás especificaciones, por parte del Área de Compras.

2. PRESUPUESTO

El Área de Compras verificará la disponibilidad presupuestal para la adquisición del

bien o servicio, de acuerdo al presupuesto de gastos del área o de acuerdo al presupuesto
del proyecto, según el caso.

3. ATRIBUCIONES

El Área Contratante además de la disponibilidad presupuestal antes mencionada.

Así mismo, deberá tener en cuenta lo siguiente:
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3. Las Atribuciones están limitadas atendiendo la órbita de acción y los procesos

a cargo del titular de la Atribución.

4. Las Atribuciones no podrán ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales

como vacaciones, incapacidades, licencias o inexistencia de la posición en la
estructura de la Compañía. En dichos casos la delegación podrá hacerse por el
titular de la Atribución (delegante) o su inmediato superior jerárquico, a
personas de un rango superior, inferior o del mismo nivel del delegante, de su
misma área.
5. Ninguna negociación de bienes y servicios debe ser fraccionada para efectos
de sustraerse de las reglas de competencia o Atribuciones acá establecidas.

4. ÁREA ENCARGADA

El Área de Compras será responsable de negociar la contratación de las adquisiciones

de bienes y servicios conjuntamente con el Área Contratante cuando sea necesario,
salvo que se trate de lo siguiente:.

1. Celebración de contratos laborales, los cuales estarán a cargo de la Gerencia.

2. Celebración de contratos que estén directamente vinculados con los bienes
inmuebles de ESMERALDA y no hagan parte del negocio inmobiliario, los
estarán a cargo de la Gerencia.
3. Celebración de contratos de cualquier tipo de servicio financiero, los cuales
estarán a cargo de la Gerencia.

5. COMPRAS ESPECIALES

Para los siguientes casos se permitirá la solicitud de una sola cotización, de acuerdo a su
cuantía:

● Los trabajos o servicios que por su especialidad o por sus calidades, sólo
determinada persona pueda ejecutar, o la adquisición de bienes que solamente
un Proveedor pueda suministrar, como por ejemplo, los contratos con un
representante exclusivo de determinada marca.
● La contrataciones requeridas para atender los efectos derivados de la
ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor y caso fortuito.
● Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta de solo
una de ellas. En estos casos deberá dejarse constancia de la solicitud inicial de
las cotizaciones.
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Cuando se presenten negociaciones de bienes y servicios de los presentes casos

especiales, cada caso deberá ser informado a la Gerencia.

Existen otros dos casos especiales, las llamadas “Compras Urgentes”, que generalmente
se realizan para cubrir necesidades urgentes de la operación y los proyectos, que no son
susceptibles de cubrirse con los inventarios y las “Compras Especiales de Mínima
Cuantía”.

Las cuales previo a un convenio con los Proveedores, se utilizan para alimentación y uso
de espacios externos para eventos. Estos procedimientos están establecidos y definidos
por el Área de Compras y aprobados por el Comité de Contratación y Compras.

Misión:

Somos una empresa familiar dedicada a ofrecer al público servicios de panaderia y pasteleria
personalizada, con más de 50 años de tradición y creadores del pan resobado típico del
municipio de La Vega Cundinamarca.

Visión:

LA ESMERALDA pretende en el 2025 ampliar sus canales por medio de un quinto punto en la
ciudad de Cartagena pudiendo llegar a más personas, también se buscará que siga siendo una
panadería líder en el mercado del roscón y pan resobado, mediante el buen servicio y la calidad
de sus productos,

Eslogan:

La felicidad de nuestros clientes es nuestra mayor satisfacción.

Análisis de datos

En la visita que se realizó a la panadería la ESMERALDA, se noto que los clientes se veían
insatisfechos en el servicio, pues los fines de semana la cantidad de gente es mucha lo que
genera demora al ser atendidos, generando un malestar en el público. Es por esto que se quiso
hallar las causas de este problema y para esto se realizó un diagrama de causa y efecto.
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Diagrama 1. Causa y efectos.

La causa del poco cliente satisfecho se determinó por tres principales efectos (Producto de baja
calidad, precios altos, soporte insuficiente.), donde permite un análisis de mejora muy
importante, ya que se considera que si se mejora la productividad se aumentará de una manera
exponencial y para el análisis se determinó un diagrama de árbol el cual me permitirá analizar
los ´parámetros más importantes.
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Diagrama 2. Árbol del gasto basado en dig. causas y efecto.

Con este diagrama de gasto se dio solución a la problemática de la insatisfacción del cliente,
expuesta anteriormente.
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Diagrama 3. Organigrama jerárquico para ESMERALDA

Diagrama 4. Cadena de valor.

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Pronostico
Es necesario implementar un pronóstico para las ventas al evidenciarse que se entraba más de
lo que salía ocurriendo que se almacene productos que el consumidor prefiere frescos. Como
solución se inspeccionó los datos de ventas de distintos periodos.

Diagrama de Pareto

 Causa 1: Roscon resobado

 Causa 2: Margarina Dagusto
 Causa 3: Bocadillo
 Causa 4: Pan
 Causa 5: Arepas
 Causa 6: Empanadas
 Causa 7: Roscones
 Causa 8: Mogicon
 Cusa 9: Levadura

Enero:
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Febrero:

Marzo:

Abril:

Mayo:
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Propuesta de pronóstico
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Conclusiones y recomendaciones

● Teniendo en cuenta la demanda y los diagramas de producto de entrada y salida, se

considera que el personal que atiende en ocasiones no dan abasto con los clientes, se
recomienda aumentar el personas para mejorar el nivel de servicio.
● En algunas ocasiones la panadería no cuenta con un control de pronóstico en materia
prima, ocasionando un desorden en la toma de pedidos y en el inventario stock que
deberían tener para algunos elementos básicos en una panadería como harina,
mantequilla y levadura.
● En uno de los puntos de la panadería tiene un segundo piso, las meseras del lugar no
tienen un sistema digitalizado de pedidos que les ahorre tiempo en los desplazamiento.
● Se noto un desorden en la entrega de los pedidos por parte de los meseros hacia la jefe
de meseros, se recomienda proporcionar un control de pedidos, con un sistema
digitalizado que permita agilizar la salida del producto, disminuyendo la comunicación y
aumentando la precisión de cada pedido.