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SESIÓN 01: HERRAMIENTAS DE
GESTIÓN DE DATOS

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 OBJETIVO

El objetivo de la presente sesión es repasar las

principales funciones y herramientas de
gestión de datos que provee Microsoft Excel.
Además, se mostrará la utilización de la
grabadora de Macros.

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 CONTENIDO

OBJETIVO ............................................................................................................... 3
CONTENIDO .......................................................................................................... 4
INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 6
Funciones de fecha y hora ................................................................................ 7
FUNCIÓN HOY ................................................................................................... 7
FUNCIÓN DIAS360 ............................................................................................ 7
FUNCIÓN DIAS.LAB ........................................................................................... 8
FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL ................................................................................... 9
FUNCIÓN DIAS................................................................................................... 9
FUNCIÓN FECHA ............................................................................................. 10
FUNCIÓN AÑO ................................................................................................ 10
FUNCIÓN FRAC.AÑO ..................................................................................... 10
FUNCIÓN HORA .............................................................................................. 11
FUNCIÓN AHORA ........................................................................................... 12
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA...................................................... 13
FUNCIÓN BUSCAR .......................................................................................... 13
FUNCIÓN BUSCARH ........................................................................................ 13
FUNCIÓN BUSCARV ........................................................................................ 14
FUNCIÓN COINCIDIR ..................................................................................... 15
FUNCIÓN DESREF ............................................................................................ 16
FUNCIÓN ELEGIR ............................................................................................. 17
FUNCIÓN INDICE............................................................................................. 18
FUNCIÓN INDIRECTO...................................................................................... 19
ORDENAR Y FILTRAR ........................................................................................... 20
ORDENAR......................................................................................................... 20
FILTRO ............................................................................................................... 20

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 FILTRO AVANZADO ......................................................................................... 21
TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS .................................................................... 23
TABLA DINÁMICA............................................................................................ 23
GRÁFICO DINÁMICO ..................................................................................... 24
MACROS .............................................................................................................. 26
DESARROLLADOR ........................................................................................... 26
GRABADORA DE MACROS ........................................................................... 26

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 INTRODUCCIÓN

Las herramientas que nos ofrece el programa Excel son de gran utilidad
al momento de realizar consultas, filtros, ordenamientos, y demás
operaciones. Es por ello, que se debe de conocer las funciones básicas
que tiene la hoja de Excel y saber cómo aplicarlo para distintas
situaciones o planteamientos.

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 FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIÓN HOY

Permite encontrar el número de serie correspondiente a la fecha actual.

La función HOY requiere como argumentos los números correspondientes
al año, mes y día de la fecha deseada.

FUNCIÓN DIAS360

Permite calcular la cantidad de días entre dos fechas, basado en un año

de 360 días. La función DIAS360 requiere como argumentos los números
correspondientes al año, mes y día de la fecha deseada.

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FUNCIÓN DIAS.LAB

Permite calcular el número de días laborables entre dos fechas. Los días
laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se
especifiquen.

La función DIAS.LAB requiere como argumentos la fecha inicial y la fecha

final del periodo de análisis; así como las fechas que se considerarán no
laborables, las cuales se digitarán en el argumento vacaciones.

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FUNCIÓN DIAS.LAB.INTL

Permite calcular el número de días laborables entre dos fechas. Los días
laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se
especifiquen.

La función DIAS requiere como argumentos la fecha inicial y la fecha final

del periodo en análisis, indicar que días serán considerados fines de
semana y, especificar qué días serán no laborables.

FUNCIÓN DIAS

Permite calcular el número de días entre dos fechas

La función DIAS requiere como argumento la fecha inicial y la fecha final

del periodo de análisis.

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FUNCIÓN FECHA

Permite encontrar el número de serie correspondiente a una fecha,

determinada.

La función FECHA requiere como argumentos los números

correspondientes al año, mes y día de la fecha evaluada.

FUNCIÓN AÑO

Permite encontrar el año correspondiente a una fecha, mostrándolo

como un número entero comprendido entre 1900 y 9999. La función AÑO
requiere como argumento la fecha a evaluar.

FUNCIÓN FRAC.AÑO

Permite calcular la fracción de año que representa el número de días

entre dos fechas.

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La función FRAC.AÑO requiere como argumentos la fecha inicial y la
fecha final del periodo en análisis; así como la base según la cual se
contarán los días del año.

FUNCIÓN HORA

Permite encontrar la hora de un valor con formato hora; o, el número de

horas que representa una fracción de día. La hora se expresa como un
número entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.).

La función HORA requiere como argumento la hora a evaluar o la

fracción de día que se desea expresar en horas.

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FUNCIÓN AHORA

Permite encontrar el número de serie correspondiente a la fecha actual.

La función AHORA no requiere argumentos.

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 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA

FUNCIÓN BUSCAR

Permite buscar el valor de una celda a partir de un rango. Esta función se

especifica de dos formas: vectorial y matricial.

En su forma vectorial esta función requiere como argumentos el valor

buscado, el vector de comparación y opcionalmente el vector resultado.

En su forma matricial esta función requiere como argumentos el valor

buscado y la matriz de datos.

FUNCIÓN BUSCARH

Permite buscar el valor de una celda a partir de un rango.

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Esta función requiere como argumentos el valor buscado, la matriz en la
que se buscará, el indicador de filas y; opcionalmente, el valor lógico
ordenado que se especificará como FALSO cuando la coincidencia de
la búsqueda sea exacta, o, VERDADERO cuando esta sea aproximada.

Nótese que el siguiente ejemplo, Colombia es la variable de búsqueda y

esta se encuentra en las columnas, debido a que los meses son el criterio
de búsqueda y la función realiza la búsqueda de forma horizontal (las filas
son horizontales).

FUNCIÓN BUSCARV

Permite buscar el valor de una celda a partir de un rango.

Esta función requiere como argumentos el valor buscado, la matriz en la

que se buscará, el indicador de columnas y; opcionalmente, el valor

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lógico ordenado que se especificará como FALSO cuando la
coincidencia de la búsqueda sea exacta, o, VERDADERO cuando esta
sea aproximada.

FUNCIÓN COINCIDIR

Permite buscar el valor de una celda a partir de un rango.

Esta función requiere como argumentos el valor buscado, la matriz en la

que se buscará, el indicador de columnas y; opcionalmente, el valor
lógico ordenado que se especificará como FALSO cuando la
coincidencia de la búsqueda sea exacta, o, VERDADERO cuando esta
sea aproximada.

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FUNCIÓN DESREF

Permite buscar el valor de una celda a partir de unas referencias. Esta

función requiere como argumentos una celda de referencia a partir de
la cual realizará la búsqueda, las referencias de fila y columna del valor
buscado; y, opcionalmente especificar el alto y el ancho del resultado.

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FUNCIÓN ELEGIR

Permite buscar el valor de una celda a partir de unas referencias. Esta

función requiere como argumentos el número ordinal del valor buscado
y los valores individuales que conforman la lista en la cual se buscará.

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FUNCIÓN INDICE

Permite buscar el valor de una celda a partir de algunos rangos y

referencias. Esta función se especifica de dos formas: referencial y
matricial.

En su forma matricial esta función requiere como argumentos la matriz

donde se buscará, así como los números de fila y columna del valor
buscado.

En su forma referencial esta función requiere como argumentos la

referencia, así como los números de fila, columna y área del valor
buscado.

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FUNCIÓN INDIRECTO

Permite buscar el valor de una celda a partir de la referencia del nombre

de la celda buscada. Esta función requiere como argumentos una celda
que contenga el nombre de la celda buscada; y, en el argumento a1
digitar VERDADERO.

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 ORDENAR Y FILTRAR

ORDENAR

Permite ordenar un rango de datos, según un criterio de encabezado

específico. La ruta para acceder a esta herramienta es: Datos // Ordenar
y filtrar // Ordenar

FILTRO

También llamado autofiltro, permite filtrar los datos de un rango en base

a criterios generales. Después de seleccionar los encabezados de la base
de datos, la ruta para acceder a esta herramienta es: Datos // Ordenar
y filtrar // Filtro.

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FILTRO AVANZADO

Permite filtrar los datos de un rango en base a criterios específicos. La ruta

para acceder a esta herramienta es: Datos // Ordenar y filtrar //
Avanzadas.

Para utilizar el filtro avanzado primero debemos crear una zona de

criterios, donde se colocarán el encabezado de la base de datos y
debajo de la variable a filtrar se colocará el criterio de filtro.

Cuando se desea realizar filtro de más de dos variables se consideran dos

tipos de relación:

- Y: cuando se filtra por el criterio 1 y el criterio 2, en cuyo caso los

criterios se colocan en la misma fila

- O: cuando se filtra por el criterio 1 o el criterio 2, en cuyo caso los

criterios se colocan en filas distintas (en la fila debajo a la del primer
criterio)

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 TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

TABLA DINÁMICA

Permite obtener una tabla en la que la información mostrada en filas y

columnas es variable.

La ruta para acceder a esta herramienta es: Insertar // Tablas // Tabla

dinámica.

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GRÁFICO DINÁMICO

Permite ordenar un rango de datos, según un criterio de encabezado

específico. La ruta para acceder a esta herramienta es: Insertar //
Gráficos // Gráfico dinámico.

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 MACROS

DESARROLLADOR

Antes de poder utilizar la grabadora de macros, debemos habilitar la

pestaña Desarrollador.

La ruta para habilitarla es: Archivo // Opciones // Personalizar cinta de

opciones.

GRABADORA DE MACROS

Las macros son acciones que se graban mientras se están ejecutando,

de tal forma que dichas acciones puedan volver a reproducirse sin la
necesidad de tener que ejecutarlas nuevamente.

Hay dos formas de grabar macros en Microsoft Excel: utilizando la

grabadora de macros y utilizando códigos de programación de Visual
Basic for Aplications (VBA).

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En este curso utilizaremos la grabadora de macros. Para grabar una
macro, hacer clic en “Grabar macro”

En la siguiente ventana podremos darle un nombre a la macro; así como

elegir la combinación de botones (“Ctrl” + “ “) con la que ejecutaremos
la macro; elegir donde grabaremos la macro y escribir una descripción
de qué es lo que realiza la macro.

Tras presionar Aceptar se inicia la grabación de la macro y debemos

notar que, al iniciar a grabar la macro, el botón “Grabar Macro”
cambiará y se mostrará como “Detener grabación” y al pulsarlo
finalizaremos con la creación de la macro.

Las macros pueden ejecutarse mediante teclas de método abreviado

(CTRL + “ “) o mediante botones de formulario (Desarrollador // Insertar //
Controles de Formulario).

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En el siguiente ejemplo se utilizó la base de datos de alumnos
provenientes de distintos países y se creó una macro para realizar el filtro
avanzado de la base de datos por procedencia de los alumnos, es decir
por países. Asimismo, se creó un botón de formulario (llamado PERÚ) con
el cual se pueda ejecutar la macro.

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