INDICE

4 UNIDAD 4 MACROS EN EXCEL ............................................................................................. 1

4.1 FUNCIONES AVANZADAS DE EXCEL ........................................................................... 1

4.1.1 FÓRMULAS AVANZADAS GENERALES .............................................................. 33

4.1.2 FÓRMULAS AVANZADAS DE REFERENCIA ...................................................... 49

4.1.3 RASTREAR PRECEDENTES Y DEPENDIENTES .................................................. 53

4.1.4 EVALUAR FÓRMULA .............................................................................................. 56

4.1.5 CREACIÓN DE NOMBRES ....................................................................................... 59

4.1.6 IMPORTAR O EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO (.TXT O .CSV) ................... 61

4.2 GRÁFICOS ......................................................................................................................... 63

4.3. ELIMINAR DUPLICADOS EN EXCEL ............................................................................... 76

4.3 FILTROS AVANZADOS DE EXCEL ............................................................................... 81

4.3.1 APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS ............................................. 82

4.4 VALIDACIÓN DE DATOS ............................................................................................... 86

4.5 EXCEL AVANZADO – GESTIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS ........................................ 95

4.5.1 TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................... 95

4.6 PONER UN FILTRO DE INFORME. .............................................................................. 103

4.7 GRÁFICOS DINÁMICOS ................................................................................................ 105

4.8 OBTENER DATOS EXTERNOS ..................................................................................... 108

4.9 MACROS DE EXCEL ...................................................................................................... 110

4.9.1 GRABAR UNA MACRO .......................................................................................... 111

4.9.2 EJECUTAR UNA MACRO ....................................................................................... 114

4.9.3 GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL CON MACROS ............................................. 116

4.9.4 MODIFICAR UNA MACRO GRABADA ............................................................... 116

4.9.5 ASIGNACIÓN DE BOTONES A MACROS ........................................................... 119

4.9.6 INCLUIR UNA MACRO EN UN MENÚ DE HERRAMIENTAS .......................... 123

 4.9.7 GENERACIÓN DE FILTROS EN LA LISTA ......................................................... 126

4.10 CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL ........................................................................ 127

4.11 TABLAS DINÁMICAS ................................................................................................ 136

i
INTRODUCCIÓN
La asignatura Informática Aplicada se presenta como una asignatura troncal en la carrera de sistemas
informáticos. Esta asignatura tiene el objetivo que el estudiante sea capaz en manejar de una manera eficiente
los programas de ofimática como ser procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones, y también
realizar una introducción al desarrollo de páginas web estáticas

UNIDADES TEMÁTICAS

UNIDAD 1. MICROSOFT EXCEL

UNIDAD 2. POWER POINT
UNIDAD 3. PUBLICHER
UNIDAD 4. MACROS EN EXCEL
UNIDAD 5. BASE DE DATOS EN ACCESS BASICO
UNIDAD 6 INTERNET II
UNIDAD 7. OFIMÁTICA EN DISPOSITIVOS MOVILES(ANDROID)
UNIDAD 8. MANEJO DE SISTEMAS CONTABLES COMPUTARIZADOS

COMPETENCIA DE LA ASIGNATURA

Utiliza las herramientas avanzadas de los programas de ofimática como Excel, Power Point, Publisher y Acces
para la realización de trabajos requeridos en el área.
Maneja programas online para la comunicación oportuna de la información.
Conoce el manejo de sistemas contables para automatizar y simplificar las tareas contables de las empresas.

BIBLIOGRAFÍA

Alcalde Lancharro, E. (1994). Informática Basica (2da ed.). España: S.A. MCGRAW-HILL /
INTERAMERICANA DE ESPAÑA.

Aula Clic. (Agosto de 2016). Aula Clic. Recuperado el 05 de Marzo de 2019, de

https://www.aulaclic.es/index.htm

Delgado Cabrera, J. M. (2016). Microsoft Office 2016. Madrid: Anaya Multimedia.Marca, G. M.

(2014). Computación fácil. La Paz - Bolivia.

MEDIAactive. (2016). Aprender HTML5, CSS3 Y JavaScript con 100 ejercicios prácticos. Barcelonra:
MARCOMBO, S.A.

ii
W3Schools, (Enero de 2020). El sitio de desarrolladores web más grande del mundo,
https://www.w3schools.com/

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INTERAMERICANA DE ESPAÑA.

Aula Clic. (Agosto de 2016). Aula Clic. Recuperado el 05 de Marzo de 2019, de

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MARCOMBO, S.A.

W3Schools, (Enero de 2020). El sitio de desarrolladores web más grande del mundo,
https://www.w3schools.com/

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 UNIDAD 4 MACROS EN EXCEL
FUNCIONES AVANZADAS DE EXCEL
Existen varias fórmulas de excel que pueden servirte para realizar cualquier operación que desees
con tan solo haciendo algunos clics. Básicamente, una fórmula de Excel se efectúa en una celda
con la finalidad de generar una operación, un cálculo o un procesamiento de valores, donde el nuevo
valor o resultado será visualizado en dicha celda.
Las funciones de hojas de cálculo se categorizan según su función

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 FÓRMULAS AVANZADAS GENERALES

Fórmula SI

Sintaxis: =SI(C2=5, entonces devolver un VERDADERO, en caso contrario devolver un FALSO)

Esta fórmula de Excel avanzado te permite realizar comparaciones lógicas entre un valor y un
resultado que esperas. Por esta razón, la fórmula SI puede tener dos resultados: si la comparación
es Verdadera y si la comparación es Falsa. Esta fórmula de Excel permite evaluar texto, valores y
errores.

Por esta razón, es muy importante aprender a utilizar la función SI en Excel para prevenir cualquier
clase de fallos. También, puedes usar operadores matemáticos y realizar cálculos adicionales según
criterios. Además, esta fórmula avanzada de Excel se puede combinar con otras fórmulas.

Eso sí, recuerda que si usas texto en las fórmulas de Excel avanzado, este debe ir entre
comillas ("Texto"). Sólo no se aplica a VERDADERO o FALSO, porque Excel entiende de forma
automática.

33
Fórmula SUMAR.SI

Sintaxis: =SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

Estas fórmulas de Excel avanzado permiten realizar una suma o un promedio solamente para los
valores que cumplen una condición. Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo
formato que las condiciones utilizadas en CONTAR.SI y el SI.

Fórmula CONTAR.SI

Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;"criterio")

Esta fórmula de Excel avanzado se usa para sumar los valores de un intervalo que cumple los
criterios especificados. También, puedes aplicar los criterios de un rango y sumar los valores
correspondientes de otro rango. Usando esta fórmula, Excel contará las celdas que ofrecen la
condición que hayas marcado.

Un ejemplo de función avanzada de Excel sería el nº de casos en un tiempo determinado, el nº de

depósitos de una persona concreta o el número de veces que un nombre aparece en una lista, etc.

La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas
de más de 255 caracteres o con la cadena #VALUE! Por eso, es uno de los trucos para Excel más
útiles que debe estar en tu box de funciones sí o sí.

34
Fórmula CONCATENAR

Sintaxis: =CONCATENAR(“A1”, “espacio“, “B1”)

Esta fórmula de Excel avanzado te permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por
ejemplo, si tienes una columna “nombres” y otra “apellidos”, y quieres crear una tercera columna llamada
“nombre completo”, esta fórmula de Excel te ahorra el trabajo manual y te permite colocar un espacio
entremedio.

Fórmula IZQUIERDA | Fórmula DERECHA

Sintaxis: =IZQUIERDA("texto",[núm_de_caracteres])

Sintaxis: =DERECHA(texto,[núm_de_caracteres])

IZQUIERDA devuelve el primer carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número
de caracteres que especifique el usuario.

DERECHA devuelve el último carácter o caracteres de una cadena de texto, según el número
de caracteres especificado.

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Estas fórmulas de Excel avanzado son muy útiles para crear códigos en las bases de datos.
Puedes usarlo para cortar la parte derecha o izquierda de una celda. Si combinas esto con
Concatenar, puedes crear códigos para usuarios de manera rápida.

Fórmula ELEGIR

Sintaxis: =ELEGIR(núm_índice; valor1; [valor2]; ...)

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para el análisis de escenarios financieros. Usa el argumento
núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. Para ello, debes
seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice.

Por ejemplo, si valor1 a valor7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando
se usa un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice.

36
Fórmula BUSCARV

Sintaxis: =BUSCARV (valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de
columna del rango que contiene el valor devuelto, la coincidencia aproximada (TRUE) o la
coincidencia exacta (FALSO)).

Esta fórmula de Excel avanzado permite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila, y
retornar el valor en la misma fila para otra columna diferente (el valor de búsqueda debe estar siempre
en la primera columna del rango para que la fórmula de Excel funcione correctamente).

Puedes especificar VERDADERO si deseas una coincidencia aproximada o FALSO si deseas una
coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especificas nada, el valor predeterminado de esta
fórmula avanzada de Excel siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

Fórmula PARTIDO DE ÍNDICE

Sintaxis: =ÍNDICE(C3: E9, PARTIDO (B13, C3: C9,0), PARTIDO (B14, C3: E3,0))

Esta fórmula de Excel avanzado es una excelente función de finanzas que las fórmulas
VLOOKUP o HLOOKUP. ÍNDICE devuelve el valor de una celda en una tabla basada en la columna
y el número de fila. PARTIDO devuelve la posición de una celda en una fila o columna.

37
Fórmula SI.ERROR

Sintaxis: =SI.ERROR(valor;valor_si_error)

Esta es otra de las fórmulas de Excel avanzado que sirve para interceptar y controlar errores en una función.
Esta fórmula de Excel devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; en
caso contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

Sin duda, puede ser muy útil para limpiar resultados que dan error, ya que puedes sustituir estos valores
por un texto o número de tu elección. Se evalúan los siguientes tipos de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!,
#¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO!

Fórmula EXTRAE

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Sintaxis: =EXTRAE("texto", posición_inicial, núm_de_caracteres)

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para devolver un número específico de caracteres de una
cadena de texto, comenzando en la posición y en función del número de caracteres que
especifiques.

Además, es muy útil cuando la extracción de datos que tienes está «sucia» y necesitas extraer
una parte del texto de las celdas. EXTRAE siempre cuenta cada carácter como 1, ya sea de un
byte o de doble byte e independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

Fórmula SI.CONJUNTO

Sintaxis: =SI.CONJUNTO(Prueba_lógica1; Valor_si_verdadero1; Prueba_lógica2;

Valor_si_verdadero2)

Esta fórmula de Excel avanzado sirve para comprobar si se cumplen una o varias condiciones y
devolver un valor que corresponda a la primera condición VERDADERO. Asimismo, te permite añadir
variables a otras fórmulas complejas en Excel para, por ejemplo, realizar una operación siempre que
un conjunto de pruebas se cumplan.

Fórmula COINCIDIR

39
Sintaxis: =COINCIDIR (valor_buscado,matriz_buscada, [tipo_de_coincidencia])

Esta es una de las fórmulas de Excel avanzado que sirve de búsqueda y referencia. Con esta puedes
buscar un elemento determinado en un intervalo de celdas y después devolver la posición relativa
de dicho elemento en el rango.

Fórmula ESERROR

Sintaxis: =ESERROR (valor que se desea evaluar)

La función ESERROR sirve para comprobar si un valor —una celda o una fórmula— es un error
y devuelve el valor VERDADERO si existe un error, o FALSO si la fórmula o celda tiene un valor
correcto.

Fórmula PROMEDIO.SI

40
Sintaxis: =PROMEDIO.SI (rango; criterios; [rango_promedio])

Esta es una fórmula avanzada de Excel para fines estadísticos. La fórmula PROMEDIO SI en Excel
sirve para devolver el promedio de todas las celdas de un rango que cumplen criterios
determinados.

La fórmula PROMEDIO SI puede ser muy útil para sacar diferentes promedios de una base de
datos en función de variables que establezcas. Por ejemplo, un promedio por cliente, por ticket medio
de venta, por producto, etc.

Fórmula Y

Sintaxis: =Y(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...)

Esta fórmula avanzada de Excel permite unir dos o más pruebas lógicas. Si las pruebas lógicas
tienen como resultado el valor VERDADERO, entonces la función Y devolverá VERDADERO. En
caso de que una sola de las pruebas lógicas resulte FALSO, entonces la función devolverá FALSO.

Fórmula O

Esta fórmula avanzada de Excel es un poco diferente de la función Y. La función O verifica que
solo un criterio sea VERDADERO y extrae el valor, mientras que Y necesita que todos los criterios
coincidan para dar un resultado VERDADERO. Si ningún criterio coincide, entonces sale el valor
FALSO.

41
Fórmula REDONDA

Esta fórmula avanzada de Excel se usa para redondear datos con muchos dígitos después del punto
decimal para facilitar el cálculo. No es necesario formatear la celda.

Fórmula ADECUADA

Si estás buscando fórmulas de Excel avanzado para poner en mayúsculas o minúsculas las letras
de una oración en las celdas, esta es la idónea para ti. Puedes cambiar selectivamente las letras
en cualquier formato que desees de manera personalizada.

42
Fórmula AHORA

Esta fórmula avanzada de Excel se usa para insertar una columna que define la hora en que se
realiza la entrada de datos en un conjunto de celdas en particular en el lado derecho de la columna
AHORA. También puedes cambiar el valor AHORA solo hasta la fecha marcada.

43
Fórmula MAX. MIN.

Esta opción de fórmulas de Excel avanzado se utiliza para extraer los valores máximo y mínimo
del conjunto de datos seleccionado. Para obtener el valor máximo, debes ingresar 'MAX' en la
pestaña de función. En tanto, para obtener el valor mínimo; tienes que introducir 'MIN'. La fórmula
extraerá automáticamente los valores de la tabla de datos primarios.

Fórmula TRIM

Esta fórmula avanzada de Excel se utiliza para eliminar los espacios sin importancia del texto.
Si quieres borrar espacios al comienzo de algún nombre, puedes hacerlo usando la fórmula TRIM
en Excel como en el siguiente ejemplo:

44
Fórmula DESPLAZAMIENTO

Quizá la fórmula OFFSET o DESPLAZAMIENTO puede no ser útil a primera vista, pero cuando se
combina con otras fórmulas avanzadas de Excel puedes obtener una fórmula compleja con
resultados más rápidos.

Por ejemplo, si deseas crear un rol dinámico que pueda sumar cualquier número variable de celdas,
la fórmula SUM debe combinarse con la función DESPLAZAMIENTO.

Entonces, para encontrar la suma de valores en celdas variables, la fórmula en Excel debería ser la
siguiente:

• =SUMA(B4:DESPLAZAMIENTO(B4,0,E2-1))

Fórmula PAGO

Esta función avanzada de Excel te ayudará a calcular los pagos futuros adeudados por un
préstamo, dada una tasa de interés específica, monto principal y duración del préstamo.

45
Y lo mejor es que puedes arrastrar la esquina inferior derecha de las celdas de PAGO a través de los
campos para calcular automáticamente el monto del pago mensual para todos los campos. Esto es
lo que necesitas para comenzar:

• El plazo del préstamo.

• El capital inicial (dinero) del préstamo.
• El valor futuro.
• El tipo de préstamo.

Ahora, si deseas encontrar el pago mensual por un monto de capital, la fórmula de Excel para el mismo
será la siguiente:

• = PAGO (tasa, por, PV, [fv], [tipo])

Fórmula LARGO

Este es uno de los trucos avanzados de Excel que te dice el número de caracteres en una cadena
de texto.

Por ejemplo, si deseas resaltar a las personas que donaron más de $1,000 contando el número de
dígitos en la columna de donación. Para ello, debes hacer lo siguiente:

1. Selecciona la pestaña Inicio en el menú.

2. Haz clic en Formato condicional (en la barra de herramientas).
3. Escoge la opción Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear.
4. Si estableces la condición "> 3", entonces todo lo que supere los $1,000 recibirá el
formato único, que puedes elegir haciendo clic en la opción Formato.

46
Fórmulas XNPV y XIRR

Para todos los analistas que se encuentran sumergidos en la banca de inversión, la investigación
de acciones o cualquier otra área de las finanzas corporativas que requiera descontar los flujos de
efectivo, estas fórmulas de Excel avanzado seguramente les ahorrarán mucho tiempo.

Por ejemplo, si deseas calcular el valor neto actual (NPV) de cualquier inversión utilizando una tasa
específica de descuento y flujos de caja que se producen en intervalos irregulares, utiliza la siguiente
fórmula avanzada de Excel:

• =XNPV(tasa de descuento, flujos de caja, fechas)

Por otro lado, la fórmula XIRR te dice la tasa interna de retorno (flujo de salida = flujo de entrada)
para una serie de flujos de efectivo que ocurren a intervalos irregulares.

47
Fórmula ALEATORIO ENTRE

Esta fórmula avanzada de Excel te ayuda a seleccionar aleatoriamente un número dentro de un

rango predefinido de números. Una vez que colocas los números más bajos y más altos en la
fórmula, Excel puede elegir los datos correctos de los campos a los que se adjuntan los nombres
en el rango y seleccionarlos al azar. Esta es la fórmula:

• =ALEATORIO ENTRE(punto inicial, punto final)

Fórmula CUARTILLA

Esta formulación avanzada en Excel devuelve el cuartil (cada uno de los cuatro grupos iguales) en
un conjunto de datos dado y puede devolver el valor mínimo, el primer cuartil o el valor máximo del
segundo cuartil.

Esta fórmula trae la cantidad de cuartiles de los campos en una matriz. La función devuelve un
valor numérico según el percentil solicitado. Esta es la sintaxis:

• =CUARTIL (matriz, cuarto)

48
 FÓRMULAS AVANZADAS DE REFERENCIA
Función BUSCAR

Busca valores de un rango de columna o una fila o desde una matriz y nos devuelve el valor que se
encuentra en la misma posición. Para que la función BUSCAR nos funcione correctamente, los
datos deben estar ordenados de manera ascendente, de lo contrario puedes utilizar otra función
como BUSCARV o BUSCARH

Sintaxis de la función BUSCAR

BUSCAR(valor_buscado; rango_comparación; [rango_resultado])

•
o Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se buscará en el rango_comparación.
o Rango_comparación (obligatorio): Es el rango donde se encuentran los valores
que serán buscados. Puede ser una columna o una fila.
o Rango_resultado: (opcional): Son los rangos de celdas que contendrá los
resultados. Debe ser del mismo tamaño que rango_comparación.

Ejemplo

BUSCAR (7; A1:A6; B1:B6) = La función BUSCAR nos indica que se debe buscar el valor 7 en el
rango A1:A6 y si lo encuentra que nos devuelva el valor de la misma fila pero del rango B1:B6

Función BUSCARH

La función BUSCARH en Excel busca en una fila o matriz de valores y nos devuelve el valor que ha
sido encontrado o un error #N/A en caso de no encontrar el valor, esta función es algo similar a la
función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARH

49
BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado])

•
o valor_buscado (obligatorio): Es el valor que vamos a buscar en el rango
o matriz_buscar_en (obligatorio): Es el rango de celdas que contiene la fila de valores
y la fila de resultados.
o indicador_filas (obligatorio): Es el número de la fila (dentro del rango) que contiene
los resultados.
o ordenado (opcional): Nos indica si será una coincidencia aproximada. Al omitir se toma
como verdadero.

Ejemplo

BUSCARH(“ExcelParaTodos”; A1:J2; 2) = Estamos indicando que encuentra “ExcelParaTodos” en la

fila 1 y devuelva el valor que le corresponde de la fila 2

Función BUSCARV

La función BUSCARV en Excel nos ayuda a encontrar un valor dentro de un rango de datos, por lo
cual, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si ese valor existe o no. Esta función es
una de las más usadas en Excel para realizar búsquedas de datos o valores por lo que es importante
aprender a usarla correctamente.

Sintaxis de la función BUSCARV

BUSCARV (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

•
o Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz o
tabla.
o Matriz_buscar_en: Se trata del rango o base de datos, donde se va buscar la
información.
o Indicador_columnas: Es el número de columna donde se encuentra el valor que
tratamos de encontrar.
o Ordenado: Es el valor lógico que especifica si la función BUSCARV en Excel va a
buscar una coincidencia exacta o aproximada. Se recomienda SIEMPRE PONER
FALSO si queremos un valor exacto, ya que el Valor VERDADERO da por sentado que
la columna está ordenada y busca el valor más aproximado.

Ejemplo

BUSCARV(ExcelParaTodos;Hoja2!B:F;3;FALSO)

50
Función COINCIDIR

Busca un valor dentro de una lista y nos entrega la posición que coincide con un valor dentro del
rango especificado.

Sintaxis de la función COINCIDIR

COINCIDIR(valor_buscado; matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia])

•
o Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se buscará en el rango especificado
o Matriz_buscada (obligatorio): Es el rango de celdas con los valores donde vamos
a realizar la busqueda.
o Tipo_de_coincidencia (opcional): Nos indica si será una coincidencia exacta o
aproximada. Si se omite se toma como aproximada.

Ejemplo

COINCIDIR(“ExcelParaTodos”, B1:B20, 0) = Le estamos indicando que encuentre “ExcelParaTodos”

en la columna B y regresa la posición dentro de la lista donde fue encontrado el valor.

Función COLUMNA

Obtiene el número de columna de una celda en referencia.

Sintaxis de la función COLUMNA

COLUMNA([celda])

•
o celda (opcional): Es la celda de la que queremos conocer el número de la columna.
Si omitimos este valor se da por hecho que se refiere a la celda en la que se está
utilizando la función COLUMNA.

Ejemplo

COLUMNA(B1) = 1
COLUMNA(D5) = 3

Función COLUMNAS

Nos entrega el número de columnas en una matriz o referencia.

Sintaxis de la función COLUMNAS

51
COLUMNAS(rango)

•
o rango (obligatorio): Es el rango de celdas de la que deseamos conocer el número de
columnas

Ejemplo

COLUMNAS(A1:E20) = 5
COLUMNAS(G10:K30) = 5

Función DESREF

Devuelve una referencia a un rango que es un especificado de filas y columnas de una referencia dada.

Sintaxis de la función DESREF

DESREF(ref, filas, columnas, [alto], [ancho])

•
o ref (obligatorio): Es la referencia en la que se basa la desviación.
o filas (obligatorio): Es el número de filas hacia abajo (positivo) o hacia arriba (negativo) de la
celda superior izquierda del resultado.
o columnas (obligatorio): Número de columnas a la derecha (positivo) o a la izquierda
(negativo) de la celda superior izquierda del resultado.
o alto (opcional): Es el número de filas (alto) de la que se desea que se tenga la referencia
devuelta.
o ancho (opcional): Es el número de columnas (ancho) de la cual se desea tener la
referencia devuelta.

Ejemplo

DESREF(A1, 4, 1) = Nos entrega el valor de la celda B5

Función DIRECCION

La función DIRECCION nos crea una referencia de celda en forma de texto una vez le hemos
especificado los números de la fila y la columna.

Sintaxis de la función DIRECCION

DIRECCION(fila; columna; [abs]; [a1]; [hoja])

•
o fila (obligatorio): Es el número de fila o referencia de la celda.
o columna (obligatorio): Es el número de columna de la celda.

52
 o abs (opcional): Nos indica el tipo de referencia que se devolverá. La referencia absoluta
es el valor predeterminado, 2 = Fila absoluta, columna relativa, 3 = Fila relativa, columna
absoluta, 4 = Referencia relativa
o a1 (opcional): Nos indica si el estilo de referencia es A1, de lo contrario se utiliza el
estilo de referencia F1C1.
o hoja (opcional): Es el nombre de la hoja que se utilizará como referencia. Al omitir el
Excel usará la hoja actual.

Ejemplo

DIRECCION(2; 3) = Nos devuelve la referencia absoluta $C$2

DIRECCION(2; 3; 2) = Nos entrega la referencia C$2
DIRECCION(2; 3; 2; FALSO) = Nos devuelve la referencia F2C3 (estilo F1C1)

RASTREAR PRECEDENTES Y DEPENDIENTES

En Excel, podemos rastrear los precedentes o dependientes de las celdas con la función
incorporada en Excel haciendo clic en las celdas una por una. Pero, si hay cientos de celdas en las
que desea rastrear los precedentes o dependientes al mismo tiempo, ¿cómo podría manejar esta
tarea rápida y fácilmente en Excel?

Rastrear precedentes para un rango de celdas con una fórmula auxiliar

Rastrear dependientes para un rango de celdas con código VBA

Rastree precedentes o dependientes para un rango de celdas con Kutools para Excel

Rastrear precedentes para un rango de celdas con una fórmula auxiliar

Para rastrear precedentes de varias celdas, los siguientes pasos pueden ayudarlo:

1. Ingrese el signo igual = en una celda en blanco, y luego haga clic en la esquina superior izquierda de la
hoja de trabajo para seleccionar toda la hoja, vea la captura de pantalla:

53
2. Entonces presione Enviar , y aparecerá un mensaje de advertencia, vea la captura de pantalla:

3. Y haga clic en OK para cerrarlo y se muestra un 0 en la celda, selecciónelo y haga clic en

Fórmulas y haga clic Trazar precedentes dos veces, todos los precedentes de las celdas
correspondientes se han rastreado a la vez, vea la captura de pantalla:

54
 4. Por último, puede eliminar la fórmula auxiliar según lo necesite.

Rastrear dependientes para un rango de celdas con código VBA

Para rastrear a los dependientes de múltiples celdas, el siguiente código VBA puede ayudarlo, haga
lo siguiente:

1. Mantenga pulsado el ALT + F11 teclas para abrir el Microsoft Visual Basic para aplicaciones
ventana.

2. Hacer clic recuadro > Móduloy pegue el siguiente código en el Módulo Ventana.

Código de VBA: seguimiento de dependientes para un rango de celdas:

Sub TraceDependents()
'updateby Extendoffice
Dim xRg As Range
Dim xCell As Range
Dim xTxt As String
On Error Resume Next
xTxt = ActiveWindow.RangeSelection.Address
Set xRg = Application.InputBox("Please select the data range:", "Kutools for Excel", xTxt, , , , , 8)
Set xRg = Application.Union(xRg, ActiveSheet.UsedRange)
If xRg Is Nothing Then Exit Sub
For Each xCell In xRg
xCell.ShowDependents
Next
End Sub

3. Entonces presione F5 para ejecutar este código, y aparecerá un cuadro emergente para
recordarle que seleccione el rango que desea usar, vea la captura de pantalla:

55
 4. Y luego haz clic OK botón, todas las celdas dependientes se rastrean a la vez, vea la captura de pantalla:

EVALUAR FÓRMULA
Existe una herramienta en Excel que nos permite calcular el total de una fórmula obteniendo el resultado de
cada una de sus partes paso a paso. Esto nos ayudará a detectar fácilmente cualquier problema en nuestras
fórmulas.

Evaluar fórmulas en Excel paso a paso

Lo primero que debes hacer es seleccionar la celda que contiene la fórmula que deseas evaluar y
posteriormente hacer clic sobre el botón Evaluar fórmula que se encuentra en la ficha Fórmulas dentro del
grupo Auditoría de fórmulas.

56
Se mostrará el cuadro de diálogo Evaluar fórmula y en el cuadro Evaluación se mostrará la fórmula
que será evaluada.

Observa que la primera operación dentro de la fórmula aparece subrayada. Esto indica que al pulsar
el botón Evaluar se calculará el resultado de dicha operación. Al hacer clic en Evaluar se reemplaza
el texto de la fórmula por su resultado:

De esta manera puedes hacer clic en Evaluar tantas veces como sea necesario hasta obtener el
resultado final de la fórmula. Otra característica especial de esta funcionalidad es que al encontrarse

57
con una referencia a una celda se habilita el botón Paso a paso para entrar. En este ejemplo, al
encontrarse con la celda A7 se habilita dicho botón.

Al hacer clic sobre el botón Paso a paso para entrar, Excel “investigará” cómo es calculado el valor
de la celda y lo mostrará en un recuadro por debajo.

En este ejemplo Excel ha descubierto que la celda A7 contiene el valor 418. Para continuar con la
evaluación de la fórmula superior solamente debes hacer clic en el botón Paso a paso para salir.
Ahora observa lo que muestra Excel al evaluar la celda A8 de la fórmula:

58
En este caso la ceda A8 es una celda que contiene una fórmula y Excel nos da la oportunidad de
evaluar también dicha fórmula con el botón Paso a paso para entrar. De esta manera puedes llegar
a todos los niveles de cálculo involucrados en cualquier fórmula.

No solamente podremos encontrar fácilmente los errores en nuestras fórmulas al utilizar esta
funcionalidad de evaluación sino que también entenderemos mejor la manera en que Excel está
realizando el cálculo de la fórmula.

CREACIÓN DE NOMBRES
Cuando hacemos referencia a una celda utilizamos su dirección: columna y fila, pero Excel nos
permite crear nombres para referirnos a esa misma celda o rango de celdas. Después de definir un
nombre lo podremos utilizar dentro de nuestras fórmulas.

Crear un nombre en Excel

La manera más sencilla de crear un nombre es utilizar el cuadro de nombres que se encuentra en
la barra de fórmulas. El procedimiento es muy simple, solamente seleccionamos la celda y
escribimos su nombre dentro del cuadro de nombres:

Lo mismo podemos hacer para un rango de celdas. Selecciona todas las celdas del rango y
escribimos su nombre:

59
El Administrador de nombres en Excel

Una vez que hayas creado varios nombres podrás administrarlos utilizando el Administrador de
nombres. Este comando lo encontrarás en la ficha Fórmulas dentro del grupo Nombres definidos.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de nombres:

Desde este cuadro de diálogo podrás editar y eliminar los nombres previamente creados. También
podrás crear nuevos nombres al pulsar el botón Nuevo.

Utilizar los nombres en Excel

Podemos utilizar los nombres en Excel dentro de nuestras fórmulas y de esta manera hacer que
la fórmula sea más fácil de entender. En el siguiente ejemplo calcularé el porcentaje de comisión
que le corresponde a Angélica por las ventas realizadas durante el primer trimestre del año:

60
 Observa que en la fórmula he utilizado la función SUMA para obtener el total de las ventas. La fórmula
SUMA(Ventas) equivale a tener la fórmula SUMA(B4:B6) pero ya que dicho rango tiene un nombre
asignado puedo utilizarlo en lugar de la dirección. Finalmente el resultado de la suma es multiplicado
por el nombre Comisión que corresponde a la celda B1.

De esta manera podemos decir que la fórmula

=SUMA(Ventas) * Comisión

es equivalente a tener la siguiente fórmula

=SUMA(B4:B6) * B1

El uso de nombres en Excel nos facilitará la compresión de las fórmulas dentro nuestras hojas y
serán de ayuda para cualquier otra persona que necesite revisar o auditar nuestras fórmulas. Utiliza
esta propiedad de Excel para mejorar tu productividad con la herramienta.

IMPORTAR O EXPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO (.TXT O .CSV)

Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Excel: puede abrirlos en Excel o
importarlos como una rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto,
use el comando Guardar como y cambie el tipo de archivo desde el menú desplegable.

Hay dos formatos de archivo de texto que se usan con frecuencia:

▪ Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter TAB (código de carácter ASCII 009) suele
separar cada campo de texto.
▪ Archivos de texto con valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele
separar cada campo de texto.

Puede cambiar el carácter separador que se usa en los archivos de texto delimitados y .csv. Esto
puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o exportación funciona
como desee.

Nota: Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas.

61
 Importar un archivo de texto al abrirlo en Excel

Puede abrir un archivo de texto que creó en otro programa como libro de Excel mediante
el comando Abrir. La apertura de un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo(
puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión de
nombre de archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv).

1. Vaya a Archivo > Abrir y busque la ubicación que contiene el archivo de texto.
2. Seleccione Archivos de texto en la lista desplegable tipo de archivo en el cuadro de diálogo Abrir.
3. Busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir.
▪ Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importar texto. Cuando haya
terminado con los pasos, haga clic en Finalizar para completar la operación de importación.
Vea Asistente para importar texto para obtener más información sobre delimitadores y opciones
avanzadas.
▪ Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automáticamente el archivo de texto y muestra los datos
en un libro nuevo.

Nota: Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuración de formato de datos predeterminada
actual para interpretar cómo importar cada columna de datos. Si desea más flexibilidad para convertir
columnas a diferentes formatos de datos, puede usar el Asistente para importar texto. Por ejemplo,
el formato de una columna de datos en el archivo .csv puede ser MDY, pero el formato de datos
predeterminado de Excel es YMD, o bien quiere convertir una columna de números que contiene
ceros a la izquierda en texto para que pueda conservar los ceros a la izquierda. Para obligar a Excel
a ejecutar el Asistente para importar texto, puede cambiar la extensión de nombre de archivo de .csv
a .txt antes de abrirlo, o puede importar un archivo de texto conectándose a él (para obtener más
información, vea la sección siguiente).

Importar un archivo de texto conectándose a él (Power Query)

Puede importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo existente.

1. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener & transformar datos, haga clic en Desde texto/CSV.
2. En el cuadro de diálogo Importar datos, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea
importar y haga clic en Importar.
3. En el cuadro de diálogo vista previa, tiene varias opciones:
▪ Seleccione Cargar si desea cargar los datos directamente en una nueva hoja de cálculo.
▪ Como alternativa, seleccione Cargar a si desea cargar los datos en una tabla, tabla dinámica o
gráfico dinámico, una hoja de cálculo de Excel existente o nueva, o simplemente cree una conexión.
También tiene la opción de agregar los datos al modelo de datos.
▪ Seleccione Transformar datos si desea cargar los datos en Power Query y editarlos antes de llevarlos
a Excel.

Exportar datos a un archivo de texto guardéndolos

Puede convertir una hoja de cálculo de Excel en un archivo de texto mediante el comando
Guardar como.

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1. Vaya a Archivo > Guardar como.
2. Haga clic en Examinar.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en El cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo
de texto para la hoja de cálculo; por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o
CSV (delimitado por comas).

Nota: Los diferentes formatos admiten distintos conjuntos de características. Para obtener más
información sobre los conjuntos de características compatibles con los diferentes formatos de archivo
de texto, vea Formatos de archivo compatibles con Excel.

4. Busque la ubicación donde desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuación, haga clic
en Guardar.
5. Aparece un cuadro de diálogo que le recuerda que solo la hoja de cálculo actual se guardará en el
nuevo archivo. Si está seguro de que la hoja de cálculo actual es la que desea guardar como archivo
de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de cálculo como archivos de texto
independientes repitiendo este procedimiento para cada hoja de cálculo.

También puede ver una alerta debajo de la cinta de opciones de que algunas características podrían
perderse si guarda el libro en un formato CSV.

GRÁFICOS
Los datos que introduces en Excel se pueden representar por medio de gráficos, en esta lección
conocerás, cómo crearlos, de que partes se componen y como modificar un gráfico.
Un grafico es una representación de los datos de una hoja de electrónica a través de figuras o
líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos.

Partes o elementos de un Gráfico.

Un eje vertical (denominado también eje de valores o eje y) y un eje horizontal (conocido también
como eje de categorías o eje x). Los gráficos 3D tienen un tercer eje, el eje de Los gráficos tienen
normalmente dos ejes que se utilizan para medir y clasificar los datos: profundidad (denominado
también eje de series o eje z), que permite representar los datos a lo largo de la profundidad de un
gráfico.

63
Los gráficos radiales no tienen ejes horizontales (categorías), y los gráficos circulares y de
anillos no tienen ningún eje.

Eje vertical (valores)

Eje horizontal (categorías)

Eje de profundidad (series)

Tipos de gráficos

Excel te permite un número bastante grande de gráficos diferentes.

Adicionalmente, te permite personalizar cada una en su estilo propio.

A continuación se explicará brevemente cada una.

1. Gráficos de columnas Se usan para mostrar cambios

entre distintos datos dentro de un mismo período de tiempo,
o los cambios que sufren diferentes datos a lo largo de varios
períodos de tiempo.

64
2. Gráficos de barras Son como las de columnas, salvo que
los ejes están invertidos. El eje X se localiza donde va
comúnmente el Eje Y, y viceversa. Tienen el mismo uso que
los gráficos de columnas.

3. Gráficos de líneas En estos gráficos lo que se busca

es resaltar la manera en que cambian los datos. Cada
línea representa una serie de datos.

4. Gráficos circulares En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una

columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los
elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de
datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. Son
excelentes para mostrar las relaciones entre el todo y sus partes. Por ejemplo el presupuesto
del gasto familiar.

5. Gráfico de Área Este gráfico se utiliza para señalar la cantidad de cambios en los datos.
Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para
llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los
datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el
beneficio total.

65
66
6. Gráfico de anillo Este gráfico se utiliza para señalar
cambio en un los datos a intervalos regulares. En un
gráfico de anillos se pueden representar datos
organizados

Únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo.

7. Gráficos radiales En un gráfico radial se pueden

representar datos organizados en columnas o en filas de una
hoja de cálculo. Los gráficos radiales comparan los valores
agregados de un número de series de datos.

8. Gráfico de Dispersión (xy) Este gráfico se usa para

mostrar la relación entre dos o más series de datos medidas
a intervalos regulares.

9. Gráfico de superficie Muestra tendencias de los valores en

dos dimensiones a lo largo de una curva continua. Se pueden
trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de
cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil
cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de
datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas
indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puedes utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean
valores numéricos.

67
10. Gráfico de burbujas Compara conjuntos de tres valores similar al de dispersión pero con el
valor tres como tamaño del marcador. En un gráfico
de burbujas, se pueden trazar los datos que se
organizan en columnas en una hoja de cálculo de
manera que los valores x se muestran en la primera
columna y los valores y correspondientes y los valores
de tamaño de burbuja se muestran en columnas
adyacentes.
11. Gráfico de cotizaciones Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con
mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este
gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de
cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales.
Los mismos datos se pueden presentar de diferente manera, como se muestra a continuación:

GRAFICO CIRCULAR GRAFICOS DE BARRAS

APILADAS

GRAFICO DE DISPERSION

68
69
Pasos para crear un gráfico

1. Especificar los datos del gráfico, es decir seleccionar el

rango de celdas que contengan la información.

2. Da clic en la pestaña Insertar

3. En el grupo Gráficos, selecciona el tipo de gráfico que deseas.

4. En la pantalla aparecerá la barra de herramientas del gráfico y el gráfico

5. La barra de herramientas se compone a su vez de tres pestañas.

Diseño, Presentación y formato. Cada una con sus respectivos grupos

70
Pasos para cambiar entre filas y columnas Después de crear un gráfico, puedes cambiar
fácilmente la manera en la que se trazan las columnas y las filas de la hoja de cálculo en el
gráfico.

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la pestaña Diseño, en el

grupo Datos

3. Da clic en el icono de Cambiar entre filas y columnas

Si el gráfico estaba así lo cambia de la siguiente manera

71
 Pasos para cambiar el diseño del gráfico Puedes agregar o cambiar los elementos o el
formato del gráfico, puedes aplicarle rápidamente aplicando un diseño predefinido

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la pestaña

Diseño, en el grupo Diseño de gráficos

3. Da clic en las flechas y escoge el diseño que

Gustes, dando clic sobre el.

Pasos para cambiar el estilo del gráfico

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la pestaña Diseño, en el grupo

Estilo de Diseños

3. Escoge un estilo o da clic sobre las flechas para que veas más y selecciona

el que gustes

Pasos para seleccionar un área o parte del gráfico

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la
pestaña Presentación, en el grupo Seleccionar
actual

3. Da clic la flecha de elementos del gráfico.

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 . Escoge el área que quieres seleccionar

Pasos para agregar títulos o leyendas al gráfico

4. Verifica que tengas seleccionado el gráfico 2. En herramientas de

gráfico da clic en la pestaña Presentación 3. En el grupo Etiquetas,
escoge el elemento que quieras insertar

Pasos para cambiar el diseño y formato de los ejes

5. Verifica que tengas seleccionado el

gráfico

6. En herramientas de gráfico da clic

en la pestaña Presentación

7. En el grupo Ejes, da clic en el icono

73
Selecciona al eje que quieres cambiar y escoge algunas de las opciones.

Pasos para agregar líneas a los ejes

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la

Pestaña Presentación

3. En el grupo Ejes, da clic en el icono de

Líneas de la cuadricula

4. Escoge que tipo de líneas deseas para tu gráfico, ya da clic en algunas de

las opciones.

Pasos para aplicar formato al gráfico

1. Verifica que tengas seleccionado el gráfico

2. En herramientas de gráfico da clic en la pestaña Formato
3. Selecciona el elemento del gráfico al cual le quieras dar formato
4. Selecciona el grupo deseado, dependiendo el formato que quieras aplicar

Estas opciones te permitirán aplicar diversos estilos sobre tus gráficos.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma,

74
 Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo del gráfico.

Pasos para mover un gráfico

1. Si lo desea mover dentro de la misma hoja

2. Selecciona el gráfico y sin dejar de presionar el botón derecho del mouse arrastra el
gráfico a la nueva posición.

3. Cuando seleccionas el indicador del mouse se convierte en una cruz.

4. En la pantalla aparece el recuadro del gráfico. Observa la figura

1. Si lo quieres mover de hoja,

2. Selecciona el gráfico

3. En la pestaña Herramientas de trabajo, en diseño

4. Presiona el icono de Mover gráfico

5. Especifica a que hoja lo quieres cambiar

Pasos para cambiar el tamaño de

un gráfico
1. Selecciona el gráfico

2. Una vez que seleccionas un gráfico, este se marca en un

recuadro con los controladores de tamaño.

3. Elige uno de los controladores de tamaño

4. Cuando el puntero se convierta en una

Arrastra el controlador para agrandar o reducir el

grafico.

75
4.3. ELIMINAR DUPLICADOS EN EXCEL
Antes de ejecutar el comando Quitar duplicados, es necesario seleccionar una de las
celdas del rango de datos de manera que Excel pueda detectarlos y mostrar las posibles
columnas por las cuales podremos determinas la duplicidad.
Si no quieres que Excel haga la detección de columnas de manera automática, entonces
deberás seleccionar el rango de celdas sobre el cuál se aplicará la acción.

Para nuestro primer ejemplo tenemos una lista de nombres en la columna A de nuestra
hoja:

Activo alguna de las celdas que contiene los datos y voy a la ficha Datos, y dentro del
grupo Herramientas de datos, haré clic sobre el comando Quitar duplicados.

76
Aparecerá el cuadro de diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas podrás
seleccionar una o más columnas de datos.
Para seleccionar todas las columnas rápidamente puedes hacer clic en el
botón Seleccionar todo y para quitar la selección podrás hacer clic en Anular selección.
Si tus datos tienen encabezados, deberás asegurarte de marcar la caja de selección Mis
datos tienen encabezados de manera que dicho valor sea omitido al evaluar y remover
los duplicados.
Recuerda que el comando Quitar duplicados se ejecutará sobre aquellas columnas que
hayas seleccionado en este cuadro de diálogo.

Deberás hacer clic en el botón Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la

cantidad de valores duplicados que han sido encontrados y quitados, así como la
cantidad de valores únicos que permanecen.

Finalmente deberás hacer clic en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y
podrás observar el resultado del comando Quitar duplicados.

77
Observa que los valores únicos han sido colocados en las celdas superiores del rango
original y esto sucede porque el comando Quitar duplicados los añade a la lista de
valores únicos conforme van apareciendo.
Los valores duplicados son eliminados y no habrá manera de recuperarlos a menos que
utilices el comando Deshacer que se encuentra en la barra de herramientas de acceso
rápido o pulsando el atajo de teclado Ctrl + Z.
Quitar duplicados en varias columnas
El cuadro de diálogo Quitar duplicados nos permite elegir las columnas sobre las cuales
se evaluará la duplicidad de la información.
De manera predeterminada, Excel buscará los valores repetidos en todas las columnas
de nuestros datos, pero habrá ocasiones en las que necesitamos indicar solo algunas
de las columnas.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes ver los datos de varios alumnos de una
escuela, con su nombre y apellido, así como la asignatura y la calificación para cada
una de ellas.

78
Para obtener la lista de alumnos únicos (Nombre y Apellido) comienzo por activar alguna
celda de los datos y posteriormente voy a la ficha Datos y pulso el botón Quitar
Duplicados.
En el cuadro de diálogo mostrado deberás seleccionar las columnas Nombre y Apellido
tal como se observa en la siguiente imagen:

79
Al pulsar el botón Aceptar verás la lista de alumnos únicos y podrás comprobar que el
comando Quitar duplicados se ha basado exclusivamente en las columnas Nombre y
Apellido para determinar si un valor está duplicado.
Al igual que con el ejemplo anterior, los nombres y apellidos serán mostrados en el orden
de aparición dentro del rango de datos original.

80
Es muy importante que realices una copia de tus datos ya que el comando Quitar
duplicados eliminará los valores duplicados.
De hecho, es altamente recomendable que copies solamente los datos sobre los cuales
se hará la evaluación de duplicidad y que ejecutes el comando Quitar duplicados sobre
ese nuevo rango de manera que los datos originales queden intactos.

FILTROS AVANZADOS DE EXCEL

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando
los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido
como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

81
Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas
de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de
Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente
su ubicación no es de importancia.

APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y
posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el
grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

82
Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango
que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el
botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información
de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al
departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas
condiciones en otra celda.

83
Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los
mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar
a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello
solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

84
Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con
apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango de
criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.

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 VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida
por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos
incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la
información en nuestra base de datos.
Importancia de la validación de datos en excel
De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier
tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los
cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo
que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5 muestra un error
en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5 no corresponde a una fecha válida.

Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de datos en Excel al
indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas. Una vez creada la validación de
datos, al momento de intentar ingresar una cadena de texto, obtendremos un mensaje
de advertencia como el siguiente:

86
Más adelante veremos que es factible personalizar los mensajes enviados al usuario de
manera que podamos darle una idea clara del problema, pero este pequeño ejemplo
nos muestra la importancia de la validación de datos en Excel al momento de solicitar el
ingreso de datos de parte del usuario.

El comando validación de datos en excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este artículo se
encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de

manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa
que está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir
alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el
ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una
determinada longitud del texto.

Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de
seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando Datos > Herramientas de Datos
> Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas,

deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y
eso hará que se aplique el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

87
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes
seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el
encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la
validación de datos la cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.

La opción omitir blancos

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el
texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer
una breve explicación.

De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para

cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de
la celda podremos dejarla como una celda en blanco es decir, podremos pulsar la tecla
Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando
al usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda.

88
Podrá pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla
Entrar para dejar la celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil y casi
imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de introducir datos, así que
te recomiendo dejarla siempre seleccionada.

Crear validación de datos en Excel

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos
grupos basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los
siguientes criterios:
• Número entero
• Decimal
• Fecha
• Hora
• Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones
para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a,
Mayor que, Menor que, Mayor o igual que, Menor o igual que.

Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor
mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo,
podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual
debemos configurar del criterio de la siguiente manera:

89
Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores
al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será
suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas,
que hayas seleccionado previamente.
Lista de validación de datos
A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es
diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar
la lista de valores que deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente

90
imagen he creado un criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará
los valores sábado y domingo.

Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter
de separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la
coma (,) pero es probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de
hacer clic en el botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la
derecha donde podrás hacer clic para visualizar la lista de opciones disponibles:

Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda deberás

asegurarte que, al momento de configurar el criterio validación de datos, la opción Celda
con lista desplegable esté seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno
por uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la
semana en el rango G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

91
Lista de validación con datos de otra hoja
Muchos usuarios de Excel utilizan la lista de validación con los datos ubicados en otra
hoja. En realidad es muy sencillo realizar este tipo de configuración ya que solo debes
crear la referencia adecuada a dicho rango.

Supongamos que la misma lista de días de la semana la he colocado en una hoja

llamada DatosOrigen y los datos se encuentran en el rango G1:G7. Para hacer
referencia a dicho rango desde otra hoja, debo utilizar la siguiente referencia:
=DatosOrigen!G1:G7
Para crear una lista desplegable con esos datos deberás introducir esta referencia al
momento de crear el criterio de validación.

92
Si tienes duda sobre cómo crear referencias de este tipo, te recomiendo leer el artículo
llamado Hacer referencia a celdas de otras hojas en Excel.

Personalizar el mensaje de error

Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el mensaje de error
mostrado al usuario después de tener un intento fallido por ingresar algún dato. Para
personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje de error que se encuentra
dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada
una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar
realizará un cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones
diferentes. La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La
opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La
opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de
manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de
texto Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de
la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las opciones
predeterminadas de la pestaña Mensaje de error:

93
Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente mensaje de
error:

Cómo eliminar la validación de datos

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango,
deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y
pulsar el botón Borrar todos.

94
Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos aplicada sobre
las celdas seleccionadas.
Espero que con esta guía tengas una mejor y más clara idea sobre cómo utilizar
la validación de datos en Excel. Esta funcionalidad será de gran ayuda para controlar
el ingreso de datos por parte de los usuarios y disminuir en gran medida la probabilidad
de que se ingrese información incorrecta lo cual podría tener un efecto catastrófico sobre
nuestras fórmulas y el análisis de los datos.

EXCEL AVANZADO – GESTIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS

TABLAS DINÁMICAS

¿Qué es una tabla dinámica de Excel?

Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que tener
preparado en Excel será nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir de una
tabla de datos donde la información se organiza por filas y las columnas son los
diferentes atributos o características de nuestra información para trabajar con las
tablas dinámicas.
En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

95
En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses
y de diferentes productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto

podríamos hacer una serie de filtros, o cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es
mucho más rápido y fácil (cuando la información es masiva y hay muchos
condicionantes) crear una tabla dinámica.
En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer tablas
dinámicas.

Cómo crear una tabla dinámica en excel

Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los siguientes pasos:

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para
ello recomiendo convertir nuestro rango donde encontramos nuestra información
a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana
Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla
Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente
manera:

96
Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de
filas, al refrescar las tablas dinámicas, todo el rango sea cogido por la tabla dinámica en
cuestión.

Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra recién
creada tabla y hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica
Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte

nos permitirá elegir donde situaremos nuestra tabla dinámica. En este caso vamos a
permitir que cree una hoja nueva y nos coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en
OK lo que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el espacio creado para una
tabla dinámica genérica y a la derecha un display para ordenar la información de nuestra
tabla dinámica.

97
Organizar una tabla dinámica en Excel
En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos
los títulos de columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo
a una de las cajitas de abajo.

En la tabla dinámica Excel, ¿qué son las cajitas de abajo?

• Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios
elementos de la lista del filtro que hayamos aplicado.
• Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas
(podremos seleccionar uno o varios elementos de la colección)
• Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar
uno o varios elementos de la colección)
• Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como
suma, máximo, media, contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

• Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.

98
 • Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que
queremos conocer los datos de ventas.
• Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver
lo que han vendido en el mes seleccionado.
• Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará
para cada vendedor los productos que ha vendido y la suma de su precio.
Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla
dinámica Excel una vez que hemos hecho las diferentes selecciones:

En la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el

mes de Enero según los vendedores y los diferentes productos. Además de esto,
veremos las columnas de totales de ventas por productos y por vendedores (fila inferior
y columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que
habías pensado nunca y en cuanto le cojas el truco podrás ir a toda velocidad sacando
interesantes conclusiones de tus análisis. Tiene un montón de aplicaciones, incluso para
llevar tus inversiones en criptomonedas.
Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver
cómo se reparten porcentualmente las ventas? Pues es muy sencillo, tan sólo
tendremos que seguir los siguientes pasos:
• Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre
los valores que queremos cambiar (en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
• Elegimos la opción de «Configuración de campo de valor».
• Elegimos la pestaña de «Mostrar valores como».
• Del desplegable de «Mostrar valores como» elegimos «% de Gran Total».
De esta manera el resultado obtenido será:

Descargas y recursos
En el siguiente enlace puedes descargar este mismo ejercicio para que puedas
comprobar y retocar todo lo que necesites para aprender a usar esta potentísima
herramienta:

99
En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden),
columnas, filtros y la forma de presentar los datos. Sigamos con el ejemplo del tutorial
de tablas dinámicas.

Continuación de tablas dinámicas

Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos los campos
disponibles se encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos son los
nombres de columna de los datos que estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos
dará un error si intentamos insertar una tabla dinámica utilizando como fuente un
rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar cuando utilizas un rango
con muchas columnas, alguna se nos pasa. Puedes comprar Microsoft 365 aquí.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1,
Campo2,… imagínate cuando quieras estructurar el informe. No serán nombres largos
pero sí lo suficientemente descriptivos para que sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño:

Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque
los números no tienen formato, no podemos seguir las líneas fácilmente, cada columna
tiene el ancho por defecto. Lo iremos modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy
otras en posteriores artículos.

100
Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones.
Son las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar…

… la otra Diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en
la que nos encontramos se sitúa en el informe. Desde estas dos pestañas podremos
hacer todos los cambios que necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos
añadido o cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas
en las que hemos situado algunos campos. Observa la flecha a la derecha del nombre
de columna, si haces clic en ella tendrás acceso a un menú contextual desde el que
podrás realizar distintas acciones. Como siempre, algunas de las opciones estarán
accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y del área en la que se encuentre.

Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana
con dos pestañas.

101
Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel
que no quieres un subtotal para este campo o que el subtotal será uno concreto.
También le podrás indicar que quieres personalizar el nombre de la columna, elementos
sin datos y que repita etiquetas de elementos.

Configuración de campo de valor

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio
y elige Configuración de campo de valor.

Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro
nombre y realizan otras tareas. Es una ventana pensada para trabajar con datos.
Primeramente, aquí podremos formatear cada uno de los campos de datos que
tengamos (ver botón de comando Formato de número) e incluso cambiar el nombre de
la columna a otro más descriptivo. También podremos mostrar los valores como
porcentaje de diferentes maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi
campo. Mi informe tendrá el siguiente aspecto:

102
¿Qué hacemos con el campo mes?
No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

• No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que
dispongo.
• Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinámica. Esto ya
lo conocemos pero será buena idea un pequeño recordatorio en este enlace.
• Poner un filtro de informe.
• Incluirlo como un campo de fila.
• Incluirlo como un campo de columna.

PONER UN FILTRO DE INFORME.

Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener
un informe como el siguiente:

Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora
tenemos una fila adicional más arriba, en la que aparece Mes y, a la derecha (Todas).
La potencia de este filtro es que si hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha
tenemos una lista en la que podemos seleccionar un mes o varios. Si seleccionamos el
botón Seleccionar varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos quedará un informe
como el siguiente:

103
Incluirlo como un campo de fila
Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:

El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una

vista de lo que ha vendido cada Vendedor por Mes y por Producto. ¿Qué pasa si
cambiamos el orden y ponemos el campo Mes encima del campo Vendedor? Este es el
resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor
informe? Obviamente dependerá de lo que queramos ver en cada momento. Lo más
interesante es que los cambios los podemos hacer con muy pocos clics.

104
Incluirlo como un campo de columna
Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y tendremos un
informe como el que sigue:

Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto
con sus correspondientes de ventas por Mes pero a efectos didácticos esto es suficiente
para ver de qué estamos hablando.

Si quieres ejercitarte con la tabla que estamos trabajando este es el enlace. No estaría
de más gastar algo de tiempo en hacer cambios de un área a otra, probar formatos de
número, etc.
Con este tutorial de tablas dinámicas, tienes todo lo necesario para hacer tablas
dinámicas en excel con relativa facilidad.

GRÁFICOS DINÁMICOS

Un gráfico dinámico es similar a un gráfico ordinario creado en Excel, excepto que traza
la información de una tabla dinámica. Al igual que los informes de tabla dinámica, los
gráficos son dinámicos, lo que significa que se puede cambiar un gráfico dinámico
actualizando los valores en una tabla dinámica.

Insertar un Gráfico Dinámico

1. Hacer clic en cualquier celda dentro de la tabla dinámica.

Aparecen las pestañas Analizar y Diseño debajo de Herramientas de tabla

dinámica en la cinta de opciones.

2. Hacer clic en la pestaña Analizar en la cinta de opciones.

3. Hacer clic en el botón Gráfico dinámico.

El cuadro de diálogo Insertar gráfico permite elegir entre una variedad de tipos
de Gráficos dinámicos. Algunos tipos de gráficos serán mejores que otros
mostrando cierto tipo de datos.

105
 Los tipos de gráficos más comunes son Columna, Barra, Línea y Circular.

• Los gráficos de Columna y Barra funcionan bien para comparar

diferentes conjuntos de datos uno contra otro.
• Los gráficos de Línea y Área son excelentes para mostrar tendencias a
lo largo del tiempo.
• Los gráficos Circulares muestran diferentes categorías como partes de
un todo.

4. Seleccionar el tipo de gráfico que se desea utilizar.

5. Hacer clic en Aceptar.

106
El gráfico aparece en la hoja de trabajo con la tabla dinámica. Se puede hacer clic y
arrastrar para volver a posicionarlo y utilizar los controladores de tamaño para cambiar
su tamaño, así como se haría con cualquier otro objeto.

Modificar un Gráfico Dinámico

Al igual que con las tablas dinámicas, hay cuatro áreas en el panel de Campos de gráfico
dinámico en los que se pueden agregar campos. La apariencia del gráfico cambiará
dependiendo del área en la que se coloquen los campos.

1. Arrastrar campos dentro o fuera de las áreas del panel de tareas para cambiar
los datos mostrados en el gráfico dinámico.

Cualquier cambio que se realice al gráfico dinámico también se aplica

automáticamente a la tabla dinámica. Los valores en cada uno siempre
coincidirán.

107
El gráfico dinámico se actualiza instantáneamente para mostrar los datos de cualquiera
de los campos que se han agregado.

Cuando se selecciona un gráfico dinámico, aparece un nuevo conjunto de pestañas en

la cinta de opciones.

OBTENER DATOS EXTERNOS

Cómo importar datos desde un PDF a Excel
En la pestaña "Datos", se podrá conectar archivos PDF o cualquier archivo a tablas
de Excel. Para conectar un archivo PDF, tendremos que clickear en "Obtener Datos"
> "Desde un archivo".

Se desplegará un menú a la derecha en el que podremos elegir qué tipo de archivo

exportar a nuestro archivo de Excel.

No solo se podrán conectar PDFS sino que también archivos .csv, XML, JSON, libros
y carpetas. La nueva actualización de Office 365 permite examinar datos del
documento y seleccionar uno o varios elementos para importarlos a Excel.

108
A continuación, se deberá seleccionar la ubicación del archivo PDF que desea
utilizar. Una vez que el archivo se cargue, aparecerá una ventana del "Navegador"
que muestra la lista de tablas y páginas del documento desde las que puede
importar los datos.

Cuando esté listo para importar, buscar el botón "Cargar" y clickearlo para
incorporar los datos a Excel. También, se puede "Transformar datos" para limpiar
los datos y prepararlos para el análisis con el Editor de Power Query.

109
 MACROS DE EXCEL
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado
ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces
repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel
de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre
das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga
automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la
necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.
Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como
Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente
todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del
programa.

Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una

herramienta especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los
detalles del lenguaje de programación.

110
 GRABAR UNA MACRO

Cuando se crea una macro, hay que imaginar que nos están grabando; cada paso que
se hace se está rastreando—todos los comentarios, los datos que se introduzcan,
incluso cualquier error que se cometa. Antes de grabar una macro, es útil escribir un
guion que contenga todos los pasos que se desea que grabe la macro. Hay que practicar
o ensayar el guion un par de veces, para asegurarse de que funciona, antes de grabarlo
realmente. No hay que preocuparse si se comete un error mientras se está grabando
una macro, siempre es posible eliminar la macro existente e intentar otra vez o editar el
código fuente Visual Basic de la macro para solucionar el error.

1. Si es necesario, activar la pestaña Desarrollador.

2. Hacer clic en la pestaña Desarrollador.
3. Hacer clic en el botón Grabar macro.

Se abre la ventana Grabar macro, donde se puede configurar el nombre de la

macro, descripción y las teclas de método abreviado antes de grabarla.

4. Escribir un nombre para la macro.

El nombre debe comenzar con una letra y no puede tener ningún espacio,
símbolos o marcas de puntuación.

111
 Es posible que se tengan bastantes macros en un archivo, por lo que se deseará
darles un nombre descriptivo para identificar lo que hacen fácilmente.

5. (Opcional) Asignar una tecla de método abreviado.

Asegurarse de que no es algo comúnmente utilizado, como Ctrl + C, que es

copiar.

6. Elegir dónde guardar la macro.

• Libro de macros personal: La macro estará disponible en cualquier

archivo de Excel en el que se trabaje.
• Libro nuevo: Crea un nuevo archivo de Excel y almacena la macro ahí.
• Este libro: Almacena la macro en el archivo actual. No será accesible en
cualquier otro archivo de Excel en el que se trabaje.
7. (Opcional) Escribir una descripción de macro.

Si bien no es necesario agregar una descripción si se tiene un libro de trabajo

que contiene una cantidad de macros, una descripción puede ser realmente útil.

112
8. Hacer clic en Aceptar para comenzar a grabar.

La macro se comienza a grabar inmediatamente.

9. Completar todas las acciones para el proceso que se desea automatizar.

Al grabar, la macro captura todas las acciones que se realizan. Esto incluye hacer
clic en celdas, escribir datos de celda y fórmulas y aplicar formato, entre otras
tareas.

10. Hacer clic en el botón Detener grabación, ya sea en la pestaña Desarrollador o

en la barra de estado.
11. Hacer clic en el botón Guardar.

113
Se guarda el libro de trabajo, y la macro estará disponible la próxima vez que se abra el
libro de trabajo.

EJECUTAR UNA MACRO

Una vez que se ha grabado y guardado una macro en el libro de trabajo, es posible
ejecutarla utilizando el método abreviado de teclado o ver todas las macros en un libro
y elegir una para ejecutarla directamente.

1. Seleccionar la hoja donde se desea ejecutar una macro.

2. Hacer clic en el botón Macros en la pestaña Desarrollador.

Todas las macros disponibles están enlistadas en el cuadro de diálogo Macro.

Desde aquí, se puede ejecutar una macro, editarla, crear una nueva o eliminar
macros que ya no se necesitan.

114
3. Seleccionar la macro que se desea ejecutar.

4. Hacer clic en el botón Ejecutar.

115
Se ejecuta la macro seleccionada.

GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL CON MACROS

1. Haz clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
2. Aparece este cuadro de diálogo, haz clic en No.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

4. En el desplegable Guardar como tipo selecciona Libro de Excel habilitado
para macros (*.xlsm).
5. Dale el nombre Hoja con macros.xslm.
6. Pulsa Aceptar.
7. Cierra el libro.

MODIFICAR UNA MACRO GRABADA

1. Hacer clic en la pestaña Desarrollador.

2. Hacer clic en el botón Macros.

Aparece el cuadro de diálogo Macro. Aquí se pueden ver las macros que se han
grabado.

3. Seleccionar una macro para editar.

4. Hacer clic en el botón Modificar.

Aparece el programa Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Lo que podría

lucir como texto desordenado en realidad es el código de Visual Basic, el lenguaje
que fue utilizado por Excel para grabar la macro que se creó.

116
 No es necesario aprender Visual Basic para ser experto en Excel, sin embargo,
conocer los conceptos básicos puede ser útil si alguna vez se desea modificar
una macro existente. Si se da un vistazo detallado al código de la macro, algunos
de los procedimientos deberían tener un poco de sentido. Por ejemplo, si la
macro selecciona algunas celdas en el libro de trabajo, es posible que se vea el
texto “Seleccionar” o “Selección”.

Se pueden eliminar secciones del código para eliminar ciertas acciones de la

macro o editarlo para cambiar las acciones de la misma.

5. Editar el código de la macro como se desea.

6. Hacer clic en el botón Guardar.

7. Cerrar la ventana del programa Visual Basic para Aplicaciones.

117
Se cierra la ventana de edición de Visual Basic y se regresa a la ventana principal de
Excel.

Probar una Macro Editada

Después de haber editado el código de Visual Basic, es una buena idea ejecutar la
macro una vez más para asegurarse que funciona como se desea.

1. Con la hoja donde se desea ejecutar la macro seleccionada, hacer clic en el

botón Macros en la pestaña Desarrollador.
2. Seleccionar la macro editada.

3. Hacer clic en el botón Ejecutar.

118
La macro se ejecuta y cualquier cambio realizado al código VBA se refleja en la hoja de
cálculo.

ASIGNACIÓN DE BOTONES A MACROS

Botones de Excel
En Excel, los botones se utilizan para llamar a macros. Este tutorial cubrirá cómo crear
botones de Excel, asignarles macros, ajustar sus propiedades y más.

De forma predeterminada, se puede acceder a las macros de Excel en una lista

mediante el botón «Macros» en la cinta Ver.

Sin embargo, a menudo querrá proporcionar acceso fácil a una macro particular
directamente en su hoja de trabajo. Esto se puede lograr usando un control de botón.

Un control de botón se parece a un botón de Microsoft Windows y ejecuta una macro

cuando se hace clic en él. Es una forma mucho más práctica de acceder a las macros
más utilizadas y es una forma fácil de exponer funciones personalizadas a otros usuarios
de su libro de trabajo.

119
Ejecutar una macro desde un botón
Para ejecutar una macro desde un botón en Excel, simplemente haga clic en el botón:

La pestaña Programador de Excel

Se puede acceder a los botones a través de la pestaña Programador.

Desafortunadamente, Excel oculta la pestaña Programador de forma

predeterminada. Si no ve la cinta del Programador, siga estos pasos:

Agregar un botón de macro

En Excel, seleccione la pestaña Programador, luego haga clic en el menú
desplegable » Insertar » en la sección Controles. Hay varios tipos de controles divididos
en dos secciones, “Controles de formulario” y “Controles ActiveX”.

Por ahora, simplemente haga clic en el botón de control debajo de » Controles de

formulario «. Luego, mueva el mouse en cualquier lugar sobre la superficie de la hoja
de trabajo, luego mantenga presionado el botón izquierdo y arrastre el mouse para
dibujar el contorno de un rectángulo. Cuando suelte el clic izquierdo, aparecerá un
nuevo cuadro de diálogo titulado » Asignar macro «.

120
Asignar una macro a un botón

Aquí puede asignar una macro existente al botón, grabar una nueva macro, crear una
nueva macro desde cero usando VBA, o hacer clic en «Cancelar» y volver a su botón
más tarde.

Asignar macro existente a un botón

Para asignar una macro existente, simplemente seleccione el nombre de la macro en la
lista y luego haga clic en Aceptar.

Editar una macro existente antes de asignarla a un botón

Para editar una macro antes de asignarla al botón, seleccione el nombre de la macro en
la lista y haga clic en el botón «Editar» (el texto del botón «Nuevo» cambia a «Editar»).

121
Grabar una macro y asignar un botón
Para grabar una nueva macro y asignarla al botón, haga clic en «Grabar …». Esto abre
el cuadro de diálogo Grabar macro , donde especifica un nombre y hace clic en
«Aceptar». Al botón se le asignará esa macro. Mientras tanto, Excel permanecerá en un
estado de grabación hasta que haga clic en «Detener grabación» en la sección
«Código» de la pestaña Programador.

Escribir procedimiento VBA y asignar al botón

Para escribir una nueva macro para el botón, escriba un nuevo nombre para su macro
en el cuadro de texto en la parte superior del cuadro de diálogo, luego haga clic en
«Nuevo». Excel abrirá el VB Editor, en el que verá un nuevo procedimiento de macro
vacío con el nombre que ingresó. Este procedimiento se almacenará en un nuevo
módulo, visible en la ventana Proyecto.

122
 INCLUIR UNA MACRO EN UN MENÚ DE HERRAMIENTAS
Imaginemos que tenemos la macro “AbrirArchivo” que ya creamos en una entrada
anterior. Lo que queremos es que aparezca un icono en la barra de acceso rápido de
Excel y al hacer clic sobre él, se ejecute nuestra macro sin más dilaciones.

Entonces seguirás estos pasos:

[pasos paso=”1″]Agregar un comando[/pasos]

Ve a la flecha que aparece junto a la barra de acceso rápido y haz clic sobre ella. Se
mostrará un menú del cual vas a elegir la opción “Más comandos…”.

123
[pasos paso=”2″]Elige una macro[/pasos]

En el cuadro de diálogo que aparece, vas a ver todos los comandos que tienes
disponibles en la barra de herramientas de acceso rápido. Ahora, en la lista desplegable
“Comandos disponibles en:”, vas a seleccionar la opción “Macros”.

Verás que aparecen listadas todas las macros disponibles en tu libro. En mi caso solo
tengo una. La seleccionas y luego haces clic sobre el botón “Agregar” para que aparezca
el botón en la barra de herramientas. Para terminar, haz clic en aceptar.

124
Ahora verás que aparece un botón adicional en tu barra de herramientas de acceso
rápido y, si haces clic sobre él, se ejecutará la macro que acabas de crear.

¡Muy útil! ¿No lo crees?

[pasos paso=”3″]Cambia el aspecto de tu botón[/pasos]

¿No te gusta cómo se ve tu botón?

¡No hay problema!

Simplemente, repite los pasos hasta que llegues a donde tienes tu macro. Selecciónala
en el lado derecho y haz clic sobre el botón “Modificar”. Con esto se abrirá un cuadro en
el que aparecerán todas las imágenes disponibles para tu botón, entre las que puedes
elegir la que más se adapte a tu necesidad.

125
 GENERACIÓN DE FILTROS EN LA LISTA
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con
ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso
sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en
Excel.

126
 CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha
Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los
filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar
y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel, lo
cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.

127
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro
correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte
inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda
de cada uno.

Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos
valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la
opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En
la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará
solamente las filas con dicho nombre.

128
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de filtrado
establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha cambiado para
indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila de Excel se
muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

Filtrar por varias columnas

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por
varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si
además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo
seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:

129
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos criterios.
Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos que se ha
aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros
datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la segmentación
de datos que obtendremos.

Cómo quitar un filtro en Excel

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y
seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la
columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si
tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola

130
acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos
> Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valores

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual
podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se
muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo, en la
siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y como
resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha
encontrado dicha palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar
fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de búsqueda
para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar caracteres
comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal como si hiciéramos

131
una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos ampliar los resultados de
búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una columna
se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú llamada Filtros de
texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos

permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la
opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

132
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”, entonces
Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que comiencen por la
letra “a”.

Filtros de número en Excel

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos, nos
permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar
en la siguiente imagen:

A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de número para
mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son
superiores al promedio.

Filtros de fecha en Excel

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal como
lo muestra la siguiente imagen:

133
Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e
inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o años
con tan solo seleccionar la opción adecuada.

Filtrar por color en Excel

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que nos
ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas tengan
aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando
directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he
aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor
superior a $850 en la columna Total.

134
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna
Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré elegir
alguno de los colores presentes en la columna.

135
 TABLAS DINÁMICAS

Cómo crear una tabla dinámica:

Paso 1:

Selecciona una de las celdas de la tabla con la que construirás la tabla dinámica.

Es importante que ninguna fila o columna de esa tabla esté vacía.

Paso 2:

En la Cinta de opciones, haz clic en la pestaña Insertar.

Paso 3:

Haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 4:

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás crear la tabla. En nuestro caso,
elegiremos que esté en una nueva hoja de cálculo y seleccionaremos que los datos que
deseamos analizar es una tabla o rango de celdas.

Al finalizar, haz clic en el botón Aceptar.

136
Paso 5:

Excel agregará la tabla dinámica a una nueva hoja de cálculo y podrás empezar a
trabajar con ella inmediatamente.

Cómo usar una tabla dinámica:

Al crear una tabla dinámica, verás un panel de control al lado derecho de la hoja de
cálculo en que estés trabajando.

Desde allí podrás crear y configurar la tabla. Por ejemplo, desde este panel podrás
seleccionar los campos que quieras agregar al informe al hacer clic sobre ellos.

A medida que vayas agregando elementos, estos se irán añadiendo a las áreas
de Filtros, Columnas, Filas o Valores.

Dependiendo del tipo de campo que selecciones, este se agregará a una área
predeterminada. Los campos no numéricos se indexarán al área Filas, la información
relacionada a fechas u horas irá a Columnas y los campos numéricos estarán en el
área de Valores. Sin embargo, si quieres ubicar un campo en otra área a la que
originalmente Excel lo agrega, puedes arrastrarlo a donde quieras ubicarlo.

En nuestro caso tenemos el presupuesto de gastos de un año. Entre los campos que
podemos agregar a la tabla están el tipo de egresos que hubo y cada uno de los

137
meses. Como solo queremos analizar el comportamiento de los gastos de enero a
marzo, seleccionaremos los campos egresos, enero, febrero y marzo.

Puedes modificar la tabla cuantas veces quieras haciendo clic en los campos que
quieras seleccionar para verlos en la tabla o dejar de seleccionarlos para quitarlos de la
tabla.

Actualizar una tabla dinámica:

Si agregas o cambias datos en la tabla de origen de la tabla dinámica, esta última no se

actualizará inmediatamente, así qué puedes realizar este procedimiento de dos
maneras:

Opción 1:

138
Haz clic en el botón derecho del ratón en cualquier parte de la tabla dinámica,
y selecciona la opción Actualizar en el menú que se abrirá.

Opción 2:

Selecciona una celda de la tabla dinámica que quieres actualizar. Ve a la

pestaña Analizar en la Cinta de opciones. Allí, haz clic en el comando Actualizar.

Se desplegará un menú, en donde debes escoger la opción Actualizar todo. La tabla

se actualizará inmediatamente.

Borrar una tabla dinámica:

Paso 1:

Selecciona la tabla dinámica.

Paso 2:

139
En la pestaña Analizar, haz clic en el comando Acciones.

Paso 3:

Se desplegará un menú, donde debes seleccionar la opción Borrar.

Paso 4:

Se desplegará un menú en donde podrás elegir si quieres Borrar todo o Borrar los
filtros que estén usando.

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