[CARTILLA PRÁCTICA] 10 PASOS PARA LA ELABORACIÓN Y REPORTE DE INFORMACIÓN EXÓGENA

 Publicado: 30 abril, 2020

La información exógena constituye un conjunto de datos o información que tanto personas naturales como jurídicas
deben reportarle periódicamente a la Dian, de acuerdo con las especificaciones sobre las operaciones realizadas con
terceros.
En esta Cartilla Actualícese encontrará todas las novedades y principales aspectos que debe conocer respecto a esta
obligación tributaria, y la descripción de 10 sencillos pasos para su cumplimiento.

Desde su creación, el reporte de información exógena ha constituido uno de los pilares en el ejercicio de la fiscalización
inherente a las facultades conferidas a la Dian (artículo 684 del Estatuto Tributario –ET–). Con fundamento en este
requerimiento, dicha entidad garantiza el efectivo cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales que
administra.
Mediante esta ardua labor que llevan a cabo los contribuyentes año tras año es posible corroborar la trazabilidad de las
distintas transacciones u operaciones que dan lugar a la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones tributarias,
las cuales deberán estar correctamente soportadas en los registros contables que han servido como base para la
determinación de los tributos.
Teniendo en cuenta la relevancia de esta obligación, y sin dejar a un lado los numerosos ajustes que se han efectuado
en torno a la normativa que rige en la materia, en esta nueva entrega que trae Actualícese para sus suscriptores, 10
pasos para la elaboración y reporte de información exógena – Año gravable 2019, podrá encontrar las principales
novedades y aspectos de mayor importancia que deberá considerar al momento de llevar a cabo esta labor y así evitar
inconsistencias y posibles sanciones asociadas.
Para finalizar, y en aras de facilitar el reporte de la información exógena por el año gravable 2019, ponemos a su
disposición 14 herramientas en Excel, elaboradas por el Dr. Diego Guevara Madrid, líder en investigación tributaria de
Actualícese, cuyo contenido se explica de la página 132 a la 135.
Agradecemos la confianza depositada en nosotros y esperamos que esta nueva publicación, junto con las demás
herramientas que hemos dispuesto para nuestros suscriptores y/o usuarios, constituyan una guía que facilite el
cumplimiento de sus labores.
¿Qué contiene esta publicación?
GENERALIDADES
 Facultad de fiscalización de la Dian
 Información solicitada
 Procedimiento para la solicitud de información
INFORMACIÓN EXÓGENA EN 10 PASOS
Paso 1: verifique si está obligado
Paso 2: identifique la fecha máxima para la presentación del reporte
Paso 3: requerimientos previos
 Actualización del RUT
 Habilitación de cuenta de usuario en la plataforma de la Dian
 Generar o renovar el instrumento de firma electrónica
 Requerimientos tecnológicos
 ¿Cómo debe presentarse la información exógena?
Paso 4: estudie las novedades
 Universo de reportantes
 Reporte de dividendos distribuidos durante 2019
 Reportes del Depósito Central de Valores
 Reporte de los fondos de inversión colectiva
 Reporte de entidades que administran los aportes voluntarios y obligatorios a fondos de pensiones
 Reporte de las administradoras de fondos de cesantías
 Reporte de las sociedades fiduciarias
 Listado de conceptos por pagos o abonos en cuenta y su retención en la fuente
 Listado de conceptos por rentas exentas, costos y deducciones especiales e ingresos excluidos del IVA
 Reporte de descuentos tributarios
 Ejecución de contratos de colaboración empresarial
 Reporte de la información del beneficiario efectivo
 Reporte de estados financieros de grupos empresariales
 Reporte de rentas de trabajo
 Reporte de departamentos y municipios
 Declaraciones de industria y comercio
 Anexos para productores de petróleo y gas
 Expedición de la firma electrónica
Paso 5: determine qué formatos le corresponde reportar
 Resumen de las categorías de informantes de exógena por el año gravable 2019 y los formatos que deben usar
Paso 6: extraiga la información de la contabilidad
 Formato 1001 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas
 Formato 2276 – Datos de los certificados de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones
 Datos que no se reportan
Paso 7: diligencie los borradores de los formatos en Excel
 Formato 1001 v. 10 – Pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas
 Formato 2276 v. 2 – Ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones
 Formato 1011 v. 6 – Información de las declaraciones tributarias
 Formato 1012 v. 7 – Información de las declaraciones tributarias, acciones y aportes e inversiones
 Formato 2275 v. 1 – Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional
 Tratamiento del seudo-NIT 222222222
 Reporte de pasivos
 Reporte por parte de los grupos económicos
Paso 8: valide y cargue los archivos
 Prevalidador tributario
 Ingreso/salida de los servicios informáticos
 Colocación de archivos
 Diligenciamiento de la solicitud de envío de archivos
 Presentación ante la Dian
 Consulta de solicitudes
 Reemplazo de la solicitud anterior
 Solicitud de cancelación de los archivos
 Conformación de errores
Paso 9: consulte nuevamente la información
Paso 10: corrija si es necesario
RÉGIMEN SANCIONATORIO
 Valores para tener en cuenta al liquidar las sanciones
 Responsables de la información
Reducción de las sanciones
 Antes de que se profiera pliego de cargos
 Antes de la notificación de la imposición de la sanción
 Después de la notificación de la imposición de la sanción
 Principio de favorabilidad
Sanción por evasión pasiva
FIRMEZA DE LOS REPORTES
Tiempo de conservación de los registros y soportes
 Tiempos de conservación para efectos mercantiles
 Tiempos de conservación para efectos fiscales
Valor probatorio de la información
RUTA NORMATIVA DEL REPORTE DE INFORMACIÓN POR EL AÑO GRAVABLE 2019
GUÍAS PARA EL REPORTE DE EXÍGENA 2019
Contenido de los formatos
HERRAMIENTAS
Respuestas
 Persona natural que actúa como agente de retención
 Contribuyentes que deben presentar la exógena 2019
 Plazo que tiene la Dian para exigir la información exógena
 ¿Cuáles son los plazos para presentar la información exógena?
 Pasos para realizar la renovación de la firma electrónica ante la Dian
 ¿Los reportes de información exógena deben firmarse?
 Exógena: errores frecuentes en su presentación
 Obligación de presentar información exógena en función de los ingresos obtenidos por el contribuyente
 Reporte en la información exógena de los beneficiarios efectivos
 Reporte de exógena en los contratos de mandato
 Autorretención especial a título de renta en la exógena
 Manejo del concepto 8200 en los reportes de exógena
 Reporte de las cuentas por cobrar en la exógena
 Seudo-NIT 222222222: manejo fiscal en la exógena
 Pasivos: ¿cómo se registran en la información exógena?
 Grupos económicos: ¿cómo presentan la exógena?
 Pasos para corregir inconsistencias en los reportes de exógena ante la Dian
 Sanción por error en el reporte de exógena
 Principio de favorabilidad: incidencia en la información exógena
 Sanción por evasión pasiva
 Tiempo de conservación de los soportes de la información exógena
Modelos y formatos
 Categorías de informantes de exógena por el año gravable 2019 y los formatos que deben usar
 Plantilla para elaborar formulario 220: certificado de ingresos y retenciones – año gravable 2019

CORRECCIONES AL REPORTE DE INFORMACIÓN EXÓGENA POR EL AÑO GRAVABLE 2020

 Publicado: 16 junio, 2020
Cuando el reporte de información exógena es recibido por la Dian, el sistema emite el formulario 10006 como prueba
de que los archivos fueron entregados.
Sin embargo, hasta este punto, la Dian no ha efectuado ningún tipo de verificación de fondo a la información reportada.

Cuando la Dian revisa los reportes de exógena y detecta inconsistencias o errores de fondo en los archivos, el
reportante podrá encontrar en el estado de la solicitud de envío la especificación del error encontrado.
Por tanto, al consultar nuevamente la información y verificar el estado de la solicitud, una vez la Dian haya efectuado la
debida revisión, es posible que deba realizar correcciones a la información.
Así pues, tal como lo abordamos en nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información
exógena, entre los principales errores que pueden surgir encontramos:
Errores de encabezado
Los errores de encabezado se deben corregir utilizando la opción de reemplazo total, así:

Errores de contenido
Para corregir archivos en los cuales figuren errores de contenido es necesario que el informante utilice algunas de estas
dos opciones:
 Reemplazo total.
 Reemplazo parcial.

Si deseas visualizar esta tabla completa y conocer los distintos errores que pueden presentarse en relación con el
número de identificación y la forma en la que pueden solucionarse, te invitamos a acceder a nuestra cartilla práctica 10
pasos para la elaboración y reporte de información exógena.
Corrección a los reportes inicialmente enviados
Para comprender mejor lo que podría sucederle a un informante con la corrección posterior de los archivos enviados,
pensemos que durante el mismo año de envío (para este caso, 2020) debe corregir algún archivo que había enviado en
el pasado (por ejemplo, corregir los archivos de la información del año gravable 2018, los cuales fueron entregados
durante 2019). En este caso, dicho archivo debe conservar el “consecutivo” o “número de envío”.
Para ilustrar lo anterior, supóngase que en abril de 2019 habían sido entregados dos archivos del formato 1001 con la
información del año gravable 2018:
 Solicitud de envío: 1000066000000531 (este número figura debajo del código de barras de la solicitud de envío
que se generó en el año de la primera entrega).
 Esta solicitud estaba compuesta por dos archivos: xml Dmuisca_010100109201900000002.xml
Posteriormente, en junio de 2020 se entregaron dos nuevos archivos para el formato 1001, pero con la información del
año gravable 2019. Sus nombres fueron:
Solicitud de envío: 1000066000000640
Dmuisca_010100907202000000001.xml
Dmuisca_010100907202000000002.xml
Nótese que, al iniciarse un nuevo año de entregas, el respectivo consecutivo para el envío de archivos empieza
nuevamente desde “1”.
Sin embargo, en agosto de 2020 debe corregir uno de los dos archivos con la información del año gravable 2018, y otro
de los archivos con la información del año gravable 2019. En este caso, se deberán reemplazar las dos solicitudes de
envío y, aunque fuese solo un archivo el que se debería corregir en cada solicitud, se tendría que adjuntar
nuevamente la misma cantidad de archivos que tenía la solicitud inicial.
Para reemplazar la solicitud 1000066000000531 con los archivos que tenían información del año gravable 2018:
 Dmuisca_010100109201900000003.xml
 Dmuisca_010100109201900000004.xml
Para reemplazar la solicitud 1000066000000640 con los archivos que tenían la información del año gravable 2019:
 Dmuisca_010100907202000000005.xml
 Dmuisca_010100907202000000006.xml
Observemos que en las correcciones los números de envío son 3, 4, 5 y 6, pues en el mismo año de entrega (2020) ya
existían los números consecutivos 1 y 2.
Si deseas conocer más detalles respecto a la corrección de errores presentados en el reporte de información exógena,
te invitamos a acceder a nuestra cartilla práctica 10 pasos para la elaboración y reporte de información exógena,  en la
cual profundizamos sobre todos aquellos puntos que usted deberá tener en cuenta al momento de cumplir con esta
obligación.