Apartado, octubre 4 de 2023

Señor:
OSCAR SALAS JULIO
Gerente

Asunto: Auditoria actualizaciones documentos legales.

El objetivo de esta auditoria es verificar que las responsabilidades que asisten a la
Cooperativa en el marco de la reglamentacion legal sea ralizada a cabalidad.

Me permito informar que se revisaron las siguientes actualizaciones:

1. Actualizacion de la Camara de comercio: En esta actualizacion se registran todos

los datos generales (direccion, correo electronico, ubicación,) informacion para
notificacion judicial y administrativa, informacion financiera (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos, costos y gastos), codigo de las actividades realizados, que
tipo de empresa, numero de trabajadores, detalle de los bienes que posee la
empresa, esta actualización fue Realizado el 28 de marzo de 2023 y busca
2. Actualizacion del Registro Unico Empresarial y social (RUES): Realizado el 28 de
marzo de 2023.
3. Actualizacion del RUP (Registro Unico de Proponentes): Se realiza con el objeto
de demostrar la capacidad y la experiencia que Cootraban posee a la fecha, para
participar en procesos de contratacion publica o privada, en el se registran todos
los activos, pasivo, patrimonio, con el cual miden la experiencia, la capacidad
juridica, capacidad financiera, capaciddad tecnica que tiene la empresa en el
cumplimiento de las actividades que ostenta en el objeto social y es obligatorio
para las empresas del Estado contratar con empresas que solo tengan
actualizado el RUP.
4. Actualizacion Permanencia en el Sector solidario: Esta actualizacion consta del
envio de la memoria economica se debe realizar en la Web, y es obligatoria para
que las empresas , demuestren que pertenecen al sector solidario y puedan
permanecer en el regimen tributario especial, si este registro no se realiza en la
fecha prevista se pierde el beneficio de pagar el impuesto de renta del 20% y
pasaria pagar el impuesto sobre el 35% del regimen ordinario, teniendo la
obligacion de actualizar el RUT. Esta informacion, tiene dos aspectos importantes
la actualizacion de la informacion en el registro web que se hace anual y la
actualizacion de la calidad como contribuyente del Regimen especial
 El registro se realiza para que el proceso de calificación sea público y busca que la
comunidad se pronuncie sobre los requisitos de acceso al régimen tributario especial, el
sistema permite que la comunidad realice comentarios generales y observaciones sobre
la Cooperativa.

Es preciso señalar que la empresa debe adjuntar una serie de documentos para
poder obtener este requisito que finalmente se obtiene a través del formulario
5245 como solicitud régimen tributario especial, los requisitos son:

Acta de Asamblea General, en la que se indique el estado de las asignaciones

permanentes de los años gravables anteriores y que no han sido reinvertidas, y
de manera sumaria se informe la forma como se realiza la reinversión del
beneficio neto o excedente tratado como exento en el año gravable anterior,
Estados financieros, informe anual de resultados, informe de gestión, informe
revisor fiscal, listado de los fundadores, describir la actividad meritoria, monto y
destino de la inversión del beneficio, certificado de antecedentes de directivos,
certificado de remuneracion directivos,

Igualmente, esta revisoría verifico las casillas en el rut, del año 2022 en cuanto
datos de ubicación, Casilla 53: responsabilidad 04 RTE- Casillas 66 a la 69-casilla
70 con código 2, datos del representante legal estén correctos, casilla 76 fecha
registro ante la superintendencia, la casilla 88 y la casilla 46 a la 50 de las
actividades económicas corresponde a las registradas en cámara de comercio y
a la actividad meritoria, establecida en el articulo 359 del estatuto tributario.

Para el envío de la información necesaria para la actualización del registro web

es indispensable descargar el prevalidador que contiene los formatos:

• 2530 – Información fundadores.

• 2531 – Información de personas que ejercen cargos gerenciales, directivos o de
control.

En el momento de la revisión no se tiene la carpeta física de la actualización de

permanencia, se me envio la carpeta virtual.

Finalmente se radica la actualización con el formato 5245, la cual fue realizada el 30

de marzo del 2023, a través del SIE ( Régimen tributario Especia).

Igualmente se consulto si a la fecha existían comentarios por parte de la sociedad civil, pero
a la fecha no existe ningún comentario.
El formato 5245, da cuenta que se suben todos los documentos exigidos en los requisitos
para que nos puedan calificar o rechazarla si incumplimos en cualquier documento o
enviamos una cosa distinta da lugar a un acto administrativo que es un rechazo.
Los documentos que debemos anexar deben ser con vigencia 2023, excepto lo de los
Estados Financieros que el del 2022 porque con ellos la Dian, sustanciara la solicitud de
calificación.
En el caso de Cootraban, se ha enviado la de información del año anterior dado que la
Asamblea esta siendo realizada finalizando el mes de marzo y la información la debemos
ingresar el 30 de marzo, es decir para esa fecha no es posible tener el acta debidamente
radicada para efectos de la calificación, pero la ley dice que lo que se debe enviar es la
información del año anterior.
Esta revisoría verifico ante al DIAN, que la entidad se encuentra en calificada ver evidencias.

5. Registro Nacional De Bases de Datos

Este es un registro que se debe realizar ante la Superintendencia de Industria y comercio.
Las Sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a
100.000 Unidades de Valor Tributario -UVT- y Personas Jurídicas de naturaleza pública), de
conformidad con lo previsto en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 y el Título Quinto
de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. En el caso de la
Cooperativa Cootraban superan los topes establecidos, debemos tener en cuenta lo
siguiente:

La actualización de las bases de datos es obligatoria, la verificación de cumplimiento es

competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con lo
previsto por el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012. Las bases de datos deben actualizarse asi:

ANUALMENTE
Se debe actualizar las bases de datos dentro de los tres primeros meses del año, pero
cuando se genere una nueva base de datos deberá registrarse durante los 2 meses,
siguientes a su creación.
MENSUALMENTE
Se debe actualizar las bases de datos si durante los 10 primero días, hábiles de cada mes, se
hubiese presentado cambios sustanciales en la información registrada en cada base de
datos.
SEMESTRALMENTE
Dentro de los primeros 15 días hábiles de los meses de febrero y agosto, debemos informar
los reclamos, recibidos por habeas data, durante el semestre inmediatamente anterior.
La Cooperativa, creó el manual de Política de tratamiento de protección de datos
personales, dando cumplimiento a la ley estatutaria 1581 de 2012, en la cual estableció
derechos de los titulares de los datos y deberes en calidad de responsables del tratamiento
de la información cuando el tratamiento se realice a través de un encargado.
En esta misma política se crearon las bases de datos de Clientes, proveedores, empleados,
asociados y base de datos de beneficiarios de los asociados, estas bases de datos ya están
creadas ante la SIC.
En la auditoria que se realiza a la actualización de las bases de datos, esta Solamente la de
los asociados, falta realizar la de los clientes, proveedores y empleados, se evidencia que:
1. Base de datos asociados, radicado 152440 realizado el 29 de marzo de 2023.
2. No se tiene la actualización de las bases de datos de los clientes, proveedores
y empleados.
Se Recomiendo realizar la actualización de la base de datos de los clientes, proveedores y
empleados, compromiso que lo venia realizando Control interno.
6. Envío información exógena.
La información exógena se refiere al reporte que como persona natural o jurídica
debe radicar por medio de la plataforma digital de la Dian, en el que debe
registrar las cifras consignada en sus declaraciones tributarias por tercero, es
decir, informar sus relaciones fiscales y comerciales con terceros.
Esta informacion es revisada por esta revisoria formato por formato, si se
encuentra alguna diferencia en conceptos o en valores o bien con respecto a las
declaraciones tributarias se envia la recomendación de la correcion y
posteriormente se me envia lo corregido el cual es colocado, firmado y
presentado en la plataforma de la DIAN, posteriormente se revisa el envio.
En el envio del formato 1001, se presentaron 2 inconsistencia por error en la cedula de Nit
860000732 cámara de comercio de Bogotá por valor $6.500 y Nit.830000000 Legumbreria
la finca $104.156, cuando se consulta la informacion de la correccion aun sigue saliendo
error, envio evidencia, por lo que recomiendo se corrija y se envie nuevamente. Estos dos
NIT, deben ser invalidados en el sistema para evitar que en los proximos años se registren
estos NIT errados.
Los siguientes son todos los formatos presentados y el error que aun permanecen.
La solicitud reemplazada parcialmente muestra el siguiente error:
 7. Responsabilidad de realizar la retención de ICA, en los gastos realizados por caja
menor.

La cooperativa fue designada como agente de retención del impuesto de industria y

comercio mediante la resolución número 0039, del 8 febrero del 2022, el acuerdo
Municipal vigente en su ARTÍCULO 173, que a la letra dice

“ARTÍCULO 173. RESPONSABILIDAD POR LA RETENCION. Los agentes de retención

y auto retención, son responsables por las retenciones que han debido efectuar conforme
a las disposiciones vigentes, sin perjuicio de la solidaridad establecida en los artículos 371
y 372 del Estatuto Tributario Nacional.

Los agentes obligados a efectuar la retención del Impuesto de Industria y Comercio que no
lo hicieren dentro de los plazos establecidos, se les aplicará el procedimiento tributario y el
régimen de sanciones contenidas en este Estatuto”.
A la fecha la Cooperativa retiene y paga industria y comercio a todos los proveedores que
den lugar de acuerdo a la norma, pero no se está realizando la deducción y pago de las
facturas o documentos equivalentes que se realizan por caja menor, este tema ha sido
tratado con la Señora Libia Polo, en distintas oportunidades.
Por lo que para el mes de noviembre debe asumirse el gasto o las personas que realicen
compras por caja menor deben realizarlo sobre cualquier monto, la otra opción es no pagar
los gastos en efectivo si no por tarjeta débito. De no hacerlo exponemos a la Cooperativa a
una sanción.

Cordialmente

ELENIS GARCIA DIAZ

Revisora Fiscal