“ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Establecimiento Público adscrito al Ministerio de Educación Nacional

NIT 800.173.719.0
MANEJO DE DOCUMENTACION Y ARCHIVO.
IV SEM. NOCTURNO – ESPINAL

ACTIVIDAD ACADÉMICA

Tema: Unidad de Correspondencia - Recibo y Despacho de Documentos.

1. Defina que es Unidad de Correspondencia, cuáles son sus funciones y por qué
se considera parte integral de un programa der Gestión Documental.
R: Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, en la
que estos procedimientos contribuyen al desarrollo del programa de gestión
documental y de conversación, integrándose a los procesos que se llevaran en
los archivos de gestión centrales e históricos.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1) Control de Ingreso de la Documentación
2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar y describir)
3) Conservación
4) Servicio y Control de Préstamo de los Documentos.
5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.
6) Digitalización de los Documentos.
7) Atención a consultas sobre informes estudiantiles.
En el Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada
conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando
solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en el
acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas
responsables.
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¿POR QUE SE CONSIDERAN RECONSIDERA PARTE INTEGRAL DE UN

PGD?

Los Procesos o Programas de Gestión Documental , para promover la

conservación adecuada de toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la
utilización de procedimientos y operaciones Archivísticas.

2. Cuando existen regionales de una entidad, con cuántas unidades de

correspondencia debe contar la entidad.
R: Cuando existen regionales, deberán contar con unidades de
correspondencia en cada una de una de sus sedes y si existen varias
sucursales en una misma cuidad, la entidad determinara conforme a sus
necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones
oficiales, o si en cada sede habrá unidad de correspondencia. Se debe
propender por el control y normalización unificada en cada entidad.

3. Cuál es la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales, cuales

son las comunicaciones oficiales.
R: La correspondencia son las comunicaciones de carácter privado que llega
a las entidades a título personal.

La comunicación oficial son todas aquellas recibidas o producidas en el

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad.

La diferencia de estas es que la correspondencia es de carácter privado;

personal, confidencial, que no se radica ni tramita, al contrario de las
comunicaciones oficiales las cuales generan tramites de recepción, radicación,
despecho y envió. Las comunicaciones oficiales deben tenerse dentro del
archivo de gestión o central. La correspondencia no se envía al archivo porque
es privada.
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¿CUALES SON LAS COMUNICACIONES OFICIALES?

 OFICIOS: Es una comunicación oficial escrita que, por su naturaleza, es
externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar
información, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o
personas naturales o jurídicas, sobre asuntos específicos relacionados
con las actividades de competencia de quien las expide.
 ACTAS: Documento en el que consta lo sucedido, tratado o acordado
en una reunión. Las actas se levantarían en relación con las actividades
de la junta directiva, de los consejos, comités, comisiones o en cualquier
actividad administrativa que así lo amerite.
 INFORMES: Un informe es el documento que se caracteriza por
contener informando que refleja el resultado de una investigación o de
un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada. Por lo
general, el propósito del informe es informar.
 RESOLUCIONES: Son actos administrativos de carácter general o
particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o
los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez externas o internas.
EXTERNAS: Reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones
sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos
técnicos o de interpretación.
INTERNAS: Tienen como objetivo dar cumplimiento a funciones de
carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el
Director General y en el Secretario General.
 FORMATOS: Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos
refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto,
con la presentación del documento el cual tiene unas características
predeterminadas.
 COMUNICACIONES URGENTES: Se llaman comunicaciones urgentes
aquellas que transmiten órdenes, noticias o avisos en el menor tiempo
posible.
 TELEGRAMA: Un telegrama consiste en la transmisión a la larga
distancia de un mensaje escrito. En su sentido más amplio, se puede
decir que aun empleamos, ya que si bien en sus la telegrafía era a
través de cables y luego se creó la radiotelegrafía, se usaban las ondas
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de radio para transmitir mensajes. Hoy en día usamos el fax, el email y

las redes informáticas incluidas el internet para enviar mensajes a
distancia.

4. Qué son firmas responsables en una entidad. En qué documentos se deben

plasmar
Según el acuerdo 060 del 2001 en su artículo cuarto establece:

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de

los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y
externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por
el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los
documentos que cumplan con lo establecido
Se debe establecer según las políticas de la empresa, puede ser en el manual o
instructivo de documentos oficiales o en una resolución de creación o aplicación
de la unidad de correspondencia.

5. Cuáles son los controles internos que debe tener una unidad de
correspondencia para la correspondencia interna y externa?
 Para la correspondencia Interna de carácter oficial: Las entidades
deberán establecer controles y procedimientos que permiten realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permiten la
consulta oportuna, ya sean estos manuales o automatizados.
 Para la correspondencia externa o de carácter oficial: Las unidades
de correspondencia, elaboran planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permiten certificar la recepción de los documentos,
por parte de los funcionarios componentes y dispondrán de servicios de
alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas.

6. Cuáles son los documentos que no se reciben en una unidad de

correspondencia, cuales sobres no se deben abrir
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Las personales de funcionarios y los que corresponden a otras entidades o

empresas.
¿Cuáles sobres no se pueden abrir?
Cuando se presentan dudas sobre la seguridad de algún paquete que por su
paso excesivo sea sospechoso, o sin remitente. Paquetes sucios, manchados
o con olores extraños, exceso de avisos o de sellos postales, palabras
restrictivas, amarrados con cables o presencia de cables se avisa
inmediatamente al coordinador del comité de emergencias.
Las comunicaciones de carácter privado o también llamadas correspondencia,
no deberá abrirse y deben estar plenamente identificadas con mensajes como:
confidencial, estrictamente personal, y otras similares.

7. Qué pasa si falla la energía en una empresa, como funciona la unidad de

correspondencia.
Se radica manualmente la correspondencia y posteriormente se ingresan al
sistema.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
 RECEPCION: Es cuando es recibida la documentación interna y externa
en el CADA (Unidad de Correspondencia) Ej: Cuando alguna persona
externa se acerca la ventanilla del CADA a radicar una documentación.
 CLASIFICACION: Al momento de recibir la documentación, la clasifica
por dependencia a la cual va a ser dirigida a la documentación, antes de
ello, verificar la documentación si esta en sobres, restringido o no abrir,
después esa documentación es escaneada e ingresada al sistema, se
imprime el rotulo con el número de radicado correspondiente.
 DISTRIBUCION: Este proceso es cuando el funcionario encargado toma
la documentación, es guardada en la carpeta según cada dependencia y
se dirige a cada dependencia a entregarlos en el carro repartidor de
documentos y luego este funcionario encargado de repartir le entrega al
funcionario una planilla de recibido al cual debe firmar y en caso de que
tengan documentación para llevar de la dependencia (correspondencia
interna), la recibe y hace firmar la planilla correspondiente.
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8. Qué perfil debe tener la persona que ocupa el cargo en una unidad de
correspondencia.
PERFILES Y ROLES DE LOS EMPLEADOS DE LA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
Perfiles de Archivo y Correspondencia
Coordinador de Archivo y Correspondencia: Profesional con formación
integral, calificada para planear, diseñar, implantar, evaluar, administrar y
mantener sistemas de información y documentación que respondan a las
necesidades.
ROLES
Resguardar documentos expedientes y demás información de interés para la
Superintendencia de Notariado y Registro.
 Ejecutando actividades de creación de directrices para la administración
y gestión de documentos para la entidad
 Realizar cronogramas de trabajo, con el fin de crear una organización
homogénea de las actividades a realizar dentro de archivo y
correspondencia.
AUXULIAR DE ARCHIVO: Estudios Técnicos o tecnólogos en archivística o áreas
afines en la gestión documental, resguardar documentos, expedientes y demás
ejecutando actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en la
unidad de archivo a fin de mantener la información organizada a disposición de la
institución.

 Atención al publico
 Relaciones humanas
 Ser diligente y respetuoso con los funcionarios y públicos en general.
 Clasificar documentos, expedientes y otros.
 Ordenar documentos, expedientes, carpetas y otros.

AUXILIAR OPERATIVO:

Estudios técnicos o tecnólogos en archivística o áreas afines en la gestión

documental, dominio en informática, excelente atención al cliente y dinamico.

 Capacidad de análisis para realizar informes

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 Manejo de internet y paquete office

 Archivar y enviar correspondencia

9. Describa la ruta del proceso de Recepción de documentos. Explique cada

uno de sus parámetros de ruta.
10. Consulte y Describa la ruta del proceso de Despacho de Documentos,
Explique cada uno de sus parámetros de ruta.

Cualquier inquietud no dude en consultarme

Bendiciones y éxito en su Actividad.