1.1. Actividades del proyecto.

En general suele ser conveniente dividir el proyecto en paquetes de trabajo, ya

que permite descomponerlo en partes claramente identificables. Cada una de
estas partes puede descomponerse en actividades o tareas a realizar,
interdependientes entre sí.

Las actividades deben tener las siguientes características:

 Ser mensurables en términos de tiempo, recursos, esfuerzo y coste.

 Tener un producto final como resultado.
 Tener un comienzo y un fin claro.
 Ser responsabilidad de una sola persona.

La información que necesitamos de cada actividad podemos resumirla como

sigue:

 Descripción de la tarea.
 Inputs o precondiciones necesarios.
 Requerimientos de recursos con costes.
 Tiempo estimado.

Existe un tipo especial de tarea, con duración nula, que podríamos llamar fechas
clave o hitos del proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del
proyecto sin estar familiarizado con el mismo y simbolizan un logro, un punto, un
momento en el proyecto. Muchas veces se utilizan, entre otras cosas, para:

 Proporcionar una medida del progreso del proyecto

 Comunicarse con la gente que no forma parte del equipo del proyecto
 Enfocar la atención sobre los resultados
 Para que Microsoft Project tenga en cuenta que una tarea determinada es
un hito, su campo hito debe establecerse en Sí. Microsoft Project establece
este valor en Sí automáticamente para las tareas que escriba con una
duración de cero.
En cualquier proyecto de actividad hay que distinguir tres momentos: un antes, un
durante y un después.

Antes.

Corresponde a las actuaciones previas a la ejecución y que se pueden resumir en

tres pasos:

1. La idea. En ella se plasman las líneas maestras de lo que pretendemos hacer.

Es conveniente concretar la idea en un guion en donde se resuma el proyecto y

que detalle:

a) Le denominación. Como lo vamos a llamar a efectos de divulgación y

publicidad. Debe de ser un nombre atractivo, claro y conciso.

b) Fundamentación. El porqué de esta actividad, que pretendemos conseguir.

c) Descripción. Sintetiza el contenido de la actividad de una forma clara y sencilla.

d) Los objetivos tanto generales como específicos.

e) El tiempo. - Duración de todo el proyecto.

f) Las líneas generales de actuación.

g) Lugar o lugares donde se desarrollará.

h) Estructura de apoyo. El equipo humano, la logística, la comunicación.

i) Los destinatarios de la actividad.

j) El presupuesto. La cuantificación económica tanto de los gastos como de los

ingresos previstos.

2. Viabilidad. A la vista de todo esto, se estudian los medios tanto humanos como
materiales de los que se dispone y que serán necesarios para sacar adelante
nuestra idea. A la vista de ellos se decide si es posible.
3. Planificación. Asegurada la viabilidad, se efectuará una programación detallada
en la cual se planifiquen, las tareas, los tiempos, las personas. Es conveniente
tener presente los siguientes aspectos:

a) Programación de actividades.

b) Comunicación, divulgación de las mismas de manera que llegue a sus

destinatarios.

c) Recursos materiales para su realización.

d) Financiamiento. Como se hará frente a los gastos que se generen.

e) Presupuesto

Durante

Corresponde a la ejecución de la actividad propiamente dicha. Se divide también

en tres etapas:

1. Pre-actividad. Se trata de la “puesta a punto”, de concretar todos los trámites

necesarios, preparación logística, divulgación y publicidad, coordinación de las
personas que intervengan, etc. Tener todo preparado para el gran momento.

2. La Actividad. Es el momento de la verdad, la realización de las actividades.

3. La Post-Actividad. Será el momento inmediatamente posterior a la actividad,

servirá para cerrarla y conseguir la información necesaria para hacer la memoria.

Después

Corresponde al período en que se recoge toda la información disponible y se

evalúa la actividad, tanto en sus aspectos internos como externos. Se finalizará el
proyecto y se elaborará la memoria del mismo.

a) La evaluación. Con la evaluación se pretende conocer hasta qué punto se han

logrado los objetivos pretendidos, la idoneidad de la actividad realizada para
conseguirlo, y el estudio de la organización y los procedimientos seguidos.
b) La Memoria. Es un documento que describe las actividades que se hicieron; el
procedimiento seguido para la ejecución de la actividad, tanto a nivel metodológico
como de organización; los resultados obtenidos, en base a los objetivos previstos;
evaluación tanto de lo realizado, como de los procedimientos; y concluye con una
valoración final de la actividad. Se pueden adjuntar, reportaje fotográfico, dossier
de prensa, modelos de documentos, fichas, evaluaciones etc.