Universidad Galileo Fissic Idea, Coactemalan, Boca del Monte Automatizacin de Procesos Administrativos I Hora: 10:00-11:00 a.m.

Tutor: Licenciada Karla Lima

Ejercicios 8, 9 y 10

Alvaro Ricardo Luna Silva Carnet: 12188010 Fecha de entrega: sbado 25 de febrero 2012

Ejercicio 8 Capitulo4-Sistematizacion
Competencias: identificar los diferentes tipos de sistemas de informacin y su utilidad para las organizaciones. Instrucciones y enunciado del ejercicio: de acuerdo a lo estudiado en el captulo, en la columna Justifique escriba qu caractersticas debera tener el proceso de automatizar para recomendar el tipo de sistema especificado en la tabla.

Tipo de sistema

Inteligencia Empresarial o Business Intelligence

Justifique Rpidos tiempos de respuesta, del orden de segundos o menos. Herramientas de visualizacin como grficos. Los indicadores deben ser configurables. Debe combinar adecuadamente informacin agregada y detallada. Datos de calidad. Imprimible, que al final es el nico formato que se puede compartir en reuniones informales.

Toma de decisiones:

Administracin de documentos:

Comunicaciones:

Todas las decisiones deben de estar bien cimentadas y con efectos a largo plazo para la organizacin. Debe de proporcionar una ayuda a la hora de tomar una decisin de alto nivel o bajo nivel. Este tipo de sistemas deben contener o brindar la seguridad de poder acceder a los documentos en el momento que sea requerido. Deben brindarles seguridad a los documentos, copias de seguridad y que nicamente el personal encargado tenga acceso ya sea por claves o contraseas. Hoy en da los sistemas de comunicacin son necesarios en todas las empresas ya que agilizan el compartir informacin importante en corto plazo, ya sea por medio de internet en la computadora y tener acceso a esta informacin en los celulares y as tener un mejor acceso desde cualquier punto.

Almacenamiento:

Sistemas de soporte a la oficina: Sistemas Expertos: Sistemas de procesamientos de transacciones: CRM-Software Para la administracin de la relacin con los clientes:

Debe de estar combinada con todas las anteriores, pero debe de tener copias de seguridad de los documentos guardados y debe de ser almacenada en un lugar seguro. Este sistema deben de ayudar a las personas a poder tener un rpido acceso a informacin que necesiten sobre agendas, citas, telfonos, etc. Su caracterstica principal es aprender de los humanos para ayudar a las personas que continuaran o necesitaran aprender sobre cierto tema. Estos sistemas tienen que dar informacin verdica y exacta ya que proporcionaran informacin sobre ventas y organizacin de productos por categoras. Este sistema debe ayudar a obtener la informacin del cliente, aprendiendo a conocerlo e identificar sus necesidades.

Ejercicio 9 Captulo 5Manuales Administrativos

Competencias: Comprender la funcin de los manuales administrativos y su utilidad en la automatizacin de un proceso administrativo. Construir y disear los manuales estudiados. Instrucciones y enunciado del ejercicio: elabore un diagrama de flujo para el procedimiento de determinacin y reporte de la produccin diaria por operario que realiza el jefe de produccin de la empresa Chokolak. dicho procedimiento ser colocado dentro del manual de puestos de la empresa Chokolak, para el puesto de Jefe de Produccin. Concntrese en la informacin que debe contener dicho diagrama. Asimismo, elabore la descripcin de dicho puesto para ser incluida dentro del manual de puestos. Consulte el material relacionado con la informacin y formato de dicho manual.

Ejercicio 10 Captulo 5-Manuales Administrativos

Competencias: Comprender la funcin de los manuales administrativos y su utilidad en la automatizacin de un proceso administrativo. Construir y disear los manuales estudiados. Instrucciones y enunciado del ejercicio: analice la descripcin del puesto secretaria Ejecutiva que pertenece al Manual de puesto de una organizacin de Comercializacin y defina si cumple con los requerimientos de acuerdo al material estudiado. Adems debe sugerir los cambios que a su criterio son necesarios. Puesto: Depende de: Subordinado: Funcin Bsica: Responsabilidades: Secretaria Ejecutiva Gerente de compras, Gerente de ventas Ninguno Apoyo a las actividades administrativas 1. Apoyar al Director General y al Gerente de compras y ventas. 2. Llevar la agenda de ambos. 3. Simplificar la informacin recibida y archivada para proporcionarla cuando se necesite. 4. Informar de las ltimas noticias en la empresa segn sea su incumbencia. 5. Responder las llamadas telefnicas del departamento. 6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. 7. Redactar las cartas, memorndum, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requieran. 8. Preparar y ordenar la documentacin y la informacin relacionada con los pagos de impuestos que ser enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa. 9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomala observada. Debe ser una persona de buen carcter y disposicin, debido a que debe mantener una buena relacin con los gerentes, proveedores, clientes, empleados y autoridades. Debe ser discreta con la informacin que se le confe. Como requisito tiene que ser una Contadora Publica o tener una carrera tcnica profesional.

Caractersticas Requeridas:

Ejercicio: Segn el manual de puesto de una organizacin de Comercializacin el puesto que requieren de Secretaria Ejecutiva si cumple con los requerimientos.

Cambios a mi criterio: Identificacin del puesto: Secretaria Ejecutiva/Secretaria de Gerencia. Relaciones de Autoridad: Gerente de compras y ventas Subordinados: tendra a su cargo el servicio de mensajera interna de la empresa para realizacin de diligencias requeridas por el puesto. Responsabilidades: entre sus responsabilidades estara el control de la informacin dentro de la empresa ya sea con los memorndum que realiza o el envo de correos electrnicos al personal del material que requiera el Gerente de compras y venta. Perfil y/o especificaciones del puesto: la experiencia en el puesto a desempear es necesaria si el puesto no cuenta ya con el personal ni el tiempo para brindar la capacitacin inicial, la edad, el sexo y el estado civil.