ÁREA DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2.

Nombre: Víctor Oswaldo Escobar González_____________________________ Carné: _23005075______

CEI: _____Universidad Galileo__________________Tutor: _____Ninet Monroy Santizo__________

CASO PRÁCTICO- VALOR 05 PUNTOS

Instrucciones:

Entregar durante semana 4 en EVALUANET.

A continuación, se detallará un caso en el que se expone la situación actual de una organización, por lo
que deberá hacer lo siguiente:

 INCISO 1: Completar el cuadro de análisis del problema y preguntas de análisis. 2.5 puntos.

 INCISO 2: Elaborar una lista de entradas, procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello
deberá completar el formato del modelo IPO) 2.5 puntos.

CASO DE ANÁLISIS:

En una empresa que se dedica a la fabricación de productos comestibles actualmente en el área de

sistemas, se carece de un control de ventas de productos, y no se lleva un registro automatizado de las
compras de los clientes, ya que no se determina con rapidez que clientes efectuaron las compras
semanales, y las órdenes de pedidos no se procesan en forma oportuna. Como la organización está
creciendo muy rápido, tanto en volumen de ventas como en la variedad de artículos alimenticios y servicios
que maneja, es imposible que se conozca con certeza los niveles de ventas.

Los directivos de la empresa empezaron a preocuparse al ver que su volumen de ventas descendía y por
ende sus márgenes de utilidad, era tal la preocupación que se llegó al extremo de dudar de la capacidad de
la empresa, para producir, vender y competir con otras empresas, por lo que se han reunido para analizar
el problema y así mejorar el proceso de ventas, para ello han elaborado una lluvia de ideas de las
necesidades del departamento entre las cuales se encuentran:

 Falta de capacitación del personal de ventas. *2

 Desorganización del personal en el departamento de ventas. *3
 No se cuenta con equipo y sistemas de información necesarios. *1
 No se llena la capacidad del proceso de control.
 Forma inadecuada de ingresar la información de las ventas.

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Por lo que se solicita que después de leer el caso, analice 3 problemas y los priorice tomando en cuenta que el
problema de primera instancia es el más urgente de resolver.

INCISO 1: ANÁLISIS DEL PROBLEMA:

PRIORID ELEMENTO DEL PROBLEMA NECESIDAD OBJETIVO. RECURSOS

AD

1 No se cuenta con equipo y sistemas Contar con un -tener un proceso mas -tener un equipo de
de información necesarios. mejor equipo ágil. computo eficiente y un
tanto como programa que permita
-poder identificar los
software y hacer el proceso de
clientes más frecuentes.
hardware. facturación más rápido.
-identificar los productos
más vendidos.

- tener mejor
recopilación de datos
generales.

2 Falta de capacitación del personal de Capacitación -tener un personal -Los supervisores

ventas. constante de capacitado. tendrían que dar
protocolo de capacitaciones más
-mejor atención al
ventas, servicio al constantes.
cliente.
cliente y rotación
-contratar personal y
de productos y -tener una rotación de
experto en atención al
manejo eficiente producto más eficiente.
cliente y de rotación de
del sistema.
productos.

3 Desorganización del personal en el Establecer -evitar que el personal -supervisores más

departamento de ventas. funciones pierda el tiempo. comprometidos.
específicas al
-tener al personal -supervisión constante
personal,
ocupado en funciones del personal.
supervisión
específicas.
constante al -revisiones individuales
personal, -tener resultados y colectivas del
establecerles individuales que aporten personal.
metas individuales a la empresa.
a corto y mediano
y largo plazo.

Preguntas de reflexión: ¿Cuál es el problema detectado? ¿Qué recomienda para resolverlo?

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INCISO 2: ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN POR MEDIO DEL MODELO IPO:

 Basado en la solución al problema expuesto en el inciso 1 deberá de elaborar una lista de entradas,
procesos, salidas, recursos, retroalimentación (para ello deberá completar el formato del modelo IPO)

ELEMENTOS DEL SISTEMA:

DESCRIPCIÓN DE
DESCRIPCIÓN DE
ENTRADA ( INPUTS)
SALIDA ( OUTPUTS)
-datos de los clientes PROCESOS
-Registro diario -revisión de facturación
-datos de pedidos -elaboración de reportes de ventas
-reportes de inventarios.
-balance general y estado de resultados
- insumos -computo más moderno -reportes de ventas.
-software más sofisticado.
DATOS: -reportes de resultados.
datos de los documentos
catalogo de cuentas
INFORMACIÓN: personal capacitado, equipo de software y
de hardware. – supervisores de ventas, vendedores.

RECURSOS: jefes más comprometidos con el personal,

equipo de computo mas eficiente.
Contratación de personal capacitado para impartir
conocimientos.

OTROS: programas eficientes para las facturaciones.

Control de facturación, programadores y el depto. de
sistemas.

RETROALIMENTACIÓN: Cuadres de inventarios, reportes de ventas, resultados y

seguimiento de clientes y confirmación de productos entregados.

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