Auditoria Administrativa

Ejecución Y Presentación Del Informe De La Auditoria Administrativa

Deissy Johanna González Cardozo

Jenny Gómez Martínez

Diego Ferney Guarín Rico

José Danilo Ibáñez

Septiembre 2020

Fundación Universitaria del Área Andina

Administración De Empresas - Modalidad Virtual

Tabla de contenido
.......................................................................................................................................................................1

Auditoria Administrativa ...............................................................................................................................1

Introducción ..................................................................................................................................................4

Objetivo General: ..........................................................................................................................................5

Objetivos Específicos: ....................................................................................................................................5

Justificación ...................................................................................................................................................7

1. Planear la investigación .........................................................................................................................8

Definir el objetivo ..........................................................................................................................................8

Indicar el tiempo de trabajo ..........................................................................................................................8

Planear las fases y las condiciones del trabajo............................................................................................10

Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla ...................................10

2. Análisis .................................................................................................................................................11

Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio ....................................................................11

Determinar las condiciones de operación...................................................................................................11

Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones............................................................11

Indicar cuál sería la información mínima requerida ...................................................................................12

Recopilación de la información ...................................................................................................................12

Verificación de la información.....................................................................................................................12

3. Examen de Factor ................................................................................................................................13

Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas .......................13
Cuál es la tendencia en cada factor.............................................................................................................13

Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa ................................................14

Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor .....................................................................14

Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados .....................................14

4. Combinar los hallazgos y diagnosticar ................................................................................................15

Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos ........................................................................15

Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado ...........................................15

Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad ..........................................................16

A qué factores debemos poner mayor atención.........................................................................................16

Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuál no ..........................................................17

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores. .................................................................17

5. Presentación del diagnostico ..............................................................................................................17

Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico. .......................................17

Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan. ...........................................................18

El resumen ejecutivo contiene los puntos principales, los resultados y las conclusiones más relevantes

para hacer efectivo el análisis del mismo. ..................................................................................................20

Recomendaciones .......................................................................................................................................21

Conclusiones................................................................................................................................................22

Referencien como se aplica la normatividad legal vigente para eso deben leer el Referente del Eje 4. ...23

Bibliografía...................................................................................................................................................24
 Introducción

El presente documento, tiene como finalidad la presentación del informe como un

producto final del trabajo realizado denominado: Auditoria Administrativa en la empresa

Alpina SA. En el cual se detallan las actividades necesarias para la realización del mismo.

Estas propuestas están presentadas en el informe de manera clara y breve para que puedan

ser detectadas y entendidas rápidamente por cualquier persona que acceda a este

documento.

El principal factor en el funcionamiento de una empresa es la calidad de sus servicios o

productos es importante para las empresas tener reconocimiento nacional e internacional,

por el crecimiento e innovación competitiva que van adquiriendo en la medida en que

avanzan.

La presente auditoria se realizó mediante la recolección de datos e información atreves de

herramientas establecidas, así como la elaboración de las mismas. Para el análisis de la

información obtenida, para lograr resultados y poder brindar una propuesta.

 Objetivo General:

Chequear, observar y evaluar el correcto funcionamiento de las fases de los procesos, y si son

ejecutadas de una manera correcta y adecuadamente, para poder emitir un diagnóstico, que

permita la toma de decisiones del mismo.

Objetivos Específicos:

 Observar los diferentes procesos que tiene la compañía Alpina SA

 Obtener información que proporcione datos pertinentes y fiables para la planeación y el

control.

 hallar las diferentes falencias que tiene la compañía.

 determinar soluciones y alcances

 Efectuar sugerencias que permitan mejorar el control de la entidad.

 SUJETO AUDITADO
Nombre o razón social: Alpina S.A
Dirección, ubicación de la entidad auditada CRR 4 - 7 99 Sopo
Numero de Identificación tributaria 860.025.900-2
Email Notificaciones@alpina.com
elaboración y distribución de
Objeto social alimentos
Tipo de Entidad Entidad privada
Dirección de correspondencia CRR 4 - 7 99 Sopo
Representante Legal Ernesto Fajardo Pinto
Identificación Representante Legal: 79.158.065 de Usaquén

Equipo Auditor
Deissy Johanna González Cardozo
Jenny Gómez Martínez
Diego Ferney Guarín Rico
José Danilo Ibáñez
 Justificación

Alpina, una empresa protagonista en el sector de alimentos, cumple 70 años de hacer presencia en

los hogares colombianos, alimentando y nutriendo a millones de personas,

La empresa cuenta con una fuerte organización a nivel empresarial, el cual se destaca por su

proceso de inventario y rotación; cuenta con gran cantidad de empleados para la ejecución

adecuada de actividades, su estructura organizacional es fácil de entender.

Con su debida aplicación de herramientas y observación la auditoria Administrativa pueden darse

varios avances a nivel organizacional, que permitirá identificar fácilmente los procesos que se

están realizando de manera correcta e incorrecta.

Es necesario una inversión económica por parte de la compañía, pero esto lograra el continuo

crecimiento y sostenibilidad en el mercado como lo han logrado hace 70 años.

 1. Planear la investigación

Definir el objetivo

El objetivo principal que queremos auditar es el trazado por el área de mercadeo

proporcionando un análisis organizacional en restablecer estándares preestablecidos para cumplir

la solución que el producto o servicio requiere al posicionar marcas sacar nuevos productos al

mercado, promociones, haremos estrategias de mercado mostrando una excelente calidad y

satisfacción al cliente donde analizaremos si se cumple a cabalidad bajo los estándares de los

requisitos de una auditoria donde entraremos a revisar informes, indicadores, estadísticas,

entrevistas y todo tipo de material que nos permita encontrar las falencias dentro del proceso

para proceder a solucionar con eficiencia y eficacia.

Indicar el tiempo de trabajo

El desempeño que manejaremos en el tiempo de trabajo dependerá de la complejidad y volumen

de la operación teniendo en cuenta que tenemos que realizar una investigación a fondo de las

principales actividades comerciales, contraste de datos, informe final, presentación del informe y

por ultimo hacer el debido seguimiento eso nos llevara a un tiempo aproximado de 30 días.

DETALLE ACTIVIDAD Enero Febrero Marzo Abril Mayo EQUIPO AUDITOR

 MAQUINARIA Andrés

Día 17 Jenny
Día 25
Hora Danilo
10:30 am Hora
9:00am Deisy

TIEMPOS DE PROCESO Día 03 Día 15 Andrés

11.30 am 2.30 pm Jenny

Danilo

Deisy

PROCEDIMIENTO DE Día 10 Día 28 Andrés

VENTAS
Hora Hora Jenny
3:00 pm 8:30am
Danilo

Deisy

PUBLICIDAD Y Día 04 Día 30 Andrés

MERCADEO
Hora Hora Jenny
9:30 am 12:00
pm Danilo

Deisy

MANEJO DE Día 08 Día 26 Andrés

DISTRIBUCIÓN Hora
Hora 10:00 am Jenny
2:45pm
Danilo

Deisy
 PROMOCIONES Y Día 17 Día 20 Día 31 Andrés
PRECIOS
Hora Hora Hora 8.45 Jenny
9:00 am 1.00 pm
Danilo

Deisy

Planear las fases y las condiciones del trabajo

 Planear: Las acciones tomadas en el momento de la auditoria son determinantes para

el éxito de las actividades

 Preparación: El momento en el que como auditores podremos conocer un poco más

sobre el área analizando profundamente la documentación del sistema

 Ejecución: Determina si el departamento sigue los estándares y procedimientos de

control de calidad establecidos.

 Finalización: El equipo de auditores se reúnen para revisar el segmento más afectado

y así brindar sus respectivas recomendaciones.

Nuestras condiciones de trabajo se basan en el reglamento interno de la empresa que está formada

por una jornada de trabajo donde encontramos un horario estipulado de 8 horas.

Indicar los medios de búsqueda de información y las condiciones para obtenerla

 Información que soporta la evidencia del trabajo por lo general es conservada en archivos

físicos, electrónicos o digitalizados los cuales se van acumulando con los aportes de cada

uno de los miembros del equipo de auditoria.

 La documentación de un auditor pueden provenir de fuentes internas y externas como

registro contables, contratos, facturas toda esta documentación será analizada para

verificar las falencias del área de mercadeo.

1. Análisis

Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio

La gestión de riesgos al interior de la empresa se construye principalmente con una

herramienta para ayudar a enfrentar proactivamente los riesgos emergentes de la empresa.

Teniendo en cuanta que para un auditor es importante la actitud general de la

administración para gestionar los riesgos del área

Determinar las condiciones de operación

 Requisitos de margen

 Deposito

 Horas de operación

 Condiciones del mercado

Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones

La empresa alpina nos brinda la oportunidad de hacer la auditoria de mercadeo con el fin

de encontrar sus falencias y así brindarle una solución en el menor tiempo posible esto

con el fin de mejorar nuestra productividad en la distribución y ventas con una excelente

eficiencia y eficacia.
Indicar cuál sería la información mínima requerida

 Contexto y partes interesantes en el área

 Riesgos y oportunidades para mejorar

 Enfoque en la satisfacción del cliente

 Responsabilidad y autoridad

 Comunicación interna

 Objetivos y planes de acción

Recopilación de la información

Los requisitos básicos que debemos reunir son base de datos, publicaciones

comerciales, estudios del área reportes sobre la entidad, resultados financieros y no

financieros de sus principales competidores para que aporten elementos de decisión

acorde con la realidad.

Verificación de la información

 Revisión de los documentos: leer toda la documentación paso a paso con el

objetivo primario de identificar las conformidades.

 Lista de verificación de la creación: se prepara una lista de control revisando

detalladamente la documentación con el fin de comprobar si se está

cumpliendo con lo indicado.

  Campo de la planificación de la auditoria: planificar la labor por

departamentos.

2. Examen de Factor

Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones asignadas

El desempeño en cada factor es coherente con las funciones asignadas ya que estas

determinadas bajo un esquema de trabajo que es lograble de alcanzar para cumplir con todas

las funciones y el desempeño al final de cada una sea excelente, si bien hay casos en los

diagnósticos o indicadores de gestión que se evidencia que el desempeño en algunos factores

es regular se debe entrar a revisar estos casos específicos para evidenciar y determinar en que

se falló o si fue un factor externo que genero esta irregularidad. Las funciones asignadas son

coherentes con el desempeño de cada factor en todos los ámbitos medibles por ejemplo

desempeño laboral donde se mide el grado de compromiso, responsabilidad, apropiamiento y

funciones asignadas en cuanto al trabajo laboral, en el factor humano y actitudinal se mide las

actitudes, cooperación, capacidades y presentación personal de cada persona, en el factor de

las habilidades se mide la iniciativa, creatividad, respuesta bajo presión y toma de decisiones

con respecto a las funciones a realizar.

Cuál es la tendencia en cada factor

La evaluación de personal se hace valorando los objetivos y competencias asociados a cada

puesto de trabajo. La idea en hacer una valoración más global, detectando si hay personas

que no están al nivel esperado. A pesar de sus ventajas, esta forma de evaluación se centran
en las personas de forma individual, en lo que ha conseguido y en si el trabajador se mantiene

o no en el nivel necesario de competencias y funciones asignadas.

Se hace una valoración de aspectos cuantitativos (ventas, visitas en canales publicitarios,

clientes, quejas, etc.) y saber que está consiguiendo la empresa.

Cuáles elementos del factor están apoyando la operación de la empresa

Los elementos que apoyan la operación de la empresa son fundamentales en cada factor para

cumplir los objetivos planteados, en el área de mercadeo los elementos importantes son:

Calidad de trabajo, conocimiento de las funciones, control de costos, planificación, iniciativa,

creatividad para lograr una publicidad haciendo promoción en masas por medio de los medios

masivos, orientando los productos al grupo consumidor,

Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor

Recolectar la información interna y externa para determinar las funciones a realizar por cada

persona.

Recolectar información personal, capacidad, habilidades y expectativas de cada colaborador

para lograr una publicidad atractiva y poder cumplir la meta objetivo

Promover estrategias para satisfacer las necesidades de los consumidores a través de

publicidades recreativas e innovación en los productos y servicios.

Compromiso constante con clientes proveedores y medio ambiente.

Apoyo en las entidades educativas y fundaciones

Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos trazados
Destina importantes recursos en mercadeo y publicidad y en la implementación de nuevos

procesos organizacionales que aportan a la sostenibilidad en el largo plazo, implementando

nuevas formas de atender a sus clientes y consumidores.

3. Combinar los hallazgos y diagnosticar

Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos

La capacidad óptima para el logro de los objetivos del área de mercadeo de la empresa Alpina

Productos Alimenticios SA tiene una capacidad alta ya que logra cumplir con sus objetivos y

alcanzar niveles superiores a lo planeado, esto lo han logrado supervisando, apoyando la

planeación y control del plan de mercadeo a mediano y largo plazo.

Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado

Los procesos se están ejecutando de acuerdo al planeado ya que llevan un cronograma de

planeación e indicadores donde miden la efectividad y cumplimiento de cada proceso.

Descripción de procedimientos

- Producción en la fase de procedimiento y análisis con programas de análisis estadísticos

utilizados en el área operativa.

- Elaboración de informes de investigación y consultoría a ser entregados como producto

final de proyecto a clientes contratantes de los servicios.

- Presentación ejecutiva ante clientes.

- Revisión de presupuestos.

- Presentación ejecutiva de resultados de las investigaciones y consultarías.

- Diseño y seguimiento de cronograma de operaciones.

- Coordinación general de operaciones.

- Supervisión de operaciones de los proyectos en cuanto a la calidad operativa en todas sus

fases de ejecución.

- Documentación de procesos y procedimientos operativos en manual de operaciones de

investigación y consultoría de la empresa.

- Reportes de calidad de operaciones a gerencia general.

Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad

Limitaciones para introducir los productos en el extranjero, sin embargo Alpina ha logrado

introducir sus productos en 16 países diferentes y lograr una gran acogida en el mercado esto

realizando los procesos y análisis del entorno externo en el cual se comercializa el producto,

esto afecta el cumplir con los objetivos con claridad ya que determinas las estrategias de

comportamientos, competencias, ventas y rentabilidad de cada producto en un país diferente

se deben realizar un mayor acercamiento al público y revisar si deben implementar otros

objetivos adicionales por cada mercando de distinto país.

A qué factores debemos poner mayor atención

- Estrategias para los distintos mercados.

- Perfil nutricional de acuerdo con los criterios establecidos por la compañía y de acuerdo

con las características del producto.

- Fortalecimiento de los negocios con sus clientes y distribuidores.

- Disminuir los consumos en recursos naturales con la impresión publicitaria.

- Rentabilidad que le genere los retornos esperados a sus accionistas.

Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuál no

Todos los objetivos se pueden alcanzar ya que están planeados para ser alcanzables, medibles

y cuantificables, los objetivos que se logran con mayor facilidad es la imagen de la marca,

confiabilidad de los productos y la fuerza de ventas implementando estrategias de mercadeo y

publicidad, el objetivo que toma más tiempo en alcanzarse es lograr la compra de los

productos en estratos 1 y 2 por lo cual deben aplicar un plan de mercadeo alineado a las

condiciones y necesidades de estos estratos para que puedan acceder y comprar el producto.

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

Luego de examinar y analizar la aérea de mercadeo de la empresa Alpina Productos

Alimenticios SA se puede evidenciar que cumplen con los lineamientos y procesos

establecidos para llevar a cabo y cumplir cada uno de los objetivos y funciones propuestas,

cumpliendo con los requisitos de la norma, estas normas promueven una adecuada

administración para fortalecer las relaciones con los accionistas, administradores, empleados,

proveedores, cliente, inversionistas y acreedores que garantizan la transparencia y

credibilidad de la empresa.

4. Presentación del diagnostico

Se deben preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico.

- Diligenciar un formato que resuma todas las actividades del día.

- Analizar los sucesos del día y organizar de manera ascendente.

- Diligenciar un formato en el que se retengan los datos para el informe verbal.

- Verificar los productos determinados.

- Agrupar los productos de acuerdo a su procedencia.

- Diligenciar un formato con la cantidad exacta y la descripción de los productos.

- Enviar los productos a los almacenes determinados.

- Diligenciar un formato de visita a cada cliente para realizar seguimiento comercial

- Diligenciar un formato de reporte de ventas para medir la eficiencia y eficacia.

- Diligenciar un formato de quejas, reclamos y/o sugerencias para realizar seguimiento a la

cantidad de llamadas y dificultades.

Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

Los productos de la empresa Alpina Productos Alimenticios SA están dirigidos a poblaciones

de estratos 3,4,5 y 6 lo que hace que el producto se centre básicamente en supermercados y

grandes superficies, generando que los competidores ataquen los estratos 1 y 2 y ofrezcan

precios asequibles, por ello Alpina SA debe buscar una estrategia para que las personas de

estrato 1 y 2 acaben con los estigmas asociados a que calidad se relaciona con un gran costo y

lleguen a cada hogar generando confianza a través de mayor publicidad que les permita llegar

a ser líderes en esos estratos.

- Desarrollo de estrategias de mercadeo inadecuadas.

- Las estrategias de publicidad no satisfacen el 100% de las necesidades de la compañía

- Poca publicidad en los medios de comunicación.

a. Exponer a las personas involucradas.

Las personas involucradas en esta auditoría que tiene el carácter de independientes y son

invitados permanentes.

- Auditor

- Presidente corporativo

- Asistente de presidencia

- Secretaria General

- Director de control corporativo

- Revisor Fiscal

b. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan.

Persuadir al público meta con mensajes comerciales claros a través de medios publicitarios

masivos como la televisión, internet, supermercado, que les permita a los consumidores tomar

una decisión de compra al decidir que marca y tipo de producto comprar, mostrando lo mejor

del producto, calidad, presentación.

Implementar un plan estratégico de promoción y estudio de mercado a nivel internacional,

aprovechando los tratados de libre comercio con el objeto de expandir su segmento de leche,

permitiendo así que la compañía incremente su mercado.

Aumentar la promoción y distribución de la leche Alpina, en los espacios estratégicos de los

grandes supermercados, llamando la atención de los consumidores con pirámides del

producto y/o rifas.

 El resumen ejecutivo contiene los puntos principales, los resultados y las conclusiones
más relevantes para hacer efectivo el análisis del mismo.

Investigación de mercados empresa ALPINA S.A, una empresa solida organizada y

competitiva la cal cuenta con gran cantidad de productos lácteos de alta calidad y con una

excelente estrategia de innovación por que, cada día trabaja para mejorar y sacar nuevos

productos al mercado manteniendo las políticas competitivas de la industria y actuando con

responsabilidad social, se realiza la investigación de mercados a ALPINA teniendo en cuenta

algunas amenazas que se encuentran en la investigación como lo son: la llegada al país de

competidores extranjeros, y con la venta de productos de manera informal y artesanal, alpina

mantiene la competencia con sus mejores estrategias de fortalecimiento las áreas comerciales

con sus clientes, marketing y publicidad.

Las conclusiones tiene mucho que ver con las recomendaciones en este caso se busca que se

tenga en cuanta principalmente que: alpina debe considerarse una empresa líder en el

mercado manteniendo cada una de las actividades que se realizaron en ejercicio de su misión

y visión. Por otra parte estimar el sector internacional, así como teme de que productos

internacionales entren al mercado nacional, también debe de ingresar a la globalización y

tener salidas de sus productos a otros países.

Cuando se tiene en cuenta los criterios de evaluación en la investigación adelantada podemos

establecer la viabilidad de la incursión en un mercado y las posibilidades de éxito, es

importante tener presente estos términos para evaluar positivamente la investigación.

La investigación realizada es una herramienta de evaluación de viabilidad que nos permite

identificar el entorno del mercado al cual se quiere incursionar, en este caso con nuevos

productos.
 ESTRATEGIA DETALLE OBJETIVO

Campaña masiva en medios Se realizará contacto con los Mitigar el impacto de entrada

de comunicación principales medios de de productos extranjeros en

comunicación (Caracol y el mercado colombiano

RCN), pautas de máximo q1

minuto promoviendo la

marca Alpina como producto

colombiano.

Convenios asociativos Se firmara convenios con los Disminuir precios al

productores consumidor al dejar de

utilizar los intermediarios

Recomendaciones:

Alpina debe considerarse una empresa líder en el mercado, manteniendo cada una de las

actividades que se realizaron en ejercicio de su misión y visión.

Por otra parte, estimar el sector internacional, así como teme de que productoras internacionales

entren al mercado nacional, también debe de ingresar a la globalización y tener salidas de

productos a otros países.

 Conclusiones

El informe de Auditoria Administrativa en la empresa ALPINA S.A, determinó que la empresa

cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, ya que se tiene éste,

definido en orden y por escrito, así como cada uno de los elementos que los integran, tales como:

objetivos, misión, visión, reglas, procedimientos, estándares, manual de organización, manual de

inducción, métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos

requieren de la creación y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa.

Tal y como se evidencio al momento de auditar a la empresa Alpina esta utiliza la estrategia

aumentando su materia POP, pautas publicitarias, ofertas y obsequios de sus productos ya

existentes y reconocidos con el fin de incrementar sus ventas ponderadas en el mercado actual, la

compañía líder es innovación y tecnología por ende está constantemente creando productos que

satisfagan las necesidades y deseos cambiantes de los consumidores, expandiendo así toda su

línea de productos.

Finalmente podemos concluir que la importancia de la auditoria administrativa nos permite

identificar errores cometidos en la organización u empresa que estamos auditando y enmendarlos

a tiempo, para tomar medidas que permitan retomar el rumbo correcto de la organización. La

mayoría de las pequeñas empresas no tienen la obligación de hacer auditorias y no le dan la

importancia. Pero una auditoria puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus operaciones y

lograr importantes ahorros de costos.

 Referencien como se aplica la normatividad legal vigente para eso deben leer el
Referente del Eje 4.

Normas ISO en la auditoría

Las normas ISO son un compendio de normas emitidas internacionalmente de voluntario

cumplimiento con el que se pretende lograr calidad en distintos enfoques para las empresas.

Las ISO 9001 son las bases de la gestión de la calidad. Se pretende garantizar la gestión en

los procesos de la empresa y ofrecer a los clientes internos y externos los parámetros mínimos

para la elaboración de productos y servicios con mejoras continuas a los procesos, respecto a

las exigencias de los clientes, el mercado y los demás interesados, cumpliendo todos los

requerimientos legales, corporativos y del sector.

La revisión periódica de estos procesos de gestión de la calidad garantiza que los

procedimientos registrados de cada dependencia por la empresa ante el ente certificador del

Sistema de Gestión de Calidad son adecuados y pertinentes, de acuerdo con la realidad de la

empresa y los conductos óptimos de operación. El auditor de las ISO 9001 está en la

obligación de detectar las inconsistencias entre los procesos adecuados, según los manuales

de procedimientos y la realidad registrada en las evidencias capturadas en la jornada de

auditoría. Los sistemas de gestión de calidad y sistemas de gestión ambiental permiten de

manera precisa el desarrollo de auditorías con efectividad para que las organizaciones estén

plenamente orientadas al desarrollo de sus actividades y a la consecución de sus objetivos.

 Bibliografía

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