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Auditoría Administrativa

Método de Análisis Factorial

Carolina Bedoya Vásquez, John Alejandro Cadavid Navarro, Angie Liceth Carvajalino

Navarro, Wilmer de Jesus Gutierrez Arango

Fundación Universitaria del Área andina, Investigación de Mercados eje 3

Grupo 714

Profesora: Gloria Teresa Buitrago Rodríguez

septiembre, 2021
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Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................... 4

Objetivo general: .................................................................................................................... 5

Objetivos específicos: ............................................................................................................ 5

Método de análisis factorial para le empresa MEDIA COMMERCE PARTNERS SAS ......... 6

Combinar hallazgos y diagnosticar ............................................................................................ 6

1.¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos? ............................................. 6

2.¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado? ................... 7

3. - ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad? ............................. 8

5 ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no? ............................ 9

6. Presentación del diagnóstico: ............................................................................................... 10

7.Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan. ..................................... 14

8. Exponer a las personas involucradas ................................................................................ 15

Responsables de implementar auditoría: ................................................................................. 15

Áreas de Intervención .............................................................................................................. 15

Área de Seguridad y salud en el Trabajo: ............................................................................ 15

Área Administrativa: ............................................................................................................ 16

Área de Gestión Humana: .................................................................................................... 16

9. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan .............................................. 16

Planear la investigación ........................................................................................................ 17

Analizar el tema ................................................................................................................... 18

Examinar cada Factor ........................................................................................................... 19

Combinar Hallazgos y Diagnosticar .................................................................................... 19

Presentar Diagnóstico ........................................................................................................... 19

Conclusiones ............................................................................................................................ 20

Bibliografía .............................................................................................................................. 21
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Lista de ilustraciones

Ilustración 1Reglamento de Higiene y seguridad Industrial .................................................... 11

Ilustración 2Actividades Generales del área de SST ............................................................... 11

Ilustración 3Objetivos del SG-SST.......................................................................................... 12

Ilustración 4Matriz de requisitos Legales ................................................................................ 12

Ilustración 5Formato Auditoría................................................................................................ 13

Ilustración 6Política de SST..................................................................................................... 13

Ilustración 7 Etapas y metodología del método de Análisis Factorial ..................................... 17

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Introducción

La auditoría administrativa es un factor el cual no puede faltar en ninguna empresa puesto que

la auditora lo que permite es el crecimiento de la compañía y la mejora en cada uno de los

procesos para que se pueda realizar con calidad y se pueda lograr la obtención de los resultados

esperados por la compañía en cada uno de sus procesos a realizar. Es por esto que la Auditoría

Administrativa se encarga de evaluar minuciosamente los procedimientos desarrollados en

cada una de las áreas de la organización identificando errores y determinando las oportunidades

de mejorar en la calidad sus técnicas aplicadas en sus procesos, generando un mayor nivel de

competitividad de sus productos o servicios.

De este modo se aplica el Análisis Factorial sobre la empresa en la cual inicialmente se definió

Una planeación de auditoría como es Media Commerce Partners SAS en la cual vamos a definir

los pasos Cuatro y cinco del análisis factorial como son: Combinar los hallazgos y Diagnosticar

y la Presentación del Diagnóstico.

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Objetivo general:

Garantizar un área de trabajo adecuado a través del control efectivo de la prevención, el

autocuidado y la gestión del riesgo, logrando prevenir los incidentes y las enfermedades

laborales.

Objetivos específicos:

 Identificar los peligros evaluando los riesgos y estableciendo controles para proteger

la seguridad y salud de todos los trabajadores mediante la mejora continúa del sistema

de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

 Asegurar un área de trabajo correspondiente para llevar un control adecuado siendo

efectivo para la prevención, el autocuidado y la gestión del riesgo, logrando disminuir

los incidentes y las enfermedades laborales.

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Método de análisis factorial para le empresa MEDIA COMMERCE PARTNERS SAS

Media Commerce Partners SAS, es una empresa dedicada a entregar soluciones de

telecomunicaciones, tecnología y servicios digitales, es una empresa que busca satisfacer las

necesidades de sus clientes por medio de un excelente servicio, entregando alta disponibilidad,

servicios competitivos en cuanto calidad y precio.

Método factorial aplicado a la empresa Media Commerce especialmente en el área de SST.

Combinar hallazgos y diagnosticar

1.¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Para que se cumpla de manera óptima el logro de los objetivos propuestos en la

auditoría del área de Seguridad y salud en el trabajo, es de vital importancia trabajar

organizadamente planeando muy bien lo que se va a realizar, asignando responsabilidades y

creando estrategias las cuales nos facilite las herramientas y los recursos para poder cumplir

con los objetivos propuestos satisfactoriamente en el Plan de auditoría.

Con el Análisis Factorial pudimos diagnosticar que, Media Commerce Partners, es una

empresa que se preocupa por proveer los recursos y herramientas necesarias con el fin de poder

alcanzar un desarrollo óptimo de la operación, uno de los objetivos integrales más importantes

para esta organización, es garantizar el correcto funcionamiento de la cadena de valor, mediante

la ejecución de procesos simples y eficientes y la gestión efectiva de los riesgos, por esta razón,

el objetivo principal del área de Seguridad y Salud en el trabajo, es proteger la seguridad y

salud en todos sus colaboradores, mediante la mejora continua del Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) y así mismo cumplir los estándares mínimos
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implementando el ciclo PHVA, ya que además de ser de gran utilidad un proceso de mejora

continua para controlar de forma oportuna los factores de riesgo de la empresa, es también una

exigencia en la normatividad legal vigente como la resolución 0312 de 2019, ya que ha

demostrado ser efectiva para todas las organizaciones.

2.¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

El grupo de auditores, se encarga de realizar una revisión exhaustiva a toda el área de

Seguridad y salud en el trabajo, entrevistando a la persona encargada de implementar el SG-

SST, solicitando documentos con el fin de recopilar y verificar la información de acuerdo con

el Plan establecido se estén cumpliendo con los lineamientos implementados por la

organización, y así generar hallazgos para preparar el diagnóstico y proponer planes de mejora.

En la empresa Media Commerce Partners, existe una política de Seguridad y salud en

el trabajo vigente, en la cual la organización se compromete con la protección y promoción de

la salud de los colaboradores procurando su integridad física, mediante el control de riesgos, el

mejoramiento continuo de los procesos y la protección al medio ambiente, el objetivo de esta

política también es velar por promover un ambiente sano de trabajo sano y seguro, y así

cumplir con los requisitos legales aplicables.

El área de Seguridad y salud en el trabajo cuenta con un Responsable del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, este se encarga de realizar un plan de

trabajo anual, con el fin de definir todas las capacitaciones del SG-SST, además promover

programas orientados a preservar la salud y la calidad de vida de los colaboradores en el

ambiente laboral.
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3. - ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

En el proceso de auditoría para la empresa en mención, los mayores riesgos del equipo

auditor serían la obtención de los objetivos los siguientes:

1. Emisión errada de la información por parte del auditor, esto permite dar un concepto

errado y desinformar las verdaderas causales de la auditoría, Se deben expresar de

manera clara los errores que se llevan a cabo dentro de la organización para darles

pronta solución, la naturaleza y persistencia de los errores abren paso a la presencia de

otros indicativos de error se deben informar con claridad, para evitar acumular riesgos

que se pueden evitar con una comunicación óptima y asertiva, por otro lado de allí que

no se alcancen los objetivos.

2. Auditoria con procesos inadecuados o que no sean acordes de la finalidad del área que

están evaluando, constantemente que se ejecute una auditoría, abre la posibilidad que

el auditor se involucre en un riesgo que afecte el resultado final de esta, lo cual se debe

tener presente para minimizar efectos de exposición que lleven consigo.

3. Poco interés de los evaluados en las prácticas de mejora, resoluciones de procesos

inadecuados y logro de indicadores de calidad.

4. Omisión de la información recolectada o incorrecta lectura de la misma, el auditor debe

definir si se harán las modificaciones pertinentes y comunicarlas con el administrador

o las personas responsables a su cargo para obtener una mejora.

4 ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

Cuando se utilizan análisis en los datos observados de la accidentalidad laboral, se llega

a establecer operaciones de mejoras estrictas en los planes de la prevención de riesgos

laborales, permitiendo que se identifiquen las variables las cuales influyen en el suceso de las

labores de la empresa Media Commerce Partners SAS, estas variables básica tales como la
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edad, área de ocupación, el sexo, la profesión, estas influyen en el análisis factorial, se manejan

como factores en la accidentalidad laboral como las condiciones ambientales, condiciones de

seguridad, medida de evaluación del riesgo, aspectos de la conducta del trabajador, de los

supervisores, aspectos psicosociales, condiciones físicas, posturas de trabajo adquiridas en un

lapso de tiempo que se reflejan en el trabajador permitiendo identificar los riesgos relativos

relacionados con las condiciones de seguridad y riesgos coherentes en las situaciones

ambientales, se toma como base esencial los modelos matemáticos que expongan el número

de accidentes, de lesiones leves, de lesiones con incapacidad y de accidentes mortales que se

desarrollan estas como variables críticas, por otro lado las explicativas se reflejan en la

evaluación de los factores de riesgos laborales, clima en el area SST entre otras, a partir de

estas se proyectan acciones de medidas para disminuir el valor de la variable critica.

5 ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

 Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores.

 En los hallazgos del proceso de auditoría en la empresa Media Commerce del área de

Seguridad y Salud en el trabajo, los objetivos son muy alcanzables, esto ya que en los

procedimientos y formatos utilizados se evaluaron todos los aspectos que tenían mejora,

cada trabajador del área evaluada permitió este procedimiento de los cuales son los

siguientes:

 Objetivos alcanzables: Identificar los diferentes sucesos que presenten riesgo y peligro

para la salud de los trabajadores

 Garantizar mediante una revisión periódica la eficacia de la seguridad y salud en el

trabajo
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 Aplicar requisitos legales en la gestión de riesgo laboral que le designen a la empresa o

les otorgan exactamente a ciertas áreas de producción.

 Implementar planes de mejora en los procedimientos, realizando guías para evitar

cualquier tipo de error en el tratamiento que den paso a consecuencias más

significativas.

 Objetivos no alcanzables: Se debe tener claros los objetivos ya que al fijarse unos

inalcanzables se convierten en algo contraproducente para la organización

 Garantizar un modelo de mejora en la gestión de riesgo laboral sin tener las bases

legales que establece el programa.

 Aplicar un plan de seguridad personalizada a cada uno de los trabajadores de la

empresa.

 Radicar tiempos en procesos a corto plazo para ejecutar una actividad que ha sido poco

evaluada.

6. Presentación del diagnóstico:

En el proceso de auditoría tuvimos acceso a documentos muy relevantes los cuales nos

permitieron llevar a cabo la auditoría recopilando y verificando la información suministrada.

A continuación, se relacionan documentos como soporte a la Auditoría aplicada al área de

Seguridad y salud en el Trabajo de la empresa Media Commerce Partners S.A.S

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Ilustración 1
Reglamento de Higiene y seguridad Industrial

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

Ilustración 2
Actividades Generales del área de SST

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

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Ilustración 3
Objetivos del SG-SST

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

Ilustración 4
Matriz de requisitos Legales

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

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Ilustración 5
Formato Auditoría

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

Ilustración 6
Política de SST

Fuente: Media Commerce Partners S.A.S

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7.Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan.

Seguridad y salud en el trabajo, surge para lograr mejores ambientes laborales, la

problemática se genera en los cambios profundos demográficos, tecnológicos y en el medio

ambiente, los desafíos que se van generando con frecuencia dentro de la organización

incluyendo los riesgos psicosociales, para evadir y disminuir estos es necesario rediseñar para

que se reflejen cambios en el área. La sobrecarga de trabajo hace que los trabajadores se

fatiguen ocasionando estrés, malas relaciones entre los trabajadores provocando discusiones,

llevándolos a la desmotivación frente a sus lugares de trabajo prestando poco atención a las

normas establecidas para evitar estos accidentes, las distracciones tecnológicas direccionan a

perder el enfoque ya que estas son difíciles de percibir, es imposible quitar radicalmente este

problema, por eso se debe concientizar a los trabajadores para el buen uso de la tecnología y

así ir poco a poco evitando retrasos en los procesos, la ergonomía es un factor importante ya

que no se refleja en el momento si no en tiempos futuros es un factor que ataca silenciosamente

dando entrada a la ausencia de los empleados en sus lugares de trabajo estas actividades mal

ejecutadas como levantar un objeto de la manera incorrecta o unas posiciones repetidas y en

largos periodos de tiempo son factores que deben ser revisados y ajustados para brindarle al

trabajador lugares libres de riesgo, más cómodo y saludables , los problemas psicosociales se

reflejan en el acoso laboral o el exceso de la presión por cumplir debidamente las metas trazadas

en la empresa, está debe crear espacios de trabajo que transmiten libertad y seguridad del

empleado evitando los factores que se generan de estos los cuales son la depresión, estrés,

ansiedad, temor, entre otras. otro de las problemáticas son los errores en la comunicación en

todas las áreas es de gran importancia poner atención en los niveles que permitan llevar una

comunicación asertiva para evitar dar inclusión a las fallas que estas van generando factores
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que dan entrada al error en los procesos llegando a desarrollar objetivos confusos y un declive

en falta de competencia.

8. Exponer a las personas involucradas

Teniendo en cuenta que la problemática sucede en el área de SST el departamento debe velar

porque los procesos se realicen de manera efectiva y con los parámetros requeridos por tanto

al haber una falencia en algún proceso compromete todo el departamento y las áreas de mayor

impacto son:

· Área de seguridad y salud en el trabajo

· Departamento administrativo.

Responsables de implementar auditoría:

Grupo de Trabajo

• Carolina Bedoya Vásquez (Auditor Líder)

• John Alejandro Cadavid Navarro (Auditor 1)

• Angie Liceth Carvajalino Navarro (Auditor 2)

• Wilmer de Jesus Gutierrez Arango (Auditor 3)

Áreas de Intervención

Área de Seguridad y salud en el Trabajo:

Se realiza entrevista a la Analista regional de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual

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nos hace acompañamiento en todo el proceso de auditoría, suministra información

necesaria y documentos correspondientes para realizar la auditoría satisfactoriamente

y. (Dary Luz Gonzales).

Área Administrativa:

Se realiza entrevista a la auxiliar Administrativa la cual nos suministra toda la

información necesaria sobre el área Administrativa (Lady Ríos).

Área Financiera:

Se realiza entrevista a la Ejecutiva de cuenta, la cual brinda información acerca de

inventario, comercialización y cartera (Deisy Grajales)

Área de Gestión Humana:

Se realiza entrevista a la persona encargada de Gestión humana y nos cuenta todo el

proceso de gestión humana (políticas, motivación, productividad, ambiente laboral,

incentivos etc).

9. Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Es importante evaluar la eficacia y realizar correctamente los lineamientos estandarizados en

el área de SST, mantener siempre las oportunidades y actividades dentro de la matriz de

cumplimiento para que de dicha manera se puedan lograr los resultados esperados, realizar

dichas actividades según su deber ser permite que los demás procesos fluyan de forma correcta

y así mismo, avanzar al crecimiento empresarial, lo anterior aprovechando los recursos que se

tiene y empleando los estándares de alta calidad para la prestación de servicio con los que
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cuenta MEDIA COMMERCE PARTNERS SAS, es importante que un auditor examine el

proceso planificado para finalmente cumplir los requisitos y lograr los objetivos propuestos.

Ilustración 7
Etapas y metodología del método de Análisis Factorial

Planear la investigación
El Planeamiento en la Auditoría, comprende la relación de objetivos, metas, políticas,

programas y procedimientos, compatibles con los recursos disponibles para ejecutar una

auditoría eficaz.

La planificación comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan

podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante esta reflexión
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para identificar aquellas áreas problemáticas a las que probablemente haya que dedicar más

tiempo y recursos.

El Planeamiento o Planificación Estratégica, como un primer paso en la Auditoría, es

fundamental para orientar coordinadamente todos los esfuerzos de Auditoría, evitar

dispersiones de trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más

experimentado, prever situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen, y anticipar

dificultades que puedan afectar la conclusión e informe del Auditor.

El Auditor debe planear su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de manera eficiente

y oportuna.

El trabajo del Auditor debe ser adecuadamente planificado, a fin de asegurar la realización de

una Auditoría de alta calidad y debe estar basada en el conocimiento de la actividad que

desarrolla la Entidad o Empresa a examinar.

Analizar el tema

Se procede a definir el objeto de la investigación, se determinan los factores pertinentes,

averiguar las funciones de cada factor, recopilar la información necesaria y verificarla.

● Indicar las condiciones de la empresa a auditar y su negocio.

● Determinar las condiciones de operación.

● Indicar los factores que intervienen en el proceso y sus funciones

● Indicar cuál sería la información mínima requerida.

● Recopilación de la información.

● Verificación de la información.
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Examinar cada Factor

Determinar el grado de concordancia de la operación de cada factor con las funciones

asignadas, identificar que elementos del factor están estimulando la operación, conocer los

objetivos que deberían lograrse en cada factor.

Combinar Hallazgos y Diagnosticar

Combinar los hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones conociendo la

ejecución real, los factores limitadores que deben estudiarse con más detalle.

Presentar Diagnóstico

Se preparan documentos para su discusión y presentación, señalando que problemática y

diagnóstico están sujetos a juicio, no perdiendo de vista que la responsabilidad la tienen las

personas encargadas de la dirección.

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Conclusiones

Como resultado de este trabajo, al estudiar los pasos del análisis factorial nos permitió

identificar las principales causales de procesos que no se estaban llevando a cabo correctamente

y generaban un alto impacto económico y de crecimiento para la empresa, sin embargo de

acuerdo a este análisis se pudo establecer un plan de acción para la toma de decisiones que nos

ayudó a atacar el problema de raíz de la mano de la oportunidades de mejora, trabajando en

equipo se pudo obtener un trabajo efectivo eficiente y eficaz, aumentando el crecimiento de la

organización y la competitividad en el mercado.

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Bibliografía

http://lum2010audadm.blogspot.com/2009/11/analisis-factorial.html

https://mc.net.co/quienes-somos/

https://areandina.instructure.com/courses/18785