Planeación de la Auditoria Administrativa

Fundación Universitaria Del Arandina

Administración de Empresas
Bogotá D.C 2021
 EJE 2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1.Escoja una empresa de su preferencia sobre la cual puedan obtener información para
cumplir con lo indicado.
2.Obtenga información relevante

3.Preparen un documento de planeación que contenga, como mínimo lo siguiente:

a) Términos de referencia: objetivo del trabajo auditoria administrativa
b) Conocimiento del cliente
1. Actividad económica
2. Órganos de dirección, administración y representación legal
3. Composición del capital
4. Planta física
5. Comercialización
6. Inventario
7. Cartera
c) Procedimientos disposiciones legales, pronunciamientos profesionales y las normas
que rigen el proceso.
4.Preparen un programa de trabajo que contenga
 AUDITORIA DE GESTION A LA ADMINISTRACION DEL CENTRO
COMERCIAL OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL P.H

 
Outlet Factory Centro Comercial es un centro comercial encontrarás todas las marcas en un
solo lugar.  Espacios comerciales, servicios, entretenimiento, plazoleta de comidas y mucho
más. Cuenta con parqueaderos para automóviles, motos y bicicletas.

Presentación de la Empresa
El Centro Comercial Outlet Factory se construyó en Bogotá, concebido como el más
grande del país hace 8 años, convirtiéndose en un modelo exitoso acogido en otras
ciudades, se fundó el 28 de noviembre de 2013, en la localidad de puente Aranda sobre un
lote de 126.000 metros cuadrados que se complementó con un complejo de zona industrial
a su alrededor, de acuerdo al desarrollo del negocio se introdujo un nuevo concepto de
centro comercial que se acomodara a las diferentes poblaciones colombianas, donde se
planteó un formato pensado para municipios de menos de 200.000 habitantes con gran
dinámica comercial, empresarial y económica, denominado tu outlet de ciudad. Dándole
origen a Outlet Factory mediante escritura pública No 7047 del 06 de septiembre de 2007
en la notaría sexta de Bogotá.
INFORMACION DE LA EMPRESA
 Actividad económica principal
9499 actividades de otras asociaciones N.C.P
Actividad secundaria
6810 actividades inmobiliarias realizadas con bienes propios o arrendados.
Responsabilidades, Calidades y Atributos
05- Impto. renta y compl. régimen ordinar
5 07- Retención en la fuente a título de renta
7 09- Retención en la fuente en el impuesto
9 11- Ventas régimen común
1 1 14- Informante de exógena
Certificación sobre existencia y representación legal de la persona jurídica:
Cámara de comercio de Bogotá y personería jurídica.
Sector Económico al que pertenece: Régimen Común.
Naturaleza Jurídica: Derecho privado.
Órganos Directivos:
Consejo de administración
Representante Legal
1 4 42- Obligado a llevar contabilidad
4 2 52 - Facturador electrónico

 Estructura Organizacional
La estructura de Outlet Factory Centro Comercial P.H., se identificaron los siguientes
niveles jerárquicos:

Misión
“El Centro Comercial OUTLET FACTORY es un exclusivo centro comercial donde una
excelente y altamente calificada gestión ofrece el mejor servicio a sus clientes en espacios
seguros, cómodos y amables contribuyendo al bienestar de nuestra sociedad.
visión
Convertirse en el Centro Comercial más reconocido, visitado y mejor posicionado del país
por un selecto grupo de clientes exclusivos que buscan las mejores alternativas en moda,
entretenimiento cultural, gastronomía y negocios.
Política De Calidad
Es política del Centro Comercial OUTLET FACTORY mejorar y satisfacer continuamente
las necesidades y expectativas de un selecto grupo de clientes y visitantes exclusivos,
ofreciendo espacios cómodos, amigables y seguros, fortaleciendo el recurso humano y
optimizando los recursos financieros.
Gestión Global
Por su ubicación su más cercana competencia es el centro comercial plaza central , un
centro comercial que día apertura hace aproximadamente tres años es considerado uno de
los más grandes de Bogotá , tiene un excelente estructura y comercializa principalmente
marcas reconocidas , sin embargo Outlet Factory es un centro comercial que inicio su
apertura hace ya más de siete años , está ubicado sobre la avenida Américas y es tipo outlet
de marcas muy reconocidas, por lo cual sus clientes principales siempre buscan economía
de las marcas que más le gusta, cuenta con un excelente servicio y variedad de eventos para
la familia.

Responsabilidad Social
En la página principal del centro comercial Outlet Factory www.
https://ccoutletfactory.com/. encontramos la siguiente información:
Política de tratamientos de datos personales
Copiado de la página principal www. https://ccoutletfactory.com/.
“De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de
2015, le informamos que los datos personales recaudados por OUTLET FACTORY
CENTRO COMERCIAL – PROPIEDAD HORIZONTAL, serán objeto de recolección,
almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos en el presente documento.
Responsable del Tratamiento de la Información: OUTLET FACTORY CENTRO
COMERCIAL ubicado en la Avenida de las Americas No. 62 – 84, Bogotá D.C.,
Colombia, correo electrónico protedatos@outletfactory.co, teléfono 795 3900 y pagina
Web ccoutletfactory.com
Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Consultas: Para realizar peticiones, consultas o
reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los
datos o revocar su autorización, por favor escriba al correo electrónico
protedatos@outletfactory.co. De igual forma se indica que el Centro Comercial dispone de
personal capacitado para atender sus solicitudes en cabeza de la Dirección Administrativa
del OUTLET FACTORY CENTRO COMERCIAL, PBX 795 390.
 Composición del capital y planta física
La copropiedad reconoce como composición del capital la estructura física conformada por
435 locales, 250 parqueaderos y 120 depósitos. La propiedad planta y equipo, elementos
que son utilizados en la prestación de servicios o para propósitos administrativos y se
esperan que sean utilizados durante más de un periodo cuando los riesgos y beneficios
asociados al activo Outlet Factory Centro Comercial P.H. a través de:
 Compras a terceros
 Contratación subcontratada con terceros
  Construcciones y montajes desarrollados directamente por la Copropiedad o en
combinación con terceros subcontratados.
 Intercambio por otros activos
 Costos incurridos posteriormente para hacer adiciones a un activo
 Costos incurridos posteriormente para sustituir o remplazar un activo o parte de un
activo.

Las propiedades, planta y equipo se presentan a su costo histórico, menos la depreciación y

perdidas por deterioro, en caso de que existan. Comprenden terrenos y edificios
relacionados principalmente con oficinas, maquinarias, muebles y enseres, equipos de
oficina, equipos de comunicación y computo. El costo histórico incluye los desembolsos
directamente atribuibles a la adquisición de esta partida.

 Comercialización
El centro comercial Outlet Factory se dedica a la administración de locales, zonas comunes
y administración de recursos del centro comercial, es un espacio de excelente ubicación y
variedad de vías de acceso, en medio de un entorno comercial y industrial, residencial en el cual
encontrará grandes ventajas que sin duda satisfacen las necesidades, los parqueaderos cubiertos,
monitoreados y gratuitos además de los amplios espacios comerciales, hacen de Outlet Factory
Centro Comercial una excelente alternativa para su negocio, considerado como un lugar diferente
para realizar compras a un bajo costo y de marcas reconocidas, está creado para quienes buscan
un lugar llamativo para estar en familia y buscar precios accesibles, con un diseño innovador lleno
de colores también; para aquellos que buscan la tranquilidad y la seguridad en un centro
comercial. Sus visitantes pueden encontrar una oferta única de servicios y productos.

 Inventarios y cartera
Conforme se determina para las Propiedades Horizontales, al iniciar la Copropiedad Centro
Comercial Outlet Factory centro comercial se proyecta un presupuesto detallado tanto de
los ingresos como egresos que se requieren para la gestión eficiente y oportuna que
permitan lograr los objetivos propuestos. Este presupuesto inicial para la vigencia del año
será ratificado y aprobado en la próxima Asamblea General de Copropietarios. A partir de
cada año se continuará haciendo el presupuesto para ser aprobado en las respectivas
Asambleas de Copropietarios.
El objetivo social de la administración del centro comercial Outlet Factory P.H., está
orientada al ciudadano y manejo de los bienes de los copropietarios por la copropiedad sin
ánimo de lucro.
La copropiedad reconoce como propiedad planta y equipo, elementos que son utilizados en
la prestación de servicios o para propósitos administrativos y se esperan que sean utilizados
durante más de un periodo cuando los riesgos y beneficios asociados al activo Outlet
Factory Centro Comercial P.H. a través de:
 Compras a terceros
 Contratación subcontratada con terceros
 Construcciones y montajes desarrollados directamente por la Copropiedad o en
combinación con terceros subcontratados.
 Intercambio por otros activos
 Costos incurridos posteriormente para hacer adiciones a un activo
 Costos incurridos posteriormente para sustituir o remplazar un activo o parte de un
activo.
Las propiedades, planta y equipo se presentan a su costo histórico, menos la depreciación y
perdidas por deterioro, en caso de que existan. Comprenden terrenos y edificios
relacionados principalmente con oficinas, maquinarias, muebles y enseres, equipos de
oficina, equipos de comunicación y computo. El costo histórico incluye los desembolsos
directamente atribuibles a la adquisición de esta partida.
4.PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Equipo de auditoria: juan
Ánglica
Gladelvis
Diana Carolina Torres loaiza
Responsable
Coordinadora general: Diana Carolina Torres Loaiza
Objetivo: Coordinar y ejecutar los diferentes auditorias planificando y examinando las
mismas, llevando un cumplimiento de los procesos de acuerdo con los reglamentos y
normas de la organización tanto como auditorías internas como externas.
Que se auditara
Los procesos y reportes y procesos financieros, de igual manera se realizará una auditoria al
área de procesos y cumplimiento de normatividad al área de talento humano.
Las funciones del área de contabilidad y sus implicaciones en el control interno.
1.Responder ante la Administración y la revisoría fiscal por la correcta presentación de los
Estados Financieros mes a mes.
2. Digitar movimientos contables.
3. Depurar, analizar e imprimir los balances con anexos y formatos, así como los estados de
resultados por unidad de negocio.
4. Elaborar, revisar, Imprimir y firmar información contable.
5. Elaborar, revisar y firmar la facturación mensual de la Administración.
6. Imprimir la cartera semanalmente.
7. Revisar los soportes para la elaboración de la nómina.
8. Revisar las liquidaciones de prestaciones sociales y aportes para fiscales.
9. Revisar y responder por la declaración mensual de retención en la fuente y bimestral del
IVA. 10.Elaborar notas débito y crédito.
11.Responder por los libros oficiales en cuanto a su adecuado registro y conservación.
12.Elaborar las conciliaciones bancarias mensuales.
13.Responder por la adecuada conservación de los documentos de contabilidad.
14.Sacar las copias de seguridad de contabilidad.
15.Atender los requerimientos que hagan los propietarios y toda persona natural o jurídica
sobre el manejo contable de la Administración.
16.Elaborar el presupuesto anual de ingresos y gastos junto con la administradora, y
controlar su ejecución mensual por unidad de negocios de acuerdo con la orientación de la
administración. 17.Colaborar con otras dependencias cuando las circunstancias lo ameriten.
18.Procesarla información contable para lo cual deberá efectuar la tabulación y digitación
de la información en base a los soportes que respaldan las transacciones.
19.Adaptar los procesos a las normas internacionales de información financiera.
20.Elaborar lo correspondiente a reporte de información exógena a la DIAN, los órganos
de control y demás información que sea requerida por los entes oficiales de acuerdo por las
normas vigentes y las que se expidan.
21.Asistir a las sesiones del consejo de administración para sustentar la labor financiera y
los informes mensuales de corte que establezca el consejo o la administración.
22.suministrar la información y asistir los procesos que cumple la revisoría fiscal
23.Dar cuenta oportuna por escrito al consejo de administración o al administrador de
cualquier irregularidad de cartera contable o financiero que observe en relación con la
existencia, funcionamiento o actividad del Centro Comercial Unicentro Tunja.
24.Mantener en perfecto estado, aseo y orden el material y los equipos bajo su
responsabilidad. 25.Supervisar y avalar las funciones desarrolladas por la auxiliar contable.
26.Conocer los planes de emergencia y evacuación. 27.Conocer y aplicar el reglamento
interno del centro comercial.
28.Demás funciones inherentes al cargo.
Las funciones del área de talento humano
1. Seleccionar personal acorde a las competencias organizacionales y perfiles de cargo
requeridos.
2. Retener al personal competente para la organización a través de programas de
capacitación, formación, cultura organizacional y esquemas salariales.
3. Impulsar y mejorar los programas de capacitación y formación del personal basados en
una cultura de satisfacción de los clientes y orientación al resultado.
4. Desarrollar las competencias claves del personal de acuerdo con sus cargos.
5. Fortalecer la identificación del personal talentoso de la organización.
6. Generar e implementar planes que permitan la promoción y desarrollo profesional de los
empleados.
7. Desarrollar una cultura organizacional basada en comunicación efectiva, orientación al
cliente y resultados y trabajo en equipo.
Fases de la auditoria
Para realizar de una manera correcta la auditoria debemos especificar las fases de esta de la
siguiente manera:
 FASES DIAS

Planificar preliminar 4
Planificación especifica 7
Ejecución de trabajo 26
Comunicación de 3
resultados
Seguimiento 0

Total, de días 40

Actividad procedimiento específico para captar y examinar la información

Reuniones con las áreas encargadas de procesos Misional, Estratégico y de Apoyo
En esta fase debe intervenir activamente todo el personal, coordinados por un responsable
designado, ya sea externo o interno, procedente del área de estrategia de la organización,
mediante una entrevistas o documento físicos, se realizará una entrevista a cada una de las
personas que conforman el área para que realicen una descripción de las labores, tareas,
procesos que lleva a cabo, independientemente de si estos están establecidos formalmente,
se solicitara;
 Solicitar hojas de ruta con los soportes requeridos en cada uno de los
procesos a Misional, Estratégico y apoyo.
 Reunión con área financiera y solicitud de informe de gestión.
 Reporte de hallazgos encontrados semanales.
 Elaboración de plan de monitoreo.

Cronograma de actividades pendiente hacerlo

Luego se realizará este interrogatorio y tener la mayor información recolectada, se
procederá a;
1. Clasificar la información obtenida
2. Diagnosticar
3. Revisar los procedimientos
 4. Evaluar el control interno y gestión

DIAGRAMA DE FLUJO
REPORTE Y CLASES DE INFORME A PRESENTAR
PERIOCIDAD INFORME AVANCES