6.

8 Gestión de las comunicaciones del Proyecto

Para que la implantación final del proyecto se puede llevar a cabo de manera
exitosa, es necesaria una adecuada gestión de la comunicación, de manera
que toda la organización se sienta participe en el proyecto, comprenda y
comparta los beneficios que suponen la implantación del ERP. La
comunicación adquiere gran importancia, llegando a ser una actividad critica en
el proyecto, en dos momentos específicos:

 La fase de sensibilización y asimilación, previa a la puesta en marcha

del sistema con las nuevas funcionalidades. Antes de arrancar el nuevo
sistema, es necesario que toda la organización comprenda y acepte la
implantación del mismo. Es importante que los usuarios no sientan una
amenaza ante la nueva forma de trabajar.

 La fase de lanzamiento, en la puesta en marcha del sistema. En esta

fase es necesario ir comunicando como se va realizando la adaptación
del sistema.

La importancia que supone la ejecución efectiva de las acciones de

comunicación reside en que a través de ellas se facilita el conocimiento y
comprensión del proyecto, y se logre que los empleados de la empresa,
alcancen el grado de aceptación e implicación optimo en el proyecto, con
independencia de que sean potenciales usuarios de la herramienta. Por tal
motivo, se ha diseñado una estrategia de comunicación para poner en marcha
a lo largo del proyecto.

6.8.1 Puntos de estrategia de comunicación

Para que la puesta en marcha del proyecto sea exitosa, es necesario dejar bien
claro el sistema de comunicación del proyecto, ya que es aquí donde se verán
grandes cambios por lo tanto es indispensable tomar en cuenta los siguientes
puntos:
 1. Informar en general a toda la organización y en particular a los
directamente implicados en el proyecto, de los principios generales del
proyecto y del modo de funcionamiento general de los nuevos procesos.

2. Involucrar y comprometer a las personas implicadas en el proyecto,

haciéndolas conscientes de su papel como elemento fundamental para
el éxito del mismo.

3. Transmitir el compromiso de la dirección de la empresa con el proyecto

4. Minimizar la resistencia a la puesta en marcha del sistema del ERP.

5. Favorecer la creación de las actitudes positivas hacia el proyecto.

6. Impulsar la organización, de manera que se produzca una aceptación

del proyecto a todos los niveles involucrados en el proyecto.

Para que todas las acciones de comunicación que se propongan en este plan
se consideren un éxito es necesario:

 Compromiso e impulso de la alta dirección y segundos niveles de

dirección.

 Identificar y eliminar posibles barreras que puedan surgir como

consecuencia del lanzamiento del ERP.

 Garantizar la recolección de necesidades y sugerencias para definir

dentro del proyecto las acciones de mejora oportunas.
6.8.2 Identificación de la audiencia

Es necesario tener identificados a los destinatarios de cada información y

asegurarse que cada uno obtiene la información que necesita, de manera que
no haya personas que sientan con demasiada información y a otras que no les
llegue ninguna información de la cual precisan.

Las personas involucradas en el ERP, son aquellas que de alguna forma

afectan o se ven afectadas por el mismo proyecto. El propósito general de la
comunicación, es mantener informados y comprometer a los implicados en el
desarrollo y puesta en marcha del proyecto, así como la de gestionar las
expectativas de cada persona implicada.

La audiencia es el objetivo de la estrategia de comunicación la cual abarca al

personal de los siguientes departamentos:

 Directivos
 Recursos humanos
 Recursos financieros
 Almacén
 Producción
 Clientes
 Proveedores

6.8.3 Análisis de requisitos de la comunicación

El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de

información de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen
combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del
valor de dicha información. Los recursos del proyecto se utilizan únicamente
para comunicar información que contribuya al éxito.
Asimismo, el director del proyecto debe considerar la cantidad de canales o
rutas de comunicación potenciales como un indicador de la complejidad de las
comunicaciones del proyecto. La cantidad total de canales de comunicación
potenciales es igual a:
n( n−1)
c=
2
donde:
c = canales de comunicación potencial
n = cantidad de interesados

Así mismo aplicando esta formula obtenemos este resultado el cual incluye los
canales de comunicación potencial dentro de este proyecto.

14 (14−1)
c=
2
c=91

obtenemos como resultado 91 canales de comunicación potencial dentro de

todos los interesados del proyecto, para una buena comunicación dentro del
proyecto.

6.8.4 Modelos de comunicación

Un modelo de comunicación básica, que representa, como la información se

envía y se recibe entre dos partes, definidas como el emisor y el receptor. Los
componentes claves de este modelo incluyen:
Es preciso tener en cuenta los componentes del modelo de comunicación
cuando se debate sobre las comunicaciones del proyecto. En el marco del
proceso de comunicación, el emisor es responsable de que la información
transmitida sea clara y completa, de modo que el receptor pueda recibirla
correctamente y confirmar que fue correctamente entendida.

En este ejemplo se da a conocer la forma básica de comunicación para que

todos los involucrados en este proyecto puedan percibir una buena
comunicación dentro de este. Ya que una falla en la comunicación puede
ejercer un impacto negativo en el proyecto y llegar a tener una mala conclusión.

6.8.5 Establecimiento de los canales de comunicación

Los canales de comunicación son los métodos utilizados para distribuir

mensajes a las personas involucradas. Uno de los principales puntos que se
recomienda seguir en cualquier plan de comunicación es utilizar, en la medida
de lo posible, los canales de comunicación existentes.

Por otra parte, es importante que el envió de los mensajes se realice por las
personas identificadas de la empresa para cada una de las acciones de
comunicación que se detallan mas adelante. De este modo se garantiza la
mayor aceptación por parte de los receptores. Para el proceso de
comunicación se van a emplear los siguientes canales de comunicación:

 E-mail
 Tablón de anuncios
 Buzón de Sugerencias
 Reuniones Informativas
 Reuniones Especificas
 Reuniones Informales
 Llamadas telefónicas
6.8.6 Plan de comunicación

Acción Audiencia Contenido Canal Frecuencia

Reuniones Informativas Todo el personal Información de seguimiento Presencial Quincenal
Reuniones Informales Jefes de Deptos. Actualizaciones Presencial Semanales
Reuniones Especificas Directivos Explicación y seguimiento Presencial Mensuales
Mensajes Informativos Jefes de Deptos. Seguimiento E-mail Semanales
Encuestas de seguimiento Todo el personal Seguimiento Presencial Mensuales
Tablón de anuncios Todo el personal Actualización Tablón de anuncios Diario
Buzón de sugerencias Todo el personal Seguimiento Buzón de sugerencias Diario

Los métodos utilizados para transferir información entre los interesados en el proyecto pueden variar considerablemente, en este
equipo de proyecto se utilizaran como método de comunicación técnicas que van desde conversaciones breves hasta reuniones
prolongadas como lo marca el plan de comunicación expuesto, en dichas reuniones se pretende realizar una actualización del
avance del proyecto.

Específicamente en las reuniones informativas, informales y especificas, se levantara una minuta informativa, la cual será rellenada
por el enlace administrativo la cual deberá incluir los puntos que se presentan a continuación en la minuta de ejemplo:
 Minuta de reunión

Autor: Enlace administrativo Lugar: Villahermosa, Tabasco

Organización Proyecto de ERP Fecha: DD/MM/AÑO

:
Asunto: Tipo Hora: HH:MM
Asistentes:
 Laura Janeth Bautista García
 Fabiola Pérez Ojeda
 Pablo Cabrera Gómez
 Mercedes Osorio Pérez
 Carlos Ascencio Bautista
 Juan Antonio Domínguez Morales
 Adrián Pérez Magaña
 Adolfo Alvarado Pimienta
 Isidro Antonio Jiménez
 Zulma Pivaral Ramos
 Adrián Aguilar Ramírez
 Manuel Jiménez Gonzales
 Felipe Almeida Méndez
 Gustavo Balcázar Álvarez
Puntos tratados:
6.8.7 Activos de los procesos de la organización

Identificación de stakeholders Clasificación

Nombre Puesto Locali E-mail Teléfono Interno Externo Neutral Influencia
zación
Laura Janeth Director de México lbautistag@hotmail.com 3-15-46-78 Si - - Alta
Bautista Garcia Proyecto
Fabiola Pérez Subdirector de México fperezo@hotmail.com 3-51-15-04 Si - - Alta
Ojeda Proyecto
Pablo Cabrera Asistente de México pcabrerag@hotmail.com 3-23-21-24 - Si - Baja
Gómez dirección
Mercedes Osorio Asistente de México mosoriop@hotmail.com 3-44-56-77 - Si - Baja
Pérez subdirección
Carlos Ascencio Recepción México Cascenciob@hotmail.com 3-67-55-43 - - Si Baja
Bautista
Juan Antonio Dirección México jdominguezm@hotmail.com 3-22-13-22 Si - - Alta
Domínguez administrativa
Morales
Adrián Pérez Proveedores México aperezm@hotmail.com 3-23-66-90 Si - - Media
Magaña
Adolfo Alvarado Cliente México aalvaradop@hotmail.com 3-98-23-67 Si - - Alta
Pimienta

Identificación de stakeholders Clasificación

Nombre Puesto Locali E-mail Teléfono Interno Externo Neutral Influencia

 zación
Isidro Antonio Contador México iantonioj@hotmail.com 3-76-11-45 - Si - Media
Jiménez (enlace
administrativo)
Zulma Pivaral Jefe de almacén México zpivaralr@hotmail.com 3-11-82-31 - Si - Media
Ramos
Adrián Aguilar Asistente de México aaguilarr@hotmail.com 3-36-22-90 - - Si Baja
Ramírez almacén
Manuel Jiménez Asistente de México mjimenesg@hotmail.com 3-11-63-21 - - Si Baja
Gonzales contador
Felipe Almeida Jefe de recursos México falmeidam@hotmail.com 3-51-40-40 Si - - Media
Méndez humanos
Gustavo Balcázar Jefe de México gbalcazara@hotmail.com 3-22-66-99 Si - - Media
Álvarez producción

Aquí en esta tabla se encuentran aquellas personas infiltradas en el proyecto, las personas que conforman los activos de la
empresa, el cual muestra que puesto ocupa dicha persona, el modo de comunicación tal cual su localización y que clasificación
ocupa dicha persona, también se maneja la influencia de esta dentro del proyecto al momento de tomar decisiones y de asistencia
a reuniones.
6.8.8 Análisis de los interesados

Asistente de Almacen
Jefe de Almacen
Asistente de Contador
Contador
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Produccion
Clientes Baja
Proveedores Media
Direccion Administrativa Alta
Recepcionista
Asistente de Subdireccion
Asistente de Direccion
Subdirector de Proyecto
Director de Proyecto
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

En esta grafica de barras se muestran la clasificación de los interesados en el

proyecto de acuerdo a su puntaje manejado del 1 al 10, el cual solo existen 3
tipos de influencia dentro del proyecto: Baja, Media y Alta, los cuales se
muestran en la influencia baja fijado en color verde, influencia media fijado en
color rojo e influencia alta fijado en color azul, la clasificación de los interesados
va de acuerdo a la influencia que las personas descritas en los activos de los
procesos del proyecto tienen sobre el proyecto.

6.8.9 Encuestas de seguimiento

Con las encuestas de seguimiento se quiere observar como esta siendo

aceptado el proyecto en la empresa y por los futuros usuarios.

Estas encuestas se van ha realizar una vez al mes como se indica en el plan
de comunicación, estas encuestas van declarando los avances del proyecto si
van siendo aceptados y entendidos por los empleados.
6.8.10 Escala a utilizar

El método de medida que se va a utilizar es la escala, definida como cualquier

serie de detalles que se ordenan de forma progresiva de acuerdo con el valor o
la magnitud en la que cada detalle se coloca según su cuantificación.

Nombre: Fecha:
Departamento: Posición:
No. De Encuesta:
1 2 3 4 5
Fuertemente en Fuertemente de
En Desacuerdo Neutral De Acuerdo
Desacuerdo Acuerdo
1 2 3 4 5
Comprendo los objetivos del proyecto.

Las razones de negocio por las que se 1 2 3 4 5

lleva a cabo el proyecto han sido
claramente explicadas.
El proyecto beneficiara a la empresa en 1 2 3 4 5
el futuro.

Creo que mi jefe directo apoya a los 1 2 3 4 5

objetivos del proyecto.

Creo que la implantación del proyecto 1 2 3 4 5

será un éxito.

Las personas de la empresa confían en 1 2 3 4 5

los responsables durante el proceso de
cambio.
Creo que las comunicaciones del 1 2 3 4 5
proyecto son claras.

Creo que las comunicaciones del 1 2 3 4 5

proyecto son apropiadas y contienen el
suficiente nivel de detalle.
Las comunicaciones del proyecto se 1 2 3 4 5
realizan en plazos razonables.
Conozco los canales de comunicaciones 1 2 3 4 5
que puedo utilizar para transmitir mi
opinión y preguntas sobre el proyecto.
Comprendo perfectamente como puedo 1 2 3 4 5
colaborar para contribuir a que la
implantación del proyecto sea un éxito.